Podstawy rachunkowości dla małych firm

Jeśli rozpoczynasz działalność gospodarczą, musisz zrozumieć zasady rachunkowości, aby ocenić stan swojej organizacji i postępy w osiąganiu jej celów.

Biznesy opierają się na transakcjach. Podstawy księgowości zaczynają się od systemu ewidencjonowania i raportowania transakcji. Nawet jeśli planujesz zlecić księgowość i księgowość na zewnątrz, musisz umieć czytać i rozumieć swoje raporty finansowe, a to oznacza zrozumienie kilku podstawowych zasad prowadzenia działalności i rachunkowości.

Zacznijmy od serii pytań:

1. Jaki rodzaj działalności prowadzisz?

Czy jest to działalność usługowa, merchandisingowa, produkcyjna lub informacyjna?

Niektóre firmy są hybrydami dwóch lub więcej typów: firma zajmująca się produkcją shake'ów do posiłków, która importuje własne surowce do przetwarzania, jest producentem, ale sprzedając koktajle, jest handlowcem. Jeśli ma fizyczną lokalizację, staje się usługą, gdy shake jest przygotowywany i podawany klientowi. A jeśli oferuje zajęcia na temat sprzedaży koktajli lub koktajli, jest to biznes informacyjny.

Rodzaj Twojej działalności determinuje transakcje, które będą stanowić większość Twojej księgowości.

Następnie, jaka jest struktura własności? Istnieją różne wymogi księgowe i bankowe dla jednoosobowych firm, spółek osobowych, korporacji, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) i spółdzielni. Dowiedz się więcej o różnicach.

2. Czy posiadasz licencje i zezwolenia na prowadzenie działalności?

Będą one potrzebne do otwarcia firmowego konta bankowego i prawidłowego zgłaszania podatków. Potrzebne dokumenty różnią się w zależności od rodzaju działalności i lokalizacji działalności.

3. Czy masz oddzielne firmowe konto bankowe?

Większość struktur własnościowych wymaga, aby Twoja firma miała oddzielne konto. Ale jest to zalecane dla każdej firmy, w której nie chcesz, aby Twoje transakcje osobiste łączyły się z transakcjami biznesowymi, jeśli możesz im pomóc.

4. Czy będziesz miał pracowników?

Jeśli nie, będziesz miał znacznie łatwiejszy proces księgowy. Ale jeśli planujesz mieć pracowników, musisz ustanowić procedury potrącania podatków u źródła.

Nawet jeśli na razie jesteś tylko Ty, prawdopodobnie nadal będziesz zatrudniać wykonawców do konkretnych projektów. Wykonawcy, którzy otrzymują wynagrodzenie powyżej określonej kwoty rocznie w USA, muszą otrzymać numer 1099, więc upewnij się, że:

• Śledź, komu zapłaciłeś i ile im zapłaciłeś.
• Uzyskaj formularz W-9 od każdego wykonawcy.
• Zachowaj aktualne adresy wszystkich zatrudnionych osób.

5. Czy masz oprogramowanie księgowe?

Jeśli spodziewasz się setek lub tysięcy transakcji miesięcznie, będziesz potrzebować oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks lub FreshBooks. Firmom z mniejszą liczbą transakcji może uciec na sucho korzystanie z arkusza kalkulacyjnego Excel, ale firma o dużej liczbie transakcji nie będzie w stanie nadążyć za ręcznymi wpisami.

Oprogramowanie księgowe automatyzuje większość podstawowych procesów i zabiera dużo pracy z Twoich rąk. Rejestruje, przechowuje i pobiera dane dotyczące transakcji oraz wykorzystuje je do tworzenia sprawozdań finansowych i raportów. Twoje oprogramowanie księgowe może również tworzyć faktury i wystawiać czeki.

Jeśli zdecydujesz się korzystać z oprogramowania księgowego, możesz zsynchronizować dane swojego sklepu z QuickBooks Sync for WooCommerce lub WooCommerce FreshBooks.

Mając rozwiązane te podstawowe pytania i gotowe podstawy biznesowe, jesteś gotowy do następnego etapu procesu księgowego.

Najpierw wyjaśnijmy kilka terminów.

Transakcje

W terminologii księgowej transakcja ma miejsce za każdym razem, gdy pieniądze są przekazywane, otrzymywane lub proszone przez firmę lub dostawcę.

Transakcja może być dowolną z następujących czynności:

• Pieniądze właściciel inwestuje w biznes.
• Przychody ze sprzedaży.
• Faktury.
• Wydatki takie jak pensje, marketing, podróże i koszty budowy.
• Zakupione aktywa, takie jak pojazdy, sprzęt biurowy, mienie lub materiały.

