정책 및 절차 매뉴얼 작성 방법: 전체 가이드

정책 및 절차 매뉴얼을 작성하는 방법을 모르거나 비즈니스에 애초에 매뉴얼이 필요한지조차 모르십니까?

정책 및 절차 매뉴얼은 직원이 비즈니스에 대한 주요 정보에 액세스할 수 있는 중앙 집중식 허브입니다.

비즈니스가 확장됨에 따라 이러한 정책 및 절차를 문서화하는 것은 프로세스 최적화, 직원 관리, 비즈니스 보호, 정부 규정 준수 등을 위해 필수적입니다.

이 가이드에서는 다음을 포함하여 정책 및 절차 매뉴얼을 만드는 방법에 대해 알아야 할 모든 것을 배우게 됩니다.

• 정책 및 절차 매뉴얼이란 무엇입니까?
• 정책 및 절차 매뉴얼 예시
• 정책 및 절차 매뉴얼이 중요한 이유
• 정책 및 절차 매뉴얼 작성 방법

파헤쳐 보자…

정책 및 절차 매뉴얼이란 무엇입니까?

정책 및 절차 설명서는 직원이 특정 작업("절차") 및 규칙 및 규정("정책")을 수행하는 방법과 같은 비즈니스 정책 및 절차에 대한 정보에 액세스할 수 있는 중앙 집중식 지식 허브입니다.

몇 가지 예는 신입 사원을 고용해야 하는 관리자의 고용 프로세스, 병가 정책, 직원 복리후생 등에 대한 세부 정보일 수 있습니다. 잠시 후에 더 많은 정책 및 절차 설명서 예제를 공유하겠습니다.

이러한 중앙 집중식 지식 허브는 필요할 때 직원이 주요 정보에 액세스할 수 있도록 지원하여 비즈니스를 보다 효과적으로 운영하는 데 도움이 됩니다.

또한 모든 직원이 동일한 페이지에서 작업하고 비즈니스의 절차와 정책을 완전히 이해하도록 합니다.

정책 및 절차 매뉴얼 예시

정책 및 절차 매뉴얼이 무엇이며 어떤 유형의 콘텐츠를 포함해야 하는지 이해하는 데 도움이 되도록 다음을 포함하여 고려해야 할 몇 가지 정책 및 절차 매뉴얼 예제를 간략하게 살펴보겠습니다.

• 직장 행동 강령
• 직원 복리후생 정보
• 건강 및 안전 절차
• 비상 절차
• 휴가 정책
• 휴가 정책
• 원격 근무 정책
• 조직도
• 출장 정책(예: 일당 등)
• 인사정책
• 결제 절차
• 주요 업무에 대한 직원 절차(예: 휴가 신청 제출)
• 직업 설명
• 프로모션 정보(다른 수준과 같이 표준화된 경우)
• 법률 준수 규칙(예: 주식에 투자하는 직원에 대한 규칙)
• 스톡옵션 정보 및 가득기간
• 기술 사용 정책
• 정보 보안 정책
• 지속적인 교육 정책

실생활의 예로 "우발적이거나 의도적인 무단 액세스로부터 Notre Dame의 정보 리소스를 보호하는 데 도움이 되는 Notre Dame의 정보 보안 정책..."을 고려할 수 있습니다.

귀하의 비즈니스에는 고유한 정책 및 절차가 있을 수 있으므로 정책 및 절차 설명서에 포함해야 하는 모든 내용의 전체 목록은 아닙니다. 그러나 어디서부터 시작해야 하는지에 대한 좋은 아이디어를 제공해야 합니다.

정책 및 절차 설명서를 갖는 것이 중요한 이유

이제 정책 및 절차 매뉴얼이 무엇인지 알았으니 비즈니스를 위한 매뉴얼을 만들 때 얻을 수 있는 가장 큰 이점에 대해 살펴보겠습니다.

직원 교육 시간 단축

신입 사원을 고용할 때마다 직원이 업무를 시작하는 시점과 실제로 비즈니스에 기여하기 시작하는 시점 사이에는 항상 시차가 있습니다.

주요 정책, 작업 방법, 작업 내용 등을 이해하도록 도와야 합니다.

정책 및 절차 매뉴얼을 사용하면 비즈니스의 모든 일반적인 절차 작업과 관련하여 직원 교육 시간을 줄일 수 있습니다.

그렇게 하면 신입 사원은 실제 작업에 대한 교육에 집중할 수 있으므로 가치 추가를 더 빨리 시작하는 데 도움이 됩니다.

