Każda firma internetowa ma swoją stronę internetową. Większość witryn internetowych posiada formularz kontaktowy, który umożliwia odwiedzającym skontaktowanie się z właścicielem lub administratorem firmy.

Formularze kontaktowe to świetny sposób na zapewnienie wsparcia swoim obecnym i potencjalnym klientom. Są łatwe do utworzenia i niedrogie, a także mogą pomóc Ci ulepszyć obsługę klienta.

Jednak ręczne odpowiadanie na każde przesłane formularze może być zadaniem czasochłonnym. I tu pojawia się automatyzacja.

Automatyzacja odpowiedzi w formularzu kontaktowym może zaoszczędzić dużo czasu i wysiłku. Może również pomóc w ulepszeniu obsługi klienta, zapewniając szybką i dokładną odpowiedź na wszystkie zapytania.

W tym poście na blogu przedstawimy hack AI dla WordPressa, który pomoże zautomatyzować odpowiedzi w formularzu kontaktowym, a także pokaże, jak zacząć.

Jaki jest problem z ręcznym zarządzaniem formularzami kontaktowymi?

Być może więc zastanawiasz się: „Co jest takiego wielkiego w ręcznym zarządzaniu przesłanymi formularzami kontaktowymi? To po prostu odpowiadanie na pytania za pośrednictwem poczty elektronicznej”.

Ale to nie jest tak proste, jak się wydaje.

Przyjrzyjmy się problemom, jakie może powodować i dlaczego znalezienie mądrzejszego rozwiązania jest tak istotne.

Żmudne i czasochłonne

Ręczne odpowiadanie na każdy przesłany formularz może szybko stać się niekończącym się zadaniem.

Wymaga to od Ciebie lub Twojego zespołu przejrzenia niezliczonych e-maili, sprawdzenia informacji i opracowania indywidualnych odpowiedzi.

Rozumiem. Twój czas jest cenny, a spędzanie go na powtarzalnej pracy może ukraść czas, który możesz zainwestować w działania strategiczne i rozwój biznesu.

Opóźniony czas reakcji

Wyobraź sobie, że Twój klient wysyła ważne zapytanie za pośrednictwem formularza kontaktowego i z niecierpliwością czeka na odpowiedź, a potem przez kilka dni słyszy świerszcze.

Nie jest to najlepsze doświadczenie, prawda?

Ręczne zarządzanie często prowadzi do opóźnień w odpowiadaniu na przesłane formularze, pozostawiając użytkowników w niewiedzy i potencjalnie niszcząc ich zaufanie do Twojej firmy.

W dzisiejszym dynamicznym świecie klienci oczekują szybkiej i skutecznej komunikacji, a niezastosowanie się do tych oczekiwań może kosztować Cię cenne możliwości.

Wiadomości ogólne i bezosobowe

Czy kiedykolwiek otrzymałeś automatyczną odpowiedź, która sprawiała wrażenie, jakby została napisana przez robota? Nie jest to najprzyjemniejsze przeżycie.

Podczas ręcznego zarządzania przesyłaniem formularzy łatwo wpaść w pułapkę wysyłania ogólnych, uniwersalnych wiadomości z potwierdzeniem.

Ale nie oszukujmy się, ludzie chcą czuć się zauważeni i docenieni.

Ogólna odpowiedź może sprawić, że użytkownicy poczują się jak kolejna bezimienna liczba w tłumie, zmniejszając ich związek z Twoją marką.

Jakie jest najskuteczniejsze rozwiązanie?

Teraz, gdy odkryliśmy problemy związane z ręcznym zarządzaniem przesyłaniem formularzy, czas znaleźć najskuteczniejsze rozwiązanie.

Odpowiedź leży w potędze sztucznej inteligencji i automatyzacji !

Za pomocą sztucznej inteligencji i automatyzacji możesz skonfigurować proces, który oszczędzi Ci pracy ręcznej i zapewni lepsze doświadczenia Twoim klientom.

Proces ten składa się z dwóch etapów:

Część 1: Automatyzacja spersonalizowanych wiadomości e-mail z potwierdzeniem przesłania

Możesz użyć narzędzi do automatyzacji/integracji, aby połączyć aplikację formularzy z aplikacjami do wysyłania wiadomości e-mail.

Dzięki temu automatycznie wyślesz wiadomość e-mail, gdy ktoś wypełni Twój formularz kontaktowy:

Powyższy zrzut ekranu przedstawia przepływ pracy utworzony za pomocą SureTriggers, narzędzia do automatyzacji.

