핫데스킹이란? (그리고 그것은 당신의 사무실에 적합합니까?)

아침에 일어나서 일할 준비를 하고 사무실에 도착했는데 … 당신을 위한 자리가 없다는 것을 발견했다고 상상해 보십시오. 또는, 어쩌면 당신은 일을 하고 — 놀라움을 금치 못할 것입니다! — 탁 트인 전망을 자랑하는 넓은 코너 데스크가 있어 하루 종일 업무를 볼 수 있습니다. 핫 데스킹을 사용하면 두 시나리오 모두 가능합니다. 이 기사에서는 이러한 유형의 유연한 작업 공간과 이것이 회사에 적합하거나 적합하지 않을 수 있는 이유에 대해 이야기할 것입니다.

핫데스킹이란?

핫 데스킹은 직원들이 사무실에 도착했을 때 사용 가능한 책상이나 워크스테이션이 무엇이든 집어 던지는 유연한 작업 공간 추세입니다. 이것은 많은 전통적인 사무실의 경우와 같이 영구적이고 할당된 책상을 갖는 대안입니다. 핫 데스킹을 사용하면 아무도 의자, 책상 또는 테이블을 영구적으로 주장할 수 없습니다. 직원이 사무실에 도착하면 열려 있는 것을 기준으로 앉을 자리를 선택합니다. 사무실에 사람들이 오고 가면서 배치도 변경됩니다. 핫데스킹은 레스토랑에서 식사하는 것과 비슷합니다. 사람들은 여유가 있는 곳에 앉고 식사하는 사람들(즉, 직원)이 들어오고 나가면 상황이 바뀝니다.

핫 데스킹 vs. 데스크 호텔링 vs. 회의실 예약

사람들은 "핫데스킹"과 "데스크 호텔링"이라는 용어를 같은 의미로 사용하지만 한 가지 중요한 차이점이 있습니다. 핫 데스킹을 통해 작업자는 사용 가능한 모든 작업 공간을 차지합니다(사용 가능한 작업 공간이 있는 경우). 데스크 호텔링을 통해 직원은 호텔 방을 예약하는 것과 유사하게 워크스테이션을 미리 예약합니다(따라서 이름). 두 가지 방법 모두 선착순으로 자리가 있습니다. 그러나 핫데스킹은 예약 시스템이 없기 때문에 데스크 호텔보다 훨씬 느슨합니다.

회의실 예약은 유사점을 공유하지만 핫데스킹 및 데스크 호텔링과도 다릅니다. 회의실 예약은 전통적인 사무실 공간과 유연한 사무실 공간 모두에서 일반적입니다. 그룹은 회의실이나 라운지와 같은 공유 공간을 미리 예약합니다. 그렇게 하면 사무실의 나머지 부분과 분리된 공동 작업을 위한 전용 공간이 생깁니다. 핫데스크가 있는 사무실에서도 협업 공간을 예약하기 위한 별도의 시스템을 갖는 것이 좋습니다. 일부 소프트웨어는 데스크 호텔링과 회의실 예약을 모두 허용합니다.

핫데스킹은 어떤 직장에 가장 적합합니까?

일부 회사는 핫 데스킹을 선호하지만 다른 회사에서는 불행한 직원과 생산성 저하를 초래합니다. 시스템은 두 가지 경우에 잘 작동하는 경향이 있습니다. 첫 번째는 어쨌든 같은 영역에서 일하는 제한된 수의 사람들이 있는 소규모 회사를 운영하는 경우입니다. 핫 데스킹은 해당 프레임워크를 방해하지 않습니다. 두 번째는 대부분의 직원이 사무실에 가끔 밖에 있지 않고 짧은 시간에 책상 공간이 필요한 경우입니다. 현장 영업 회의 사이에 또는 집에 ​​없는 장비에 액세스해야 할 때 방문할 수 있습니다. 이 경우 전용 데스크를 거의 사용하지 않는 것보다 핫 데스킹이 더 합리적입니다.

핫 데스킹이 직장에 가장 적합한 솔루션인지 확인하려면 다음을 고려하십시오.

• 사무실 직원: 하루에 사무실 직원이 많이 있습니까? 사무실 밖에서 정기적으로 일하는 직원이 거의 없는 경우 모든 사람이 만족하는 자리를 찾을 수 있도록 하는 것이 골칫거리일 수 있습니다.
• 사무실 배치: 사무실에는 어떤 유형의 공간이 있습니까? 일부 구역을 조용한 공간이나 협업적인 회의 공간으로 지정할 수 있습니까? 직원과 부서에 필요한 분야가 있습니까?
• 사무실 위치: 직원들이 출퇴근하기 어렵습니까? 예를 들어, 매일 지하철을 타야 하는 경우 많은 작업 장비를 운반하는 것이 문제가 될 수 있습니다.
• 보안: 직원이 매우 민감한 정보를 처리합니까? 핫 데스킹은 아마도 필요한 신뢰할 수 있는 개인 좌석 배치를 제공하지 못할 것입니다.

