Jak przeprowadzić spotkanie planowania sprintu, aby zapewnić sukces biznesowy

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak zwiększyć produktywność swojego zespołu? Zwłaszcza, gdy cały świat walczy z pandemią, jako właściciel projektu możesz frustrować się, jak utrzymać organizację i produktywność swoich zespołów.

Na szczęście istnieje kilka narzędzi do zarządzania projektami, które oszczędzają Twoje plecy. Agile to jedno z najpopularniejszych podejść do zarządzania projektami. Obecnie staje się najlepszym wyborem dla wielu kierowników projektów ze względu na swoją elastyczność i ewolucyjny charakter.

Według Project Management Institute ponad 70% organizacji przyjęło podejście Agile, a projekty Agile odnoszą o 28% więcej sukcesów niż projekty tradycyjne.

Ważną ceremonią w Agile Scrum jest „ Sprint Planning Meeting ”. Ogólny sukces lub porażka projektu w dużej mierze zależy od tej konwencji poprzedzającej zarządzanie. Skorzystaj z tego przewodnika, aby przeprowadzić udaną ceremonię planowania sprintu dla swojego następnego projektu.

Zanim przejdziemy dalej, przejrzyjmy terminologię, której będziemy używać w tym artykule. Pomaga zrozumieć podstawy Planowania Sprintu –

Product Backlog: Szczegółowy opis wymagań produktowych, które wymagają aktualizacji. Obejmuje nowe funkcje, zmiany w istniejących funkcjach, poprawki błędów, konfiguracje infrastruktury i inne.

Rejestr sprintu: lista elementów rejestru produktu, które zespół zobowiązuje się wykonać podczas bieżącego sprintu. Wraz z listą zadań wymaganych do dostarczenia tych elementów rejestru produktu.

Historia: Opisuje opis funkcji produktu z perspektywy użytkownika końcowego. Na przykład jako klient chcesz zarejestrować się na stronie internetowej, aby móc łatwo przeglądać produkty na stronie.

Szybkość Zespołu: Zmierz ilość pracy, jaką Zespół może wykonać podczas pojedynczego Sprintu. Jest to kluczowa metryka w Scrumie.

Czym jest spotkanie planowania sprintu w metodologii zwinnej

Spotkanie planowania sprintu to wydarzenie, podczas którego cały zespół siada razem, aby wyznaczyć cel sprintu i zaplanować mapę drogową, aby osiągnąć ten cel, w zależności od przeglądu rejestru produktów dokonanego przez zespół.

Aby lepiej to wyjaśnić, sprint to jedna ograniczona czasowo iteracja ciągłego cyklu rozwoju. W ramach sprintu zespół musi wykonać określoną ilość pracy i przygotować ją do przeglądu. A „Sprint Planning Meeting” jest punktem wyjścia, prowadzonym przez scrum mastera.

Uczestnicy: zespół deweloperski, scrum master, właściciel produktu

Kiedy: Na początku sprintu.

Czas trwania: zazwyczaj godzina tygodniowo iteracji. Jak dwie godziny na dwutygodniowy sprint.

Agile Framework : Scrum.

Cel: Głównym celem planowania sprintu jest zdefiniowanie

• co można dostarczyć w nadchodzącym sprincie
• w jaki sposób ta praca zostanie wykonana

Pamiętaj, że zły plan sprintu może zboczyć z drogi Twojego zespołu, ustalając nierealistyczne oczekiwania.

Korzyści ze spotkania planowania sprintu

• Pozwala członkom zespołu uzgodnić cel sprintu i zaangażowanie
• Umożliwia wykrywanie zadań, rejestrację, ustalanie priorytetów i szacowanie
• Tworzy platformę do komunikowania zależności
• Identyfikuje zdolność zespołu do wyznaczenia i zobowiązania się do osiągnięcia osiągalnego celu sprintu.

Co się dzieje podczas spotkania planowania sprintu?

Właściciel produktu wyjaśnia cel sprintu, a zespół wspólnie decyduje o procedurze roboczej prowadzącej do osiągnięcia tego celu. Zespół scrumowy omawia również, jak zwiększyć wartość i użyteczność produktu w bieżącym sprincie.

Negocjuj także, które elementy z rejestru produktu zostaną przypisane do rejestru sprintu. Rozważane są tu również inne ważne fakty, np. oszacowanie, ograniczenia, możliwości, ryzyko, zależności i ramy czasowe.

Kto uczestniczy w spotkaniu planowania sprintu?

