Jak stworzyć podręcznik dotyczący zasad i procedur: kompletny przewodnik

Nie wiesz, jak stworzyć podręcznik zasad i procedur lub czy Twoja firma w ogóle go potrzebuje?

Podręcznik zasad i procedur to scentralizowane centrum, w którym pracownicy mogą uzyskać dostęp do kluczowych informacji o Twojej firmie.

W miarę rozwoju firmy dokumentowanie tych zasad i procedur jest niezbędne do optymalizacji procesów, dbania o pracowników, ochrony firmy, zapewnienia zgodności z przepisami rządowymi i nie tylko.

Z tego przewodnika dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o tworzeniu podręcznika zasad i procedur, w tym:

• Co to jest podręcznik zasad i procedur?
• Przykłady podręczników zasad i procedur
• Dlaczego ważne jest posiadanie podręcznika zasad i procedur
• Jak stworzyć podręcznik polityki i procedur

Zagłębmy się…

Co to jest podręcznik zasad i procedur?

Podręcznik zasad i procedur to scentralizowane centrum wiedzy, w którym pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do informacji na temat zasad i procedur Twojej firmy, takich jak wykonywanie określonych zadań („procedury”) oraz zasad i przepisów („polityki”).

Przykładami mogą być szczegółowe informacje na temat procesu zatrudniania menedżerów, którzy muszą zatrudnić nowych pracowników, zasady zwolnień chorobowych, świadczenia pracownicze i tak dalej. Za chwilę udostępnimy więcej przykładów podręczników zasad i procedur.

Takie scentralizowane centrum wiedzy pomaga Twoim pracownikom w razie potrzeby uzyskać dostęp do kluczowych informacji, co pomaga w efektywniejszej pracy Twojej firmy.

Zapewnia również, że wszyscy Twoi pracownicy działają na tej samej stronie iw pełni rozumieją procedury i zasady Twojej firmy.

Przykłady podręcznika zasad i procedur

Aby pomóc Ci zrozumieć, czym jest podręcznik zasad i procedur oraz jakie rodzaje treści powinieneś w nim zawrzeć, przejrzyjmy krótkie zestawienie niektórych przykładów podręczników zasad i procedur, które warto wziąć pod uwagę, w tym:

• Kodeks postępowania w miejscu pracy
• Informacje o świadczeniach pracowniczych
• Procedury BHP
• Procedury awaryjne
• Polityka urlopowa
• Polityka urlopowa
• Zasady pracy zdalnej
• Schemat organizacyjny
• Zasady dotyczące podróży służbowych (np. diety itp.)
• Polityka kadrowa
• Procedury płatności
• Procedury pracownicze dotyczące kluczowych zadań (np. złożenie wniosku urlopowego)
• Opisy stanowisk pracy
• Informacje o promocji (jeśli są ustandaryzowane, np. różne poziomy)
• Zasady zgodności z prawem (np. zasady dla pracowników inwestujących w akcje)
• Informacje o opcjach na akcje i okresach nabywania uprawnień
• Zasady korzystania z technologii
• Zasady bezpieczeństwa informacji
• Kontynuacja polityki edukacyjnej

Przykładem z życia wziętym może być polityka bezpieczeństwa informacji Notre Dame, która pomaga „chronić zasoby informacyjne Notre Dame przed przypadkowym lub celowym nieautoryzowanym dostępem…”

Twoja firma może mieć unikalne zasady i procedury, więc w żadnym wypadku nie jest to pełna lista wszystkich treści, które powinieneś zawrzeć w podręczniku zasad i procedur. Powinien jednak dać ci dobry pomysł, od czego zacząć.

Dlaczego ważne jest, aby mieć podręcznik zasad i procedur

Teraz, gdy już wiesz, czym jest podręcznik zasad i procedur, przyjrzyjmy się niektórym z największych korzyści płynących z jego stworzenia dla Twojej firmy.

Skróć czas szkolenia pracowników

Za każdym razem, gdy zatrudniasz nowego pracownika, zawsze występuje opóźnienie między momentem rozpoczęcia przez niego pracy a momentem, w którym zacznie faktycznie wnosić wkład w Twoją firmę.

Musisz pomóc im zrozumieć kluczowe zasady, jak będą działać, nad czym będą pracować i tak dalej.

Dzięki podręcznikowi zasad i procedur możesz skrócić czas szkolenia pracowników w zakresie wszystkich ogólnych zadań proceduralnych w Twojej firmie.

W ten sposób nowi pracownicy mogą skupić się na szkoleniu w zakresie swoich rzeczywistych zadań zawodowych, co pomoże im szybciej zacząć dodawać wartość.