Zgodnie z przepływem pracy możesz natychmiast wysyłać e-maile, gdy ktoś wypełni formularz kontaktowy utworzony w Beaver Builder.

Dzięki temu przepływowi pracy możesz wysyłać wiadomości e-mail o tej samej treści, ale masz opcję dodawania danych z wpisów formularza i zastępowania informacji dla każdego adresu e-mail, np. imienia i nazwiska.

Aby pójść o krok dalej i sprawić, że treść e-maili będzie dynamiczna i spersonalizowana, możesz wykorzystać moc sztucznej inteligencji.

W szczególności OpenAI oferuje możliwości generowania języka, które pozwalają dostosować każdą wiadomość z potwierdzeniem do konkretnej osoby, dzięki czemu czuje się ona ceniona i doceniana:

Możesz uwzględnić ich imię i nazwisko, odnieść się do konkretnego zapytania i przekazać im informacje na temat kolejnych kroków.

Wynik? Prawdziwie spersonalizowane doświadczenie, które pozostawia trwałe wrażenie na użytkownikach.

Część 2: Natychmiast powiadamiaj członków swojego zespołu o przesłaniu nowych formularzy

Teraz, gdy Twoi klienci są usatysfakcjonowani, że ich zapytanie zostało wysłuchane, oni również powinni oczekiwać jak najszybszej odpowiedzi.

Zatem znowu mamy na ratunek automatyzację!

Automatyzacja nie kończy się na wysyłaniu e-maili z potwierdzeniem.

Przenosi współpracę na wyższy poziom, umożliwiając powiadamianie członków zespołu o każdym otrzymaniu nowego wpisu w formularzu.

Jeśli do komunikacji ze swoim zespołem używasz Slacka, możesz błyskawicznie wysłać wiadomość kanałową, aby odpowiednie osoby z Twojego zespołu mogły odpowiedzieć na zapytanie klienta:

Wdrażając te systemy powiadomień, Twój zespół może szybko kontaktować się z potencjalnymi klientami, odpowiadać na zapytania lub przydzielać zadania.

Wszystko bez konieczności ręcznego sprawdzania, czy nie zostały przesłane nowe formularze.

Jak działają narzędzia do automatyzacji?

Narzędzia automatyzacji działają w oparciu o koncepcję wyzwalaczy i akcji .

Wyzwalacze to zdarzenia inicjujące przepływ pracy, np. wypełnienie formularza lub dokonanie zakupu przez osobę w Twoim sklepie e-commerce.

Podczas gdy Akcje to zadania wykonywane po wystąpieniu dowolnego zdarzenia wyzwalającego. Na przykład – utworzenie karty w Trello lub wysłanie wiadomości WhatsApp.

Jeden kompletny zestaw wyzwalaczy i akcji nazywany jest przepływem pracy. Przykładem jest wysłanie wiadomości WhatsApp, gdy ktoś dokona zakupu w Twoim sklepie WooCommerce:

Terminologia dotycząca przepływu pracy może się różnić w zależności od platformy, ale koncepcja jest taka sama.

Rzeczy do rozważenia przy wyborze narzędzia do automatyzacji

Kiedy zrozumiesz zalety korzystania z narzędzi do automatyzacji, pojawia się kolejne pytanie: „Którego narzędzia do automatyzacji powinienem użyć?”

Aby pomóc Ci w wyborze narzędzia automatyzacji najlepiej spełniającego Twoje wymagania, należy wziąć pod uwagę kilka ważnych czynników:

Wiedz, czego potrzebujesz

Zrób listę zadań, które chcesz zautomatyzować, np. odpowiedzi na formularzach kontaktowych lub automatyczne dodawanie/aktualizowanie listy e-mailowej, dodawanie kontaktów do narzędzi CRM itp.

Pomyśl o każdym powtarzalnym zadaniu, które masz w swojej firmie i sprawdź, czy można je zautomatyzować, łącząc różne aplikacje.

Łatwy w użyciu

Poszukaj narzędzia, które jest przyjazne dla użytkownika i nie wymaga zaawansowanych umiejętności technicznych.

Powinien mieć prosty interfejs i łatwe do zrozumienia przepływy pracy. W szczególności nie powinno to wymagać od Ciebie umiejętności kodowania, aby każdy z Twojego zespołu mógł z niego korzystać.

Dostępne integracje

Sprawdź, czy narzędzie może łączyć się z aplikacjami i systemami, z których już korzystasz, takimi jak narzędzia do tworzenia formularzy, narzędzia do marketingu e-mailowego, platformy e-commerce, systemy CRM itp.