일반적으로 대부분의 팀이 전통적인 사무실 구조를 필요로 하거나 공동 작업을 위해 특정 작업자 근처에 정기적으로 앉아야 하는 경우 핫 데스킹은 올바른 옵션이 아닙니다. 그래도 하이브리드 작업 공간을 원한다면 예약 시스템이 현명한 대안이 될 수 있습니다. 데스크 호텔링이 사무실 작업 공간을 개선할 수 있는 방법에 대한 기사를 확인하십시오.

핫데스킹의 장단점

핫 데스킹에는 기복이 있습니다. 직원들이 유연한 일정과 하이브리드 작업 공간을 좋아하는 현대적인 작업 공간에 탁월합니다. 반면에 사무실에 항상 모든 사람이 있어야 하는 보다 전통적인 사무실이나 회사는 핫데스킹이 적합하지 않습니다. 장단점을 살펴보고 양쪽 측면을 살펴보겠습니다.

장점: 협업, 사회화 및 혁신

평소에는 함께 일하지 않는 직원이나 부서가 프로젝트에서 공동 작업을 해야 할 때 서로 가까이 앉는 것이 더 쉽고 모든 사람이 자신의 책상을 선택할 수 있습니다. 그런 다음 프로젝트가 종료되면 작업자가 분산될 수 있습니다. 또한 워크스테이션이 매일 바뀌기 때문에 직원들은 일반적으로 교류할 수 없는 동료와 가까워집니다. 이를 통해 업무 관계를 구축 및 강화하고 협력을 촉진하며 전사적 협력을 발전시킬 수 있습니다.

직원들이 핫 데스킹을 제한하거나 자유롭게 하는지 여부는 실제로 개인과 작업 유형에 따라 다릅니다. 일부는 워크스테이션 변경으로 답답함을 느낄 수 있지만 다른 일부는 창의성과 혁신을 활용할 수 있습니다. 그리고 그 직원들이 협업을 통해 번창한다면 매일 새로운 사람들과 가까이 앉아 동기를 부여받을 수 있습니다. 어쨌든 이동이 많고 책상을 기댈 표면으로만 보는 직원들과 함께 창의적인 회사를 운영한다면 핫 데스킹이 상상력을 발휘하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 정도의 자율성은 직원 개발에 매우 ​​좋으며 직원들이 고용주가 자신을 신뢰하고 있다는 느낌을 받는 데 도움이 될 수 있습니다. 모든 사람이 앉는 자리를 세세하게 관리할 필요가 없으므로 직원에게 더 많은 권한이 부여됩니다. 일부 팀원의 경우 추가 책임을 지는 것이 업무에 대한 자부심을 심어주고 업무에 대한 소유권을 더 많이 갖도록 권장합니다.

단점: 안정성, 계층 구조 및 개인화 부족

고령 근로자나 기존 설정에 익숙한 사람은 핫 데스킹의 불안정성을 싫어할 수 있습니다. 매일 어디에 앉을지 또는 자리를 찾을 수 있을지 모르는 것은 불안을 유발할 수 있습니다. 그리고 직원이 이미 그렇게 하는 데 익숙하지 않은 경우 랩톱과 같은 장비를 들고 출근해야 하는 경우 특히 어렵습니다. 또한 핫 데스킹은 직원들이 자신의 공간을 개인화하거나 업무 환경을 최적화하여 집중할 수 없음을 의미합니다.

최악의 시나리오에서 이 모든 것은 직원들에게 그들이 중요하지 않다는 것을 알려줍니다. 일부 근로자는 자신이 회사에 중요하다면 최소한 자신의 일을 할 수 있는 장소를 제공할 것이라고 생각할 수 있습니다. 핫데스킹은 상사나 20년 차 직원이 신입 사원 근처에 앉아야 하거나 그들이 담당하는 사람보다 책상 설정이 좋지 않은 경우와 같이 사무실 계층에도 영향을 줄 수 있습니다.

게다가, 안정성의 부족은 또 다른 큰 문제인 세균으로 이어집니다. 워크스테이션을 너무 많이 공유하고 교환하기 때문에 모든 사람이 자신의 책상을 가지고 있을 때보다 세균이 더 많이 이동하게 됩니다. 이것은 직원들이 스테이션을 사용할 다음 사람을 보호하기 위해 스테이션을 깨끗하게 유지하는 데 더욱 부지런해야 한다는 것을 의미합니다. 매일 밤 책상을 소독할 청소 팀이 있으면 도움이 됩니다. 그러나 핫 데스킹은 교대 근무가 변경됨에 따라 여러 사람이 하루 종일 같은 데스크를 사용할 수 있음을 의미합니다. 워크스테이션은 그럴 때마다 청소가 필요합니다.

