5 najlepszych praktyk dotyczących księgowości WooCommerce z korzyściami i najlepszymi narzędziami

Aby robić interesy na platformie WordPress, WooCommerce jest jednym z najlepszych dostępnych rozwiązań eCommerce. Zawiera wbudowane narzędzie do zbierania dokładnych statystyk biznesowych i danych transakcyjnych. Co może być korzystne dla prowadzenia dokumentacji księgowej i finansowej WooCommerce.

Jednak zrozumienie tych danych i przekształcenie ich w zapis księgowy może być trudne. Czasami wielu właścicieli firm może nawet nie rozumieć otrzymywanych informacji.

Na tym blogu pokażemy, w jaki sposób księgowość WooCommerce pomaga Twojej firmie, jak z niej korzystać, korzystając z najlepszych praktyk branżowych i sugestii dotyczących wymaganych narzędzi.

Czytaj dalej.

Jak system księgowy WooCommerce może przynieść korzyści firmom internetowym?

Bez odpowiednich raportów księgowych możesz nie być w stanie ocenić dokumentacji finansowej i przepływów pieniężnych. Dlatego bez zrozumienia tych zapisów i raportów nie będziesz w stanie podejmować odpowiednich decyzji biznesowych.

Aby śledzić przychody i wydatki, system księgowy WooCommerce utrzymuje wbudowane i stabilne procedury księgowe, które mogą być łatwo zrozumiane nawet przez osoby niebędące księgowymi.

Za pomocą tych raportów i danych właściciele firm mogą łatwo tworzyć niezbędne raporty księgowe i podejmować właściwe decyzje w razie potrzeby.

Cóż, zdobądźmy trochę szczegółów z samej wtyczki WooCommerce i dowiedzmy się, w jaki sposób jej funkcja księgowa zapewnia usprawnienie danych finansowych.

Wewnątrz wtyczki WooCommerce, jeśli przejdziesz do WooCommerce > Raporty , znajdziesz 4 rodzaje raportów. Można je sklasyfikować jako –

1. Zamówienia
2. Klienci
3. Magazyn
4. Podatki

Zamówienia

Na tej karcie raportów WooCommerce możesz uzyskać raporty o przychodach na podstawie sprzedaży według daty, sprzedaży według produktu, sprzedaży według kategorii, kuponów według daty i pobrań klientów.

Z nazw łatwo zrozumieć, co one oznaczają –

• Sales by Date wizualizuje przegląd przychodów uzyskanych ze sprzedaży.
• W Sales by Product możesz uzyskać przegląd swoich danych sprzedażowych.
• W sekcji Produkty i kategorie możesz znaleźć najlepiej sprzedające się produkty i kategorie.
• Kupon według daty pokazuje najpopularniejsze kupony używane przez Twoich klientów.
• Pliki do pobrania dla klientów pokazują, które produkty/usługi do pobrania są zamawiane.

Klienci

Karta Klienci umożliwia przeglądanie raportów dla — Klienci vs. Goście i Lista klientów. Istnieje możliwość sortowania tych danych według roku, ostatniego miesiąca, bieżącego miesiąca, ostatnich 7 dni i niestandardowej daty.

Klienci vs. Goście wyświetlają raporty płacących użytkowników, którzy zarejestrowali się na Twojej stronie w porównaniu z użytkownikami-gośćmi. Lista klientów pokazuje tylko zarejestrowanych użytkowników. Istnieje również możliwość wyszukiwania konkretnych klientów.

Magazyn

W tej zakładce raportów WooCommerce administrator może uzyskać dostęp do danych dotyczących inwentaryzacji produktów/usług. Pokazuje listę Mało w magazynie, Brak w magazynie i Większość zapasów.

Podatki

Karta Podatki umożliwia dostęp do raportów dotyczących podatków według kodu (stanu) i podatków według daty. według roku, ostatniego miesiąca, bieżącego miesiąca i niestandardowych dat.

Dzięki tym wszystkim informacjom o sprzedaży, wykorzystaniu kuponów, stawce opodatkowania, ilości zapasów i danych klientów generowanie odpowiednich danych księgowych do reprezentowania działalności może być znacznie łatwiejsze. WooCommerce umożliwia eksportowanie tych danych, aby pomóc Ci w księgach.

