Kondycja finansowa Twojego biznesu e-commerce

Masz świetny produkt i świetną stronę internetową, na której możesz go sprzedawać, ale czy Twoja firma eCommerce ma odpowiednie procesy finansowe, aby przetrwać?

Według niedawnej ankiety przeprowadzonej przez Small Business Trends około 90% firm handlu elektronicznego upada w ciągu pierwszych 4 miesięcy. Kwestie związane z procesem, takie jak „brak gotówki” i/lub „kwestie związane z ceną i kosztami” były wymieniane przez co najmniej jedną trzecią ich respondentów – okoliczności, którym często można zapobiec poprzez opracowanie i przestrzeganie procedur biznesowych.

Te procesy i procedury są często zbiorczo określane jako „higiena finansowa”. Podobnie jak higiena osobista utrzymuje nas w zdrowiu, musimy zachować dobre nawyki finansowe, aby zachować zdrowie finansowe.

• Zatrudnij CPA podczas uruchamiania firmy
• Otwórz swoją pocztę
• Utrzymuj kontrolę księgową
• Uzgodnij wszystkie konta finansowe
• Przewiduj wydatki
• Miej oko na dług

Zatrudnij CPA podczas uruchamiania firmy

Certyfikowany księgowy (CPA) może pomóc w prawidłowym założeniu firmy. Jeśli już rozpocząłeś działalność, on lub ona może nadal prowadzić księgowość we właściwym kierunku, zanim pojawią się kosztowne problemy.

To prawda, że ​​oprogramowanie takie jak Sage i Quickbooks ułatwia prowadzenie własnej księgowości. W rzeczywistości większość CPA z przyjemnością pomoże Ci nauczyć się pracy z oprogramowaniem księgowym. Ale nieprawidłowa konfiguracja planu kont może pozostawić Cię w ciemności, ponieważ konfiguracja jest słabo zaprojektowana dla Twojej konkretnej branży lub sytuacji.

Na przykład kiedyś służyłem w zarządzie, w którym oprogramowanie księgowe nie mówiło nam nic o naszej sytuacji finansowej. Wszystkie nasze przychody trafiły na jedno konto o nazwie „przychody ogólne”, a wszystkie nasze wydatki pochodziły z jednego konta o nazwie „koszty ogólne”. Rzeczywiście, nasze raporty były zupełnie bez znaczenia.

Założenie kilku kont, które rejestrowały, w jaki sposób wpływały i wypływały nasze fundusze, ożywiły nasze finanse.

To samo, ale wystarczy kilka minut spędzonych na patrzeniu na to, co może powiedzieć:

• Widżety dla leworęcznych są znacznie mniej opłacalne niż zwykłe (porównaj sprzedaż i koszt ich wykonania)
• Nawet jeśli zarobiłeś więcej pieniędzy niż wydałeś, straciłeś pieniądze sprzedając gadżety. Sprzedaż części wyposażenia zamaskowała poważny niedobór.

Właściwa księgowość przez cały rok pozwala Tobie i Twojemu CPA przewidywać zobowiązania podatkowe i planować z wyprzedzeniem. Sprawia to również, że proces tworzenia zeznania podatkowego jest stosunkowo prosty, ponieważ wydatki biznesowe są już odpowiednio przydzielone do odpowiednich kategorii, takich jak wydatki na samochód, koszty podróży, posiłki i tak dalej.

Bez odpowiedniej księgowości twoje wydatki muszą zostać obliczone po fakcie (jeśli nadal możesz). Wiele odliczeń jest traconych, ponieważ właściciel firmy nie prowadził odpowiednich ewidencji i rachunków, aby je poświadczyć.

CPA lub wykwalifikowany konsultant biznesowy powinien również pomóc w opracowaniu realistycznych budżetów i celów dla Twojej firmy, abyś mógł opracowywać prognozy i wiedzieć, ile kapitału potrzebujesz, aby rozpocząć działalność.

