Przewodnik po bezproblemowym wysyłaniu e-maili z fakturami w celu zapewnienia płynniejszych transakcji

W cyfrowym świecie wysyłanie faktur e-mailem ma teraz większy sens niż wysyłanie kopii papierowych pocztą. To szybki i skuteczny sposób. Eliminuje to wszelkie opóźnienia pocztowe i pozwala Twoim klientom szybciej dokonać płatności.

Jest to także wygodniejsze dla Twoich klientów i pozwala na nawiązanie z nimi komunikacji w czasie rzeczywistym. Jak zatem utworzyć e-mail z fakturą? Cóż, w tym przewodniku omówimy kilka prostych, ale praktycznych wskazówek, jak stworzyć idealny e-mail z fakturą.

Jak stworzyć idealny e-mail z fakturą?

Teraz, gdy masz już fakturę, musisz wysłać ją do swojego klienta. Pamiętaj jednak, że nie możesz po prostu wysłać pustego e-maila z fakturą w załączniku. Może to spowodować zamieszanie w związku z celem wiadomości e-mail.

Ale włączając dobrze przygotowany przekaz, możesz zapewnić skuteczną komunikację i wykazać się profesjonalizmem. Poza tym jest to lepsze ze względu na wygodę i prowadzenie dokumentacji. Opanujmy sztukę tworzenia idealnego e-maila z fakturą:

Załącznik

Pierwszą rzeczą, którą musimy sobie wyjaśnić, zanim zaczniemy pisać e-mail z fakturą, są załączniki. Wysyłając wiadomość e-mail z fakturą, możesz dołączyć różne załączniki, zgodnie z potrzebami biznesowymi i szczegółowymi szczegółami dotyczącymi transakcji.

Na przykład sama faktura, warunki, szczegóły produktu lub usługi, umowy lub strona umowy, formularze podatkowe itp. Chociaż wszystkie inne rzeczy różnią się w zależności od firmy, porozmawiajmy o fakturze. Jak wystawić fakturę?

Zatem pierwsze pytanie, które przychodzi nam na myśl, to jak wystawić fakturę. Fakturę można utworzyć na wiele sposobów. Jeśli posiadasz program do fakturowania, Twoja praca staje się 10 razy łatwiejsza. Jeśli jednak dopiero rozpoczynasz działalność gospodarczą, uzyskanie oprogramowania do fakturowania nie jest możliwe.

Musisz ręcznie przygotować fakturę. Możesz to zrobić od podstaw, korzystając z pakietu Microsoft lub Google Suite. Możesz też skorzystać z szablonu faktury. Jeśli chcesz samodzielnie wystawić fakturę, oto kilka rzeczy, które musisz w niej uwzględnić:

• Dane Twojej firmy
• Informacje o Twoich klientach
• Dane do faktury
• Szczegółowa lista produktów i usług
• Koszt za produkt lub usługę
• Informacje podatkowe (jeśli istnieją)
• Zniżki (opcjonalnie)
• Opłata za zwłokę w płatności (jeśli określono)
• Całkowita kwota
• Instrukcja płatności

Teraz, gdy nasz załącznik jest gotowy, zacznijmy pisać sam e-mail z fakturą.

Wiersz tematu

Pierwszą rzeczą, która pojawia się podczas pisania dowolnego e-maila, jest jego temat. W przypadku innych typów e-maili możesz wykazać się kreatywnością i napisać atrakcyjne tematy. Ale w przypadku e-maili z fakturami musisz być dość szczegółowy. Odpowiedni temat wiadomości e-mail możesz znaleźć w testach A/B.

Napisz jasny temat, aby klient wiedział, co znajduje się w wiadomości e-mail. Oto kilka przykładów:

Temat nr 1: Faktura nr (numer faktury) od (nazwa Twojej firmy)

Temat nr 2: Faktura nr (numer faktury) od (nazwa Twojej firmy) z terminem płatności w dniu (data)

Wstęp

Przejdźmy teraz do kopii wiadomości e-mail. Zacznij od grzecznego powitania i wprowadzenia do wiadomości e-mail. Musisz dokładnie określić, dlaczego piszesz tego e-maila i czego czytelnik może się po nim spodziewać. Możesz na przykład powiedzieć im, że w drugiej części artykułu znajdziesz fakturę i szczegóły dotyczące ich ostatniego zakupu.

Dane do faktury

Następnie zacznij od podania szczegółów faktury. Zasadniczo zawiera szczegółowe informacje, które identyfikują i opisują samą transakcję. Oto zestawienie danych zawartych na fakturze:

• Numer faktury
• Data faktury
• Termin
• Numer zamówienia
• Opis towarów i usług
• Ilość
• Cena jednostkowa
• Suma częściowa
• Podatki
• Zniżki (jeśli występują)
• Całkowita kwota

Lista szczegółowa

Po szczegółach należy dołączyć listę szczegółową. To nic innego jak zestawienie fakturowanych produktów, usług lub opłat. Ma on formę listową, dzięki czemu zapewnia kupującym jasny i przejrzysty obraz tego, za co płacą. Oto przykład listy szczegółowej:

Instrukcja płatności

Instrukcja płatności zawarta w wiadomości e-mail z fakturą zawiera wskazówki dotyczące sposobu dokonania płatności. Powinna zawierać jasne i szczegółowe instrukcje dotyczące płatności, aby mogli rzetelnie wywiązywać się ze swoich zobowiązań finansowych.

Aby wszystko przebiegło sprawnie, pamiętaj o podaniu nazwy konta, numeru konta, nazwy banku i numeru referencyjnego płatności. Następnie, jeśli zaakceptujesz płatność online, możesz zaoferować opcje płatności online, takie jak karta kredytowa, karta debetowa, przelew bankowy lub UPI.