장점: 더 나은 작업 공간 구성

직원들이 개인 물품으로 책상을 꾸밀 수 없다는 사실은 각 작업 공간이 최소한의 상태로 유지되고 정리되고 정리된다는 것을 의미합니다. 이것은 전반적으로 멋진 외관을 만들고 특정 책상이 지저분하거나 더러워지는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 어떤 사람들에게는 이것이 창의성을 감소시키는 것이 아니라 오히려 격려할 수 있습니다. 어떤 사람들은 주의가 산만하지 않을 때 더 명확하게 생각할 수 있습니다. 또한 세균이 우려되지만 위에서 언급한 것처럼 책상을 정리하면 청소가 더 쉬워질 수 있습니다. 해결해야 할 항목이 적을 때 손이 닿기 어려운 곳을 소독 및 소독할 수 있습니다.

단점: 시간 낭비

어떤 책상이 있고 어디에서 일하기 편한지 모른 채 출근하는 것은 시간 낭비가 될 수 있습니다. 사용 가능한 공간을 찾고 자리를 잡은 다음 주변 환경에 적응하는 것이 작업 시간을 먹습니다. 책상을 사용할 수 없으면 생산성이 훨씬 더 제한됩니다. 그리고 직원이 직장에 늦게 도착할수록 모든 책상(또는 모든 좋은 책상)이 청구될 가능성이 높아집니다. 그런 다음 직원은 하루를 시작하기 위해 한 사람이 자리를 비우거나 집이나 다른 작업 환경으로 돌아갈 때까지 기다려야 합니다.

핫 데스킹이 시간 낭비로 이어질 수 있는 또 다른 이유는 다음과 같습니다. 필요한 동료를 찾기가 어렵습니다. 업무 문제에 관해 정기적으로 이야기하는 사람이든 더 큰 문제에 대해 이야기해야 하는 전문가이든 누구의 위치를 ​​모르는 것이 까다롭습니다. 같은 맥락에서, 2분 간의 빠른 회의를 위해 부서를 함께 모으는 것은 모두가 흩어져 있을 때 훨씬 더 오래 걸릴 수 있습니다. 직원들이 앉아 있는 위치로 인해 집중할 수 없는 경우 생산성이 저하될 수도 있습니다. 예를 들어, 중요한 프로젝트에 집중해야 하는 직원이 하루 종일 영업 전화를 걸어야 하는 사람 옆에 있으면 주의가 산만해집니다.

장점: 비용 절감

핫 데스킹은 여분의 공간이 없기 때문에 기업에 비용 효율적입니다. 일부 팀이 정기적으로 이동하거나 원격으로 작업하는 사무실에서는 전반적으로 더 적은 수의 책상이 필요합니다. 책상에 필요한 공간을 제한하고 남은 공간을 더 잘 활용함으로써 부동산 비용을 낮출 수 있습니다. 다른 회사와 작업 공간을 공유하는 옵션도 있습니다. 핫데스킹을 활용한 코워킹 스페이스를 만들어 비용을 더욱 절감하고 비용을 분담하여 사무실을 운영할 수 있습니다.

단점: 기술 물류

직원이 책상을 배정하면 사용하지 않는 외부 장비 없이 업무를 수행하는 데 필요한 모든 것이 이미 준비되어 있습니다. 그러나 핫 데스킹을 사용하면 기술 물류가 혼란스러워지고 생각할 것도 많습니다. 예를 들어, 각 책상에 자체 PC가 있어야 합니까, 아니면 직원이 랩톱을 연결할 장소만 필요합니까? 그리고 모든 사람이 자신의 노트북을 가져오나요? 아니면 회사에서 제공하는 노트북을 가져와야 하나요? 특별한 요구 사항을 고려하여 각 사람이 매일 직장으로 노트북을 이동하고 출퇴근하는 것이 가능합니까?

핫데스킹에 대한 최종 생각

직원이 가장 잘 작동하는 방식을 아는 것은 더 행복한 직원과 더 높은 생산성을 의미합니다. 그러나 유행을 위해 사무실 트렌드에 뛰어드는 것은 현명한 접근 방식이 아닙니다. 핫데스킹은 특정 유형의 회사 및 직원을 위한 것이며 현명한 선택인지 여부는 귀하에게 달려 있습니다. 또는 상설 책상과 핫 데스킹을 위한 공간이 있는 하이브리드 사무실을 가질 수도 있습니다. 또는 데스크 호텔링과 함께 보다 구조화된 예약 시스템에 의존할 수 있습니다.

팀에 가장 적합한 것이 무엇인지 고려하는 동안 직원이 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 지원하는 방법에 대한 기사를 확인하십시오.

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