Ważne elementy faktury PDF WooCommerce i tworzenie jej w WooCommerce

Załóżmy, że jesteś klientem. We wszystkich sklepach stacjonarnych fakturę otrzymujesz przy składaniu zamówienia. Podobnie po złożeniu zamówienia w sklepie internetowym otrzymasz spersonalizowaną fakturę.

Wszystkie informacje o zamówieniu, w tym nazwa firmy, logo, adres, nazwa klienta, adres, data zamówienia, szczegóły produktu itp. będą znajdować się na fakturze.

Poświęć chwilę i wyobraź sobie siebie jako właściciela sklepu. Za każdym razem, gdy klient składa zamówienie, musisz wysłać mu fakturę, prawda?

Możesz mieć na myśli jedno pytanie. Jak? To dobre pytanie, ponieważ możesz mieć kilka zamówień i trudno byłoby ręcznie utworzyć fakturę dla każdego zamówienia z osobna. Nie martw się teraz.

W tym artykule omówimy ważne elementy faktury, a także sposób korzystania z wtyczki Webtoffee „WooCommerce PDF faktur, listów przewozowych, dowodów dostawy i etykiet wysyłkowych”, aby automatycznie tworzyć i dostosowywać faktury WooCommerce dla swoich klientów.

Zacznijmy teraz, dobrze?

Faktury to dokumenty, które wysyłasz do klientów, którzy zamierzają kupić Twoje towary i usługi w celu pobrania płatności lub do klientów, którzy już zapłacili.

Faktura stanowi dowód zakupów dla klientów, którzy wcześniej dokonali zakupów. Dodatkowo działa jako akt prawny w przypadku błędów lub uszkodzeń towarów wymagających zwrotu pieniędzy.

Klient może również użyć faktury jako dowodu, jeśli wystąpi z fałszywymi roszczeniami.

Jakie są więc główne składniki faktury?

1. Logo firmy
2. Szczegóły firmy
3. Szczegóły klienta
4. Numer faktury
5. Data zamówienia
6. Metoda płatności
7. Zakupione produkty
8. Cena i ilość
9. Dane podatkowe
10. Kod kreskowy/Kod QR
11. Polityka zwrotów
12. Notatki klienta

W dalszej części artykułu omówimy te składniki faktury. Przyjrzyjmy się najpierw niektórym zaletom faktur.

Nawet jeśli Twoja firma WooCommerce jest niewielka, wysłanie klientowi faktury pokazuje mu, że jesteś profesjonalistą. Profesjonalnie przygotowana faktura ze wszystkimi niezbędnymi komponentami pozwoli Ci wyróżnić się na tle konkurencji i zdobyć zaufanie klientów.

Wiele firm, w tym rywale z WooCommerce, przeoczają możliwość, jaką przedstawia faktura. Podróż zakupowa klienta rozpoczyna się od otrzymania faktury i trwa tak długo, jak to konieczne.

Zakupy online oferują dziś szeroką gamę opcji. Aby wywrzeć wpływ na umysł klienta, kluczowe jest zatem stworzenie unikalnej tożsamości marki. Dzięki zastosowaniu elementów wizualnych na automatycznych fakturach, faktury WooCommerce skutecznie rozwiązują ten problem. W ten sposób wzmacnia identyfikację marki Twojego biznesu w Internecie.

Nie ma wątpliwości, że jest to najważniejsza zaleta faktury. Dokumentacja prawna Twojej sprzedaży pomoże Ci śledzić, jakie produkty zostały sprzedane i komu.

Dodatkowo faktury pomagają w łatwym dostępie do wcześniejszych informacji o płatnościach, zwiększają potencjał biznesowy, ułatwiają rozliczenia podatkowe i służą jako ochrona prawna.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, w tej sekcji omówiono ważne elementy faktury.

Zaczynajmy.

1. Logo firmy

Logotypy są podstawą tożsamości marki. Wywarcie silnego pierwszego wrażenia polega na przyciągnięciu uwagi klienta.

Faktury WooCommerce powinny zawierać Twoje logo, ponieważ dzięki temu wyglądają bardziej profesjonalnie. W rezultacie Twoi klienci są bardziej skłonni Ci zaufać.

