Korzyści z oprogramowania do zarządzania czasem w celu zwiększenia produktywności zespołu

Przekonanie, że śledzenie czasu sprawi, że będziemy wolniejsi, zamiast przyspieszać, jest tylko błędem. W prawdziwym świecie śledzenie czasu pozwala mierzyć tempo pracy, dostosowywać się do terminów i stale stawiać sobie wyzwania, aby przewyższyć poprzednią wydajność pracy. W erze cyfrowej właściwe śledzenie czasu wymaga obecnie oprogramowania. Istnieje wiele znaczących korzyści związanych z oprogramowaniem do zarządzania czasem, które omówimy w dzisiejszym poście.

Od samego początku do końca projektu spotkasz się z typowymi scenariuszami, takimi jak „Ile godzin potrzebujemy na wykonanie tego projektu?”, „Który pracownik może to zrobić szybciej?”, „Kto ma najwięcej kwalifikacji do delegowania zadanie?”, „Jak poprawić moje wyceny i szacunki?” i wiele więcej.

Dlatego trzymaj się mocno, aby odkryć, w jaki sposób korzyści płynące z oprogramowania do zarządzania czasem mogą pomóc Ci załatwić sprawy i maksymalnie wykorzystać czas. Dowiedz się również, jak ustalać priorytety zadań, zarządzać projektami i zwiększać produktywność dzięki odpowiedniemu procesowi zarządzania czasem.

Znaczenie zarządzania czasem w projektach dla biznesu

W wielu firmach często zdarza się, że projekty nie są realizowane na czas. Dzieje się tak po prostu dlatego, że nie mają odpowiedniego procesu zarządzania czasem. Co więcej, nie zdają sobie nawet sprawy z wagi zarządzania czasem w biznesie. Oto czynniki, które sprawiają, że zarządzanie czasem jest tak ważne.

Zarządzanie czasem umożliwia:

• Naucz się efektywniej zarządzać czasem i zasobami, aby zwiększyć produktywność i wykonać więcej pracy.
• Realizuj projekty na czas i w ramach budżetu
• Wizualizuj i kontroluj status projektu
• Prognozuj przyszłe harmonogramy projektów i zasoby
• Kierownicy projektów, aby mieć ścisłą kontrolę nad czasem i wydatkami
• Zarządzaj swoim czasem podczas pracy nad projektami, aby pracować wydajniej

Jakie są główne zalety oprogramowania do zarządzania czasem lub śledzenia?

Ponieważ zarządzamy naszą firmą za pomocą rozwiązania do śledzenia czasu, stwierdziliśmy, że następujące czynniki, zebrane z naszego doświadczenia, są przydatne.

Popychanie pracowników do dotrzymania naglących terminów

Jeśli Twoi pracownicy korzystają z oprogramowania do zarządzania czasem, mogą zobaczyć status swoich zadań z pulpitu nawigacyjnego oprogramowania lub z list zadań. To skłoni ich do przedłożenia delegowanego zadania w odpowiednim czasie.

Pomaganie kolegom z drużyny w wykonywaniu zadań o wyższym priorytecie

To dość powszechne zjawisko, że po wykonaniu określonego zadania Twoi pracownicy nie mogą się zorientować, na którym zadaniu powinni się skoncentrować lub zacząć. Właśnie tam na ratunek przychodzi narzędzie do śledzenia czasu . Dzięki temu mogą nie tylko zobaczyć kolejne zadania, ale także zobaczyć poziom priorytetu (niski, średni i wysoki) zadania. W ten sposób pracownik może mierzyć swój czas na przydzielone mu zadania i może przeskoczyć do następnego zadania, które wymaga wyższego priorytetu.

Ulepszanie ofert i szacunków w celu zapewnienia solidnych relacji z klientami

Śledzenie czasu na każdym fragmencie Twojego projektu pozwoli Ci generować raporty na temat różnych rodzajów zadań podejmowanych do wykonania. Na podstawie tego raportu możesz łatwo przyjąć swoje założenia, a tym samym oszacować czas do zakończenia projektu, dając klientom lepsze wyceny.

Dokładny pomiar godzin rozliczanych

Jeśli Twój zespół zajmuje niepotrzebnie dużo czasu na wykonanie określonego projektu lub serii zadań, rozliczenie klientów za ten czas nie przyniesie dobrych rezultatów. Twój klient może stracić do Ciebie zaufanie, ponieważ może pomyśleć, że obciążasz go kwotą wyższą, niż na to zasługujesz. Dlatego musisz określić i skrócić godziny niepodlegające rozliczeniu.

Dobrą wiadomością jest to, że jeśli będziesz prawidłowo mierzyć swoje zadania, możesz rozliczać klienta zgodnie z ilością netto czasu i pracy wykonanej przez cały zespół.

Unikanie „pełzania wymagań”

Brak dobrej definicji, dobrej dokumentacji i kontroli może prowadzić do problemu pełzania funkcji, który może stopniowo narastać z czasem. Dodając do tego, pełzanie zakresu działa jako backlog twojego projektu.

Według badania Pulse of the Profession przeprowadzonego przez PMI w 2018 r., w 52% projektów wystąpiły problemy z pełzaniem zakresu.