직원이 혜택을 이해하도록 지원(및 유지율 향상)

대부분의 기업은 직원 유지율을 높이고 직원 사기를 개선하는 데 도움이 되는 직원 복리후생을 제공합니다.

그러나 직원이 이러한 혜택에 액세스하는 방법을 모르거나 이러한 혜택이 존재하는 경우 귀사는 이러한 혜택 을 제공하는 이점을 얻을 수 없습니다.

정책 및 절차 매뉴얼을 사용하면 다음과 같이 비즈니스의 모든 직원 복리후생을 명확하게 문서화할 수 있습니다.

1. 직원들은 어떤 혜택이 있는지 알고 있습니다.
2. 직원들은 이러한 혜택을 이용할 수 있는 방법을 알고 있습니다.

규칙 및 규정 준수 향상

귀하의 비즈니스 정책 외에도 귀하의 비즈니스는 내부자 거래에 관한 규칙과 같은 정부 규칙 및 규정을 준수해야 할 수도 있습니다.

일부 사업체의 경우 이러한 규칙을 따르지 않을 경우 벌금이나 기타 처벌의 형태로 심각한 결과를 초래할 수 있습니다.

정책 및 절차 설명서를 사용하여 직원이 이러한 규칙을 준수하기 위해 해야 할 일을 지정할 수 있습니다. 이 정보를 명확하게 배치하고 직원이 쉽게 액세스할 수 있도록 함으로써 의도하지 않은 사고를 방지하고 이러한 정부 규정을 준수할 수 있습니다.

예를 들어 Shake Shack의 내부자 거래 규정 준수 정책을 볼 수 있습니다.

직원 행동에 대한 적절한 기대치 설정

직원 행동 문제를 피하려면 나중에 행동을 조정하는 것보다 처음부터 기대치를 설정하는 것이 훨씬 쉽습니다.

정책 및 절차 매뉴얼을 사용하면 처음부터 직원 행동 및 문화에 대한 적절한 기대치를 설정하여 향후 문제를 방지할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 표준화 및 문제 방지

정책 및 절차 매뉴얼의 또 다른 큰 이점은 이름에서 알 수 있듯이 비즈니스 정책을 표준화하는 데 도움이 된다는 것입니다!

정책을 최대한 표준화함으로써 효율성을 높이고 비즈니스의 관리 작업을 간소화할 수 있습니다.

또한 정보 보안 정책을 사용하여 데이터에 액세스하는 악의적인 행위자로부터 비즈니스를 보호하는 등의 문제로부터 보호할 수 있습니다.

직원이 스스로 하도록 하여 HR의 부담을 줄입니다.

귀하의 비즈니스에는 지불, 병가, 휴가 휴가, 혜택, 퇴직 옵션 등과 같은 HR 관련 작업에 대한 매우 구체적인 정책이 많이 있을 것입니다.

직원이 질문이 있을 때마다 HR 직원에게 연락해야 할 필요성을 느낀다면 HR 직원은 더 가치 있는 작업을 수행하는 대신 이러한 질문에 답해야 하므로 수렁에 빠질 것입니다.

이러한 모든 중요한 정책과 절차를 매뉴얼에 문서화함으로써 직원들에게 스스로 답을 찾는 데 필요한 도구를 제공할 수 있습니다. 즉, 직원은 필요할 때마다 답변을 얻을 수 있고 HR 직원은 다른 일에 집중할 수 있습니다.

이는 고객 대면 지식 기반을 생성하여 고객이 스스로 도울 수 있는 도구를 제공함으로써 인적 지원 요청 을 줄이는 데 도움이 되는 것과 거의 동일한 원칙에 따라 작동 합니다. 해당 주제에 관심이 있는 경우 7가지 주요 지식 기반 혜택 이 포함된 게시물을 확인하십시오 .

정책 및 절차 설명서 작성 방법

이제 정책 및 절차 매뉴얼을 만드는 방법에 대한 실제 단계를 처음부터 끝까지 살펴보겠습니다.

1. 정책 및 절차 매뉴얼 계획

작성 및 문서화를 시작하기 전에 매뉴얼에 대한 높은 수준의 계획 및 구조를 갖는 것이 중요합니다.

이렇게 하면 작성해야 하는 콘텐츠와 해당 콘텐츠를 응집력 있는 매뉴얼로 구성하는 가장 좋은 방법을 알 수 있습니다.

어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 위의 정책 및 절차 설명서 예제가 좋은 토대가 됩니다.

귀하의 비즈니스에는 매뉴얼에 문서화해야 하는 자체 정책 및 절차가 있을 수도 있습니다.

