8 błędów, których należy unikać przy wyborze firmy outsourcingowej IT

Outsourcing IT to jedno z najpowszechniej stosowanych podejść do angażowania najlepszych specjalistów IT i doskonalenia najnowszych umiejętności. Jednak oprócz korzyści wynikających z outsourcingu personelu, w przypadku braku odpowiedniego zarządzania może pojawić się ryzyko. Unikaj tych typowych błędów przy wyborze dostawcy outsourcingu IT:

1. Nie sprawdzanie referencji i recenzji

Przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy pamiętaj, aby zapytać firmę świadczącą usługi outsourcingu IT dla klientów, z którymi możesz się skontaktować. Poszukaj recenzji i referencji w Internecie, aby sprawdzić, czy usługodawca wykonał dobrze. Tak wnikliwe badanie pozwala firmie uniknąć nawiązywania współpracy z firmami o złej reputacji lub pozbawionymi doświadczenia.

2. Brak protokołów bezpieczeństwa

Każda firma, która zleca swoje funkcje IT na zewnątrz, powinna w najwyższym stopniu priorytetowo traktować bezpieczeństwo danych i systemów. Przejrzyj zasady i technologie bezpieczeństwa firmy outsourcingowej, procesy kontroli pracowników i procedury audytu, aby upewnić się, że spełniają one Twoje wymagania. Niepodjęcie tych działań narazi Twoją firmę na ataki cybernetyczne.

3. Niejasny zakres prac

Jasno określ zadania, projekty i cele działu, które chcesz, aby zespół outstaffingu IT realizował. Bez tego tracimy jasność oczekiwań i nieporozumienia co do tego, kto jest odpowiedzialny za to, co zwykle następuje. Określ wymagane umiejętności/wiedzę specjalistyczną, wyniki, ramy czasowe i wskaźniki sukcesu. Może to być bardzo istotne, szczególnie w e-learningu.

Dlatego lepiej skontaktować się z firmą, która ma wieloletnie doświadczenie w tym obszarze: https://academysmart.com/expertise/e-learning/.

4. Bariery językowe i komunikacyjne

W przypadku outsourcingu zagranicznego luki językowe i kulturowe mogą utrudniać efektywną współpracę. Oceń znajomość języka angielskiego potencjalnych dostawców, aby zapewnić płynną komunikację. Zapytaj o procesy zarządzania barierami językowymi, zanim wpłyną one negatywnie na produktywność.

5. Nieelastyczne umowy

Sztywnym, długoterminowym umowom outsourcingowym często brakuje elastyczności w miarę zmieniających się potrzeb. Nadaj priorytet firmom outsourcingowym, które umożliwiają dostosowanie wielkości zespołów, zestawów umiejętności i poziomów usług – nawet klauzul wyjścia – w celu dostosowania do zmieniających się wymagań biznesowych.

6. Niekonkurencyjne ceny

Potencjał oszczędnościowy outsourcingu szybko znika wraz z wygórowanymi opłatami. Porównaj ceny ze średnimi w branży, aby wykryć nieuzasadnione stawki. Uważaj też na ukryte opłaty. Konkurencyjne i przejrzyste modele cenowe są niezbędne.

7. Brak zarządzania

Bez procesów zarządzania nadzorujących relacje firmy ryzykują utratę widoczności i kontroli. Ustanów procedury centralnego monitorowania budżetów, jakości, ryzyka i zgodności. Zapewnij także bezproblemowe narzędzia do współpracy i zdefiniowane standardy raportowania.

8. Ryzyka własności intelektualnej

Brak ochrony własności intelektualnej i wrażliwych danych wewnętrznych może mieć trwałe konsekwencje. Sprawdź zasady własności i poufności danych dostawcy. Korzystaj z umów NDA, kontroli dostępu i szyfrowania, aby chronić cenne informacje firmowe przed kradzieżą lub nieupoważnionym ujawnieniem.

Unikając tych typowych pułapek, firmy mogą wykorzystać zalety outsourcingu, minimalizując jednocześnie ryzyko. Przeprowadzenie dokładnej analizy due diligence przy wyborze odpowiedniego strategicznego partnera outsourcingowego IT stanowi podstawę udanej, wzajemnie korzystnej relacji. Zdefiniuj szczegółowe wymagania, weryfikuj zabezpieczenia, ceny referencyjne i wdrażaj silne zarządzanie – przed podpisaniem jakichkolwiek umów.