Pomóż pracownikom zrozumieć ich korzyści (i zwiększyć retencję)

Większość firm oferuje pracownikom świadczenia, które pomagają zwiększyć retencję i poprawić morale pracowników.

Jeśli jednak pracownicy nie wiedzą, jak uzyskać dostęp do tych korzyści (lub jeśli te korzyści w ogóle istnieją), Twoja firma nie odniesie korzyści z oferowania tych korzyści.

Dzięki podręcznikowi zasad i procedur możesz jasno udokumentować wszystkie świadczenia pracownicze w swojej firmie, aby:

1. Pracownicy wiedzą, jakie istnieją świadczenia.
2. Pracownicy wiedzą, w jaki sposób mogą uzyskać dostęp do tych świadczeń.

Popraw zgodność z zasadami i przepisami

Oprócz własnych zasad biznesowych, Twoja firma prawdopodobnie będzie musiała również przestrzegać przepisów i regulacji rządowych, takich jak zasady dotyczące wykorzystywania informacji poufnych.

Dla niektórych przedsiębiorców konsekwencje nieprzestrzegania tych zasad mogą być dotkliwe w postaci grzywien lub innych kar.

Za pomocą podręcznika zasad i procedur możesz określić, co pracownicy muszą zrobić, aby zachować zgodność z tymi zasadami. Jasno przedstawiając te informacje (i ułatwiając pracownikom dostęp do nich), możesz uniknąć niezamierzonych wpadek i poprawić zgodność z przepisami rządowymi.

Przykładem tego może być polityka zgodności Shake Shack dotycząca wykorzystywania informacji poufnych:

Określ właściwe oczekiwania dotyczące postępowania pracowników

Jeśli chcesz uniknąć problemów z zachowaniem pracowników, znacznie łatwiej jest ustalić oczekiwania od samego początku, niż próbować później dostosowywać zachowanie.

Dzięki podręcznikowi zasad i procedur możesz od samego początku określić odpowiednie oczekiwania dotyczące zachowania i kultury pracowników, aby uniknąć problemów w przyszłości.

Standaryzuj procesy swojej firmy i chroń się przed problemami

Kolejną dużą zaletą podręcznika zasad i procedur jest to, że pomaga on ujednolicić zasady Twojej firmy – jak sama nazwa wskazuje!

Ujednolicając zasady w jak największym stopniu, możesz poprawić swoją wydajność i usprawnić pracę administracyjną swojej firmy.

Możesz także pomóc chronić się przed problemami, na przykład za pomocą zasad bezpieczeństwa informacji, aby chronić swoją firmę przed złośliwym aktorem uzyskującym dostęp do Twoich danych.

Zmniejsz obciążenie działu kadr, pozwalając pracownikom pomagać sobie samym

Twoja firma prawie na pewno będzie miała wiele bardzo szczegółowych zasad dotyczących zadań związanych z HR, takich jak płatności, zwolnienia chorobowe, urlopy, świadczenia, opcje emerytalne i tak dalej.

Jeśli pracownicy będą odczuwać potrzebę kontaktowania się z personelem HR za każdym razem, gdy będą mieli pytanie, personel HR będzie ugrzązł w konieczności odpowiadania na te pytania, zamiast pracować nad czymś bardziej wartościowym.

Udokumentowując wszystkie te ważne zasady i procedury w swoim podręczniku, możesz zapewnić pracownikom narzędzia, których potrzebują, aby samodzielnie znaleźć odpowiedzi. Oznacza to, że pracownicy mogą uzyskiwać odpowiedzi zawsze, gdy ich potrzebują, a personel HR może skupić się na innych sprawach.

Działa to na tej samej zasadzie, co tworzenie bazy wiedzy skierowanej do klienta, która może pomóc w ograniczeniu próśb o wsparcie ze strony ludzi , dając klientom narzędzia, które mogą pomóc sobie. Jeśli interesuje Cię ten temat, zapoznaj się z naszym postem z siedmioma dużymi zaletami bazy wiedzy .

Jak stworzyć podręcznik zasad i procedur

Przejdźmy teraz do rzeczywistych kroków tworzenia podręcznika zasad i procedur, od początku do końca.

1. Zaplanuj podręcznik zasad i procedur

Zanim zaczniesz pisać i dokumentować, ważne jest, aby mieć ogólny plan i strukturę swojego podręcznika.

Dzięki temu dowiesz się, jakie treści musisz napisać i jak najlepiej ułożyć te treści w spójny podręcznik.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, powyższe przykłady podręczników zasad i procedur stanowią dobrą podstawę.

Twoja firma może również mieć własne zasady i procedury, które należy udokumentować w podręczniku.