Przykład:

Odwiedź nasz bezpieczny portal płatniczy i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby sfinalizować transakcję. Teraz, jeśli zajdzie taka potrzeba, możesz także uwzględnić określoną walutę wymienioną na fakturze, aby uniknąć problemów z przetwarzaniem.

Jeśli obowiązuje jakiś termin, możesz o nim wspomnieć tutaj. A jeśli istnieją jakiekolwiek opłaty za zwłokę w płatnościach, należy je tutaj uwzględnić, aby zachować przejrzystość.

Profesjonalne zamknięcie

Po napisaniu wszystkich rzeczy bardzo ważne jest, aby idealnie zamknąć wiadomość e-mail. Ponieważ jest to końcowa część wiadomości e-mail, pamiętaj, aby wyrazić wdzięczność, potwierdzić swoją dostępność w razie pytań i podpisać się w profesjonalny sposób. Oto przykład profesjonalnego zamknięcia:

„Dziękujemy za wybór (nazwa firmy). Prosimy o natychmiastowe zajęcie się sprawą. Cenimy Twoją firmę i nie możemy się doczekać, aby móc Ci ponownie służyć w przyszłości.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości lub potrzebujesz wyjaśnień dotyczących faktury w procesie płatności, skontaktuj się z nami w dedykowanym zespole obsługi klienta pod adresem (Twoje dane kontaktowe).

Dziękujemy za poświęcony czas na przeczytanie tego e-maila. Nie mogę się doczekać, aby służyć Ci w przyszłości.

Z wyrazami szacunku,

Twoje imię
Twoje stanowisko
Twoja firma
Szczegóły kontaktu"

Inne rzeczy, o których należy pamiętać podczas pisania wiadomości e-mail z fakturą

Zachowaj profesjonalizm

Pisząc e-mail z fakturą, należy przez cały czas zachować profesjonalizm i spójność. Pisząc w imieniu firmy, trzeba zachować się wobec klienta naprawdę uprzejmie i profesjonalnie. Nawet jeśli raz czy dwa razy zignorowali Twój e-mail, nie możesz okazać swojej frustracji. Ponadto podczas redagowania artykułu nie używaj osobistego ani przyjaznego tonu.

Używaj jasnego języka

Pisząc e-mail reprezentujesz swoją firmę. Musisz używać spójnego i jasnego języka, który jest zgodny z głosem marki. Używaj słów i zwrotów używanych przez Twoją firmę i postępuj zgodnie ze wzorcem cosmitnet podczas pisania głównej faktury i dalszych działań.

Wyślij fakturę wcześniej

Zawsze mądrzej jest wysłać fakturę wcześniej, a nie w terminie. Daje to Twojemu klientowi wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie płatności i zrealizowanie jej w terminie lub nawet przed terminem.

Planuj na wypadek sytuacji awaryjnych

Niestety, często zdarza się, że Twój klient zapomni o pierwszej lub drugiej fakturze i nie dokona płatności w terminie. Czasami, nawet jeśli są skłonni zapłacić, Twój e-mail może wylądować w folderze ze spamem.

Planowanie na wypadek sytuacji awaryjnych jest więc zawsze mądrym posunięciem. Możesz wysyłać przyjazne przypomnienia swoim klientom przed terminem. Możesz także przygotować e-maile z fakturami uzupełniającymi do wysłania.

1. E-mail z potwierdzeniem płatności: Gdy Twoi klienci dokonają płatności, możesz wysłać im wiadomość e-mail z potwierdzeniem płatności. Działa więc jak wcześniejsze potwierdzenie dla klienta, że ​​jego płatność powiodła się i została prawidłowo przetworzona. Rejestruje również transakcję dokumentując datę i sposób kwoty płatności.
2. Przyjazny e-mail z przypomnieniem o fakturze: Możesz wysyłać przyjazne przypomnienia o fakturach, aby przypomnieć klientom o oczekującej płatności i zachęcić ich do terminowego dokonywania płatności. Pomoże Ci to utrzymać pozytywne relacje z klientami i zmniejszy ryzyko przeoczenia w przypadku nieporozumień dotyczących terminu płatności. Ponadto, jeśli występują jakiekolwiek opłaty za zwłokę w płatnościach, może to pomóc Twoim klientom ich uniknąć.
3. E-mail z fakturą z przeterminowanym terminem płatności: Teraz powiedz, że nawet po tych wszystkich przyjaznych przypomnieniach i e-mailach z fakturami Twój klient musi nie dokonać płatności w terminie. Co teraz zrobisz? Możesz wysłać im e-maile z fakturami z przeterminowanymi terminami. Służy jako delikatne, ale uformowane przypomnienie dla klienta o opóźnieniu w płatności. Może także skłonić ich do podjęcia natychmiastowych działań w celu uregulowania zaległej kwoty.

Ostatnie słowa

Podsumowując, e-mail z fakturą służy jako kanał komunikacji, który pomaga przyspieszyć pozytywne relacje z klientem i zapewnić płynne transakcje finansowe. Dzięki jasnemu i zwięzłemu językowi zawierającemu szczegółowe informacje na fakturze oraz profesjonalnemu i przyjaznemu tonowi Twoja firma może łatwo komunikować się z klientami i zapewnić terminowość płatności. Dodatkowo planowanie sytuacji awaryjnych i przesyłanie wiadomości e-mail z fakturą pomoże Ci uniknąć niepewności lub opóźnień w płatnościach.