Pojedyncza transakcja może mieć wiele składników. Kiedy na przykład płacisz pracownikowi godzinowemu, musisz znać ilość przepracowanego czasu, jego wynagrodzenie brutto, odliczenia podatkowe i wynagrodzenie netto. Twoje oprogramowanie księgowe może wykonać wszystkie te zadania.

Obciążenia i kredyty

Wszystkie transakcje są śledzone przez system debetów i kredytów. Najlepszym sposobem, aby to zrozumieć, jest to podstawowe równanie księgowe:

Aktywa = Pasywa + Kapitał własny (właściciela lub korporacji)

Po lewej stronie równania dodawany jest debet. Kredyt jest dodawany po prawej stronie.

Jako prosty przykład, jeśli dokonasz sprzedaży za 500 USD, 500 USD zostanie obciążone, co oznacza, że ​​zostanie dodane do aktywów Twojej firmy. A także zostaje zaksięgowany jako kapitał własny właściciela w formie dochodu. Za każdym razem, gdy coś zostaje obciążone, należy doliczyć coś innego, ponieważ dzięki temu równanie jest zrównoważone.

To znacznie uproszczona wersja czegoś, o czym moglibyśmy poświęcić kilka książek, ale daje ona podstawowe pojęcie o tym, co robi oprogramowanie księgowe podczas wprowadzania transakcji.

Metoda kasowa i księgowość memoriałowa

Istnieją dwie podstawowe metody księgowania – metoda kasowa i metoda memoriałowa. Metoda memoriałowa jest bardziej powszechna i w zależności od wielkości i charakteru Twojej firmy może być wymagana przez prawo.

Podstawowa różnica między metodami polega na rozpoznaniu transakcji.

W rachunkowości kasowej transakcja jest rozpoznawana, gdy rzeczywiste pieniądze przeszły z rąk do rąk. W rachunkowości memoriałowej transakcja jest rozpoznawana po zakończeniu pracy i wysłaniu faktury. Załóżmy, że w styczniu składasz zamówienie na nowy zapas papieru biurowego i umieszczasz go na swojej firmowej karcie kredytowej. Papier biurowy otrzymujesz natychmiast, ale w rzeczywistości nie płacisz za niego do lutego, kiedy nadejdzie wyciąg z karty kredytowej.

W rachunkowości memoriałowej transakcja ma miejsce w momencie zakupu papieru. Bierzesz paragon, przechowujesz go w swoim systemie plików i rejestrujesz wydatek. To wydatek na styczeń, chociaż płaci się za niego dopiero w następnym.

W rachunkowości kasowej transakcja ma miejsce, gdy płacisz rachunek. Wtedy prawdziwe pieniądze przechodzą z rąk do rąk. Jest to więc wydatek lutowy, mimo że gazetę otrzymałeś w styczniu.

Dochód działa w ten sam sposób. Jeśli wyślesz fakturę do klienta w maju, a on zapłaci ją dopiero w lipcu, transakcja jest rejestrowana w maju metodą memoriałową, ale w lipcu metodą gotówkową.

Rachunkowość memoriałowa jest preferowaną metodą, zwłaszcza w przypadku większych firm. Daje wyraźniejszy obraz kosztów towarów lub usług sprzedawanych każdego miesiąca. Jeśli kupujesz papier w sierpniu, papier ten stanowił część kosztów prowadzenia firmy – w sierpniu, a nie wtedy, gdy faktycznie zabierasz się do płacenia rachunków. Jeśli dokonasz sprzedaży w maju, to w maju , a nie w lipcu, kiedy klient ma zamiar wysłać Ci pieniądze.

Korzystając z metody memoriałowej, możesz uzgadniać koszty prowadzenia działalności w każdym miesiącu, dzięki czemu możesz zobaczyć, które miesiące przyniosły najwyższe marże. Oblicz marże za pomocą tego równania:

Marża = (Przychód – Koszt towarów) / Przychód

(Aby uprościć ten proces, WooCommerce ma rozszerzenie, które oblicza koszt towarów, dzięki czemu możesz obliczyć koszt każdego konkretnego sprzedawanego produktu, kategorii produktów lub wszystkich produktów dla dowolnego wybranego okresu czasu.)

Trzy główne sprawozdania finansowe

Mając zainstalowane systemy księgowe i oprogramowanie oraz wprowadzone dane dotyczące transakcji, będziesz mógł przygotować trzy podstawowe sprawozdania finansowe: rachunek zysków i strat (znany również jako „rachunek zysków i strat” lub rachunek zysków i strat), bilans oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych.

