Gmail에서 공유받은 편지함을 만드는 방법-단계별 가이드

Gmail의 공유 된받은 편지함?

설치가 가능하고 매우 쉽습니다.

이 안내서에서는 Gmail을 사용하여 공유받은 편지함을 설정하는 방법을 정확하게 보여 주므로 이메일 커뮤니케이션을 확장 할 수있는 몇 가지 기본 기능을 제공합니다.

공유받은 편지함이란 무엇입니까?

공유 된받은 편지함은 여러 사용자가 액세스,보기, 협업 및 이메일에 응답 할 수있는 전자 메일받은 편지함입니다.

일반적으로 info@, sales@, support@, 마케팅@또는 수백 개의 이메일을 관리 해야하는 팀에 의해 일반적으로 사용됩니다.

공유받은 편지함을 사용하는 이유는 무엇입니까?

기존 이메일 계정과 달리 공유받은 편지함은 팀 사용하도록 설계되었습니다. 여러 팀원이나 팀이 있고 이메일 커뮤니케이션을 중앙 집중화하려는 경우 공유받은 편지함을 만드는 것이 좋습니다.

공유받은 편지함이 도움이되는 것들은 다음과 같습니다.

• 개선 된 협업
• 명확성과 책임을 촉진합니다
• 응답 시간 개선
• 간소화 된 워크 플로
• 전자 메일 과부하 감소
• 자동화
• 분석 및 보고서

이러한 혜택 중 일부를 세분화합시다.

1. 공동 작업 개선

공동 작업은 공유받은 편지함을 훌륭하게 만듭니다. 이메일을 할당하고 , 응답을 조정하며 , 팀원들 사이의 명확성을 홍보합니다 .

정상적인 이메일 커뮤니케이션 시나리오를 살펴보면 팀은 종종 이메일 전달, 여러 사람을 CC에 올리며 전화를받는 데 의지하여 혼란을 일으키고 대화를 마무리하는 데 영원히 걸립니다.

공유받은 편지함은 간단한 워크 플로와 중앙 집중식 플랫폼 으로이 상황을 개선합니다.

공유받은 편지함 소프트웨어와의 협업의 그래픽 표현.

2. 명확성과 책임을 촉진합니다

몇 주 전에 팀원과 함께 전달한 중요한 이메일에 무슨 일이 있었는지 잘 모르시겠습니까?

, 나는 당신과 같은 보트에있었습니다.

이메일 우선 순위 지정, 불완전 성, 좌절, 계속 증가하는 백 로그 - 아무것도 효과가없는 것 같습니다. 그때 우리는 공유받은 편지함으로 전환했습니다.

공유받은 편지함을 사용하면 누가 무엇을하고 있는지, 어떤 이메일/대화가 닫히거나 진행 중인지 추적 할 수 있습니다. 이것은 사용자들 사이의 명확성과 책임감을 촉진합니다.

3. 자동화

공유 사서함은 일반 사서함보다 더 많은 자동화 기능을 제공합니다.

• 응답, 사무실 밖에서 잠재적 지연 또는 티켓 확인에 대한 자동 이메일을 보냅니다.
• 고객 유형 또는 우선 순위에 따라 이메일 할당을 자동화합니다.
• 월간 보고서 생성을 자동화하십시오.

Gmail에서 전용 공유받은 편지함 소프트웨어로 업그레이드 할 때?

Gmail은 1 대 1 이메일 대화 플랫폼, 몇 가지 전자 메일 관리 또는 일회성 비밀번호 (OTP)를 얻는 데 좋습니다.

그러나 수백 개의 이메일, 후속 조치, 전달 이메일 또는 지속적으로 선임 도움말이 필요한 경우 공유받은 편지함 시스템 사용을 고려해야합니다.

팀이 제대로 작동하는 것처럼 보이더라도 물건을 그대로 두지 마십시오. 워크 플로를 개선하고 관리하기 쉽도록 노력하십시오.

Gmail에서 공유받은 편지함을 만드는 방법

Gmail에서 공유받은 편지함을 설정하기 전에; 그것이 당신에게 올바른 선택인지 봅시다.

이 안내서에서는 Gmail 계정을 공유받은 편지함으로 사용하는 세 가지 방법을 보여 드리겠습니다.

