W jaki sposób hotelowanie przy biurku może ulepszyć przestrzeń roboczą w biurze?

W 2020 r. pandemia koronawirusa zmusiła praktycznie cały świat do odejścia na odległość, a wszystko, od zakupów spożywczych i fitnessu, po randki i happy hour, zaczęło pojawiać się w domu, a nie poza nim. Praca nie różniła się od tego, że firmy starały się skonfigurować pracowników z dostępem, sprzętem i zoomem, aby firmy mogły utrzymać się na powierzchni, gdy przebywanie w miejscu publicznym było zbyt niebezpieczne. Ale teraz, gdy niektóre firmy ponownie otwierają swoje drzwi, pojawił się nowy problem. Jak dostosować się do pracowników, którzy mogą – a może raczej nie – być podekscytowani powrotem do tradycyjnego miejsca pracy, gdy nie masz już wystarczająco dużo nieruchomości dla wszystkich? Jednym z rozwiązań jest desk hoteling, który jest sposobem na stworzenie hybrydowego miejsca pracy z niektórymi pracownikami biurowymi, niektórymi pracownikami zdalnymi oraz możliwością elastycznego wyboru, kto i gdzie pracuje.

Co to jest hotelarstwo przy biurku?

Hotelowanie przy biurku to strategia współdzielenia przestrzeni w miejscu pracy, w której pracownicy rezerwują swoje stanowiska pracy z wyprzedzeniem. System rezerwacji działa podobnie do rezerwacji pokoju hotelowego (stąd nazwa). Zrobisz rezerwację na wybrane biurko w konkretny dzień i w określonym przedziale czasowym. Po przybyciu do pracy zameldujesz się, aby powiedzieć, że tam jesteś i że przejmiesz stanowisko pracy. Odprawa może odbywać się cyfrowo za pomocą oprogramowania lub z rzeczywistą osobą. Kiedy skończysz, wymeldujesz się, aby pokazać, że stacja jest ponownie wolna.

Źródło: Autonomiczne

Biurko hotelowe a gorące biurko

Desk hoteling i hot desking są podobne, ale jest jedna rażąca różnica: system rezerwacji. W przypadku obu strategii pracownicy nie mają dedykowanych biurek, przy których pracują na co dzień. Jednak w przypadku biurka hotelowego stacje robocze są zarezerwowane, podczas gdy w przypadku hot desking stacje robocze są przydzielane na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”. Oba wymagają również odprawy pracowników, ale z różnych powodów. W przypadku biurka hotelowego odprawa zajmuje miejsce i pomaga monitorować pojemność obiektu, podczas gdy w przypadku hot deskingu pojemność nie jest tak dużym problemem, jak zapewnienie obecności i zajętości stanowiska pracy.

Przestrzeń hotelowa oznacza, że ​​pracownicy mają wyobrażenie o tym, jak będzie wyglądał ich dzień pracy, zanim pojawią się w biurze. A jeśli stacja robocza, której potrzebujesz, nie jest dostępna, możesz zdecydować się na pracę z domu tego dnia i pójść do biura innym razem. W przypadku hot desking przybycie do pracy i wylądowanie w miejscu, w którym nie czujesz się komfortowo lub nie jesteś produktywny, może być nieprzyjemne.

Do jakiego rodzaju miejsca pracy najlepiej nadaje się hotelowanie przy biurku?

Hotelowanie przy biurku jest najlepsze dla biur, które potrzebują dużej kontroli nad wykorzystaniem przestrzeni. Jeśli nie ma wystarczającej liczby biurek dla wszystkich, niektórzy ludzie będą musieli codziennie pracować w domu. Ci, którzy będą pracować w biurze, potrzebują ustandaryzowanego systemu, aby dowiedzieć się, gdzie pracować i czy jest na to miejsce.

Z drugiej strony, hot desking jest lepszy w przypadku bardziej nieformalnych miejsc pracy, w których nie występują problemy z pojemnością. Jeśli każda osoba zdecyduje się pracować w biurze tego samego dnia, stanowisk pracy będzie wystarczająco dużo. To tylko kwestia tego, gdzie wszyscy usiądą, a nie tego, czy mogą . (Chociaż w tym przypadku hotelarstwo przy biurku nadal może uszczęśliwiać pracowników.)

Jeśli zdecydujesz się na dalsze korzystanie z usług hotelowych przy biurkach, bądź otwarty na opinie pracowników. Niezależnie od tego, kto jest zwolennikiem zmiany, a kto nie, każdy będzie miał swoją opinię. Zaproś krytyków i weź sobie sugestie do serca. Twoi pracownicy wiedzą lepiej niż ktokolwiek inny, w jaki sposób hotelarstwo biurowe wpływa na nich — i na ich produktywność.

Plusy i minusy biura hotelarskiego

Elastyczne układy siedzeń nie są całkowicie nowe. Nawet przed pandemią COVID niektóre firmy eksperymentowały z bardziej elastycznymi formami pracy. Jak ze wszystkim, powierzchnia hotelowa w biurze ma zarówno zalety, jak i wady.

