Intranet a ekstranet: jaka jest różnica?

Jesteś tutaj kwestionując intranet kontra ekstranet. Na czym dokładnie polega różnica?

Być może właśnie słyszałeś terminy „intranet” i „ekstranet” i chcesz dowiedzieć się o nich więcej. Albo jesteś technikiem IT, który codziennie pytany jest o ekstranet i intranet i chciałbyś otrzymać zasób edukacyjny, który skieruje do zainteresowanych osób.

W obu przypadkach jesteśmy tutaj, aby pomóc wyjaśnić różnicę między intranetem i ekstranetem, rozróżnić, do czego służą, a nawet zaoferować kilka strategii bezpiecznego konfigurowania i utrzymywania sieci zewnętrznych.

Zanim przejdziemy do tego wszystkiego, zrozummy trochę więcej o Internecie.

Czym dokładnie jest Internet?

Znajduje się na naszych komputerach, telefonach, lodówkach, a nawet niektórych naszych urządzeniach medycznych. Czytasz teraz ten artykuł w Internecie! Internet to globalna sieć połączonych serwerów, komputerów osobistych i urządzeń, która jest (względnie) dostępna dla każdego.

Jednak wiele osób na co dzień nie styka się z intranetami lub ekstranetami. A jeśli tak, mogą nie zdawać sobie sprawy, że ich używają. Jeśli rozumiesz, jak działa internet, poznanie funkcji ekstranetu i intranetu nie powinno być trudne.

Co to jest intranet?

Intranet jest zasadniczo podobny do Internetu: to połączona sieć komputerów. Możesz udostępniać dane, wiadomości i pliki na wielu platformach w intranecie.

Głównym celem intranetu jest szybka i bezpieczna komunikacja pracowników i współpracowników. Jednak intranet jest bezpieczniejszy, ekskluzywny i lokalny. Tylko wybrana grupa osób w firmie lub organizacji może uzyskać dostęp do sieci intranet. Do plików w intranecie mogą mieć dostęp i zmieniać je odpowiedni personel firmy. Tworzy to solidną platformę do współpracy między pracownikami przy jednoczesnym trzymaniu dokumentów z dala od bardziej rozległego internetu.

Obecnie większość usług w chmurze spełnia wiele z tych funkcji współpracy. Jednak bezpieczeństwo danych przechowywanych na serwerze innej firmy (takim jak serwer w chmurze) zawsze będzie wiązać się z zagrożeniami bezpieczeństwa.

Przykłady wykorzystania intranetu

Intranet przede wszystkim łączy współpracowników w sieci z ograniczeniami w celu udostępniania zasobów.

Intranet HR

Intranety HR przechowują całą dokumentację pracowniczą w jednej zamkniętej sieci. Dokumenty związane z zatrudnianiem i wypowiedzeniem, formularze ubezpieczenia, formularze PTO i inne poufne informacje mogą być bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne. HR i pracownicy mogą mieć dostęp do tego intranetu. Na przykład firmy mogą umożliwić pracownikom pobieranie, wypełnianie i przekazywanie formularzy PTO i ubezpieczenia bez HR.

Szkolny intranet

Szkolne intranety mogą łączyć uczniów z nauczycielami lub nauczycielami ze sobą. Uczniowie mogą sprawdzać daty i instrukcje zadań, wydarzenia szkolne i oceny. Mogą również korzystać z sieci, aby oddawać eseje, artykuły i prace klasowe. Ponadto umożliwienie uczniom dostępu do szkolnego intranetu będzie sprzyjać współpracy nad projektami, co ma kluczowe znaczenie dla uczniów zdalnych biorących udział w kursach online.

Z drugiej strony nauczyciele mogą uzyskiwać dostęp do kalendarzy szkolnych i okręgowych, udostępniać zasoby dydaktyczne, składać raporty lub arkusze obecności, tworzyć notatniki i foldery dla poszczególnych klas i nie tylko.

Szkoły te korzystają z wtyczek intranetowych WPg do WordPressa.

