단계별 변경 관리 프로세스: 중요성, 유형 및 실패 이유

변화는 세상에서 가장 끊임없는 현상이다. 이는 성장과 혁신의 촉매제입니다. 수많은 연구에 따르면 79.7%의 사람들이 시장에서 생존하고 성장 곡선을 계속 유지하려면 2~5년마다 비즈니스에 적응해야 합니다 .

그러나 전 세계적으로 상당수의 사람들은 변화를 좋아하지 않습니다. 알 수 없는 두려움, 불편함, 정서적 애착, 불확실성, 인지된 복잡성 등 때문일 수 있습니다. 그러한 사람들은 작업 공간을 포함해 어디에서나 찾을 수 있습니다.

이 범주의 사람들은 귀하의 비즈니스 성장과 발전에 가장 큰 위협이 될 수 있습니다. 이러한 상황을 해결하기 위해 변화관리 이론이 등장했다. 이 문서에서는 변경 관리 프로세스에 대한 단계별 가이드를 포함하여 이 주제에 대한 자세한 논의를 다룰 것입니다.

변경 관리 프로세스란 무엇입니까?

변화 관리는 변화를 통해 사람과 조직을 안내하는 체계적인 프로세스입니다. 전환이 원활하게 이루어지도록 하는 것이 목표입니다. 이 프로세스에는 변경 필요성 식별, 계획, 의사소통 및 구현 등 일련의 연속적인 단계가 포함됩니다.

최종 목표는 변경 사항이 잘 받아들여지고 조직 목표에 부합하는지 확인하는 것입니다. 예를 들어, 우리는 현재 AI 혁명을 경험하고 있습니다. 수많은 AI 도구가 이미 시장에 출시되었으며, 곧 더 많은 AI 도구가 등장하여 5차 산업 혁명을 시작할 것입니다.

모든 수준의 사람과 조직이 이 기술에 적응할 수 없다면 장기적으로 어려움을 겪게 될 것입니다.

변경 관리 프로세스의 중요성과 이점

그 중요성으로 인해 글로벌 변화 관리 컨설팅 시장 규모는 매년 증가하고 있습니다. 기존 농장 관리자가 변경 관리를 효과적으로 처리하는 것이 항상 가능하지는 않기 때문입니다.

그러한 상황에서는 평판이 좋은 변화 관리 컨설팅 회사의 도움을 받는 경향이 있습니다. 변화 관리 컨설팅의 시장 규모가 수년에 걸쳐 어떻게 급증했는지 보여주는 아래 통계 그래픽을 살펴보십시오.

그렇다면 변화관리가 왜 그렇게 중요한가? 이 섹션에서는 이 주제를 설명하고 몇 가지 중요한 사항을 다룰 것입니다. 계속 읽어보세요! 우리는 당신이 그것을 즐기시기 바랍니다.

에이. 조직 적응 촉진

변경 관리를 통합한 조직의 47%는 이를 통합하지 않은 나머지 30%보다 목표를 달성할 가능성이 더 높습니다.

WalkMe 전문가에 따르면

변경 관리 프로세스에는 전환 프로세스 전반에 걸쳐 인력을 계획하고 교육하고 지원하는 작업이 포함됩니다. 변경 사항이 구현되면 더 편안해집니다. 방해 요소가 있는 경우 변경 관리를 통해 프로세스 중에 이를 극복할 수 있습니다.

비. 변화를 비즈니스 목표에 맞춰 조정

변경은 해당 조직의 경계 목표 및 목표와 일치할 때만 성공합니다. 변경 관리 프로세스는 HR, 기술 또는 전략 측면에서 이루어진 모든 변경이 조직의 사명 및 비전과 일치하도록 보장합니다.

프로젝트 관리자 소프트웨어를 사용하여 비즈니스 목표를 설정하고 달성하는 방법을 알아보세요.

기음. 용이한 지속적인 개선

변경 관리 프로세스는 정기적인 진행 상황을 추적하고, 피드백을 수집하고, 필요한 조정을 구현하여 가능한 장애물을 제거합니다. 이는 효율성과 생산성에 많은 기여를 하며 회사의 성장과 발전을 위한 길을 열어줍니다.

