Wybór odpowiedniego rozwiązania hostingu e -mail dla potrzeb biznesowych

Komunikacja biznesowa nie może istnieć bez wiadomości e -mail, ponieważ jest to jeden z podstawowych środków komunikacji we współczesnym świecie. Leżą u podstaw wszystkich form komunikacji z klientami, współpracy wewnętrznej w zespole oraz wszystkich umów, raportów i dostaw faktury. W świecie, w którym czas i niezawodność są kluczowymi czynnikami w środowisku biznesowym, wybór usługi hostingowej e -mail jest nie tylko luksusem, ale raczej koniecznością. Jednak wiele usług jest dziś dostępnych, od wspólnego hostingu po hosting chmury wysokiej klasy, i możesz się zdezorientować, który z nich wybrać.

Niniejszy przewodnik zawiera przegląd hostingu e -mail, rodzaj rozwiązań, które istnieją na rynku, i przedstawia parametry, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniej opcji dla Twojej firmy.

Co to jest hosting e -mail?

Hosting e-mail to konkretna usługa, która zajmuje się serwerami e-mail i oferuje rozwiązania e-mailowe korporacyjne lub biznesowe. W przeciwieństwie do bezpłatnych usług hostingowych e -mailowych, takich jak Gmail lub Yahoo, zaawansowane hosting e -mail zapewnia hosting domen, środki bezpieczeństwa, lepszą dostawę i obsługę klienta. Możliwości te sprawiają, że jest to świetne rozwiązanie dla każdej organizacji, która szuka profesjonalnego, bezpiecznego i niezawodnego środków komunikacji. Jednak ocena bieżącej dostarczalności e -mail ma kluczowe znaczenie dla zagwarantowania, że ​​Twoje wiadomości dotrą do skoków odbiorczych zamierzonych odbiorców.

Rodzaje rozwiązań hostingowych e -mailowych

Pierwszym krokiem w wyborze odpowiedniego hostingu e -mail jest identyfikacja rodzajów oferowanych usług, ponieważ wiele jest zaprojektowanych w celu spełnienia różnych wymagań biznesowych, infrastruktury IT i kosztów. Oto najbardziej preferowane opcje i to, co obejmują:

Udostępniony e -mail hostingowy

Zazwyczaj jest to zawarte w planach hostingu i jest stosunkowo tańsze dla małych firm, które właśnie się rozpoczęły. Jest bardzo prosty w użyciu i zarządzaniu; Nie jest jednak bardzo wszechstronny, ma mniej miejsca do przechowywania i jest mniej niezawodny ze względu na wspólną usługę hostingową.

Dedykowany hosting e -mail

Dla osób potrzebujących większej kontroli i lepszej wydajności dedykowany hosting e -mail zapewnia osobny serwer tylko dla wiadomości e -mail. Poprawia to wcześniejsze kwestie aktualizacji witryny, bezpieczeństwa i dostosowywania, ale może być bardzo kosztowne w porównaniu z wspólnym hostingiem i ma komplikacje w zarządzaniu niż poprzednie.

Hosting e-mail oparty na chmurze

Oprogramowanie jako usługa w tej kategorii obejmuje między innymi Google Workspace i Microsoft 365; Doskonale pasuje do modelu biznesowego, jest elastyczny i skalowalny, a zaawansowane funkcje sprawiają, że jest atrakcyjny. Niektóre narzędzia obejmują kalendarz, pamięć i współpracę, dzięki czemu platforma jest idealna dla każdego zespołu. Wadą jest to, że ma miesięczną opłatę subskrypcyjną, która może być kosztowna, jeśli zapłacona co miesiąc.

Samozwańczy e-mail

W przypadku organizacji wymagających pełnej autonomii w stosunku do swojego systemu e-mail możliwe jest samowystarczalne hostowanie. Zapewnia pełną kontrolę danych i elastyczność użytkowania, ale firma ponosi wyłączną odpowiedzialność za konfigurację, zarządzanie i bezpieczeństwo, co może wymagać personelu IT.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy wiadomości e -mail

Wybór odpowiedniego dostawcy usług hostingowych e -mail jest bardzo ważny dla każdej firmy. Poniżej znajdują się niektóre czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy hostingu e -mail:

Gwarantowane zabezpieczenia e -mail

E -maile biznesowe są zwykle pisane w celu przekazywania informacji biznesowych, a wszelkie wycieki tych informacji mogą powodować straty finansowe, operacyjne, a nawet reputacyjne. Podczas oceny bezpieczeństwa konkretnego dostawcy hostingu poczty e-mail, trzy główne rzeczy do rozważenia to kompleksowe szyfrowanie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i kontrole prywatności danych. Zapewni to bezpieczeństwo Twojej komunikacji i uniknie wtargnięcia stron trzecich.

