W jaki sposób małe kliniki mogą organizować przypomnienia o wizytach, aby zaangażować pacjenta?

Opuszczone wizyty, utracone przychody i opóźniona opieka nad pacjentem to jedne z najgorszych koszmarów małych klinik.

Zaangażowanie jest podstawą dobrze prosperującego współczesnego biznesu. Podobnie sektor opieki zdrowotnej z pewnością nie może tego przegapić.

Pacjenci mogą opuszczać wizyty, ponieważ mogą zapomnieć, mogą nie zostać powiadomieni lub po prostu być zajęci! Jest wiele rzeczy, które mogą stanąć na przeszkodzie!

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak korzystać z przypomnień o spotkaniach, aby podkręcić atmosferę zaręczyn!

Jak przypomnieć komuś o spotkaniu?

Niestawienie się pacjenta (tzn. niestawienie się na wizytę) może mieć wiele przyczyn.

Choć ta działalność ma miejsce za kulisami, to w przypadku jej uszczuplenia może to mieć wpływ na wiele wymiarów funkcjonowania małej kliniki.

Niezależnie od powodów, może to być szkodliwe dla Twojej firmy, prowadząc do rosnących kosztów ogólnych, takich jak czynsze, koszty pracownicze, media, ubezpieczenie lub wszelki sprzęt lub materiały wymagane do określonych spotkań. Sytuacja ta może się również pogorszyć, jeśli nie wiąże się to z płatnością z góry. Jak wynika z badania PubMed, niestawienie się pacjenta może skutkować 14% utratą przychodów, a w przypadku małych klinik ta strata może być znaczna.

Poza tym należy wziąć pod uwagę czynnik czasu. Obejmuje to czas potrzebny na ustalenie terminu spotkania i jego organizację. Może to mieć wpływ na utrzymanie personelu i klientów, obsługę klienta i jakość opieki zdrowotnej, wpływając w ten sposób na ogólną wydajność.

Chociaż lekarze ratują życie, niezwykle ważne jest, aby nie zakłócać pracy administratorów.

Przypomnienia o wizytach pokazują, że Twoja klinika o nie dba. Przyciąganie i zatrzymywanie pacjentów dzięki wygodzie cyfrowej ułatwia pacjentom dbanie o dobry stan zdrowia i jego utrzymanie. Przypomnienia o wizytach pokazują, że kliniki zwracają uwagę na dokumentację medyczną i postępy swoich pacjentów. Jednak zwykłe powiadomienie ich o spotkaniu może nie zadziałać! Aby zapewnić lepsze zaangażowanie, musisz także podać istotne szczegóły dotyczące spotkania.

To zawiera:

• Adres obiektu
• Terminy spotkań
• Jak wygląda proces zmiany terminu wizyty
• Wszelkie wcześniejsze przygotowania do spotkania (jeśli są wymagane)

W przypadku pacjentów, którzy przychodzą nieprzygotowani i nieświadomi zabiegu, przesunięcie terminu może wiązać się z dodatkowymi wydatkami dla kliniki.

Przypomnienia bez tych szczegółów mogą dezorientować Twoich subskrybentów, a nawet ich denerwować. Oprócz szczegółów pamiętaj, aby skupić te przypomnienia wokół budowania silnej więzi z klientem i zwiększania zaangażowania.

Jak ulepszyć przypomnienia o wizytach, aby zaangażować pacjentów?

Zacznij od sprawdzenia bieżącego scenariusza

Przybliżenie bieżącego scenariusza może pomóc w ocenie obszarów wymagających poprawy.

Na przykład, co z kolejnymi e-mailami? Muszą być znaczące i wykonalne, aby pozytywnie zaangażować pacjentów. Rozważenie, w jaki sposób e-mail pomoże pacjentom, pomoże Ci podejmować lepsze decyzje dotyczące procesu opieki zdrowotnej, gotowości na wizytę i zapewnienia szybkiej opieki nad pacjentem. Właściwe wdrożenie tych aspektów pomaga także w kontaktach wykraczających poza e-maile.

Aby zapewnić lepsze zaangażowanie pacjentów, kliniki mogą również wysyłać opcje leczenia, instrukcje dotyczące dalszych działań i strategie medyczne dotyczące opieki przewlekłej. Daje to pacjentom możliwość lepszego podejmowania decyzji i prowadzenia zdrowego trybu życia.

Automatyzacja to strzał w dziesiątkę!

Czy Twoi pracownicy nie byliby przytłoczeni ciągłymi prośbami i wysyłaniem wielu przypomnień e-mailem?

