데스크 호텔링이 사무실 작업 공간을 개선하는 방법

코로나바이러스 전염병은 2020년에 사실상 전 세계를 멀리 떠나게 만들었으며 식료품 쇼핑과 피트니스에서 데이트 밤과 해피 아워에 이르기까지 모든 것이 집 밖에서가 아니라 집 안에서 일어나기 시작했습니다. 회사에서는 직원들에게 액세스, 장비, Zoom을 제공하여 공공 장소에 있기에는 너무 위험할 때 기업이 살아남을 수 있도록 분주하게 작업을 진행했습니다. 그러나 이제 일부 회사가 문자 그대로 문을 다시 열면서 새로운 문제가 발생했습니다. 더 이상 모든 사람을 위한 충분한 공간이 없을 때 오프라인 직장으로 돌아가고 싶어할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있는 직원을 어떻게 수용할 수 있습니까? 한 가지 솔루션은 데스크 호텔링으로, 일부 사무실 직원과 일부 원격 직원이 있는 하이브리드 업무 공간을 구축하고 누가 어디서 일하는지에 대해 유연하게 대처할 수 있습니다.

데스크 호텔링이란?

데스크 호텔링은 직원들이 미리 워크스테이션을 예약하는 작업장 공간 공유 전략입니다. 예약 시스템은 호텔 객실을 예약하는 방법과 유사하게 작동합니다(따라서 이름). 특정 날짜와 특정 시간대에 원하는 데스크를 예약합니다. 당신이 직장에 도착하면 당신은 거기에 있고 당신이 워크스테이션을 인계받을 것이라고 말하기 위해 체크인할 것입니다. 소프트웨어를 사용하거나 실제 사람과 디지털 방식으로 체크인할 수 있습니다. 작업을 마치면 스테이션이 다시 한 번 무료임을 확인하기 위해 체크아웃할 것입니다.

출처: 자율

데스크 호텔링 대 핫 데스킹

데스크 호텔링과 핫데스킹은 비슷하지만 한 가지 분명한 차이점이 있습니다. 바로 예약 시스템입니다. 두 가지 전략 모두 직원들은 매일 일하는 전용 책상이 없습니다. 그러나 데스크 호텔링의 경우 워크스테이션이 예약되어 있는 반면 핫데스킹의 경우 워크스테이션이 선착순으로 할당됩니다. 둘 다 직원에게 체크인을 요구하지만 이유는 다릅니다. 데스크 호텔링의 경우 체크인은 공간을 확보하고 시설 용량을 모니터링하는 데 도움이 되지만 핫데스킹의 경우 용량은 출석 및 워크스테이션 점유를 보장하는 것만큼 문제가 되지 않습니다.

호텔 공간은 직원들이 사무실에 나타나기 전에 근무 시간이 어떨지 미리 알 수 있음을 의미합니다. 원하는 워크스테이션을 사용할 수 없는 경우 그날 집에서 일하고 다른 시간에는 사무실에 출근하기로 결정할 수 있습니다. 핫 데스킹을 사용하면 직장에 도착하여 편안하지 않거나 생산적이지 않은 곳으로 가는 것이 불편할 수 있습니다.

데스크 호텔링은 어떤 직장에 가장 적합합니까?

데스크 호텔링은 공간 활용을 많이 제어해야 하는 사무실에 가장 적합합니다. 모든 사람을 위한 책상이 충분하지 않으면 일부 사람들은 매일 집에서 일해야 합니다. 사무실에서 일할 사람들은 어디에서 일하고 할 수 있는 공간이 있는지 파악하기 위한 표준화된 시스템이 필요합니다.

반면에 핫 데스킹은 용량 문제가 없는 보다 캐주얼한 작업 공간에 더 좋습니다. 모든 사람이 같은 날 사무실에서 일하기로 결정한다면 충분한 워크스테이션이 있을 것입니다. 그것은 그들이 할 수 있는지 여부가 아니라 모두가 어디에 앉을 것인지의 문제일 뿐입니다. (이 경우에는 데스크 호텔링이 직원들을 더 행복하게 만들 수 있지만.)

데스크 호텔링을 진행하기로 결정한 경우 직원 피드백에 열려 있습니다. 누가 변화를 옹호하고 누가 지지하지 않든 간에 모두가 의견을 가질 것입니다. 비평을 초대하고 제안을 마음에 새기십시오. 직원들은 사무실 호텔이 직원들과 생산성에 어떤 영향을 미치는지 누구보다 잘 알고 있습니다.

호텔 사무실의 장단점

유연한 좌석 배치가 완전히 새로운 것은 아닙니다. 코로나 이전에도 일부 기업은 보다 유연한 근무 방식을 실험하고 있었습니다. 그리고 모든 것이 그렇듯이 사무실의 호텔 공간에는 장점과 단점이 있습니다.