Co najmniej 99% gwarancji czasu aktualizacji

E -mail jest jednym z najważniejszych sposobów komunikacji biznesowej, a każda przerwa w tej usłudze jest niepożądana. Twoja usługa hostingowa e -mail powinna zagwarantować dostępność co najmniej 99,99%, aby e -maile były łatwe do pobrania. Wybierz dostawców z wieloma centrami danych, aby jeśli jeden system spadł, drugi mógł przejąć kontrolę bez wpływu na usługę.

Dostęp do e -maili w dowolnym miejscu i czasie

W obecnym świecie, a zwłaszcza podmiotów biznesowych dostęp do wiadomości e -mail nie powinien ograniczać się do lokali biznesowych. Wszystkie hosting e -mail powinien oferować dostęp za pośrednictwem smartfona, tabletu lub dowolnego innego urządzenia i z dowolnego miejsca w dowolnym momencie. Niezależnie od ustawienia, Twój e -mail powinien być dostępny, aby firma mogła normalnie kontynuować.

Zgodność

Twoja usługa e -mail powinna być kompatybilna z najczęściej używanymi systemami operacyjnymi (iOS, Windows, Linux, Android) i aplikacjami biznesowymi (Microsoft Outlook, Thunderbird). Ponadto zgodność z innymi aplikacjami, takimi jak Microsoft Office 365 lub Google G-Suite, ma kluczowe znaczenie dla firm korzystających z tych narzędzi do swojej pracy.

Łatwość administracji i operacji

Najważniejszym aspektem, którego należy unikać dodawania większej liczby prac administracyjnych, jest uczynienie interfejsu tak przyjaznym. Twój hosting e -mail powinien umożliwić tworzenie i usuwanie kont użytkowników, zmianę haseł, konfigurowanie automatycznych odpowiedzi i filtrowania wiadomości dla różnych skrzynek pocztowych. W przypadku większych organizacji portale administracyjne powinny umożliwić łatwe tworzenie, usunięcie i zarządzanie użytkownikami oraz ich dostęp do portalu, aby ułatwić pracę działów IT.

Optymalne przechowywanie i skalowalność

Hosting e -mail biznesowych wymaga odpowiedniego miejsca do przechowywania, a zwłaszcza w miarę rozwoju firmy. Oznacza to, że potrzebujesz dostawcy, który zapewni wystarczającą ilość przestrzeni skrzynki pocztowej dla wszystkich użytkowników w organizacji, a jednocześnie powinien być wystarczająco elastyczny, aby pomieścić rosnącą liczbę użytkowników. Nie wybieraj dostawców, którzy twierdzą, że oferują nieograniczone SPAC, e, ponieważ zwykle jest to powiązane z pewnymi ograniczeniami. Niestety należy unikać ukrytych planów przechowywania, które mogą być korzystne w dzisiejszych czasach, ograniczając możliwość rozszerzenia w przyszłości.

Elastyczność i opłacalność

W każdej firmie, zwłaszcza młody biznes, ceny i elastyczność usług są kluczowe. Usługi dobrego dostawcy hostingu e -mail powinny być elastyczne, z opcjami dla klienta, aby zacząć od małego pakietu i rosnąć. W większych organizacjach możliwe jest zaoszczędzenie znacznej ilości pieniędzy ze względu na elastyczność procedury, w przeciwieństwie do ogólnego podejścia.

Wybór najlepszego dostawcy usług hostingowych e -mail jest bardzo ważne i powinno być wykonane w zależności od potrzeb firmy. W zależności od tego, czy głównym problemem jest bezpieczeństwo, cena czy kompatybilność z innymi programami, istnieje odpowiednie hosting e -mail dla każdej firmy. Poświęć czas i wysiłek na czytanie recenzji, porównywanie kosztów i rozważanie ważnych funkcji Twojej firmy.