Co więcej, sytuacja może stać się znacznie trudniejsza ze względu na mniejszą liczbę personelu w małych klinikach. Może to prowadzić do złych doświadczeń zarówno dla personelu, jak i pacjentów. Wykonując czynności ręcznie, Twoi pacjenci mogą czuć się odłączeni.

Ręczne wykonywanie zadań może być podatne na błędy, dlatego przejście z procedury ręcznej na zautomatyzowaną będzie znacznie łatwiejsze. Co więcej, automatyzacja ograniczyłaby również zapotrzebowanie na dodatkowy personel. Ponadto wiadomości te można łatwo dostosować do komunikacji jednorazowej lub cyklicznej.

Automatyczne powiadomienia e-mail mogą pomóc w jednorazowej lub cyklicznej komunikacji wymaganej do potwierdzania, anulowania i zmiany terminu spotkań.

Wysyłanie możliwych do wykonania kroków

A co jeśli Twoi pacjenci chcą przełożyć wizytę i nie wiedzą jak to zrobić?

Proces ten będzie znacznie trudniejszy, jeśli będzie opierał się na jednostronnym stylu komunikacji. Spowoduje to, że przypomnienia będą wysyłane na próżno. Zapewniając personalizację i przydatność, kluczową praktyką jest utrzymywanie zaangażowania pacjentów w działania, które można podjąć.

Funkcjonalne przypomnienia o wizytach dają pacjentom możliwość potwierdzenia, anulowania lub zmiany terminu wizyty. Jeśli nie chcesz wydłużać treści, możesz po prostu dodać przycisk „kliknij tak, aby potwierdzić”. Dzięki temu uzyskasz jaśniejszy obraz dostępności pacjenta. Oprócz tego, że jest bezpośredni, możesz dostosować wiadomość e-mail, aby uzyskać większą przejrzystość i uniknąć nieporozumień. Pozwala to z łatwością wypełnić puste miejsca i nie powoduje utraty przychodów przez pacjentów.

Jako dodatkową wartość możesz także dodać aktualności ze służby zdrowia, badania, odkrycia, ciekawe statystyki i krótkie wskazówki dotyczące historii medycznej pacjenta. Dzięki temu Twoja wizyta będzie przypomnieniem, że warto dołożyć wszelkich starań i porozmawiać o tematach, które mogą polepszyć życie Twojego pacjenta.

Wykorzystaj w pełni przypomnienia o spotkaniach

Po pandemii kliniki przestrzegają swoich protokołów bezpieczeństwa, zwłaszcza gdy odwiedza je wielu pacjentów jednocześnie.

Przypomnienia o spotkaniach mogą być doskonałym sposobem na przekazanie informacji, czego można się spodziewać w placówce oraz zasad, których należy przestrzegać przed wizytą i po niej. Dzięki temu nie tłoczą się niepotrzebnie w innych obiektach, nie kręcą się w kółko i nie marnują czasu na pytania o wskazówki i instrukcje.

Jest to pośredni pozytywny efekt przypomnień o wizytach, który może poprawić satysfakcję pacjenta. Taktyka ta polega na tym, że nie trzyma się pacjentów na liście oczekujących, zwłaszcza tych, którzy chcą jak najszybciej wyzdrowieć.

Najlepsze praktyki dotyczące ustawiania przypomnień o wizytach w celu zaangażowania pacjenta

Zrób to osobiście

Marketing e-mailowy w opiece zdrowotnej to ostatnie miejsce, w którym chciałbyś uogólniać swoje e-maile.

Każda historia medyczna jest z pewnością inna. Wysyłanie każdemu pacjentowi tego samego e-maila może być błędne i mylące, a nawet może zaszkodzić reputacji Twojej kliniki. Dlatego lepiej powstrzymać się od ogólnych szablonów i gotowych odpowiedzi.

W przypadku każdej wizyty pacjenta możesz wysyłać przypomnienia na 24 godziny przed nią lub na godzinę przed nią. Możesz także tworzyć i automatyzować listę przypomnień dla swoich pacjentów.

Użyj nazwiska pacjenta i innych szczegółów, aby jeszcze bardziej spersonalizować wiadomość.

Co więcej, wysyłanie niestandardowych e-maili do określonych segmentów może również zwiększyć zaangażowanie pacjentów.

Spraw, aby przekaz był łatwy i intuicyjny

Twoi pacjenci mogą się spieszyć lub po prostu radzić sobie ze swoim stanem zdrowia. Istnieje wiele innych powodów, dla których Twój e-mail może pozostać niezauważony. Dlatego chciałbyś, aby Twoi pacjenci zareagowali tak szybko, jak to możliwe.