Pro: dostosowane tygodnie pracy

Jedną z największych zalet hotelarstwa biurkowego dla pracowników jest to, że mogą zaprojektować swój tydzień z wyprzedzeniem i dostosować miejsce i sposób pracy. Oto przykładowy tydzień pracy:

Jane trudno jest wyjść na czas w poniedziałkowe poranki, więc zawsze decyduje się na wykonywanie lżejszych zadań i zadań administracyjnych z domu. Od wtorku do czwartku lubi spędzać czas w biurze w celu bardziej szczegółowej pracy. Wie, że może czuć się dławiona i zamknięta, więc na dwa z tych trzech dni rezerwuje biurko przy oknie lub planuje wspólne projekty w sali konferencyjnej. W piątek drugą połowę dnia wraca do domu, aby móc jak najszybciej zacząć spędzać czas z rodziną po zakończeniu pracy.

To tylko jeden ze sposobów, w jaki hotelarstwo biurkowe może współpracować z Twoim harmonogramem. A ponieważ rezerwacje nie powtarzają się, pracownicy mogą tworzyć swoje tygodnie z wyprzedzeniem, jednak działa to najlepiej dla nich. Dodatkowo, jeśli nie możesz zabezpieczyć żądanego typu przestrzeni roboczej lub technologii, możesz to również zaplanować. Ostatecznie pracownicy mogą mieć taki tydzień, jakiego potrzebują, aby być produktywni, bez przytłoczenia lub wypalenia.

Wada: Złe aranżacje biura

Mimo że w przypadku hoteli na biurku istnieje znacznie więcej indywidualnej kontroli i planowania niż w przypadku hot deskingu, nadal nie jest to niezawodne. Pracownicy mogą decydować, gdzie usiąść i zobaczyć, kto zostanie umieszczony w pobliżu, w zależności od tego, kto jeszcze zajął miejsce, ale co, jeśli niektóre biurka są nadal niezajęte? Gdy pracownik przybędzie do pracy, może znaleźć się obok kolegi, który nie pasuje do jego stylu pracy. Na przykład, jeśli pracownik potrzebuje spokoju, aby skupić się na projekcie, może znaleźć się obok kogoś, kto musi przez cały dzień odbierać telefony.

Aby temu zaradzić, rozważ utworzenie stref dla różnych rodzajów pracy. Na przykład pracownicy i grupy, które muszą dużo rozmawiać w pracy, nie powinny znajdować się w pobliżu tych, którzy potrzebują cichszego otoczenia. Możesz ustawić limity dotyczące tego, którzy pracownicy mogą zarezerwować miejsce w określonych obszarach, lub wyznaczyć określony obszar jako cichą przestrzeń.

Pro: Elastyczne rezerwacje

Hotelowanie przy biurkach to nie tylko wybór biurka w morzu boksów. Jest dużo więcej wbudowanej elastyczności. Na przykład pracownicy mogą:

• Zarezerwuj ciche biurko, jeśli muszą wykonywać intensywną, skoncentrowaną pracę.
• Zarezerwuj biurko przy oknie, jeśli są bardziej produktywne przy świeżym powietrzu lub na słońcu.
• Zorganizuj salę konferencyjną, gdy potrzebny jest wspólny dzień pracy.
• Dokonaj rezerwacji na cały dzień, pół dnia lub godzinę na raz.
• Zdecyduj się na pracę w innym biurze, jeśli podróżujesz lub wolisz jedno środowisko od drugiego (dla firm, które mają wiele biur w różnych lokalizacjach).

W zależności od warunków zakwaterowania w Twoim biurze, możesz zaoferować pracownikom różne opcje.

Wada: Sceptycyzm pracowników

Pracownicy, którzy w przeszłości mieli otwartą przestrzeń do pracy, zwłaszcza taką, która korzystała z hot deskingu, mogą być zdenerwowani zmianą z tradycyjnego otoczenia na hotel biurowy. Dla pracowników, którzy są z powrotem w biurze, którzy nie mogą się doczekać powrotu lub którzy nigdy nie pracowali w domu, rezygnacja z przytulnego, spersonalizowanego biurka może być ciosem w plecy. Mogą również martwić się o czystość, jeśli nie są już wyłącznie odpowiedzialni za swoje miejsce pracy.

Aby zaangażować tych pracowników, wyjaśnij swoją wizję i przypomnij wszystkim o celach firmy. Kiedy angażujesz pracowników w swoje plany, jest bardziej prawdopodobne, że zrozumieją, dlaczego zmiana ma miejsce i poprą ją. Większy obraz łatwo zgubić się w codziennych obowiązkach i przypomnieć sobie, dlaczego marka istnieje, nad czym wszyscy pracują i w jaki sposób czynniki hotelowe przy biurku mogą przywrócić priorytety. A jeśli czystość i warunki sanitarne mają duże znaczenie dla Twojego zespołu, skupienie się ekipy sprzątającej na stanowiskach roboczych może pomóc złagodzić ten problem.