Zwykle w tym spotkaniu planowania sprintu uczestniczy cały zespół

Właściciel produktu: Zidentyfikuj kandydujące elementy rejestru produktu i zdefiniuj ich względne priorytety wraz z celem sprintu.

Scrum Master: Upewnij się, że cel sprintu jest osiągalny i wszystko przechodzi przez właściwy kanał. Sprawdź również, czy w rejestrze sprintu znajdują się odpowiednie elementy rejestru produktu.

Członkowie zespołu: Zdecyduj, ile elementów rejestru produktu mogą ukończyć w określonym przedziale czasowym. I jak dostarczyć te elementy rejestru produktu.

Czasami uczestnicy mogą zaprosić dodatkowe osoby na spotkanie w celu dostarczenia informacji i porad dotyczących nowych dziedzin biznesowych lub technologicznych. Ale ich rola ogranicza się tylko do udostępniania tych informacji.

Jaki jest wkład w spotkanie planowania sprintu?

Dane wejściowe na Spotkanie Planowania Sprintu to Backlog Produktu zawierający listę „elementów”, które mogą zostać ukończone podczas sprintu. Zespół powinien również przyjrzeć się najnowszemu Przyrostowi produktu, przewidywanym zdolnościom zespołu deweloperskiego w tym sprincie oraz poprzednim wynikom zespołu programistycznego.

Jaki jest wynik spotkania planowania sprintu?

Głównym rezultatem spotkania planowania sprintu jest to, że członkowie zespołu mogą wyjaśnić cel sprintu i jasno wiedzieć, w jaki sposób zaczną pracować, aby osiągnąć ten cel. Wszystko to zawiera się w backlogu sprintu.

Jak planować sprint?

Na początku scrum master określa cel sprintu. Następnie zespół programistów planuje kroki niezbędne do osiągnięcia tego celu. W rzeczywistości plan sprintu jest tworzony za obopólną zgodą zespołu programistów i właściciela produktu, biorąc pod uwagę wartość i wysiłek.

Kiedy to się dzieje?

Spotkanie planowania sprintu odbywa się na początku cyklu sprintu. Załóżmy, że wykonujesz miesięczny sprint, możesz umówić się na spotkanie każdego 1 dnia miesiąca (lub dowolnego innego dnia, w którym chcesz rozpocząć).

Jak długo to powinno zająć?

Zazwyczaj miesięczny Sprint zajmuje maksymalnie osiem godzin. W przypadku krótszych sprintów czas spotkań również zostanie skrócony. Z reguły, aby określić idealną długość spotkania sprinterskiego, możesz pomnożyć liczbę tygodni sprintu przez dwie godziny.

1 tydzień sprintu = 2 godziny
2-tygodniowy sprint = 4 godziny
3 tygodniowy sprint = 6 godzin
4-tygodniowy sprint = 8 godzin

Należy pamiętać, że jest to maksymalny przydzielony czas. Doświadczonemu zespołowi scrumowemu zajmie to mniej czasu. Scrum Master zapewnia, że ​​spotkanie musi zostać zakończone w ramach tego przedziału czasowego. I unika się niepotrzebnych rozmów.

Prace przygotowawcze przed spotkaniem

Określiliśmy już role każdego uczestnika spotkania sprintu. Wyjaśnijmy, co powinni zebrać, zanim wezmą udział w spotkaniu planowania sprintu:

Dla Scrum Mastera:

• Przygotowuje i publikuje porządek obrad
• Przydziel odpowiednich członków zespołu i planuj spotkania w odpowiednim czasie
• Upewnij się, że członkowie zespołu mają umiejętności wymagane do pomyślnego ukończenia elementów zaległości
• Oblicz dostępną pojemność dla zespołu (święta członków zespołu, święta państwowe itp.)
• Zidentyfikuj szybkość zespołów w stosunku do ilości pracy wykonanej przez zespół w poprzednim sprincie
• Przygotuj wystarczającą liczbę karteczek samoprzylepnych, długopisów, markerów, tablicy itp.

Dla właściciela produktu:

• Zdefiniuj szczegółowo każdy element historyjki użytkownika
• Zawiera szczegółowe wymagania i kryteria akceptacji
• Zachowaj zaległości w kolejności priorytetów
• Opisz definicję „gotowe” dla każdej historyjki użytkownika w bieżącym sprincie
• Upewnij się, że każda funkcja lub historia użytkownika jest wystarczająco mała, aby można ją było ukończyć w ciągu sprintu

Dla zespołu deweloperskiego:

• Zapewnij osobistą dyspozycyjność na nadchodzący sprint
• Przygotuj pytania, które wyjaśnią wszelkie wątpliwości i unikną nieporozumień
• W razie potrzeby zaktualizuj definicję „gotowości” zespołu i miej gotowe referencje do opisania podczas spotkania.