장점: 맞춤형 작업 주

직원을 위한 데스크 호텔링의 가장 큰 이점 중 하나는 미리 일주일을 설계하고 근무 장소와 방식을 사용자 지정할 수 있다는 것입니다. 다음은 샘플 작업 주간입니다.

Jane은 월요일 아침에 제시간에 문을 나서기가 어렵기 때문에 항상 집에서 가벼운 일과 관리 업무를 하는 쪽을 선택합니다. 화요일부터 목요일까지 그녀는 더 깊이 있는 작업을 위해 사무실에서 일하는 것을 좋아합니다. 그녀는 자신이 쉽게 답답하고 갇힌 느낌을 받을 수 있다는 것을 알고 있기 때문에 3일 중 2일 동안은 창가 근처에 있는 책상을 예약하거나 회의실에서 협업 프로젝트를 예약합니다. 금요일에 그녀는 일이 끝나면 최대한 빨리 가족 시간을 시작할 수 있도록 하루의 후반을 집으로 가져갑니다.

이것은 데스크 호텔이 귀하의 일정에 맞춰 작동할 수 있는 한 가지 방법일 뿐입니다. 그리고 예약이 반복되지 않기 때문에 직원은 자신에게 가장 적합한 주를 미리 만들 수 있습니다. 또한 원하는 유형의 작업 공간이나 기술을 확보할 수 없는 경우 계획할 수도 있습니다. 궁극적으로 직원들은 업무에 압도되거나 지치지 않고 생산성을 유지하는 데 필요한 한 주를 보낼 수 있습니다.

단점: 빈약한 사무실 배치

데스크 호텔링이 핫데스킹보다 훨씬 더 많은 개별 제어 및 계획이 있지만 여전히 완벽한 것은 아닙니다. 직원은 앉을 위치를 결정하고 누가 좌석을 확보했는지에 따라 가까운 곳에 배치될 사람을 확인할 수 있지만 일부 책상이 여전히 예약되지 않은 경우 어떻게 해야 할까요? 직원이 직장에 도착하면 자신의 업무 스타일에 맞지 않는 동료 옆에 앉아 있는 자신을 발견할 수 있습니다. 예를 들어 직원이 프로젝트에 집중하기 위해 조용히 해야 하는 경우 하루 종일 전화를 받아야 하는 사람 옆에 있을 수 있습니다.

이를 방지하려면 다양한 유형의 작업을 위한 구역을 만드는 것이 좋습니다. 예를 들어 업무상 말을 많이 해야 하는 직원이나 그룹은 조용한 환경이 필요한 사람과 가까이 있으면 안 됩니다. 직원이 특정 영역에서 공간을 예약할 수 있는 제한을 설정하거나 특정 영역을 조용한 공간으로 지정할 수 있습니다.

장점: 유연한 예약

데스크 호텔링은 칸막이의 바다에서 책상을 고르는 것만이 아닙니다. 훨씬 더 많은 기본 제공 유연성이 있습니다. 예를 들어 직원은 다음을 수행할 수 있습니다.

• 강렬하고 집중적인 작업을 해야 하는 경우 조용한 책상을 예약하십시오.
• 신선한 공기나 햇빛으로 생산성이 더 높다면 창가에 있는 책상을 예약하세요.
• 협업 작업이 필요할 때 회의실을 마련하십시오.
• 하루 종일, 반나절 또는 한 번에 한 시간 동안 예약하십시오.
• 여행 중이거나 한 환경을 선호하는 경우 다른 사무실에서 일하기로 결정합니다(다른 위치에 여러 사무실이 있는 회사의 경우).

사무실의 숙박 시설에 따라 직원에게 모든 종류의 옵션을 제공할 수 있습니다.

단점: 직원 회의론

과거에 개방형 업무 공간, 특히 핫 데스킹을 활용한 업무 공간을 가진 직원은 전통적인 환경에서 오피스 호텔로의 변화에 ​​대해 긴장할 수 있습니다. 오랜만에 사무실에 복귀한 직원, 복귀를 고대하고 있는 직원, 재택근무를 한 번도 해본 적이 없는 직원들에게 아늑하고 개인화된 책상을 포기하는 것은 등에 칼에 찔리는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 또한 더 이상 작업 공간을 전적으로 책임지지 않는다면 청결에 대해 걱정할 수 있습니다.

이러한 직원을 참여시키려면 비전을 설명하고 모든 사람에게 회사의 목표를 상기시키십시오. 계획에 직원을 참여시키면 변경 사항이 발생하는 이유를 이해하고 지원하게 될 가능성이 더 큽니다. 더 큰 그림은 일상적인 책임에서 길을 잃기 쉽고 브랜드가 존재하는 이유, 모든 사람이 일하고 있는 것, 데스크 호텔이 이에 대한 우선 순위를 복원할 수 있는 방법에 대한 복습입니다. 그리고 청결과 위생이 팀에 매우 중요한 경우 청소 직원이 작업장에 더 구체적으로 집중하도록 하면 이러한 우려를 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

장점: 전용 작업 공간

모든 재택 근무 직원이 성공적인 하루 일과에 도움이 되는 공식 설정을 갖고 있는 것은 아닙니다. 그 직원들에게 책상, 컴퓨터, 사무용품이 있고 가장 중요 하게도 조용함 이 있는 사무실에 며칠(또는 매일) 출근할 수 있다는 것은 구석에 갇힌 개에서 큰 발전입니다. - "홈 오피스" 짖는 것을 멈추지 않을 것입니다.