디. 직원 참여도 향상

앞서 언급했듯이 대부분의 사람들이 변화를 꺼리는 일반적인 이유는 알 수 없는 두려움, 불편함, 정서적 애착, 인지된 복잡성입니다. 이러한 두려움을 제거함으로써 변화 관리 프로세스를 통해 직원들은 더욱 적극적으로 참여할 수 있습니다. 직원 만족을 보장하는 방법을 확인하십시오.

이자형. 오류 위험 최소화

변경 관리는 단순한 구현이 아닙니다. 또한 도중에 발생할 수 있는 모든 장애물과 실수를 식별하고 극복하는 것도 포함됩니다. 결과적으로 의사소통 오류, 정렬 오류 등 다양한 유형의 위험이 발생할 가능성이 자연스럽게 낮아집니다.

주요 5가지 유형의 변경 관리 프로세스

전 세계적으로 수십 가지의 변경 관리 유형이 있습니다. 하지만 이 섹션에서는 직장에서 일반적으로 볼 수 있는 몇 가지 일반적인 유형을 나열하고 논의하겠습니다.

유형 01: 전환적 변화 관리

이는 조직 내의 한 상태/시스템에서 다른 상태/시스템으로 이동하는 것을 포함합니다. 이는 예를 들어 설명하는 것이 더 좋습니다. 한 회사가 새로운 CRM(고객 관계 관리) 시스템을 사용하여 판매, 지원 및 고객 상호 작용을 추적하려고 한다고 가정해 보겠습니다.

그러나 대부분의 직원은 새로운 시스템/소프트웨어에 익숙하지 않을 수 있습니다. 이러한 상황에서는 과도기적 변화 관리 시스템에 따라 경영진이 직원들이 시스템에 익숙해지도록 교육 세션을 실시합니다.

또한 초기 단계에서는 일정 기간 동안 근로자에게 즉각적인 지원을 계속 제공할 예정이다. 따라서 전체 작업 공간을 기존 시스템에서 새 시스템으로 원활하게 전환합니다.

유형 02: 문화 변화 관리

2020년부터 우리는 직장에서 엄청난 문화적 변화를 목격했습니다. 첫 번째는 코로나19 사태로 시작된 전 세계적인 원격근무 문화 다. 우리 대부분은 성실하게 일을 계속하려면 편안한 집 환경을 조성해야 했습니다.

직원의 작업을 모니터링하기 위해 수많은 작업 추적 애플리케이션이 출시되었습니다. 많은 작업자가 겁을 먹고 이러한 추적기에 익숙해지는 데 시간이 걸렸습니다. 그러나 지속적인 원격근무는 많은 근로자들에게 정신적 불안과 외로움을 불러일으켰습니다. 그러다가 하이브리드 업무 문화가 등장했습니다. WP ERP를 사용한 최고의 하이브리드 모델 사례는 다음과 같습니다.

하지만 원격 근무 문화에 많이 익숙해진 사람들은 실제 사무실에 대한 혐오감을 보였습니다. 이제 다양성, 평등, 포용(DEI) 이라는 새로운 문화 혁명이 진행되고 있습니다. 종교적으로 보수적이고 도덕적으로 다른 사람들은 직장에서 이러한 문화를 받아들이는 것을 좋아하지 않습니다.

유형 03: 혁신적인 변화 관리

변혁적 변화 관리는 포괄적인 변화를 의미합니다. 여기에는 각 조직의 사명, 비전, 비즈니스 모델, 직원 역할, 작업 프로세스 등을 개편하는 것이 포함됩니다. 여기에는 많은 내용이 포함되므로 문화적 변화와 조정을 수행하는 데 오랜 시간이 걸립니다.

혁신적인 변화 관리에는 강력한 리더십과 조직을 최전선에서 이끌 수 있는 선견지명 있는 인력이 필요합니다. 이 경우 거대 조직은 일반적으로 필요한 지원과 지도를 위해 컨설팅 회사를 고용합니다.