Jak przeprowadzić spotkanie planowania sprintu

Możesz podzielić to spotkanie na dwie sesje. W pierwszej sesji właściciel produktu opisuje listę funkcji, które należy wykonać podczas sprintu. Następna sesja dotyczy identyfikacji zadań, które należy wykonać, aby zbudować te funkcje.

Spotkanie Planowania Sprintu – Część I

W tej części dyskusji właściciel produktu opisze, co tak naprawdę chce przygotować do końca sprintu.

W związku z tym wszystkie elementy backlogu produktu zostaną przejrzane przez członków zespołu. I wybierz pozycje, które mogą zobowiązać się do dostarczenia Przyrostu produktu potencjalnie nadającego się do wysyłki (PSPI) w wyznaczonych ramach czasowych.

Zespół może zgłaszać sugestie, ale ostateczna decyzja o tym, jaki Backlog Produktu zostanie dodany do Backlogu nadchodzącego sprintu, należy do właściciela produktu. S/On określi, jaką część backlogu produktu zespół będzie próbował wykonać podczas Sprintu.

Członkowie zespołu mogą zadawać pytania, aby wyjaśnić swoje wątpliwości i rozwiać wszelkie niejasności. Ponieważ muszą zademonstrować końcowy produkt zgodnie z ustaleniami podczas spotkania przeglądowego sprintu przed Właścicielem Produktu i interesariuszami. Nastąpi to pod koniec sprintu.

Pod koniec tego segmentu Właściciel Produktu i zespół programistów wspólnie finalizują cel sprintu.

Kluczowymi działaniami Części I Planowania Sprintu są:

• Właściciel produktu przedstawia zespołowi priorytet elementu Backlogu Produktu
• Ustawia cel sprintu: jednozdaniowy opis końcowego wyniku sprintu.
• Zespół wspólnie identyfikuje funkcjonalność produktu, która może zostać dostarczona w nadchodzącym Sprincie.
• Zespół zobowiązuje się do wybranego Backlogu Produktu na koniec tej sesji

Spotkanie Planowania Sprintu – Część II

Drugi segment ma miejsce bezpośrednio po pierwszym segmencie spotkania planowania sprintu. Ma takie same ramy czasowe, jak pierwsza część. Oznacza to, że jeśli łączny czas trwania spotkania wynosi 8 godzin to zostanie on równo podzielony na poszczególne segmenty – np. aby przeprowadzić 8 godzinne spotkanie masz 4 godziny na ukończenie pierwszej części spotkania i pozostałe 4 godziny na drugą część.

W tej części właściciel produktu musi odpowiedzieć na wszystkie pytania zespołu dotyczące Backlogu Produktu. Następnie zespół zdecyduje, w jaki sposób zamienić wybrany Backlog Produktu w przyrost funkcjonalności produktu, który może zostać dostarczony.

Właściciel produktu musi być dostępny podczas tego spotkania, ale niekoniecznie obecny na sali. Nawet jeśli PO pozostanie w pokoju, to jednak Scrum Master powinien zająć się tą częścią spotkania. Dzięki temu zespół programistów może skupić się na swojej pracy i badać możliwości, nie będąc ograniczonym opiniami lub pomysłami właściciela produktu.

Powinno być wystarczająco dużo miejsca, aby zespół mógł przedyskutować różne możliwości i rozwiązania, aby osiągnąć ostateczny cel bez wpływu zewnętrznego. Właściciel produktu i Scrum master będą wszystko obserwować i odpowiadać na pytania w celu uzyskania dalszych informacji.

Pod koniec tego segmentu powinna być gotowa lista zadań zwana Backlogiem Sprintu, zawierająca oszacowania zadań i przydziały. W zależności od tego zespół rozpocznie rozwijanie funkcjonalności.

Kluczowymi działaniami Części II Planowania Sprintu są:

• Planowanie szczegółowe — podziel historie na zadania, aby członkowie zespołu mogli opracować praktyczne plany ukończenia tych historii
• Szacowanie historii — Przeprowadź dogłębną analizę i zastosuj strategie, takie jak Planowanie pokera lub Rozmiar koszulki. Umożliwia im to przybliżenie czasu, jaki zajmie wykonanie każdego zadania.
• Końcowy wynik – Zespół definiuje przepływ pracy, aby osiągnąć cel sprintu jako formę Backlogu Sprintu

Spotkanie planowania sprintu dotyczy głównie dwóch rzeczy:

Cel sprintu: Uzgodnij, co zostanie dostarczone na koniec sprintu.
Backlog sprintu: uszeregowany pod względem ważności zestaw historyjek użytkowników, ulepszeń, błędów, zadań i podzadań do następnego sprintu, aby utrzymać koncentrację zespołu.