Najlepsze praktyki dotyczące księgowości WooCommerce

WooCommerce zapewnia mnóstwo danych do przetwarzania, analizowania i podsumowywania sprzedaży. Dzięki temu możesz skutecznie śledzić swoją firmę dzięki odpowiednim danym księgowym.

Jednak tego rodzaju śledzenie danych lub analizowanie statystyk księgowych wymaga złożonego procesu. Wykonanie tych zadań zajmie dużo czasu, chyba że jesteś certyfikowanym księgowym. Oznacza to, że będziesz mieć mniej czasu na skupienie się na swojej firmie.

Jeśli zastosujesz się do najlepszych praktyk znanych wielu liderom branży, wykonanie tych zadań może być znacznie łatwiejsze niż wcześniej.

Starannie wyselekcjonowaliśmy 5 najlepszych praktyk dotyczących księgowości WooCommerce. Zanurzmy się w –

1. Połącz WooCommerce z wtyczką WordPress Accounting

Możesz pomyśleć: „Czy WooCommerce nie może zająć się całym aspektem księgowości mojej firmy? Mogę zadbać o swoją firmę, po prostu sprawdzając statystyki WooCommerce.”

Takie myślenie jest całkowicie zrozumiałe, ale musisz pamiętać, że głównym celem WooCommerce jest obsługa procesu eCommerce. Chociaż dostarcza ważnych informacji dla księgowości, aby prawidłowo raportować dane, możesz napotkać nieścisłości.

Te niedokładne zapisy mogą znacznie zaszkodzić Twojej firmie. Jeśli nie jesteś księgowym, istnieje większe prawdopodobieństwo, że prowadzenie ewidencji transakcji zajmie Ci dużą część czasu.

Ten czas można lepiej wykorzystać, pomagając Twojej firmie w rozwoju i skoncentrowaniu się na innych sektorach. Aby wykorzystać Twoje dane, czas i wysiłek, dobra wtyczka księgowa WordPress może zwiększyć wydajność Twojej księgowości! Oto niektóre z najlepszych dostępnych wtyczek księgowych WP –

• Rachunkowość WP ERP
• Rachunkowość i Księgowość CBX
• QuickBooks Sync dla WooCommerce
• Cena dóbr

Możesz pomyśleć, że te wtyczki są kosztowne. W rzeczywistości te wtyczki są tańsze niż wiele dostępnych rozszerzeń WooCommerce Accounting. Na przykład moduł księgowy WP ERP zaczyna się już od 12,99 USD miesięcznie!

Możesz użyć tych wtyczek do integracji ze swoją witryną. Dane mogą być importowane i aktualizowane automatycznie, jeśli skonfigurujesz Workflow Automation. Nie musisz się nawet martwić o ręczne wprowadzanie pozycji. Nie ma również ryzyka błędu ludzkiego przy wprowadzaniu danych lub potencjalnego pominięcia cennych informacji.

2. Skonfiguruj zasady podatkowe

Konfiguracja i zarządzanie pracami podatkowymi to najbardziej złożona, ale ważna praca w księgowości. Podatek jest istotną częścią każdej firmy, ale to właśnie ta część daje właścicielom najbardziej bolesne doświadczenia.

Wiele firm nie konfiguruje dokładnie podatku. Co jest zrozumiałe. Załóżmy, że prowadzisz interesy w Kalifornii w USA. Ustawiłeś podatek zgodnie ze swoim stanem. Ale kiedy dokonałeś sprzedaży na Florydzie, znajdziesz zupełnie inny raport księgowy ze względu na różne stawki podatkowe na Florydzie.

Tak więc, kiedy zakładasz swój sklep, ważne jest, aby skonfigurować i skonfigurować podatek, abyś nie musiał stawiać czoła żadnym problemom w sezonie podatkowym. Jeśli użyjesz dodatkowych wtyczek, będzie to znacznie łatwiejsze, ponieważ mają wbudowany system konfiguracji podatków.

Jeśli chcesz to zrobić z WooCommerce, możesz skorzystać z całego dokumentu na temat konfigurowania określonych ustawień podatkowych w WooCommerce!

3. Użyj lepszego procesu zarządzania zapasami

Dobre zarządzanie zapasami może zaoszczędzić Twój czas, produkty i wysiłki księgowe. W ekwipunku może się wiele wydarzyć. Produkty mogą ulec uszkodzeniu lub wygasnąć. Takie sytuacje oznaczają stratę dla Twojej firmy. Dlatego konieczne jest śledzenie wszystkich produktów i ich lokalizacji.