2. Dane firmy

Oczywiście jednym z najważniejszych elementów faktury jest tożsamość firmy. Na górze faktury należy dodać dane firmy lub firmy.

Podaj nazwę firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail. Jeśli Twoja firma działa w określonym kraju lub jurysdykcji, konieczne może być podanie dodatkowych informacji, takich jak numer identyfikacji podatkowej lub numer VAT.

3. Dane klienta s

Na fakturze musisz zawrzeć informacje o swoim kliencie lub kliencie, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji, numer GSTIN, VAT, numer SSN itp.

Wpis formularza strony kasy może służyć do uzyskania wszystkich informacji o kliencie podczas tworzenia faktury WooCommerce. Dobrą praktyką jest umieszczenie na fakturze zarówno adresu wysyłki, jak i adresu rozliczeniowego.

4. Numer faktury

Numer faktury ułatwia śledzenie i utrzymywanie porządku. Przypisując unikalny identyfikator do swoich faktur, możesz szybko przeszukiwać i znajdować historię zakupów.

Twoja wtyczka faktury PDF automatycznie wygeneruje numer faktury podczas tworzenia faktury WooCommerce.

Możesz wybrać format swoich faktur, w zależności od tego, czy chcesz mieć prefiks, sufiks, czy niestandardowy format liczb.

5. Data zamówienia

Każda faktura musi zawierać ten kluczowy składnik. Twoje faktury potwierdzają, kiedy transakcje miały miejsce, pokazując datę zamówienia.

Będziesz mógł śledzić, kiedy Twoje produkty lub usługi są sprzedawane lub dostarczane w ten sposób. W przypadku problemów z wysyłką data transakcji na fakturze pomoże wyjaśnić wszelkie nieporozumienia.

6. Metoda płatności

Akceptowane metody płatności muszą być określone na fakturze, jeśli dokonujesz jej w celu pobrania płatności. Pay Pal, przelewy bankowe, karty kredytowe itp. to tylko kilka przykładów.

Rozpatrywanie wniosków o zwrot pieniędzy ma kluczowe znaczenie i pomoże Ci śledzić metody płatności, z których korzystają Twoi klienci.

7. Zakupione produkty

Na fakturze musisz wymienić rzeczy, które kupił Twój klient. Możesz dodać kilka atrybutów, takich jak SKU, zdjęcie produktu, krótki opis itp. Podczas wystawiania faktury WooCommerce.

Jednostki magazynowe lub SKU to charakterystyczne identyfikatory, które mogą zrozumieć tylko właściciele firm WooCommerce. Aby zidentyfikować swoje zapasy, używają SKU.

W związku z tym ważne jest, aby dołączyć kod SKU lub identyfikator produktu, aby sprawnie zarządzać zwrotami i zwrotami pieniędzy.

8. Cena i ilość

Oprócz listy produktów musisz podać liczbę, cenę za sztukę i łączny koszt produktów.

W przypadku wielu zamówień tego samego produktu niewygodne jest wymienianie każdego z nich z osobna. Twoja faktura również będzie zaśmiecona tymi informacjami.

Dlatego w tym samym wierszu podaj cenę produktu, ilość, a następnie całkowity koszt zamówienia.

9. Dane podatkowe

Faktury muszą zawierać wszelkie odpowiednie podatki od wartości dodanej lub podatki od sprzedaży w handlu elektronicznym, które mają zastosowanie do lokalizacji Twojej firmy, klienta lub obu.

Oblicz łączną cenę wraz z podatkiem i dodaj ją do podsumowania ceny sumy częściowej.

10. Kod kreskowy/Kod QR

Aby łatwo uzyskać dostęp do produktu i obsługiwać go podczas wysyłki, ważne jest, aby dołączyć kod kreskowy lub kod QR.

Kod kreskowy to etykieta do odczytu maszynowego zawierająca informacje dostępne na fakturze. Dodatkowo kod QR to rodzaj kodu kreskowego, dzięki któremu będziesz mógł pobrać numer zamówienia lub numer faktury, skanując kod QR na fakturze.

11. Polityka zwrotów

Aby zapobiec jakimkolwiek nieporozumieniom z klientami, powinieneś zaoferować procedury zwrotu.