1. Google Groups : 소규모 팀이 있고 Google 서비스를 사용하려는 경우 이것이 최선의 선택입니다. Google 그룹을 사용하면 여러 팀원과 함께 관리 할 수있는 공동 작업받은받은 편지함을 만들 수 있습니다.
2. 영웅받은 편지함 : 공유받은 편지함 기능을 제공하고 1 클릭 설정으로 Gmail 계정을 사용할 수있는 타사 소프트웨어. 실제 공유받은 편지함 기능을 경험하고 팀 효율성과 생산성을 향상시키려는 경우 적극 권장합니다 .
3. Gmail 대표단 : Gmail 계정 액세스를 누군가와 공유하는 간단하고 안전한 방법. 협업 기능을 찾는 경우 권장하지 않습니다.

각 방법을 자세히 살펴 보겠습니다.

방법 1 : Google 그룹과 공유 된받은 편지함 작성

이것은 Google 생태계 내에서 공유받은 편지함을 작성하는 데 사용하려는 방법입니다.

전제 조건 :

• Gmail 또는 Google Workspace 계정 : 표준 계정 또는 Google Workspace 계정으로 Google 그룹을 사용할 수 있습니다.
• 관리 액세스 : 일부 설정 (특히 Google Workspace 계정)의 경우 관리자 수준 액세스가 필요할 수 있습니다.

1 단계 : Google 그룹을 만듭니다

1. Google 그룹으로 이동하여 선호하는 Google 계정으로 로그인하십시오.
2. 왼쪽 메뉴에서 그룹 만들기 버튼을 클릭하십시오.
3. 그룹 정보를 입력하십시오
   필요한 세부 정보를 작성하고 사용 사례를 명확하게 반영하는 이름 및 이메일 주소를 선택하십시오. 예를 들어, [email protected].
4. 개인 정보 설정을 선택하십시오 .
5. 이메일을 사용하여 생성 된 그룹에 추가하여 초대장을 회원에게 보냅니다 .
6. 그룹 생성을 마무리하십시오.

2 단계 : 협업받은 편지함 기능을 활성화합니다

이제 Google 그룹이 시작되고 실행되면서 공동 작업받은 편지함 기능을 활성화 할 차례입니다.

이를 통해 팀 구성원을 주제에 할당, 이메일 해결, 메시지 분류 등과 같은 Google 그룹의 추가 기능을 활용할 수 있습니다.

Google 그룹에서 협업받은 편지함 기능을 활성화하려면 :

1. 그룹 이름 옆에있는 설정 아이콘을 클릭하여 그룹 설정을 열거 나 그룹 페이지를 열었을 때 왼쪽 메뉴에서 그룹 설정을 클릭하십시오.
2. 일반적인 설정 에서 약간 아래로 스크롤하여 공동 작업받은 편지함 확인란을 찾아 선택하십시오.
3. 변경 사항을 저장하십시오 .

그게 다야. 팀원을 추가하거나 내부 커뮤니케이션을하거나 고객에게 질문을 도와 줄 준비가되었습니다.

Google 그룹을 공유받은 편지함으로 사용합니다

나는 하루를 Google 그룹을 공유받은 편지함으로 테스트하고 아래에서 내 생각을 공유했습니다.

우선, 당신의 희망을 얻지 마십시오 .

Google 그룹은 무료로 제공하는 것에 유용합니다 . 팀원을 추가하고, 타사 이메일을 받고, 팀과 협력하고, 중간 대화를하고, 다른 많은 유용한 일을 할 수 있습니다.

Google 그룹은 공유 된받은 편지함이 아닌 미니 포럼으로 좋은 것을 발견했습니다.

고객 지원을 제공하기 위해 공유받은 편지함으로 사용하려는 경우 상황이 복잡합니다 .

설명하겠습니다.

고객은 Google Group 이메일 주소를 이메일로 보내고 대화를 시작할 수 있습니다.> 팀원과 협력 할 수 있습니다.> 개인 메시지로 고객에게 회신 할 수 있습니다.

그러나 개인 메시지는 대화 카드 (생성 된 공유받은 편지함에서)에 표시되지 않으며, 고객은 개인 이메일에서 답장을 받고 별도의 이메일 대 메일 대화를 만듭니다.