Oprócz wymienienia poszczególnych zasad i procedur warto również pomyśleć o tym, jak można je pogrupować w logiczne kategorie. Na przykład indywidualne zasady dotyczące świadczeń pracowniczych można pogrupować w jedną nadrzędną kategorię „Świadczenia pracownicze”.

Ten rodzaj grupowania ułatwi pracownikom przeglądanie i poruszanie się po podręczniku.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do tworzenia podręczników zasad i procedur nie powinieneś mieć problemu z konfiguracją tego typu kategoryzacji.

2. Utwórz zespół do pisania treści

Po opracowaniu podręcznika zasad i procedur należy zebrać zespół ekspertów, którzy są w stanie stworzyć tę treść.

Ponieważ Twoje zasady i procedury będą prawdopodobnie obejmować różne działy, Twój zespół również będzie musiał.

Twoim głównym celem jest pozyskanie ekspertów merytorycznych dla wszystkich ważnych zasad i procedur, które musisz udokumentować.

Ten krok może być również dobrym miejscem do powrotu i sprawdzenia, czy czegoś nie przegapiłeś w swoim planie. Twój zespół ekspertów może mieć własne opinie na temat nowych zasad, które należy dodać lub zmian w strukturze podręcznika.

3. Napisz treść swojej polityki i procedury

Teraz możesz zacząć pisać. Twój zespół powinien wiedzieć, co należy zrobić, i może rozpocząć tworzenie treści w oparciu o Twój plan.

Oto kilka najlepszych praktyk z podręcznika zasad i procedur, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania dokumentacji:

• Dołącz obrazy i filmy tam, gdzie ma to sens — obrazy i filmy mogą być przydatne do bardziej szczegółowego wyjaśnienia, zwłaszcza jeśli chodzi o procedury, których pracownicy muszą przestrzegać.
• Użyj formatowania, aby zwrócić uwagę na kluczowe obszary – użyj objaśnień, aby wyróżnić ważne informacje, podkreślić ostrzeżenia i tak dalej. Większość oprogramowania do tworzenia podręczników zasad i procedur powinna umożliwiać takie działanie.
• Unikaj żargonu – wiele artykułów będzie musiało być dostępnych dla pracowników o różnych specjalizacjach/poziomach wiedzy, co oznacza, że ​​w miarę możliwości należy unikać żargonu tematycznego.
• Dołącz spis treści – dodanie spisu treści ułatwia pracownikom poruszanie się po treści. Niektóre programy do podręczników zasad i procedur mogą pomóc w zrobieniu tego automatycznie.
• Używaj krótkich akapitów i wypunktowań – ułatwi to pracownikom przyswojenie i zrozumienie treści.

4. Przejrzyj i zatwierdź treść swoich zasad i procedur

Po napisaniu pierwszych wersji roboczych zasad i procedur będziesz chciał, aby te treści zostały sprawdzone przez oddzielnego eksperta merytorycznego.

Ten proces sprawdzania może pomóc Ci wychwycić błędy i niespójności przed opublikowaniem treści.

Poza tym generalnie nigdy nie jest złym pomysłem mieć drugi zestaw gałek ocznych na treści, jeśli chodzi o strukturę i jakość pisania.

Idealnie byłoby, gdybyś miał wdrożony system, dzięki któremu recenzenci będą mogli podpisać się pod każdą treścią, zanim zostanie ona opublikowana w Twoim podręczniku.

Mówiąc o…

5. Opublikuj swój podręcznik zasad i procedur

Aby zapewnić łatwy dostęp do podręcznika, należy korzystać z oprogramowania do podręczników zasad i procedur, które umożliwia pracownikom łatwy dostęp do zasad w dowolnym momencie.

W przypadku większości firm można korzystać ze zwykłego oprogramowania do obsługi bazy wiedzy lub oprogramowania do dokumentacji, o ile zawiera ono funkcje pomagające ograniczyć dostęp do podręcznika.

Jeśli nie jesteś pewien, od czego zacząć, Heroic Knowledge Base oferuje elastyczny, ekonomiczny sposób tworzenia podręcznika zasad i procedur.

Heroic Knowledge Base opiera się na oprogramowaniu WordPress o otwartym kodzie źródłowym, co oznacza, że ​​możesz również skorzystać z całej elastyczności, jaką oferuje WordPress.