Aby tak się stało, użyj jasnego przekazu z prostymi i intuicyjnymi CTA. Aby zwiększyć zaangażowanie, musisz ułatwić pacjentom udział w rozmowach. Aby jednak komunikacja była kompleksowa i ekskluzywna, należy rozważyć dostępność dla pacjentów zgodnie z ich stanem zdrowia.

Należy pamiętać, że należy zapewnić uczestnictwo niezależnie od wieku, niepełnosprawności, urządzeń, preferencji i innych czynników.

Kompleksowa obsługa przypomnień

Usługi przypomnień muszą obsługiwać usługi przed i po wizycie. Poprawia to świadomość pacjenta i przestrzeganie zaleceń i zakazów związanych z zabiegiem. Personel może również uczynić ten proces wygodniejszym i bardziej angażującym, prosząc pacjentów o wypełnienie formularza lub kwestionariusza lub potwierdzenie informacji przekazywanych przed rozpoczęciem leczenia.

Usługi te automatyzują komunikację i zapewniają, że obie strony są na bieżąco w przypadku zmian w planach.

Podobnie kompleksowe usługi udostępniają pracownikom informacje, co pozwala uzyskać jaśniejszy obraz wizyt. Obejmuje to takie czynniki, jak godziny, daty, status i inne. Informacje te są dostępne dla personelu od razu, co pozwala personelowi kliniki na podjęcie szybkich działań w przypadku zmiany terminu wizyty.

Unikaj emotikonów

Zgadzam się, że emoji to świetny sposób na dodanie humoru i osobowości.

Jednak kontaktując się z pacjentami, najlepiej powstrzymać się od swobodnego podejścia. Co więcej, emoji mogą również znacznie zmniejszyć limit znaków. Może to uniemożliwić jasne przekazywanie odbiorcom szczegółów spotkania.

Jeśli to ważne, upewnij się, że dodajesz tylko istotne emotikony, które nie są szkodliwe ani nieistotne dla Twoich pacjentów.

Poproś o opinię

Aby dalej ciągnąć piłkę za zaangażowanie, musisz także poprosić swoich pacjentów o polubienia, udostępnienia lub recenzje w mediach społecznościowych. Pomoże Ci to zbudować zaufanie w mediach społecznościowych.

Kliniki mogą prosić o informacje zwrotne po zabiegach i wizytach.

Unikaj wielkich liter

Ponieważ szukamy przyjaznego języka, lepiej unikać niepotrzebnego pisania wielkimi literami. Pisanie w zdaniu ogólnym sprawia, że ​​wygląda to przyjaźnie. Z drugiej strony, wielkie litery mogą sprawić, że Twoje frazy będą wyglądać jak krzyki.

Jeśli użycie wielkich liter jest niezbędne, możesz ograniczyć je do minimum.

Szybkie odpowiedzi

Wszyscy zgodzimy się, że nic nie jest tak ważne jak Twoje zdrowie! A kiedy czekasz na odpowiedź od swojego lekarza, najlepiej jest uzyskać od niego wiadomość tak szybko, jak to możliwe!

Dlatego też należy szybko reagować, aby uniknąć opóźnień, rozbieżności i zamieszania.

Wniosek

Angażujące przypomnienia dla pacjentów mogą usprawnić procesy, tworząc jednocześnie pozytywną więź z pacjentami. W przypadku małych klinik o ograniczonych zasobach narzędzie to może być znacznie pomocne.

Chcesz, aby pacjenci zapisywali się na te przypomnienia o wizytach e-mailowych? Rozważ zbieranie e-maili w poczekalni, podczas spotkań online lub podczas planowania.

Jednak kliniki muszą również uważać na przepisy takie jak HIPAA, TCPA i CAN-SPAM.

Przepisy te mogą chronić prywatność pacjenta i mogą stanowić wyjątki od normalnych zasad dotyczących zgody pacjenta.

Technologia jest wszędzie wokół nas, ważne jest, jak z niej korzystamy.

Jest jeszcze coś, co może ułatwić Ci dotarcie do pacjentów!

Sprawdź Icegram Express, który potrafi zautomatyzować biuletyny i marketing z najwyższą precyzją.

Zmień swoją grę e-mail marketingu już teraz!

Dodatkowe zasoby

• 10 wskazówek, jak prowadzić marketing e-mailowy dla potencjalnych klientów ubezpieczeniowych
• 11 wskazówek dotyczących marketingu e-mailowego dotyczącego skutecznej opieki zdrowotnej