이것은 공유받은 편지함 시스템의 최적화 된 워크 플로가 아닙니다. 고객은 일대일 지원을 기꺼이받을 수 있지만 에이전트는 스트레스가 많은 근무 조건을 가질 것입니다. Gmail과 Google 그룹 사이를 지속적으로 전환하는 것은 이상적인 시나리오가 아닙니다.

Google 그룹을 고객 지원을위한 공유받은 편지함으로 올바르게 활용하려면 다음과 같습니다.

1. 고객에게 Google 그룹에 가입하고 거기서 대화를 시작하도록 요청하십시오. 이런 식으로 그룹 구성원 (고객 포함)은 대화에 대해 통보받습니다.
   Google 그룹에 머무르면 고객 질문에 답변 할 수 있으며 고객은 Gmail을 사용하여 답장을받을 수 있습니다. 상생 상황.
2. 하루가 끝날 때 Google 그룹에서 물건을 업데이트하십시오.
   고객과 함께 1 : 1로 일하면 문제를 해결하기 위해 문제를 해결하더라도 정기적 인 상태 업데이트를 통해 사물을 추적 할 수 있습니다.

방법 2 : 영웅받은 편지함-Gmail에 대한 권장 된 타사 공유받은 편지함 솔루션

Heroic Inbox는 팀과 수천 개의 이메일을 관리하는 데 효율적으로 설계된 공유 된받은 편지함 소프트웨어입니다.

진정한 공유받은 편지함 경험이 필요한 팀의 경우 영웅받은 편지함이 훌륭한 옵션입니다. 필요한 모든 기능이 있으며 매우 저렴합니다.

또한 설정 마법사를 따르기가 매우 쉬운 곳으로 Gmail 또는 기타 이메일 계정에 연결할 수 있습니다.

영웅받은 편지함의 주요 기능 :

• SEAMLESS Gmail 통합 : 한 번의 클릭 Gmail 설정 옵션> 계정을 선택하고 영웅받은 편지함이 계정에 액세스하도록 허용하십시오. 그것은 영웅받은 편지함으로 Gmail 사서함을 설정하는 것이 얼마나 간단합니다.
• 이메일 할당 및 추적 : 팀원에게 이메일을 할당하거나, 누가 작업 중인지 확인하거나 귀하의 요구에 따라 이메일을 쉽게 우선 순위를 정합니다.
• 공동 작업 : 전자 메일 커뮤니케이션에 개인 내부 메모를 추가하고 팀원을 대신하여 이메일 초안 작성, 태그 추가 또는 이메일 티켓 상태를 업데이트합니다.
• 수신 메시지가 감지되면 예정된 이메일이 전송되는 것을 방지하기위한 충돌 감지 .
• 자동 이메일을 보내서 수신 된 이메일을 확인하거나 사무실에서 알림을 알립니다.
• 성능 분석 및보고.
• 고객 이력 및 상황 보존.
• Woocommerce, EDD 및 기타 전자 상거래 통합.
• 이메일 작성 프로세스 속도를 높이기 위해 저장된 답장/ 템플릿.

Gmail과 함께 영웅받은 편지함을 사용하기위한 전제 조건

• WordPress 웹 사이트 : Heroic Inbox는 Core WordPress 기능을 사용하고 공유받은 편지함에 필요한 추가 기능을 제공하는 WordPress 기반 플러그인입니다.
  
  온라인으로 WordPress 웹 사이트를 설정하거나 호스팅 제공 업체에게 WordPress를 설치하도록 요청하는 많은 튜토리얼이 있습니다.
• 영웅받은 편지함 플러그인 : 프리미엄 공유받은 편지함 소프트웨어입니다. 공식 웹 사이트를 위해 구매하고 다운로드하십시오.
• Gmail 또는 Google Workspace 계정.
• WordPress 웹 사이트의 관리 액세스 : 영웅받은 편지함을 구성하고 사용자를 생성하고 다른 설정을 관리합니다.

전제 조건이 설정되었으므로 플러그인 설치를 시작하겠습니다.