Dołącz wszelkie istotne warunki, informacje podatkowe, klauzule dotyczące płatności, zasady zwrotów itp. Klient nie może później odrzucić tych warunków, jeśli określisz je na fakturze.

Możesz dołączyć zasady zwrotów w dolnej części swoich faktur WooCommerce, jeśli je produkujesz.

12. Uwagi klienta

Świetnym sposobem na zaangażowanie klienta i zdobycie jego zaufania są notatki klientów.

Klienci mogą określić żądania, które firma ma spełnić, takie jak dodawanie notatek do pakowania prezentów lub instrukcji dostawy.

Możesz także zdziałać cuda dla reputacji swojej marki, umieszczając w stopce proste podziękowanie. Osobisty akcent, który dodasz do faktury, sprawi, że Twoi klienci poczują się docenieni.

Dowiedziawszy się, jak wyglądają faktury WooCommerce, możesz zacząć tworzyć je dla swoich sklepów WooCommerce.

Pytanie brzmi, jak?

Klienci oczekują szybkich odpowiedzi i skutecznych usług w zabieganym świecie eCommerce. Dlatego ręczne przygotowywanie faktur za zamówienia w Twojej witrynie WooCommerce byłoby czasochłonne i nieefektywne.

WooCommerce obsługuje standardową funkcję fakturowania, ale istnieje wiele wtyczek, które mogą pomóc w wysyłaniu profesjonalnie wyglądających faktur do klientów za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Aby uzyskać profesjonalnie wyglądające faktury, użyjemy faktur PDF WooCommerce firmy Webtoffee, listów przewozowych, dowodów dostawy i wtyczki etykiety wysyłkowej.

Faktura PDF/dokumentacja WooCommerce PDF to idealna wtyczka freemium, która umożliwia tworzenie wysokiej jakości dostosowanych faktur WooCommerce dla każdego klienta, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności.

Nawiasem mówiąc, wtyczka freemium ma wersję płatną oprócz wersji bezpłatnej. Wersje płatne mają więcej funkcji, podczas gdy wersje darmowe mogą oferować tylko najbardziej podstawowe funkcje.

Gdy klient sfinalizuje zamówienie, ta wtyczka automatycznie generuje faktury i dołącza je do wiadomości e-mail z potwierdzeniem zamówienia. Klienci mogą również pobrać fakturę ze strony potwierdzenia zamówienia lub strony „Moje konto”.

Aby dodać wtyczkę, przejdź do panelu administracyjnego WordPressa i wybierz Wtyczki > Dodaj nowy . Wyszukaj, a następnie zainstaluj i aktywuj wtyczkę WooCommerce PDF Invoices and Packing Slips.

Po zainstalowaniu przejdź do Faktura/opakowanie > Faktury i skonfiguruj ustawienia ogólne dla faktur pdf.

Instrukcje zawarte w tym artykule pomogą Ci szczegółowo skonfigurować ustawienia faktury PDF dla Woocommerce.

Po skonfigurowaniu ustawień ogólnych przejdź do zakładki Dostosuj. Tutaj możesz włączyć lub wyłączyć opcje na fakturach, przełączając przycisk po prawej stronie strony i podgląd na żywo po lewej stronie.

Dostosowując faktury PDF WooCommerce w podglądzie na żywo, możesz dokładnie zobaczyć, jak będzie wyglądać Twoja faktura.

Faktury/dokumenty dostawy PDF WooCommerce umożliwiają również dostosowanie układów faktur do Twojej firmy. Ponadto będziesz mógł dodać kod QR do faktury, co jest zaawansowaną funkcją wersji premium tej wtyczki.

I wreszcie, aby kupić, zainstalować i aktywować wersję pro wtyczki – zapoznaj się z tym artykułem.

W Twoim sklepie WooCommerce podróż Twoich klientów powinna być bezproblemowa i satysfakcjonująca od początku do końca.

Profesjonalne faktury zaprojektowane na zamówienie mogą pomóc Twoim klientom w ich podróży po Twoim sklepie, zdobyć ich zaufanie, a nawet sprawić, że staną się lojalnymi, powracającymi klientami. Ponadto ochroni Twój biznes WooCommerce przed błędami i oszustwami.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci zrozumieć ważny element faktury i umożliwi stworzenie własnej profesjonalnej faktury PDF WooCommerce.