Najlepsze praktyki planowania sprintu w metodologii Agile

Oto najlepsze praktyki dotyczące zwinnego planowania sprintu w celu uzyskania maksymalnej wydajności:

1. Utwórz cykliczne zaproszenie kalendarza obejmujące wszystkich członków zespołu
2. Właściciel produktu powinien wysłać zaproszenie na spotkanie członkom zespołu
3. W zaproszeniu umieść agendę oraz link do historii użytkowników, który powinien znaleźć się w sprincie
4. Dodaj więcej historyjek użytkowników w sprincie niż możliwości zespołu. Ponieważ może się zdarzyć, że niektóre historie użytkowników zostaną odrzucone przez zespół, podczas gdy ty możesz mieć pewność
5. Spraw, aby proponowana historia użytkownika była rozbudowana i łatwa do zrozumienia. Dołącz dogłębnie wszystkie przypadki użycia, wymagania funkcjonalne i poziomy satysfakcji, przynajmniej raz przedyskutuj je z niektórymi starszymi członkami zespołu
6. Zdefiniuj nowe problemy, możliwości, wpływy i zależności
7. Doceniaj lub nagradzaj najlepszych członków zespołu z ostatniego sprintu. Zachęca innych do poprawy wyników w przyszłości
8. Podaruj swojemu zespołowi coś, co lubi mieć, przynajmniej zaoferuj herbatę/kawę. Czasem mała uczta motywuje ich do szybszej pracy.

Przeczytaj także: Kompleksowy przewodnik po metodologii wodospadu w zarządzaniu projektami.

Zasady spotkań planowania sprintu w metodyce Agile (w pigułce)

1. Na spotkaniu muszą być obecni wszyscy członkowie zespołu, w tym właściciel produktu i scrum master
2. Scrum master poprowadzi spotkanie planowania sprintu i uzyska najwyższy autorytet
3. Mistrz Scrum służy jako chronometrażysta, lider, facylitator i koordynator spotkania planowania sprintu zwinnego
4. Rola właściciela produktu w spotkaniach planowania sprintu jest tylko współautorem. Ma obowiązek wyjaśniać wszystkie kwestie, odpowiadając na pytania członków zespołu, jeśli takie mają, i wyjaśniać zespołowi historie użytkowników.

Czy chcesz wdrożyć zwinne zarządzanie projektami, aby usprawnić proces rozwoju produktu?

Zapoznaj się ze wszystkimi kluczowymi szczegółami przydatnego narzędzia do zarządzania Agile , które koncentruje się na ciągłych wydaniach i uwzględnieniu opinii klientów w każdej iteracji.

Wniosek

Jak nazwa opisuje „Planowanie Sprintu” w metodologii zwinnej, tutaj wszyscy członkowie zespołu są zaangażowani w szczegółową i otwartą rozmowę, aby upewnić się, jaki element wykonają w nadchodzącym sprincie.

Jest to prosta koncepcja przyspieszenia przepływu pracy zgodnie z pewnymi wstępnie zdefiniowanymi regułami. Tak, aby wszyscy członkowie zespołu mogli zsynchronizować swoje prace w zaplanowany sposób i pomyślnie je zakończyć. Głównym celem Spotkania Planowania Sprintu jest ustalenie celu Sprintu i znalezienie optymalnej drogi do osiągnięcia tego celu.

Zainicjowanie spotkania planowania sprintu w celu:

• Zaplanuj spotkanie, biorąc pod uwagę - kto, co, kiedy i gdzie
• Przejrzyj rejestr produktu i zidentyfikuj listę rejestrów produktu, które zespół ma wykonać w nadchodzącym sprincie
• Upewnij się, że pojemność Twojego zespołu jest wystarczająca do zarządzania proponowanym obciążeniem pracą
• Ustal prędkość dla swojego zespołu – ilość pracy, którą zespół zamierza wykonać podczas Sprintu

Jak zatem przygotować się do spotkania poświęconego planowaniu sprintu? Podziel się z nami swoimi pytaniami, przeszkodami i doświadczeniami w sekcji komentarzy poniżej!