Otwórz swoją pocztę

Możesz być zaskoczony, jak wielu właścicieli firm zaniedbuje otwieranie poczty (czy to elektronicznej, czy pocztowej) i dbanie o nią. Jasne, większość z nich będzie śmieciem, ale dbanie o wyciągi bankowe, zawiadomienia rządowe i korespondencję z klientami utrzymają Twój biznes na właściwym torze i zapobiegną przekształceniu małych problemów w większe.

Na przykład rządowe zawiadomienie o braku płatności podatku obrotowego zazwyczaj wiąże się z niewielką karą i odsetkami – jeśli złapiesz je za pierwszym razem – ale koszty te gwałtownie rosną, jeśli zignorujesz pierwsze powiadomienia.

Wyznacz czas przynajmniej raz w tygodniu (najlepiej częściej), aby wszystko przejrzeć i przetworzyć:

• Rachunki
• Czeki depozytowe
• Odpowiadaj na skargi lub wątpliwości klientów (nawet te trudne)
• Odpowiadaj na powiadomienia dostawcy, banku i rządu

Możesz pomyśleć, że powyższe porady dotyczące „wpłaty czeków” są niepotrzebne. Ale kiedyś poproszono mnie o zniszczenie wielu starych dokumentów dla klienta i znalazłem prawie tuzin nieotwartych kopert z czekami na łączną kwotę ponad tysiąca dolarów – czeki, które już dawno były nieaktualne.

Jeśli pojawi się coś, z czym po prostu nie rozumiesz, jak sobie z tym poradzić, porozmawiaj ze swoim CPA lub innym zaufanym doradcą. Jeden z moich instruktorów z college'u udzielił mojej klasie prostej rady, która zawsze mnie utkwiła:

“Złe wieści nie stają się lepsze z czasem”

Utrzymuj kontrolę księgową

W miarę rozwoju firmy wymienione powyżej elementy są często pierwszymi czynnościami, które właściciel firmy chce delegować. Jednak utrzymywanie dobrych kontroli księgowych wymaga, aby właściciel firmy osobiście wykonywał określone zadania, gdy tylko jest to możliwe.

Jeśli ktoś inny wystawia twoje papierowe czeki, powinieneś je podpisać. Być może ktoś inny uzgadnia Twoje wyciągi bankowe, ale mimo to powinieneś je przeczytać. Przyziemne zadanie sprawdzania skrzynki pocztowej uratowało więcej niż jednego właściciela firmy przed ciągłym oszustwem lub kradzieżą w ich organizacji, ponieważ zauważył fakturę lub inny dokument, który nie miał sensu, i wyśledził go.

Uzgodnij wszystkie konta finansowe

Uzgadnianie wyciągów bankowych i wyciągów z kart kredytowych powinno odbywać się co miesiąc. Uzgadnianie zestawień oznacza porównywanie ich z danymi w celu upewnienia się, że sumy są takie same. Bankowość internetowa i codzienne pobieranie transakcji do oprogramowania księgowego to dobra rzecz, ale uzgadnianie zapewnia dokładność danych i umożliwia sprawdzenie, czy podane kwoty idą tam, gdzie Twoim zdaniem idą.

Na przykład Quickbooks może założyć, że pobrana transakcja na 100 USD odpowiada transakcji, którą już wprowadziłeś na 100 USD. Ale te kwoty mogą po prostu się zgadzać, a transakcja, którą wprowadziłeś, może nadal być nierozstrzygnięta.

Uzgadnianie kont zmusza do śledzenia wszystkich tych transakcji, a także jest drugą szansą na zauważenie, gdzie dokonano płatności. Na przykład mogłeś pomyśleć, że wstrzymałeś program Google AdWords, ale okazało się, że nadal obciążona jest karta kredytowa.

Okresowe przeprowadzanie inwentaryzacji gotowych towarów, produkcji w toku i surowców pomaga również w utrzymaniu dokumentacji biznesowej na miejscu – i może pomóc w odkryciu, jeśli czegoś brakuje.

Przewiduj wydatki

Niektóre wydatki, takie jak zamawianie zapasów i opłacanie rachunków za wysyłkę, są przewidywalne. Inne, takie jak płace, podatki i spłaty pożyczek, przychodzą w różnym czasie (co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc, co kwartał, a nawet co rok).