1 단계 : 영웅받은 편지함 플러그인 설치 및 구성

1. WordPress 웹 사이트 대시 보드에 액세스하십시오.
2. 왼쪽 메뉴의 플러그인을 클릭하거나 호버링하십시오.> 새 플러그인 추가.
3. 플러그인 업로드 버튼을 클릭하십시오.
4. 다운로드 한 영웅받은 편지함 플러그인 파일을 찾아서 선택하십시오 .> 지금 설치를 클릭하십시오 .
5. 몇 초 동안 기다렸다가 플러그인을 활성화하십시오 .

환영 마법사를 따르고 라이센스 키로 영웅받은 편지함을 활성화하십시오.

두 번째 단계에서는 Gmail을 포함한 여러 제공 업체와 함께 새 사서함을 추가 할 수 있습니다.

Gmail 섹션에서 한 번의 클릭 설정 옵션을 클릭하여 Gmail 계정을 영웅받은 편지함과 연결하십시오.

Gmail 계정을 선택하십시오> Herothemes가 귀하의 계정에 액세스하도록 허용하십시오.

이전 이메일을 가져 오거나 신선한 시작하려면 건너 뜁니다.

이전 이메일을 가져 오면 동일한 고객과의 향후 전환에 도움이되는 기존 전환 데이터를 얻게됩니다.

새로운 공유받은 편지함을 준비하고 있습니다.

2 단계 : 영웅받은 편지함에 팀원 추가

우리는 공유받은 편지함을 만들고 있으므로 팀원이 필요합니다. .

생성 된 공유받은 편지함에 일부 동료를 추가합시다.

먼저 웹 사이트의 사용자 섹션 에서 일부 사용자를 WordPress 웹 사이트에 추가하십시오.

사용자 화면에 있으면 새 사용자 추가 버튼을 클릭하고 양식> 원하는 역할을 선택하십시오> 변경 사항 저장.

둘째, 만든 사용자를 사서함에 할당하십시오 .

영웅받은 편지함 > 설정 > 사서함 > 생성 한 사서함을 선택하십시오 .

이제 사용자 섹션> 사용자 추가 > 사용자를 선택하고 역할을 설정하십시오.

사서함 사용자와 관리자라는 두 가지 역할 만 있습니다. 팀원에게 설정 액세스를 제공하지 않으려면 사서함 사용자를 선택하고 변경 사항을 저장하십시오.

그게 다야. SaaS 공유받은 편지함 대안과 비교하여 영웅받은 편지함은 사용자 수와 티켓 수에 제한이 추가되지 않습니다. 이로 인해 소규모 팀에서 대규모 팀을 위해 훨씬 저렴하고 확장이 쉽습니다.

방법 3 : Gmail 대표단 사용

동료가 Gmail에 액세스하고 이메일을 관리 할 수있는 쉬운 방법을 원한다면 Google 대표단이 귀하의 선택입니다.

그들에게 당신의 계정 자격 증명을 제공하는 것 외에는 매우 안전하거나 최선의 방법이 아닙니다.

기본 Gmail 기능입니다. 설정하려면 :

• Gmail 계정에 로그인합니다 (작업 영역 이메일을 사용하는 경우 관리자 수준 액세스가 필요합니다).
• 오른쪽 상단 코너에서 설정 아이콘 설정을 클릭하십시오 . 모든 설정을 참조하십시오 .

• 계정을 열고 설정 탭을 가져옵니다 .
• 계정에 대한 액세스 권한을 부여하려면 다른 계정을 추가하십시오 .

• 부여 액세스 권한을 부여하려는 이메일 주소를 입력하고 확인 이메일을 보내십시오.
• 다른 사람이 확인한 후에는 로그인 자격 증명없이 Gmail에 액세스 할 수 있습니다.

Gmail의 기본 공유받은 편지함만큼 간단합니다.

Gmail 대표단을 사용하는 동안 고려해야 할 사항

1. 대의원을 대신하여 읽고, 삭제하고, 이메일을 보낼 수 있으므로 대의원을 많은 신뢰해야합니다.
2. 최대 10 명의 대표단을 추가 할 수 있습니다.
3. 정기적으로 대의원을 검토하고 모니터링합니다.
4. 계정 자격 증명을 공유하는 것보다 훨씬 낫고 안전합니다.
5. 대표를위한 명확한 지침을 설정하십시오.

공유받은 편지함 사용 모범 사례

어떤 방법을 선택하든 이러한 관행은 공유받은 편지함 경험을 최적화하는 데 도움이됩니다.