유형 04: 구조적 변화 관리

구조적 변경 관리는 계층 구조, 역할, 팀 구조를 포함한 조직의 프레임워크를 뒤섞습니다. HR 관리자는 리소스 최적화, 직무 역할 재정의, 효율성 향상, 커뮤니케이션 강화가 필요할 때 이러한 변화를 구현하는 경우가 많습니다.

많은 고객을 위해 여러 프로젝트를 진행하는 많은 대행사를 온라인에서 찾을 수 있습니다. 새로운 프로젝트가 나올 때마다 그들은 계약에 따라 새로운 사람을 모집하고 기존 직원에게 역할을 추가합니다. 프로젝트가 종료되면 채용된 직원이 풀려나고 구조적인 설정이 다시 변경됩니다.

유형 05: 기술 변화 관리

이 유형에 대해 많이 이야기할 필요가 없기를 바랍니다. 4차 산업혁명이 시작된 이후 전 세계 거의 모든 비즈니스 조직은 활동을 수행하기 위해 기술을 채택하기 시작했습니다. 그러나 시간이 지남에 따라 특정 소프트웨어나 기술이 주변 시장 수요를 충족할 수 없게 되면 다른 플랫폼으로 전환하는 것이 좋습니다.

따라서 다른 기술 시스템으로의 전환을 고려할 때마다 직원들이 적응할 수 있는 충분한 시간을 확보해야 합니다. 그렇지 않으면 역효과를 낼 수 있습니다. 따라서 기술 변화는 작업장에서 관리됩니다. 비즈니스 목표를 달성하는 데 도움이 되는 최신 기술 동향을 확인하세요.

단계별 변경 관리 프로세스: 전체 가이드

이 기사를 즐기시기 바랍니다. 이 섹션에서는 실제 환경을 경험할 수 있도록 변경 관리 프로세스에 대한 단계별 가이드를 제공합니다. 계속해서 단계를 읽어보세요.

01단계: 변화의 필요성 파악

변화의 필요성은 분명히 특정 요구에서 파생되어야 합니다. 때로는 이러한 요구 사항이 실제로 존재하는지 조사해야 하며, 종종 자동으로 발생합니다. 어떤 경우이든 요구 사항을 충족하기 위해 변경 사항을 해결하기 전에 값을 검증해야 합니다.

변경의 필요성을 확인하려면 다음을 수행하십시오.

• 상황 분석 수행: 현재 운영 및 성과 지표를 평가하여 기대치와 결과 사이에 차이가 있는지 확인합니다.

• 피드백 수집: 주요 이해관계자(직원, 투자자, 관리자 및 사용자)와 논의하여 어떤 영역에 가치를 추가해야 하는지에 대한 통찰력을 수집합니다 .

2단계: 변경 영향 평가

유명한 속담이 있습니다. 모든 행동에는 동등하고 반대되는 반응이 있습니다 . 마찬가지로, 당신이 실행하게 될 변화는 직장과 사람들 사이에서 확실히 어느 정도 반응을 보일 것입니다. 이러한 반응과 반응이 긍정적일지 부정적일지 검증해야 합니다.

수많은 연구 및 통계에 따르면 일반적으로 변화 계획의 약 66%가 실패하는 반면, 성공하는 경우는 34%에 불과합니다 . 그리고 그 가장 큰 이유는 변경 구현 후 어떤 효과가 나타날지 제대로 이해하지 못하기 때문입니다.

직원의 2/3가 변경 관리 프로세스 전반에 걸쳐 소진 위기를 경험하고 이로 인해 혁신 실패가 발생한다는 사실을 들으면 놀랄 것입니다. 따라서 변경 영향 분석의 중요성을 더 이상 설명할 필요가 없습니다.

변경 영향을 평가하려면 다음을 수행하십시오.

• 민감한 영역 파악: 변경 사항이 구현된 후 가장 먼저 영향을 받게 될 사람, 팀 및 부서를 식별합니다.