Jeśli nie będziesz śledzić stanu zapasów, amortyzacji lub strat związanych z uszkodzeniem produktu w swoich raportach księgowych, nie otrzymasz dokładnej prognozy swojej firmy.

Chociaż WooCommerce śledzi Twoje zapasy, nie ma możliwości znalezienia prawdziwego raportu pieniężnego na temat tych produktów. Dlatego lepiej jest użyć wtyczki księgowej, która pomoże ci lepiej śledzić swoje zapasy.

4. Generuj ważne raporty księgowe

Możesz uzyskać ważne dane i spostrzeżenia z WooCommerce, ale raportowanie ich z perspektywy Okresu Księgowego jest trudnym zadaniem. Może być konieczne wygenerowanie wielu ważnych raportów, takich jak:

• Raport Wzrostu
• Raport zwrotu sprzedaży
• Raport zwrotu zakupu
• Raport VAT zakupu
• Bilans próbny
• Raport księgi
• Bilans i wiele innych

Z raportów WooCommerce możesz eksportować dane o ogólnej sprzedaży i
Raport podatkowy, ale nie otrzymasz raportów wymienionych powyżej. Dlatego po raz kolejny sugerujemy integrację z systemem księgowym dla Twojej witryny WooCommerce.

5. Utrzymuj zautomatyzowany przepływ pracy dla powtarzających się zadań

Kiedy wprowadzamy dane ręcznie, popełnianie błędów jest normalne. W przypadku księgowości te błędy mogą wiązać się z dużymi kosztami. Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że wprowadzasz dane dokładnie. Aby tego uniknąć, możesz skonfigurować przepływ pracy automatyzacji.

Istnieje wiele narzędzi, które pomogą Ci utrzymać zautomatyzowany przepływ pracy w procesie księgowym.

Niestety w WooCommerce jest bardzo mało automatyzacji. Na przykład za każdym razem, gdy otrzymasz nowe zamówienie ze swojej witryny, WooCommerce wyśle ​​automatyczną wiadomość e-mail na adres e-mail administratora. Te e-maile są bardzo proste i nie zawierają wielu szczegółów.

Ale nie martw się. Możesz rozwiązać ten problem, dodając rozszerzenie WooCommerce, które obsługuje moduły księgowe, aby wykonać zadanie.

Dobrą wiadomością jest to, że solidne narzędzia, takie jak WP ERP, AutomateWoo, Quickbooks, HubSpot itp., to jedne z najlepszych rozwiązań, jakich możesz szukać. Ponieważ te narzędzia umożliwiają automatyzację przy jednoczesnym zachowaniu dokładności dokumentacji finansowej.

Automatyzacja daje większe możliwości, ponieważ pomaga ograniczyć transakcyjne i rutynowe zadania, takie jak wprowadzanie danych, prowadzenie ksiąg rachunkowych i zapewnienie zgodności. Za pomocą wtyczek, takich jak WP ERP, możesz łatwo skonfigurować tę automatyzację w ciągu minuty!

Jak moduł księgowy WP ERP może pomóc w osiągnięciu najlepszych praktyk

Większość najlepszych praktyk, o których wspomnieliśmy do tej pory, można osiągnąć za pomocą wtyczki innej firmy. Wspomnieliśmy również o wielu wtyczkach, ale spośród nich WP ERP wyróżnia się na tle innych. Oto, jak możesz to wszystko osiągnąć dzięki modułowi księgowości WP ERP –

1. Łatwa integracja z WooCommerce

WP ERP ma całe rozszerzenie dla WooCommerce. Dzięki rozszerzeniu WooCommerce Integration właściciele firm mogą zintegrować swoją witrynę z WP ERP.

Po zakończeniu integracji możesz zsynchronizować wszystkie dane i zamówienia swoich klientów. Twój przegląd sprzedaży jest dostępny wraz ze szczegółami danych woocommerce. Możesz nawet sprawdzić, kto kupił mniej lub więcej niż określoną kwotę.

2. Konfiguracja reguł podatkowych

Moduł księgowy WP ERP ma wbudowane strefy podatkowe, kategorie podatkowe i agencje podatkowe dla łatwej konfiguracji podatkowej. Jeśli utkniesz, pomogą Ci z pełną dokumentacją i wsparciem.