1. 유형별로 전자 메일을 분류합니다 (지원, 판매, 정보) : 작업에 적합한 사람에게 할당하는 데 도움이됩니다. Gmail 및 Heroic받은 편지함은 모두 이메일을 분류하기위한 기본 옵션을 제공합니다.
   
   또한 전자 메일 대화를 더 잘 구성하고 분류하기 위해 별도의 이메일 계정 또는 공유 사서함을 만들 수 있습니다.
2. 긴급한 이메일 우선 순위를 정합니다 . 긴급 이메일에 레이블을 추가하여 팀원이 해당 대화에 더 많은 노력을 기울일 수 있습니다.
3. 상태 기반 시스템 사용 : 진행중인 작업, 개방 또는 폐쇄와 같은 이메일 상태를 업데이트하거나 사용하는 것이 가장 좋습니다. Gmail은 이에 대한 기본 지원을 제공하지는 않지만 영웅받은받은 편지함이 있습니다.
4. 저장된 답장 (또는 이메일 템플릿)을 만들고 사용하면 이메일 작성 및 대화 프로세스 속도가 빨라집니다. 사전마다 템플릿으로 반복적 인 질문에 대답하는 것은 산들 바람이며 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.
   
   Gmail 그룹과 영웅받은 편지함을 사용하면 이메일 템플릿을 만들고 대화 중에 쉽게 사용할 수있는 옵션을 제공 할 수 있습니다.
5. 커뮤니케이션 프로토콜을 설정하십시오 : 톤, 음성 일관성, 서명, 핸드 오프 절차, 대화가 확대 될 때해야 할 일.
6. 응답 시간, 고객 만족도 점수, 이메일 볼륨, 팀원당 처리 된 이메일 및 태그/레이블 사용량 메트릭과 같은 중요한 메트릭을 추적하십시오 .
7. 지식 기반 또는 셀프 서비스 포털을 활용하여 반복적 인 이메일 쿼리에 답하십시오. 이를 통해 작업 부하를 줄일 수 있습니다.
   
   WordPress를 사용하여 지식 기반을 만드는 방법에 대한 안내서가 있으며, 셀프 서비스 포털을 만들려면이를 따르십시오.
8. 선임/주니어 환경을 장려하십시오 . 중요한 이메일을 처리하거나 주니어를 도울 수있는 것이 공유받은 편지함 시스템에서 가장 좋은 방법입니다.

자주 묻는 질문

팀을위한 최고의 공유받은 편지함 소프트웨어는 무엇입니까?

저렴하고 기능이 풍부한 수백 개의 공유받은 편지함 소프트웨어가 있습니다. 우리는 개인적으로 영웅받은 편지함을 간단하고 저렴하게 만들었습니다.

우리는 또한 많은 헬프 데스크 소프트웨어를 검토하고 최고의 공유받은 편지함을 선택하는 데 도움이되는 안내서를 만들었습니다.

Google Workspace없이 공유받은 편지함을 만들 수 있습니까?

예, Gmail Delegation, Google Groups 또는 Heroic받은 편지함은 개인 Gmail 계정과도 작동합니다.

공유받은 편지함에 얼마나 많은 사람들이 액세스 할 수 있습니까?

이것은 선택한 방법에 따라 다릅니다. Google Groups는 수백 명의 회원을 허용하고 Gmail의 대표단 기능을 사용하면 최대 10 명의 대표단을 할당 할 수 있으며 영웅받은 편지함을 사용하면 무제한 팀 구성원을 추가 할 수 있습니다.

모바일 장치에서 공유받은 편지함을 사용할 수 있습니까?

예,하지만 기능이 제한되어 있고 최적화되지 않은 워크 플로를 처리해야합니다.

최종 생각

거기 있어요! Gmail에서 공유 된받은 편지함을 만드는 것은 가능하지만 우리가 생각했던 것만 큼 꿈꾸지는 않습니다.

Gmail을 Google 기본 서비스와 공유받은 편지함으로 사용하려면 많은 타협을 해야합니다.

대신 영웅받은 편지함을 사용해보십시오 . 적절한 공유받은 편지함 소프트웨어이며 매우 저렴합니다.

이것들은 내 생각입니다. 아래에 댓글을 달면 당신의 생각을 알려주세요.