개별 정책 및 절차를 나열하는 것 외에도 논리적 범주로 그룹화하는 방법에 대해서도 생각하고 싶을 것입니다. 예를 들어 개별 직원 복리후생 정책은 하나의 포괄적인 "직원 복리후생" 범주로 그룹화할 수 있습니다.

이러한 유형의 그룹화를 통해 직원이 설명서를 더 쉽게 찾아보고 탐색할 수 있습니다.

올바른 정책 및 절차 수동 소프트웨어를 사용하면 이러한 유형의 분류를 설정하는 데 문제가 없어야 합니다.

2. 콘텐츠 작성을 위한 팀 만들기

정책 및 절차 설명서를 작성했으면 이 콘텐츠를 만들 수 있는 전문가 팀을 구성해야 합니다.

정책과 절차가 여러 부서에 걸쳐 있을 가능성이 높으므로 팀도 필요합니다.

주요 목표는 문서화해야 하는 모든 중요한 정책 및 절차에 대한 주제 전문가를 확보하는 것입니다.

이 단계는 돌아가서 계획에서 놓친 것이 있는지 확인하기에 좋은 지점이 될 수도 있습니다. 전문가 팀은 추가해야 하는 새로운 정책이나 설명서 구조 변경에 대한 자체 피드백이 있을 수 있습니다.

3. 정책 및 절차 내용 작성

이제 작성을 시작할 준비가 되었습니다. 팀은 수행해야 할 작업을 알고 있어야 하며 계획에 따라 콘텐츠 생성을 시작할 수 있습니다.

다음은 문서를 작성할 때 고려해야 할 몇 가지 정책 및 절차 수동 모범 사례입니다.

• 이해가 되는 곳에 이미지와 동영상을 포함하세요. 이미지와 동영상은 특히 직원이 따라야 하는 절차와 관련하여 더 자세히 설명하는 데 유용할 수 있습니다.
• 서식을 사용하여 주요 영역에 주의를 기울이 십시오. 콜아웃을 사용하여 중요한 정보를 강조하고 경고를 강조하는 등의 작업을 수행하십시오. 대부분의 정책 및 절차 수동 소프트웨어를 통해 이 작업을 수행할 수 있습니다.
• 전문 용어 사용 금지 - 다양한 전문 지식/지식 수준을 가진 직원이 많은 기사에 액세스할 수 있어야 합니다. 즉, 가능한 한 주제별 전문 용어를 사용하지 않아야 합니다.
• 목차 포함 - 목차를 추가하면 직원이 콘텐츠를 더 쉽게 탐색할 수 있습니다. 일부 정책 및 절차 수동 소프트웨어는 이를 자동으로 수행하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 짧은 단락과 중요 항목을 사용 하십시오. 이렇게 하면 직원이 귀하의 콘텐츠를 더 쉽게 흡수하고 이해할 수 있습니다.

4. 정책 및 절차 내용 검토 및 승인

정책 및 절차 내용의 초안을 작성한 후에는 해당 내용을 별도의 주제 전문가가 검토하도록 할 수 있습니다.

이 검토 프로세스는 콘텐츠를 게시하기 전에 오류와 불일치를 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 구조 및 쓰기 품질과 관련하여 콘텐츠에 대한 두 번째 안구 세트를 갖는 것은 일반적으로 결코 나쁜 생각이 아닙니다.

이상적으로는 리뷰어가 매뉴얼에 게시되기 전에 콘텐츠의 각 부분을 승인할 수 있도록 시스템을 갖추는 것이 좋습니다.

말하자면…

5. 정책 및 절차 매뉴얼 게시

설명서에 쉽게 액세스하려면 직원이 언제든지 정책에 쉽게 액세스할 수 있는 정책 및 절차 설명서 소프트웨어를 사용해야 합니다.

대부분의 비즈니스에서는 설명서에 대한 액세스를 제한하는 기능이 포함되어 있는 한 일반 지식 기반 소프트웨어 또는 문서화 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.

어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 Heroic Knowledge Base는 정책 및 절차 매뉴얼을 만드는 유연하고 비용 효율적인 방법을 제공합니다.

Heroic Knowledge Base는 오픈 소스 WordPress 소프트웨어를 기반으로 합니다. 즉, WordPress가 제공하는 모든 유연성의 이점을 누릴 수 있습니다.

이 조합은 정책 및 절차 설명서에 대한 액세스를 제한하는 여러 가지 방법을 제공합니다.