또한 환영받는 작업 공간을 유지하는 데 비용이 듭니다. 깨끗하고 소독된 상태로 유지하고 친절하게 대하십시오. 공간을 확보한 각 사람을 위해 책상이 위생 상태를 유지하도록 시스템을 만들고 예술 작품, 식물 및 감각 휴식 도구와 같은 매력적인 장식 요소를 추가하십시오.

단점: 사회적 상호 작용에 대한 변경 사항

매일 사무실에 출근하는 것의 일부는 다른 사람들과 함께 일하는 것입니다. 직장에서 사회생활을 하는 것은 스트레스 해소에 도움이 되고, 직원들이 서로 아이디어를 펼칠 수 있게 하며, 단순히 일을 더 즐길 수 있는 기회를 제공합니다. 데스크 호텔을 사용하면 다른 동료들이 일주일 내내 사무실에서 사무실을 오갈 수 있을 뿐만 아니라 서로 다른 공간에 앉아 있게 되어 일부 사람들에게는 사회적 흐름을 방해할 수 있지만 다른 사람들에게는 개선될 수 있습니다.

장점: 물리적으로 떨어져 있는 작업 영역

건강과 안전은 현재(그리고 앞으로도 영원히) 최우선 순위이므로 호텔 작업 공간 설정이 더욱 매력적입니다. 물리적으로 거리를 두는 작업 공간은 사람들이 직장으로 돌아가는 것이 더 안전하다고 느낄 수 있음을 의미하며, 데스크 호텔링은 사무실에서 일하든 집에서 더 잘 지내든 모든 사람이 건강을 보호할 수 있도록 합니다. 또한 청소할 워크스테이션이 줄어들어 보다 철저한 소독 프로세스를 수행할 수 있습니다.

단점: 새로운 합병증

프로세스가 구현될 때마다 예상치 못한 익숙하지 않은 딸꾹질이 생길 것입니다. 데스크 호텔도 예외는 아닙니다. 기업은 다음과 같이 문제를 해결하기 위해 새로운 종류의 문제를 처리해야 합니다.

• 특히 한 번에 모든 특별 요청을 수용할 수 있는 스테이션이 충분하지 않은 경우 특별 요청 처리. 예를 들어 스탠딩 데스크가 필요한데 사용 가능한 워크스테이션이 없는 사람.
• 워크스테이션에서 직원에게 올바른 종류의 액세스를 제공합니다.
• 누군가가 출근하지 않기로 결정한 경우 취소 처리.

이것은 이러한 문제에 대한 해결책이 없다는 것이 아니라 새로운 문제가 해결되기를 기대하는 것입니다.

장점: 비용 절감

회사가 모든 직원에게 작업 공간을 제공할 필요가 없는 경우 이는 상당한 부동산 절감 효과를 가져올 수 있습니다. 그 책상 공간을 버리거나 협업 공간 또는 회의 공간으로 바꾸든 회사는 전체적으로 더 적은 평방 피트수를 필요로 할 것입니다. 또한 더 많은 직원을 고용하기로 결정한 경우 더 많은 사무실 공간을 확보하지 않고도 그렇게 할 수 있습니다.

또한 공간을 줄이는 것은 임대하는 금액 이상입니다. 유틸리티에 관해서도 절약할 수 있고 장식하고 제공할 공간이 줄어들 것입니다. 매일 사무실에서 리소스를 사용하는 사람이 줄어들기 때문에 리소스가 줄어들거나 수명에 도달하는 데 더 오랜 시간이 걸립니다.

오피스 호텔에 대한 최종 생각

데스크 호텔링은 보다 유연한 작업 공간이 만들어낸 불확실성 문제를 해결했습니다. 예, 직원들은 근무 장소, 시간 및 방법과 관련하여 더 많은 옵션을 선호하는 경향이 있습니다. 그러나 그들은 시간이 되었을 때 일할 수 있는지, 더 구체적으로 말하자면 특정 공간에서 편안하게 일할 수 있는지 궁금해하고 싶지 않습니다. 오피스 호텔링을 통해 의심의 여지 없이 적응력의 문화가 유지됩니다.

데스크 호텔링이나 핫데스킹을 해보셨나요? 댓글에서 경험에 대해 이야기해 봅시다!

추천 이미지: Shutterstock을 통한 Iryna Alex