Śledzenie wysokości długów w różnych momentach może być trudne. Aby było jeszcze trudniej, koszty wynagrodzeń są często automatycznie potrącane z Twojego konta, gotowe lub nie!

Jednym z rozwiązań jest utrzymanie prognozy przepływów pieniężnych, która uwzględnia wszystkie przewidywane przyszłe wydatki w ciągu najbliższych kilku miesięcy. Innym podejściem, z którego korzysta wielu właścicieli firm, zwłaszcza w przypadku wydatków na wynagrodzenia, jest prowadzenie oddzielnego konta bankowego. Przenosząc do niego kwotę brutto (tj. całkowitą) kosztów wynagrodzeń w każdym okresie rozliczeniowym, właściciel firmy może skutecznie oszczędzać na miesięcznych i kwartalnych podatkach od wynagrodzeń, gdy staną się należne.

Dedykowane konta czekowe są również czasami wykorzystywane do obsługi znacznych wydatków biznesowych, takich jak zapasy. Deponowanie części pieniędzy z całej sprzedaży na koncie sprawdzającym zapasy oznacza, że ​​zawsze jesteś gotowy finansowo, aby zamówić więcej zapasów.

W przypadku wydatków, które są przewidywalne, ale będą realizowane w nieco nieprzewidywalnych odstępach czasu (takich jak przykłady płac i zapasów), wielu właścicieli firm preferuje dodatkowe konta bankowe, ponieważ zapewniają wyraźniejszy obraz ich sytuacji bez konieczności wykonywania obliczeń w locie.

Na przykład, jeśli w pośpiechu potrzebujesz nowego komputera o wartości 2000 USD, na głównym koncie bankowym masz 6000 USD i wiesz, że kolejna lista płac jest już przekazana na konto listy płac, wiesz, że możesz kupić komputer.

Nadal będziesz musiał prognozować przepływy pieniężne, ale posiadanie kilku dedykowanych kont czekowych dla tych krytycznych funkcji opisanych powyżej pomoże Ci zachować porządek, a Twoja firma powinna mieć pieniądze na swoje priorytety.

Miej oko na dług

Pewna kwota zadłużenia może być nieunikniona w firmie, zwłaszcza gdy zaczyna się ona i/lub rośnie. Ale jeśli nie będziesz uważnie monitorować zadłużenia, Twój dostęp do kredytu może maskować poważne problemy z przepływem gotówki i rentownością Twojej firmy. Możesz po prostu obudzić się pewnego dnia i stwierdzić, że twoje karty kredytowe i/lub linia kredytowa są wyczerpane.

Aby tego uniknąć, powinieneś monitorować swój dług – sprawdzaj saldo przynajmniej raz w miesiącu, aby upewnić się, że spada, a nie rośnie. Prowadź arkusz kalkulacyjny, aby widzieć, jak te salda zmieniają się w czasie. Narastający dług jest znacznie łatwiejszy do skorygowania, zanim całkowicie wymknie się spod kontroli, niż później, gdy kończy Ci się kredyt i płacisz wysokie odsetki.

Higiena finansowa – to jest dobre dla Ciebie!

Wszedłeś do biznesu, bo miałeś świetny pomysł, a nie dlatego, że kochasz księgowość. Obowiązki księgowe, czytanie e-maili i inne zadania administracyjne mogą wydawać się niczym innym, jak tylko odwróceniem uwagi od osiągania celów. Ale trzymanie się ich na szczycie to najlepszy sposób na kontrolowanie ryzyka, jakie ponosisz w biznesie!

Błyskawicznie załóż własny sklep internetowy dzięki StoreBuilder by Nexcess. Czerp wszystkie korzyści z naszego Managed WordPress i WooCommerce bez komplikacji.

Nie masz doświadczenia w kodowaniu? Nie ma problemu.

Nie ma powodu, aby zaczynać od zera lub czuć się przytłoczonym pustym ekranem. Wystarczy odpowiedzieć na kilka pytań, a w ciągu kilku minut będziesz mieć własny sklep internetowy z intuicyjną, łatwą w obsłudze stroną główną, zoptymalizowaną pod kątem konwersji odwiedzających na klientów. Sprawdź to!