Pro: dedykowane przestrzenie robocze

Nie każdy pracownik pracujący z domu ma oficjalną konfigurację sprzyjającą udanemu dniu pracy. Dla tych pracowników możliwość wejścia do biura kilka dni (lub każdego dnia), gdzie jest biurko, komputer, materiały biurowe i, co najważniejsze, cisza , jest ogromnym krokiem w stosunku do ich wciśniętego w kąt psa -nie przestanie szczekać „domowe biuro”.

Opłaca się również utrzymywać przyjazne miejsca pracy. Dbaj o to, by były czyste, zdezynfekowane i gościnne. Stwórz system, dzięki któremu biurka pozostaną higieniczne dla każdej osoby, która rezerwuje miejsce, i dodaj atrakcyjne elementy dekoracyjne, takie jak dzieła sztuki, rośliny i sensoryczne narzędzia relaksacyjne.

Wada: Zmiany w interakcji społecznej

Częścią codziennego chodzenia do biura jest praca z innymi ludźmi. Życie towarzyskie w miejscu pracy pomaga złagodzić stres, umożliwia pracownikom odbijanie pomysłów od siebie nawzajem i daje możliwość po prostu bardziej cieszyć się dniem pracy. W przypadku biurka hotelowego różni koledzy nie tylko będą przychodzić i odchodzić z pracy w biurze przez cały tydzień, ale także będą siedzieć w różnych miejscach, co dla niektórych może zakłócić przepływ społeczny (ale ulepszyć go dla innych).

Zaleta: Fizycznie oddalone obszary pracy

Zdrowie i bezpieczeństwo są obecnie najwyższymi priorytetami (i miejmy nadzieję, że na zawsze), co sprawia, że ​​konfiguracje przestrzeni roboczej w hotelach są jeszcze bardziej atrakcyjne. Fizycznie oddalone miejsca pracy oznaczają, że ludzie mogą czuć się bezpieczniej wracając do pracy, a hotelowanie przy biurkach gwarantuje, że każdy może chronić swoje zdrowie, niezależnie od tego, czy zdecyduje się pracować w biurze, czy lepiej w domu. Ponadto przy mniejszej liczbie stanowisk do czyszczenia można przeprowadzić dokładniejszy proces dezynfekcji.

Wada: Nowe komplikacje

Za każdym razem, gdy proces zostanie wdrożony, pojawią się nieprzewidziane i nieznane problemy. Hotelowanie przy biurku nie jest wyjątkiem. Firmy będą musiały rozwiązywać różne problemy, takie jak:

• Obsługa specjalnych próśb, zwłaszcza gdy nie ma wystarczającej liczby stacji, aby jednorazowo obsłużyć każde specjalne żądanie. Na przykład osoba, która potrzebuje stojącego biurka, ale nie ma w nim dostępnego stanowiska pracy.
• Zapewnienie odpowiedniego dostępu do pracownika na jego stanowisku pracy.
• Przetwarzanie odwołań, gdy ktoś postanawia nie przychodzić do pracy.

Nie oznacza to, że nie ma rozwiązań dla tych problemów, po prostu oczekuje się rozwiązania nowych problemów.

Zaleta: Oszczędność kosztów

Gdy firmy nie muszą zapewniać miejsca do pracy dla każdego pracownika, może to wpłynąć na znaczne oszczędności na rynku nieruchomości. Niezależnie od tego, czy ta przestrzeń biurowa zostanie zwolniona, czy zmieniona w miejsce do współpracy lub spotkań, firma prawdopodobnie będzie potrzebować mniej powierzchni. Dodatkowo, jeśli zdecydujesz się zatrudnić więcej pracowników, możesz to zrobić bez zabezpieczania większej powierzchni biurowej.

Ponadto zmniejszanie przestrzeni to coś więcej niż tylko to, ile wynajmujesz. Zaoszczędzisz także na narzędziach i będziesz mieć mniej miejsca na dekorowanie i umeblowanie. Zasoby będą również potrzebowały więcej czasu, aby się wyczerpywały lub osiągnęły żywotność, ponieważ mniej osób będzie codziennie korzystać z nich w biurze.

Ostatnie przemyślenia na temat hoteli biurowych

Hotelowanie przy biurkach rozwiązało problem niepewności, jaki stworzyły bardziej elastyczne miejsca pracy. Tak, pracownicy preferują więcej opcji, jeśli chodzi o miejsce, czas i sposób pracy. Ale nie chcą się zastanawiać , czy mogą pracować, kiedy nadejdzie na to czas, a dokładniej, czy mogą pracować wygodnie w określonej przestrzeni. Dzięki hotelarstwu biurowemu kultura adaptacji jest utrzymywana bez wątpliwości.

Czy próbowałeś desk hoteling lub hot desking? Porozmawiajmy o twoich doświadczeniach w komentarzach!

Polecane zdjęcie: Iryna Alex przez Shutterstock