Rachunek dochodów

Rachunek zysków i strat przedstawia zysk zarobiony w określonym okresie , na przykład w miesiącu. Ten zysk jest tym, do czego ludzie odnoszą się, gdy używają terminu „dolna linia”. Twój zysk to Twój dochód netto. Lub, jeśli straciłeś pieniądze w tym okresie, stratę netto.

W uproszczeniu zysk oblicza się, odejmując wydatki od przychodów. To wzmacnia powód, dla którego warto stosować metodę memoriałową. Jeśli użyjesz metody gotówkowej, nie będziesz w stanie zobaczyć tak wyraźnie, ile faktycznie zarobiłeś i wydałeś w tym konkretnym miesiącu działalności.

Bilans

Twój bilans przedstawia Twoje aktywa, pasywa i kapitał w określonym momencie, zwykle na koniec miesiąca, kwartału lub roku. Jest to migawka Twojej kondycji finansowej.

Aktywa to posiadane rzeczy, które mają wartość, takie jak gotówka, zapasy, sprzęt, pojazdy, mienie, zapasy i należności. „Należność na rachunku” to termin określający pieniądze, które są Ci należne, ale nie zostały jeszcze zapłacone.

Pasywa to rzeczy, które jesteś winien, takie jak pożyczki, spłaty odsetek, pensje i wszystko, co jest na kredyt. Zobowiązania są zwykle określane jako „zobowiązania”.

Jeśli spojrzysz wstecz na podstawowe równanie księgowe wymienione wcześniej, zobaczysz, że kapitał własny jest po prostu różnicą między aktywami a pasywami. Odejmij zobowiązania od aktywów, a otrzymasz tak zwaną „wartość księgową” lub kapitał własny firmy.

Sprawozdanie z przepływów pieniężnych

Jest to po prostu zestawienie pokazujące, jak zmieniła się Twoja gotówka w kasie w danym okresie.

Wszystkie trzy z tych podstawowych sprawozdań finansowych można szybko wygenerować za pomocą oprogramowania księgowego, o ile starannie wprowadzasz dane dotyczące transakcji. Jeśli nie masz na to czasu, możesz rozważyć zatrudnienie księgowego.

Dwie ostatnie podstawy rachunkowości dla małych firm

1. Zachowaj wszystkie rachunki, faktury i zapisy płatności

Zasada rzetelności rachunkowości mówi, że należy rejestrować tylko transakcje z dokumentacją potwierdzającą . Jeśli nie masz dokumentacji transakcji, nie możesz jej zaliczyć do dochodu lub wydatku, co powoduje bałagan w Twoich księgach. Jeśli próbowałeś ubiegać się o odliczenie podatku za wydatek, za który nie masz dowodu, za który kiedykolwiek zapłaciłeś, można to nazwać oszustwem podatkowym.

Dlatego przechowuj fizyczne paragony w pliku. Możesz też robić im zdjęcia i przechowywać je cyfrowo. Wszystkie faktury i rachunki przesyłane pocztą e-mail przechowuj również w osobnym folderze poczty e-mail, a nie tylko w ogólnej skrzynce odbiorczej.

2. Poznaj swoje wymagania podatkowe

Wymagania podatkowe różnią się znacznie w zależności od rodzaju działalności i miejsca jej prowadzenia. Musisz wiedzieć o podatku od sprzedaży, podatku importowym, jeśli przeprowadzasz transakcje międzynarodowe, potrącanie podatku u źródła, płacenie szacunkowych podatków kwartalnych oraz wszelkie inne podatki specyficzne dla Twojego kraju, stanu, prowincji, miasta lub regionu.

Podatki te zostaną uwzględnione w oprogramowaniu księgowym i sprawozdaniach finansowych. Zawsze zaleca się skonsultowanie się z doradcą podatkowym, aby upewnić się, że postępujesz zgodnie z odpowiednimi procedurami.

WooCommerce obejmuje księgowość

WooCommerce rozumie odpowiedzialność właścicieli firm każdego dnia. Ręczne wprowadzanie transakcji i tworzenie raportów finansowych może być czasochłonne, ale księgowość jest istotną częścią prowadzenia udanego biznesu.

Aby odciążyć właścicieli sklepów, WooCommerce oferuje szereg rozszerzeń automatyzujących kluczowe procesy księgowe. Odwiedź tę stronę, aby uzyskać pełną listę rozszerzeń księgowych dla sklepów WooCommerce.