Modele outstaffingu: powiększanie personelu a usługi zarządzane

Outstaffing pomaga organizacjom uzyskać dostęp do zaawansowanej wiedzy informatycznej dostępnej za granicą za ułamek lokalnych kosztów zatrudnienia. Jednak nie wszystkie ustalenia dotyczące outsourcingu są sobie równe. Istnieją dwa dominujące modele: zwiększanie personelu i usługi zarządzane. Zrozumienie różnic pozwala kupującym dostosować strategie outsourcingu do swoich potrzeb i priorytetów:

Wzmocnienie personelu

Model ten uzupełnia istniejące zespoły IT o dodatkowe talenty z zagranicy. Firmy zachowują pełny nadzór i obowiązki zarządcze – po prostu wynajmują wykwalifikowanych specjalistów. Typowe zastosowania obejmują:

• Prototypowanie w celu przyspieszenia rozwoju oprogramowania
• Wspieranie przeciążonych zespołów IT podczas projektów specjalnych
• Długoterminowe uzupełnianie luk w niszowych umiejętnościach

Zwiększanie personelu zapewnia maksymalną elastyczność w zwiększaniu i zmniejszaniu rozmiaru w miarę wahań obciążenia pracą. Jednakże ciężar kierowania i zarządzania członkami zespołu offshore spada całkowicie na klientów.

Zarządzane usługi IT

Spółki te powierzają wyspecjalizowanym firmom outsourcingowym samodzielną obsługę określonych funkcji IT – nie jest wymagany bezpośredni nadzór. Firmy outstaffingowe przejmują odpowiedzialność za świadczenie usług objętych umową, takich jak:

• Wielopoziomowe wsparcie techniczne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu
• Hosting w chmurze, tworzenie kopii zapasowych danych i odzyskiwanie po awarii
• Tworzenie i testowanie aplikacji niestandardowych
• Monitoring i obrona cyberbezpieczeństwa

Usługi zarządzane uwalniają klientów od taktycznych zadań IT, dzięki czemu mogą skupić się na kluczowych priorytetach biznesowych. Jednak w porównaniu ze zwiększeniem personelu kupujący tracą również kontrolę i nadzór.

W rzeczywistości większość ustaleń dotyczących outsourcingu łączy elementy obu modeli w oparciu o połączenie umiejętności technicznych i wiedzy specjalistycznej w zakresie zarządzania, które klienci chcą zlecić na zewnątrz, a nie zatrzymać wewnętrznie. Zdefiniowanie z góry tych preferencji i oczekiwań umożliwia dostawcom dostosowanie zrównoważonego partnerstwa.

Kluczowe kwestie do rozważenia przy konstruowaniu umów outsourcingu IT

Dobrze zorganizowane umowy outsourcingowe służą najlepszym interesom nabywców, jednocześnie zachęcając dostawców do osiągania najlepszych wyników. Niestety błędne założenia i zaniedbania podczas negocjacji kontraktowych często pogarszają wyniki obu stron i nadwyrężają relacje. Jakie szczegóły zasługują na analizę?

Zakres projektu

Niejednoznaczne oczekiwania od samego początku skazały na porażkę wiele inicjatyw polegających na outsourcingu kadrowym. Aby zminimalizować zamieszanie, szczegółowo opisz wszystkie usługi, rezultaty, ramy czasowe i obowiązki oczekiwane od dostawców. Omów wymagane zestawy umiejętności, protokoły komunikacyjne, procedury raportowania i kontrolę dostępu.

Warunki cenowe

Benchmark zaproponował opłaty w stosunku do średnich w branży, korzystając z badań przeprowadzonych przez firmy analityczne, takie jak Gartner i Everest Group. Modele rozliczeniowe różnią się znacznie w zależności od rodzaju projektu, wielkości zespołu, stosów technologii i czasu trwania. Zapoznaj się ze wszystkimi składnikami kosztów i uważaj na ukryte opłaty oprócz stawek podstawowych.

Własność intelektualna

Klienci słusznie martwią się o ochronę własności intelektualnej, zlecając rozwój własnego oprogramowania i procesów za granicą. Aby chronić wrażliwe informacje i dane, wszyscy członkowie zespołu dostawców są zobowiązani do podpisania umów o zachowaniu poufności (NDA).

Zapewnienie jakości

Niedbałe standardy kontroli jakości podważają korzyści płynące z outsourcingu, jeśli nieodpowiednia praca wymaga ciągłego poprawiania i przeróbek. Wprowadzanie testów akceptacyjnych, przeglądów kodu, wymagań dotyczących dokumentacji i innych postanowień dotyczących kontroli jakości w ramach umów chroni klientów.

Wskaźniki wydajności

Zdefiniuj mierzalne wskaźniki sukcesu, które są zgodne z celami biznesowymi, a nie czysto technicznymi listami kontrolnymi. Typowe przykłady obejmują wyniki zadowolenia klientów, cele minimalizacji przestojów, raporty dotyczące pozyskiwania potencjalnych klientów lub zwrot z inwestycji w projekty rozwojowe.

Solidne kontrakty przekształcają wzniosłe wizje outsourcingu w namacalne plany realizacji z odpowiedzialnością. Zainwestuj czas, szczegółowo opisując zakres, ceny, ochronę własności intelektualnej, oczekiwania dotyczące jakości i wskaźniki sukcesu przed podpisaniem umów. Jasne warunki zaangażowania otwierają drogę do produktywnych relacji outsourcingowych.