• 위험 평가: 감사를 통해 생산성 저하, 기술 격차, 재정적 비용 등 가능한 모든 문제를 찾아내고 변경 사항을 구현하기 전에 문제를 완화할 수 있습니다.

Step 03. 변화에 대한 계획

일련의 변경 사항을 구현하려고 생각하면 모든 변경 사항을 한 번에 수행하는 것이 불가능할 수도 있습니다. 따라서 먼저 실행해야 하는 우선순위와 종속성을 기반으로 이러한 항목을 미리 계획하고 나열하는 것이 좋습니다. 이 계획은 팀의 다른 사람들이 다음에 무슨 일이 일어날지 아는 데 도움이 되므로 필수입니다.

변경을 계획하려면 다음 작업을 수행하십시오.

• 간트 차트 사용: 간트 차트는 우선 순위, 종속성 및 중요성을 기준으로 모든 동시 작업을 시리즈로 나열하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 도구입니다.

• Ste Milestone: 간트 차트가 준비되면 전체 변경 관리 프로젝트가 기한 내에 수행될 수 있도록 각 작업에 대해 별도의 마일스톤을 설정합니다.

• 리소스 할당: 변경 관리 프로세스에 특별한 리소스가 필요한 경우 사전에 이에 대한 계획도 세워야 합니다.

Step 04. 변화 전략 개발

Profiletree에 따르면 성공적인 변경 관리 프로세스는 500%의 투자 수익을 창출할 수 있습니다 . 이 경우 변경 관리 전략이 중요한 역할을 할 수 있습니다. 변화를 꺼리는 직원이 있다면 교묘한 전략으로 그들을 설득할 수 있습니다.

변화 전략을 개발하려면 다음을 수행하십시오.

• 다양한 그룹에 대한 접근 방식 개발: 직장에 여러 팀/그룹이 있는 경우 서로 다른 심리가 있을 수 있으므로 이를 처리하기 위한 다양한 접근 방식이 있어야 합니다.

• 저항 관리 계획: 저항은 변경 구현 프로세스의 모든 단계에서 강력한 당사자로부터 발생할 수 있습니다. 이에 대처하기 위해서는 사전에 전략을 세워야 합니다.

• 오픈 소스 변경 관리 채택: 이 전략은 개방성, 투명성 및 협업의 원칙을 기반으로 합니다. 성공 가능성을 22% 증가시킬 수 있습니다 .

05단계: 프로젝트 관리 소프트웨어 사용

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 중앙 대시보드에서 전반적인 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 이 소프트웨어를 사용하면 작업을 관리 가능한 작은 형식으로 나누고, 각 팀 구성원에게 할당하고, 각 하위 작업/마일스톤의 마감일을 설정하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

WP Project Manager는 이 경우에 사용할 수 있는 플러그인입니다. WordPress 사용자를 위한 사용하기 쉽지만 포괄적인 프로젝트 관리 플러그인입니다. 이는 변경 관리 노력을 위해 활용할 수 있는 모든 프로젝트 관리 활동에 필요한 모든 기능을 다룹니다.

다음은 변경 관리를 위해 WP Project Manager 플러그인으로 수행할 수 있는 작업 목록입니다.

• 워크플로에 필요한 만큼 많은 프로젝트를 설정하세요.
• 큰 작업을 작은 작업으로 나누고 팀 구성원에게 할당
• 더 나은 워크플로 관리를 위해 Kanban Board를 사용하세요.
• 프로젝트 관리 일정을 시각화하기 위해 간트 차트 만들기
• 프로젝트 진행 상황 및 생산성을 분석하는 보고서 생성
• 팀원들과 파일 업로드 및 공유
• 향상된 협업을 위해 GitHub, Bitbucket, Slack과 같은 도구를 통합하세요.

WP Project Manager에는 무료 및 프리미엄 버전이 있습니다. 아래에 첨부된 버튼을 클릭하여 플러그인을 받으세요.

05단계. 변경 사항 구현

위 단계를 완료하면 변경 사항을 구현할 준비가 된 것입니다. 이는 우리가 이 단계에서 실행 단계에 있음을 의미합니다. 이 단계에는 고안된 계획이 실시간 모니터링을 통해 실행되는지 확인하기 위한 신중한 조정과 실제 관리가 포함됩니다.