• 사용자가 계정을 등록하고 사용자 이름과 암호를 사용하여 로그인하도록 요구합니다. 이렇게 하면 직원이 어디에서나 매뉴얼에 액세스할 수 있으며 여전히 매우 안전하게 유지됩니다.
• 직원과 공유할 수 있는 단일 암호를 만드 십시오. 암호가 있는 사람은 누구나 콘텐츠에 액세스할 수 있기 때문에 안전하지는 않지만 직원이 자신의 계정을 필요로 하지 않기 때문에 설정이 매우 쉽습니다.
• IP 주소 기반 액세스 허용 – 직원이 원격으로 작업하지만 여전히 회사에서 제공하는 VPN을 사용하는 경우 좋은 옵션이 될 수 있습니다.
• 직원이 로컬 네트워크의 콘텐츠에만 액세스할 수 있도록 인트라넷 사이트를 만드십시오. 직원 이 직장에 있는 동안에만 콘텐츠에 액세스해야 하는 경우 인트라넷 사이트가 좋은 옵션이 될 수 있습니다.

Heroic Knowledge Base에는 보다 효과적인 정책 매뉴얼을 만드는 데 도움이 되는 기능도 포함되어 있습니다.

• 범주 – 정책 및 절차를 범주로 쉽게 구성하고 직원이 해당 범주를 찾아볼 수 있습니다.
• 실시간 검색 제안 – 직원은 입력을 시작하자마자 검색 결과를 볼 수 있으므로 올바른 문서를 더 빨리 찾을 수 있습니다.
• 기본 제공 콜아웃 스타일 – 미리 정의된 콜아웃을 사용하여 콘텐츠에 경고 및 하이라이트를 쉽게 추가할 수 있습니다.
• 기사 피드백 – 직원은 기사에 대한 피드백을 제공하여 문제를 파악하고 매뉴얼을 개선할 수 있습니다.
• 검색 분석 – 정책 문서에서 취약하거나 누락된 영역을 찾기 위해 직원이 무엇을 검색하는지 확인할 수 있습니다.
• 파일 업로드 – PDF 버전의 정책 또는 기타 유형의 파일을 첨부할 수 있습니다.

시작하는 데 도움이 필요한 경우 Heroic Knowledge Base 설정 방법에 대한 가이드가 있습니다.

6. 정책 및 절차 매뉴얼을 직원과 공유(및 피드백 수집)

정책 및 절차 매뉴얼을 게시하면 직원과 공유할 준비가 된 것입니다.

모든 것이 잘되면 작업이 완료된 것입니다…

그러나 매뉴얼을 시작한 후 직원 피드백을 듣는 것도 중요합니다.

직원들은 귀하가 생각하지 못한 의견이나 문제가 있을 수 있습니다. 가능한 최고의 매뉴얼을 만들고 싶다면 이러한 의견을 수정 사항에 반영하고 싶을 것입니다.

개정에 대해 말하자면…

7. 주요 이해관계자에게 업데이트 및 수정 할당

귀하의 정책 및 절차 설명서 내용은 설정하고 잊어버릴 수 있는 정적 정보가 아닙니다.

시간이 지남에 따라 정책과 절차가 변경될 수 있으며 이러한 변경 사항을 매뉴얼에 반영해야 합니다.

또는 변경 사항이 없더라도 특정 기사가 원하는 만큼 명확하지 않다는 것을 깨달을 수 있습니다. 그러한 경우 직원들에게 더 유용하도록 문서를 개선해야 합니다.

이를 가능하게 하려면 핵심 이해관계자에게 문서를 할당하여 누군가가 명확한 책임을 갖도록 합니다. 대부분의 경우 기사를 작성한 동일한 사람에게 기사를 할당할 수 있습니다.

Heroic Knowledge Base와 같은 도구를 사용하여 설명서를 만드는 경우 직원이 기사에 플래그를 지정하고 피드백을 제공하도록 하여 잠재적인 문제를 경고하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

지금 귀하의 정책 및 절차 설명서를 만드십시오.

이것으로 정책 및 절차 매뉴얼 작성에 대해 알아야 할 모든 사항에 대한 가이드를 마치겠습니다.

정책 및 절차 설명서를 게시하고 관리하는 가장 좋은 방법을 찾고 있다면 오픈 소스 Heroic Knowledge Base WordPress 플러그인을 사용할 수 있습니다.

Heroic Knowledge Base는 문서 피드백, 실시간 검색 제안, 검색 분석, 파일 업로드 등과 같은 유용한 기능에 대한 액세스를 제공하면서 모든 비즈니스에 적응할 수 있을 만큼 유연합니다.

또한 Heroic Knowledge Base의 WordPress 기반의 유연성 덕분에 인트라넷 사용, 사용자 계정 요구 등을 포함하여 정책 및 절차 매뉴얼에 대한 액세스를 제어할 수 있는 수많은 옵션을 얻을 수 있습니다.

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