Ta kombinacja oferuje kilka różnych sposobów ograniczenia dostępu do podręcznika zasad i procedur:

• Wymagaj od użytkowników rejestracji kont i logowania przy użyciu nazwy użytkownika i hasła — umożliwia to pracownikom dostęp do podręcznika z dowolnego miejsca, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
• Utwórz jedno hasło, które możesz udostępniać pracownikom — nie jest to tak bezpieczne, ponieważ każdy, kto zna hasło, może uzyskać dostęp do treści, ale jest bardzo łatwe do skonfigurowania, ponieważ pracownicy nie potrzebują własnych kont.
• Zezwól na dostęp na podstawie adresu IP – może to być dobra opcja, jeśli pracownicy pracują zdalnie, ale nadal korzystają z firmowej sieci VPN.
• Utwórz witrynę intranetową, aby pracownicy mogli uzyskiwać dostęp do treści tylko z Twojej sieci lokalnej — witryna intranetowa może być dobrym rozwiązaniem, jeśli pracownicy potrzebują dostępu do treści tylko podczas pracy.

Heroic Knowledge Base zawiera również funkcje, które pomogą Ci stworzyć skuteczniejszy podręcznik zasad:

• Kategorie – z łatwością organizuj swoje zasady i procedury w kategorie i pozwól pracownikom przeglądać te kategorie.
• Sugestie wyszukiwania na żywo – pracownicy mogą zobaczyć wyniki wyszukiwania, gdy tylko zaczną pisać, co pomaga im szybciej znaleźć odpowiedni dokument.
• Wbudowane style objaśnień — możesz używać wstępnie zdefiniowanych objaśnień, aby łatwo dodawać ostrzeżenia i wyróżnienia do treści.
• Opinie o artykułach – pracownicy mogą przekazywać opinie o artykułach, aby pomóc Ci wykryć problemy i ulepszyć podręcznik.
• Analityka wyszukiwania – możesz zobaczyć, czego szukają pracownicy, aby znaleźć słabe/brakujące obszary w dokumentacji Twojej polityki.
• Przesyłanie plików – umożliwia dołączanie wersji polis w formacie PDF lub innych typów plików.

Jeśli potrzebujesz pomocy na początek, mamy przewodnik, jak skonfigurować heroiczną bazę wiedzy.

6. Podziel się swoimi zasadami i podręcznikiem procedur z pracownikami (i zbierz informacje zwrotne)

Po opublikowaniu podręcznika zasad i procedur możesz udostępnić go swoim pracownikom.

Jeśli wszystko pójdzie dobrze, twoja praca jest zakończona… na razie.

Jednak ważne jest również, aby wysłuchać opinii pracowników po uruchomieniu podręcznika.

Pracownicy mogą mieć uwagi lub problemy, o których nie pomyślałeś. Jeśli chcesz stworzyć możliwie najlepszy podręcznik, będziesz chciał uwzględnić te komentarze w swoich wersjach.

Mówiąc o rewizjach…

7. Przypisz kluczowych interesariuszy do aktualizacji i weryfikacji

Treść podręcznika zasad i procedur nie jest statyczną informacją, którą można ustawić i zapomnieć.

Z biegiem czasu Twoje zasady i procedury mogą ulec zmianie, a zmiany te będą musiały zostać odzwierciedlone w podręczniku.

Lub nawet jeśli nic się nie zmieni, możesz zdać sobie sprawę, że określony artykuł nie jest tak jasny, jak byś chciał. W takich przypadkach należy poprawić artykuł, aby był bardziej użyteczny dla pracowników.

Aby tak się stało, przypisz artykuły do ​​kluczowych interesariuszy, tak aby ktoś miał jasną odpowiedzialność. W wielu przypadkach możesz przypisać artykuł tej samej osobie, która go napisała.

Jeśli do tworzenia podręcznika używasz narzędzia takiego jak Heroic Knowledge Base, może ono również ostrzegać o potencjalnych problemach, pozwalając pracownikom oznaczać artykuły i przekazywać informacje zwrotne.

Stwórz swój podręcznik zasad i procedur już dziś

Na tym kończymy nasz przewodnik po wszystkim, co musisz wiedzieć o tworzeniu podręcznika zasad i procedur.

Jeśli szukasz najlepszego sposobu publikowania i zarządzania podręcznikiem zasad i procedur, możesz skorzystać z wtyczki WordPress Heroic Knowledge Base o otwartym kodzie źródłowym.

Baza wiedzy Heroic jest wystarczająco elastyczna, aby dostosować się do każdej firmy, a jednocześnie zapewnia dostęp do przydatnych funkcji, takich jak opinie o artykułach, sugestie wyszukiwania w czasie rzeczywistym, analizy wyszukiwania, przesyłanie plików i wiele innych.

Dodatkowo, dzięki elastyczności podstawy WordPress Heroic Knowledge Base, otrzymujesz mnóstwo opcji kontrolowania dostępu do zasad i podręcznika procedur, w tym korzystanie z intranetu, wymaganie kont użytkowników i nie tylko.

Aby rozpocząć, kup już dziś Heroic Knowledge Base.