Intranet korporacyjny

Oczywiście intranety korporacyjne umożliwiają współpracownikom udostępnianie, dostęp i przechowywanie plików. Pliki robocze, obrazy, kalendarze, filmy, arkusze kalkulacyjne, dane klientów, formularze zamówień i budżety to tylko niektóre pliki udostępniane wewnątrz organizacji korporacyjnej. Przechowywanie ich w sieci intranet pozwala firmie ograniczyć dostęp do plików na podstawie uprawnień i funkcji.

Organizacje mogą również przechowywać firmowe zasoby wiedzy, takie jak materiały szkoleniowe, najlepsze praktyki, zasady ubioru, przewodniki po procesach w sieci intranet. Mogą one być czytane przez nowych pracowników i rozszerzane przez starszych pracowników.

Firmy produkujące

Firmy produkcyjne muszą zarządzać wieloma częściami swojego łańcucha dostaw. Czasami dostawcy lub sprzedawcy są zaangażowani na różnych etapach procesu produkcyjnego. Dzięki intranetowi proces udostępniania informacji i współpracy z partnerami jest uproszczony.

Firmy z branży nieruchomości, księgowi i kancelarie prawne

Takie konfiguracje biznesowe charakteryzują się dużą liczbą transferów danych między klientami a firmami. Ponieważ dane te muszą być bezpiecznie przechowywane i udokumentowane w celu regularnej oceny, nieruchomości, księgowi i kancelarie prawne mogą korzystać z bezpiecznych, zamkniętych sieci.

Jak skonfigurować intranet

Najpierw musisz określić kluczowe czynniki, takie jak:

• Funkcje i przeznaczenie intranetu
• Ludzie, którzy będą z niego korzystać
• Rozmiar intranetu
• Wybrane typy baz danych i dokumentów
• Dostęp do tworzenia, publikowania i zarządzania treścią w sieci

Gdy już zdecydujesz się na podstawy, możesz rozgryźć resztę podczas konfigurowania intranetu. Aby to zrobić, masz trzy możliwości:

1. Zainstaluj oprogramowanie intranetowe na swoim serwerze

Projektowanie intranetu będzie wymagało najpierw stworzenia sieci lokalnej. Wiąże się to z podłączeniem wszystkich urządzeń w Twoim biurze lub organizacji.

Następny krok wymaga zainstalowania oprogramowania serwera intranetowego. Popularne aplikacje serwerowe to Microsoft IIS, Apache Tomcat i Oracle WebLogic. Możesz także wybrać programistę WWW lub zlecić stworzenie intranetu. Jest jeszcze inna opcja, która wymaga kodowania oprogramowania serwera WWW. Jest to jednak przestarzałe i czasochłonne.

W tej metodzie konfiguracji sprzęt i oprogramowanie serwera są chronione przez sprzęt i oprogramowanie zapory ogniowej, które odgradzają intranet od reszty większego Internetu.

Główną wadą takiej konfiguracji jest kłopot z zarządzaniem serwerem intranetowym. Od instalacji i konfiguracji po zabezpieczenia i aktualizacje, wszystko musisz wykonać samodzielnie. Oczywiście możesz utworzyć wewnętrzny zespół IT lub zlecić to zadanie, ale to i tak będzie Cię dużo kosztować.

2. Skorzystaj z usługi hostingowej opartej na chmurze

Alternatywnie możesz zapłacić za usługę hostingu online, aby hostować serwer intranetowy. W przeciwieństwie do firmowego oprogramowania intranetowego usługa hostingowa nie wymaga utrzymywania, konfigurowania ani aktualizowania intranetu. Zamiast tego wszystko, co musi zrobić Twoja firma, to uiścić opłatę abonamentową i uzyskać dostęp do wszystkich funkcji oferowanych przez usługę hostingową.

Jest tańszy i bardziej opłacalny na dłuższą metę dla firm o mniejszej liczbie operacji i małej sile roboczej. Jest to również doskonała alternatywa dla firm, które chcą unowocześnić swoje procesy biurowe w celu obsługi pracy zdalnej.

Dropbox, Dysk Google i OneDrive firmy Microsoft stały się popularne do udostępniania danych w organizacji. Natomiast usługi komunikatorów, takie jak Skype for Business i Slack, przejęły większość obowiązków związanych z komunikacją wewnątrz organizacji.