Możesz nawet automatycznie uzyskać niezbędne raporty, takie jak – raporty podatkowe i raporty dotyczące podatku VAT!

3. Zarządzanie zapasami

WP ERP ma rozszerzenie Inventory, które pomoże Ci lepiej śledzić swoje zapasy niż WooCommerce.

Możesz uzyskać ważne dane, takie jak zapasy magazynowe, transakcje magazynowe, kategorie produktów, kategorie podatkowe, a nawet daty dostawców, jeśli są dostępne w Twojej witrynie. Możesz nawet automatycznie generować szczegółowe raporty za pomocą jednego kliknięcia przycisku.

4. Generuj ważne raporty:

Zarządzanie lub generowanie nowych raportów od podstaw to trudne zadanie nawet dla profesjonalistów. Podwójne sprawdzenie dokładności lub zachowanie właściwego formatu może być złożonym procesem.

Dzięki WP ERP raporty te można łatwo wygenerować za pomocą jednego kliknięcia.
Możesz generować raporty takie jak –

• Bilans próbny
• Raport księgi
• Rachunek dochodów
• Podatek od sprzedaży
• Bilans
• Raport zwrotów
• Raport sprzedaży
• Raport zakupu
• Zwroty

5. Automatyzacja ważnego przepływu pracy księgowej

Aby pokazać, jak WP ERP pomaga w automatyzacji, narysujmy scenariusz przypadku –
Za każdym razem, gdy klient kupuje Twoje produkty lub usługi, musisz dostarczyć mu fakturę. Robienie tego ręcznie za każdym razem może być dużym kłopotem, bez względu na to, jak proste wydaje się to.

Dzięki rozszerzeniu Workflow WP ERP możesz zautomatyzować ten cały proces. Wszystko, co musisz zrobić, to:

• Przejdź do Workflow, aby wybrać nazwę swojej automatyzacji i czas opóźnienia.
• Następnie edytuj opcje wyzwalacza. W takim przypadku musisz wybrać moduł Księgowość. Wydarzenie będzie miało charakter „Dodatkowa wyprzedaż”.
• Teraz będziesz mieć 4 opcje jako akcja, z których musisz wybrać akcję faktury. Napisz e-mail i wybierz, jak będzie wyglądać Twoja faktura.

Otóż ​​to. Możesz stworzyć przepływ pracy automatyzacji właśnie w ten sposób. Po aktywacji automatyzacji już nigdy nie będziesz musiał martwić się o ręczne wysyłanie faktur. To tylko jeden przykład wielu przypadków użycia.

Krytyczne dania na wynos dla księgowości WooCommerce

Podsumowując, prawidłowe skonfigurowanie systemów księgowych WooCommerce może pomóc w stworzeniu bardziej zrównoważonego i dochodowego biznesu. Gdy zrozumiesz przepływy finansowe swojej firmy, możesz podjąć precyzyjne działania, aby dalej rozwijać swoją firmę.

W pewnym stopniu może to wyglądać przytłaczająco. Dlatego zalecamy rozpoczęcie od następujących rzeczy:

• Poznaj dane raportów WooCommerce. Przeglądaj wszystkie sekcje/karty i zobacz, jak radzi sobie Twoja firma.
• Połącz swoją witrynę z wtyczką księgową lub kompletnym rozwiązaniem do zarządzania biznesem, takim jak WP ERP. W ten sposób uzyskasz dodatkowe informacje i funkcje na podstawie danych z raportów WooCommerce
• Przeczytaj przepisy podatkowe obowiązujące w lokalizacji docelowej grupy odbiorców. Ustaw swój podatek z odpowiednią dokumentacją. Skorzystaj z pomocy, jeśli jej potrzebujesz.
• Miej oko na swój ekwipunek. Regularnie sprawdzaj jakość i ilość.
• Dowiedz się, jakie informacje uzyskujesz z różnych raportów księgowych. Pomoże to podejmować lepsze decyzje biznesowe.
• Zautomatyzuj swoje zadania księgowe. Zwłaszcza powtarzające się zadania.

Jeśli zastosujesz się do tych najlepszych praktyk branżowych i zastosujesz je, z pewnością zauważysz zmianę w swoim biznesie!