변경 사항을 구현하려면 다음 작업을 수행하십시오.

• 파일럿 변경 롤아웃: 몇 가지 파일럿 변경 관리 테스트를 수행하여 직장 내 여러 그룹의 반응을 판단합니다.

• 모든 단계를 하나씩 롤아웃: 테스트 결과가 긍정적이면 이전에 계획한 대로 모든 단계를 하나씩 롤아웃하기 시작합니다.

• 피드백 수집 및 적극적인 모니터링 수행: 이 작업 단계에서는 실시간 모니터링이 필수이므로 잘못을 즉시 바로잡을 수 있습니다.

Step 06. 변화 알리기

웹 호스팅 제공업체나 은행 회사에서 대규모 시스템 변경이 있을 때마다 이메일과 SMS로 업데이트를 보낸다는 사실을 알고 계셨기를 바랍니다. 마찬가지로, 직장에서 변화를 시행할 때 영향을 미칠 수 있는 모든 관련 당사자에게 시기적절하게 알려야 합니다.

영국에서 실시된 조사에 따르면, 조사 대상 직원 중 29%는 변화 관리 문제 중에 소속 회사가 자신과 제대로 소통하지 못하여 기분이 상했다고 주장합니다 .

이 단계에서 다음 작업을 수행하십시오.

• 다양한 채널(이메일, Slack, 뉴스레터, 모바일 SMS)을 통해 커뮤니케이션하세요 .

• 메시지가 명확하고 일관되며 조직 목표와 일치하는지 확인하세요 .

• 가능하다면 양방향 통신을 허용하여 다른 사람의 피드백을 수집하세요.

Step 07. 직원 교육 및 지원

많은 직원들이 변화에 무관심을 보이는 주요 이유는 변화가 시행된 후 직장에서 자신들이 어울리지 않을 것이고 새로 채용된 사람들로 대체될 것이라는 느낌 때문입니다. 두려움을 극복하기 위해 변화된 환경에 필요한 새로운 기술을 이해할 수 있는 기회를 가질 수 있는 교육 세션/워크샵을 만들 수 있습니다.

직원 교육 및 지원을 위해 다음을 수행하십시오.

• 실습 교육 세션 제공: 워크숍, 해커톤, 일일 교육 프로그램은 직원들이 새로운 기술을 연습하고 성장시키는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 교육 효과 평가: 새로운 변화와 마찬가지로 새로운 교육도 많은 직원이 파악하기 어려운 경우가 많습니다. 그러므로 그들이 제대로 학습하고 있는지 적극적으로 평가해야 합니다.

직원의 정신 건강을 지원하는 방법에 대한 지침은 다음과 같습니다.

Step 08. 변화를 강화하고 유지하라

변경 사항이 구현되면 그 영향이 오랫동안 지속되도록 조직 문화에 맞게 조정하는 것이 중요합니다. 이러한 강화에는 변화에 성공적으로 적응하고 이를 성과와 관행에 통합한 직원을 인정하는 것이 포함됩니다.

이 단계에서는 다음 작업을 수행합니다.

• 변경 사항을 일상 업무에 통합: 조직 정책, 문화적 관행 및 직원 역할을 대조 확인하고 업데이트합니다.

• 직원 보상: 변화에 성공적으로 적응한 직원에게 보상을 함으로써 그들의 도덕적 가치를 높일 수 있습니다.

09단계: 필요에 따라 검토 및 조정

앞서 말했듯이 새로운 변경 사항은 종종 역효과를 낳을 수 있습니다. 따라서 새로운 변화를 구현한 후에도 계속 눈을 떼는 것은 심각한 실수가 될 것입니다. 변화가 역효과를 낳고 눈을 감는다면 작업 공간 전체와 비즈니스가 망가질 수 있습니다. 그렇기 때문에 필요한 조치를 취할 수 있도록 검토를 수행하여 잠재적인 허점을 찾아야 합니다.