3. Buduj intranet od podstaw

Budowa intranetu od podstaw nie jest opcją dla wszystkich firm. Wymaga dużo czasu, zwykle miesięcy, wewnętrznych zasobów IT i dużego budżetu. Jednak taka konfiguracja może być doskonałym rozwiązaniem, gdy prowadzisz dużą organizację. Jest to również idealne rozwiązanie, gdy masz określone potrzeby związane z serwerem komunikacji wewnętrznej.

Korzyści z intranetu

• Łatwość współpracy
• Wzrost zaangażowania pracowników
• Ułatwia dokonywanie ogłoszeń lub rozpowszechnianie informacji od przełożonych do wszystkich pracowników
• Zdalny dostęp poprzez przechowywanie w chmurze
• Większa dokładność i spójność w dostępie do informacji i ich dostarczaniu
• Integracja poczty e-mail w celu szybkiej dystrybucji informacji
• Poprawa jakości pracy
• Zautomatyzowane procesy administracyjne, takie jak zwolnienia lekarskie, urlopy, przeglądy wydajności i oceny
• Ulepszona komunikacja wewnętrzna
• Skrócony czas przestojów w poszukiwaniu fizycznie przechowywanych plików i danych
• Szybkie i sprawne zarządzanie treścią
• Opłacalne

Wady intranetu

• Konfiguracja sieci intranet jest czasochłonna
• Mogą być zbyt skomplikowane i trudne do samodzielnego nawigowania przez pracowników
• Przeciążenie danych
• Nie ma sposobu na zmierzenie skuteczności komunikacji w organizacji

Co to jest ekstranet?

Pomyśl o ekstranecie jako o hybrydzie — łączy on zamknięty charakter intranetu z zewnętrznymi połączeniami z Internetem. Zasadniczo ekstranet łączy klientów, dostawców, partnerów i dostawców z firmą w oddzielnej, prywatnej sieci.

Korzysta z tych samych protokołów i łączności, co normalny Internet, ale jest dostępny tylko dla stron prowadzących interesy z organizacją. Ekstranet to bezpieczne rozszerzenie wewnętrznych procesów biznesowych na wybrane osoby z zewnątrz. W zależności od zadania, roli, funkcji i celu osoby z zewnątrz mogą uzyskać dostęp tylko do niektórych części Extranetu. Na przykład, jeśli strona internetowa jest parkiem publicznym, ekstranet będzie prywatnym klubem wiejskim.

Przykłady sieci Extranet

Portale opieki zdrowotnej

Portale opieki zdrowotnej umożliwiają lekarzom, pacjentom i dostawcom opieki zdrowotnej bezpieczne udostępnianie niezwykle prywatnych informacji. Pacjenci mogą umawiać się na wizyty, uzyskiwać dostęp do dokumentacji medycznej i komunikować się ze swoimi lekarzami za pomocą wiadomości tekstowych lub wideokonferencji.

Szkoły, kolegia i instytucje edukacyjne

Prawie wszystkie szkoły, zwłaszcza kolegia, mają obecnie ekstranet. Nauczyciele mogą publikować swoje programy nauczania i zadania, do których uczniowie mają dostęp za pośrednictwem prywatnego portalu. Uczniowie mogą zapisywać się na zajęcia, otrzymywać transkrypcje i umawiać się na spotkania z doradcami ze swoich komputerów lub telefonów komórkowych. Mogą również opłacać czesne i opłaty parkingowe w sieci ekstranetowej.

Firmy detaliczne

Firmy detaliczne często korzystają z ekstranetów, z którymi mogą się łączyć ich partnerzy i dostawcy. Te ekstranety są zwykle wykorzystywane do zamawiania zapasów, śledzenia wysyłki, monitorowania logistyki i dokonywania innych rodzajów zakupów B2B. Zarówno firma hostingowa, jak i partnerzy mogą wywołać paragony, manifesty, ceny i inne dane bez pytania drugiej strony. Franczyzy często korzystają z ekstranetów do podobnych celów, z dodatkową korzyścią polegającą na konsolidacji wszystkich szkoleń i standardowych procedur franczyzowych w jednym miejscu dla wszystkich lokalizacji franczyzowych.

Wreszcie ekstranety są świetne dla zespołów zdalnych próbujących komunikować się i współpracować przy projektach.