Ponieważ będziesz śledzić czas dla każdego z zadań, Twojemu klientowi łatwiej będzie zrozumieć, że nie należy zwiększać liczby wymagań.

Płacenie freelancerom lub wykonawcom za to, na co naprawdę zasługują

Dzięki rozwiązaniu do śledzenia czasu możesz śledzić całkowity czas pracy swoich kontrahentów lub freelancerów. Gwarantuje to, że płacisz im za to, na co naprawdę zasługują lub za to, co faktycznie zrobili. Można to wdrożyć w ten sam sposób, w jaki Twoi pracownicy wypełniają karty czasu pracy w tym samym systemie śledzenia czasu.

Monitorowanie statusu wszystkich zadań jednocześnie

Kiedy zarządzasz różnymi projektami na raz, naprawdę trudno jest poznać status zadania na żądanie. Poczujesz, że zadania nadchodzą na Twojej drodze i stopniowo znikają z Twojej drogi.

Jednak dzięki zaawansowanym opcjom wyszukiwania wystarczy umieścić nazwę określonego zadania lub nazwę użytkownika powiązanego z zadaniem na pasku wyszukiwania i nacisnąć przycisk Enter, aby uratować utracone zadanie na swój sposób. Poza tym narzędzie do śledzenia czasu z dedykowanym pulpitem nawigacyjnym pomoże Ci uzyskać widok z lotu ptaka na wszystkie zadania wszystkich projektów.

Ulepszanie harmonogramów projektów do bardziej realistycznych ram czasowych

Bez względu na to, jak zręczny i doświadczony jesteś, aby prawidłowo oszacować harmonogramy projektu, zawsze będzie niepewność, aby ukończyć pracę w określonym czasie. Jeśli nie zgłosisz swoich projektów w wyznaczonym terminie, Twój klient uzna Cię za „nieprofesjonalnego”.

Z drugiej strony, jeśli masz wystarczającą ilość danych na temat wcześniej ukończonych projektów lub zadań, możesz określić oczekiwany czas zakończenia projektu, a tym samym ustawienie harmonogramów projektów na bardziej realistyczne ramy czasowe staje się dla Ciebie łatwiejsze.

Uzyskiwanie możliwości porównywania projektów i poprawy wydajności

Dzięki historii danych z poprzednich projektów możesz porównać swoje aktualnie ukończone projekty, dzięki czemu możesz zmierzyć, czy zajmujesz ten sam lub mniej czasu. To z pewnością utoruje drogę do wyzwania sobie wraz z całym zespołem, aby wykonać to samo zadanie w krótszym czasie.

Omijanie problemów z przeciążeniem

Dostając przydzielone zadania, spora liczba osób bierze je z dobrym sercem – to dlatego, że tacy ludzie uwielbiają pomagać innym. Ale w miarę upływu czasu zadania te są ustawiane przed nimi i naprawdę trudno jest je w ogóle ukończyć. Dzięki właściwemu śledzeniu czasu możesz wyczuć, kto zajmuje więcej czasu na wykonanie zadań i możesz określić, czy jest on obciążony przeciążeniem zadań.

Nagradzanie wydajnych członków drużyny

Jeśli śledzisz dokładny czas, jaki dany członek zespołu zajmuje na wykonanie określonej serii zadań i jeśli zauważysz, że zrealizował swoje cele i wykonał dodatkową pracę, to nadszedł czas, aby tę osobę wynagrodzić. Ta zachęta będzie napędzać go do lepszej pracy w przyszłości.

Wykorzystaj w pełni swoją pracę dzięki najlepszemu oprogramowaniu do zarządzania czasem

Mam nadzieję, że zanotowałeś te niesamowite zalety oprogramowania do zarządzania czasem. Mamy nadzieję, że te korzyści z pewnością wpłyną na to, aby Twój zespół efektywnie zarządzał czasem lub korzystał z oprogramowania śledzącego, ponieważ w niektórych branżach obowiązkowy jest pomiar czasu pracy Twoich pracowników do celów raportowania i zgodności. A patrząc na korzyści, całkiem ewidentnie, korzystanie z oprogramowania do zarządzania czasem da ci milowy skok nad konkurencją.

Co więcej, internetowe narzędzie do śledzenia czasu zapewni Ci wolność w całym wszechświecie, ponieważ możesz uzyskać dostęp do swojego pulpitu nawigacyjnego w dowolnym momencie, korzystając tylko z połączenia internetowego z dowolnego typu urządzenia. Dlatego potrzebujesz niezawodnego i wydajnego oprogramowania do śledzenia lub zarządzania czasem, które może zwiększyć efektywność wysiłków Twoich zespołów.

Jednym z takich solidnych narzędzi jest WP Project Manager , który nie tylko pomaga w efektywnym zarządzaniu zadaniami Twoim i Twojego zespołu, ale także śledzi czas wszystkich projektów, aby upewnić się, że Ty lub Twój zespół nie przekroczysz terminu. Więc jeśli masz problemy z zarządzaniem lub śledzeniem czasu swojego projektu lub konkretnego członka zespołu, to narzędzie z pewnością może wpłynąć na zarządzanie czasem zadań.

jeśli lubisz czytać treści na gotowe i interesujące tematy, dołącz do naszych ponad 63 tys. czytelników, subskrybując nasze biuletyny.