Powinieneś także sprawdzić, czy dodali nowe aplikacje do swojej listy integracji.

Dostępne wyzwalacze i akcje

Jeśli platforma automatyzacji może łączyć się z aplikacjami, z których już korzystasz, ważne jest, aby sprawdzić, jakie wyzwalacze i akcje są dostępne dla tych aplikacji.

Na przykład, jeśli chcesz dodać subskrybentów do swojej listy Mailchimp, upewnij się, że narzędzie automatyzacji ma specjalną akcję „Dodaj subskrybenta” dla Mailchimp.

Integracje z narzędziami AI

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w zautomatyzowanych przepływach pracy może w znacznym stopniu usprawnić ten proces. Warto zatem sprawdzić, czy platforma integracyjna oferuje integracje z narzędziami typu OpenAI.

Funkcje dostosowywania przepływu pracy

Upewnij się, że narzędzie integracji oferuje zaawansowane funkcje, dzięki którym możesz dostosować zautomatyzowane przepływy pracy do swoich konkretnych potrzeb, takich jak opóźnienia , formatery , harmonogramy , routery itp.

Skalowalność

Zastanów się, czy narzędzie poradzi sobie z rosnącymi potrzebami biznesowymi.

Wybrane narzędzie powinno być w stanie efektywnie wykonać dużą liczbę zadań, a Ty powinieneś móc tworzyć wiele przepływów pracy bez żadnych blokad.

Recenzje i rekomendacje

Przeczytaj recenzje i rekomendacje innych użytkowników, aby poznać ich doświadczenia z różnymi narzędziami do automatyzacji.

Wsparcie

Sprawdź, czy narzędzie ma dobrą obsługę klienta i pomocną dokumentację. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub problemy, możesz potrzebować pomocy.

Wycena

Na koniec zastanów się nad kosztem narzędzia i tym, co otrzymujesz za swoje pieniądze. Szukaj wartości pod względem funkcji, wsparcia i korzyści, jakie przyniesie to Twojej firmie.

Dodatkowo możesz sprawdzić, czy platforma oferuje darmowy okres próbny , abyś mógł przetestować ją według swoich potrzeb, a następnie podjąć decyzję.

Jak utworzyć przepływ pracy umożliwiający wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail, gdy ktoś wypełni Twoje formularze kontaktowe

Wyobraź sobie, że wybrałeś narzędzie do automatyzacji i chcesz automatycznie wysyłać spersonalizowane wiadomości e-mail za każdym razem, gdy ktoś wypełni formularz kontaktowy na Twojej stronie.

Aby zilustrować ten proces, spójrzmy na następujący zestaw narzędzi:

1. Beaver Builder : Uważany za jeden z najlepszych kreatorów stron dla WordPressa, Beaver Builder zawiera wygodny blok formularza, którego użyjemy do utworzenia formularza kontaktowego.

2. SureTriggers : to narzędzie do automatyzacji bezproblemowo integruje się z WordPress, wtyczkami WordPress i aplikacjami internetowymi, umożliwiając tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy.

3. OpenAI : Być może znasz OpenAI, organizację stojącą za produktami takimi jak ChatGPT i Dall-E 2. Będziemy używać OpenAI do generowania spersonalizowanych e-maili.

4. Gmail : chociaż do wysyłania wiadomości e-mail za pośrednictwem SureTrigger można używać dowolnej usługi poczty e-mail lub protokołu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dla uproszczenia będziemy używać Gmaila do wysyłania wiadomości e-mail po przesłaniu formularza.

5. Slack: Wyobrażamy sobie, że Ty i Twój zespół możecie używać Slacka do komunikacji wewnętrznej i będziemy wysyłać wiadomość na Slacku, gdy otrzymamy nowe przesłane formularze.

Teraz przyjrzyjmy się bliżej i zrozumiemy, jak działają narzędzia do automatyzacji, a następnie przeanalizujmy proces łączenia SureTriggers z Beaver Builder, OpenAI i Gmailem w celu stworzenia pożądanego przepływu pracy!