Jak założyć Extranet

Ekstranety nie różnią się zupełnie od intranetów, więc ich konfigurowanie jest bardzo podobne.

Możesz go hostować na serwerze lokalnym, tak samo jak w intranecie, ale zapora musi być skonfigurowana tak, aby zezwalała zatwierdzonym użytkownikom na logowanie. Możesz to zrobić za pośrednictwem zatwierdzonego zakresu adresów IP lub za pośrednictwem autoryzowanych kont. Zapora sieciowa z zakresem adresów IP przyda się firmom z użytkownikami statycznymi.

Inną funkcją, o której należy pomyśleć podczas konfigurowania serwera ekstranetowego, jest bezpieczeństwo. Musisz określić rodzaj dostępu, środki poufności i współpracę wymagane dla Twojej organizacji. Projektowanie sieci z myślą o tym pomoże Ci zwiększyć liczbę partnerów korzystających z Twojej sieci.

Podobnie jak w przypadku intranetów, istnieją rozwiązania w zakresie oprogramowania ekstranetowego — dla serwerów lub chmury — które ułatwiają ich konfigurację. Na przykład Blink tworzy oprogramowanie ekstranetowe dla portali pracowniczych, popularną funkcję ekstranetową. Kahootz i Workzone umożliwiają również konfigurowanie i dostosowywanie ekstranetów.

Airtable, Quip, Dropbox i Google Drive (między innymi) również dobrze sprawdzają się jako platformy współpracy. Możesz ich używać do udostępniania plików i arkuszy kalkulacyjnych w chmurze osobom z zewnątrz i partnerom.

Możesz nawet stworzyć ekstranet przez WordPress.

Korzyści z Extranetu

• Umożliwia łatwą i szybką współpracę z wieloma partnerami lub interesariuszami
• Zdalny dostęp 24/7 do informacji biznesowych
• Bezpieczny i wydajny
• Lepsze relacje biznesowe
• Terminowa i dokładna obsługa klienta
• Błyskawicznie udostępniaj informacje o firmie i wiadomości partnerom zewnętrznym
• Szybsze i silniejsze procesy przechowywania, zamawiania, śledzenia i zarządzania zapasami
• Pojedynczy interfejs eliminuje kłopoty z używaniem wielu ścieżek dla procesów wewnętrznych
• Zmniejsz problemy z udostępnianiem informacji dzięki kontroli wielu dostępów

Wady Extranetu

• Łatwiejsze dla hakerów przechwytywanie danych udostępnianych zewnętrznie
• Brak osobistego kontaktu budującego zaufanie i lojalność klientów wobec biznesu
• Ryzyko bezpieczeństwa jest wyższe w przypadku ataku, ponieważ poufne dane klienta są udostępniane w tej sieci
• Extranet wymaga stałej konserwacji i aktualizacji, aby pozostać aktualnym
• Trudno edukować klientów na temat funkcjonalności sieci i wprowadzić ich na pokład

Intranet czy Extranet: co jest lepsze?

Intranet jest lepszy dla firm, które chcą:

• Tylko bezpieczna i ograniczona wewnętrzna sieć komunikacyjna
• Aby uprościć udostępnianie zasobów, współpracę w miejscu pracy i dostęp do informacji

Extranety są idealne dla firm, które chcą:

• Rozszerzenie ograniczonej wewnętrznej sieci komunikacyjnej na wybór osób z zewnątrz
• Aby uprościć dostęp do danych w organizacji
• Pojedyncza sieć umożliwiająca wewnętrzne zarządzanie treścią i udostępnianie jej, ale także udostępnianie jej autoryzowanym partnerom

Końcowe przemyślenia

W końcu intranet i ekstranet to te same koncepcje — prywatna sieć, z której mogą korzystać tylko nieliczni. Są one zazwyczaj do pewnego stopnia przeznaczone do pracy lub biznesu i umożliwiają użytkownikom komunikowanie się, współpracę oraz udostępnianie plików i informacji.

To, czy potrzebujesz intranetu, czy ekstranetu, zależy od tego, kto będzie miał do niego dostęp — pojedyncza grupa osób w Twojej organizacji lub wiele organizacji lub stron.