이 단계에서는 다음 작업을 수행합니다.

• 변경 후 검토를 수행하여 통찰력을 수집합니다.
• 프로세스 전반에 걸쳐 배운 교훈을 문서로 보관하세요.

변경 관리가 실패할 수 있는 이유: 과제

대부분의 변경 관리 이니셔티브가 실패하는 데에는 몇 가지 일반적인 이유가 있습니다. 변경 관리 전문가 또는 해당 조직의 관리자로서 이러한 사항에 대한 아이디어가 있어야 합니다. 이는 당신이 동시에 비전 있는 리더/관리자가 되는 데 도움이 될 것입니다. 변경 관리가 실패하는 이유를 아래에서 살펴보세요.

1. 낮은 직원 참여도

CEB Corporate Leadership Council에 따르면 조직의 62%가 주로 리더가 소유한 변경 구현 계획을 사용합니다 . 솔직히 여기에는 문제가 없습니다. 그러나 종종 최고 책임자는 의사 결정 권한을 자신에게만 국한시키고 대부분의 직원은 이에 접근할 수 없습니다. 그러나 직원이 조직에 큰 이해관계를 갖고 있다면 이는 잘못된 조치입니다.

Gartner는 보고서에서 직원들이 구현 계획을 소유할 때 변화 성공률이 24% 증가한다고 밝혔습니다. 따라서 직원과 기타 모든 중요한 자원 및 이해관계자를 계획에 통합하여 모든 것이 올바르게 활용되고 기한이 준수되도록 해야 합니다.

2. 계획 부족

임무, 비전, 목표, 일정, 자원 및 잠재적인 장애물을 극복하는 방법을 설명하는 포괄적인 계획이 없으면 어떤 조직도 변경 관리 프로세스 중에 발생할 수 있는 모든 문제에 직면할 수 없습니다. 예측력이 부족하면 리소스를 잘못 할당하고 결국 마감일을 지키지 못하게 될 수 있습니다.

3. 의사소통 불량

변경 구현이 시작되면 직원의 역할이 변경될 뿐만 아니라 많은 고객 관련 서비스가 중단됩니다. 이를 적시에 각 당사자에게 전달하지 않으면 직장과 시장 전체가 엉망이 될 것입니다. 이것이 바로 변경 관리 프로세스에서 명확하고 시기적절한 의사소통이 매우 중요한 이유입니다.

직장에서 의사소통을 개선하는 방법을 확인하세요.

4. 부적절한 교육

부적절한 교육은 대부분의 직원이 새로운 시스템, 역할 및 프로세스에 적응하지 못하는 일반적인 장벽입니다. 이러한 준비 부족은 좌절감, 생산성 감소, 소진, 변화에 대한 저항 증가로 이어질 수 있습니다.

5. 변화에 대한 보이지 않는 저항

이 문제는 강렬한 기업 정치와 의심스러운 사람들이 있는 환경에서 흔히 발생합니다. 그들은 새로운 변화를 모두 받아들이는 척하지만 속으로는 저항합니다. 그들은 변화가 일어나는 것을 막기 위해 비밀리에 가능한 모든 일을 할 것입니다. 관리자로서 귀하는 조직의 더 나은 미래를 위해 이러한 의심스러운 사람들을 선별할 수 있도록 충분히 주의해야 합니다.

마무리

변경 관리는 항상 복잡한 작업입니다. 이 과정에서 단 한 번의 실수도 의심할 여지 없이 엄청난 혼란을 초래할 수 있습니다. 그러나 변화를 거부하거나 저항할 수는 없습니다. 그렇게 하면 시장의 기존 경쟁업체보다 훨씬 뒤처지게 되기 때문입니다.

따라서 새로운 변화 요구사항이 문을 두드릴 때마다 직면할 수 있는 계획, 조직 문화, 사고방식을 항상 준비해 두는 것이 더 좋습니다. 이 기사를 통해 오늘 주제에 대한 충분한 지식을 얻으셨기를 바랍니다. 이는 여러 면에서 도움이 될 것입니다.

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