Zanim zaczniesz tworzyć przepływ pracy

Zanim zaczniemy konfigurować zautomatyzowany przepływ pracy, upewnij się, że masz następujące elementy:

• Konto SureTriggers : Możesz bezpłatnie założyć konto SureTriggers lub zalogować się, jeśli już je posiadasz.
• Strona internetowa zaprojektowana przy użyciu Beaver Builder : Upewnij się, że Twoja witryna WordPress ma zainstalowany i aktywowany Beaver Builder, ponieważ będzie to narzędzie do tworzenia formularzy, z którym będziemy pracować.
• Konto OpenAI : Zarejestruj konto na platformie OpenAI, ponieważ będziemy używać jego kluczy API do połączenia go z SureTriggers.
• Konto Gmail : prawdopodobnie już je masz. Jeśli chcesz używać tego konta do wysyłania e-maili, z pewnością możesz to zrobić. Alternatywnie możesz założyć nowe konto Gmail wyłącznie do łączenia się i wysyłania wiadomości e-mail za pomocą SureTriggers.

Po przygotowaniu tych kont możesz zalogować się na swoje konto SureTriggers i połączyć wszystkie aplikacje z SureTriggers.

Jak połączyć Beaver Builder z SureTriggers

Aby połączyć SureTriggers z Beaver Builder, wystarczy zainstalować wtyczkę SureTriggers na swojej stronie WordPress, na której używasz Beaver Builder.

Oto film, który pomoże Ci zrozumieć proces instalacji.

Po pomyślnym zainstalowaniu i aktywowaniu SureTriggers w Twojej witrynie WordPress, Twoje konto SureTriggers zostanie połączone z tą witryną WordPress wraz z zainstalowanymi na niej wtyczkami.

Następnie możesz użyć modułu formularza kontaktowego Beaver Builder, aby dodać dowolny rodzaj formularza do swojej witryny i zapisać go jako nowy moduł:

Zapisując formularze jako moduły, będziesz mógł wybrać formularz podczas konfigurowania wyzwalacza Beaver Builder:

Jeśli zastanawiasz się, jak skonfigurować wyzwalacze, wyjaśniono to w dalszej części tego artykułu.

Jak połączyć OpenAI, Slack i Gmail z SureTriggers

Proces łączenia aplikacji internetowych z SureTriggers jest dość prosty. Możesz po prostu wykonać kroki opisane poniżej:

1. Zaloguj się na swoje konto SureTriggers i przejdź do ekranu aplikacji :

2. Kliknij przycisk Dodaj nowe połączenie :

3. Wyszukaj OpenAI i kliknij jego ikonę w wynikach:

4. Postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie, które pomogą Ci utworzyć połączenie pomiędzy SureTriggers i OpenAI:

Po połączeniu się z OpenAI możesz wykonać te same kroki, aby dodać nowe połączenie dla Gmaila i Slacka :

Po połączeniu OpenAI, Gmail, Slack i Beaver Builder z kontem SureTriggers możesz rozpocząć tworzenie przepływu pracy.

Tworzenie przepływu pracy

Oto jak utworzyć ten przepływ pracy:

1. Zacznij od skonfigurowania wyzwalacza, który aktywuje się, gdy ktoś prześle formularz za pomocą Beaver Builder.
2. Skonfiguruj akcję wykorzystującą możliwości OpenAI do generowania spersonalizowanych e-maili.
3. Skonfiguruj inną akcję, aby wysłać wiadomość e-mail za pośrednictwem Gmaila do osoby, która przesłała formularz.
4. Na koniec utwórz akcję, aby wysłać wiadomość z powiadomieniem do swojego zespołu na Slacku za każdym razem, gdy otrzymane zostanie nowe przesłanie formularza.

Wykonując poniższe kroki, możesz zautomatyzować proces wysyłania odpowiedzi do osób przesyłających formularze i informować swój zespół o nowych przesłanych formularzach.

Jeśli potrzebujesz szczegółowego poradnika jak stworzyć taki przepływ pracy w SureTriggers i uzyskać dostęp do gotowego szablonu przepływu pracy, sprawdź ten artykuł.

Wniosek

Podsumowując, włączenie sztucznej inteligencji i automatyzacji do operacji biznesowych może mieć wpływ na transformację.

Automatyzacja zrewolucjonizowała sposób działania firm, a dzięki sztucznej inteligencji gra całkowicie się zmieniła.

Wykorzystanie mocy sztucznej inteligencji i automatyzacji może znacząco zmienić sytuację Twojej firmy. Ma potencjał, aby zrewolucjonizować sposób, w jaki działasz i osiągasz swoje cele.

Wykorzystując te technologie, możesz usprawnić procesy, zwiększyć produktywność i odblokować nowe możliwości rozwoju i sukcesu.

Nie wahaj się zatem odkryć możliwości i czerpać korzyści ze sztucznej inteligencji i automatyzacji w swoich przedsięwzięciach biznesowych.