보다 원활한 거래를 위해 원활한 송장 이메일 작성 가이드

이 디지털 세계에서는 이제 이메일로 송장을 보내는 것이 우편으로 종이 사본을 보내는 것보다 더 의미가 있습니다. 빠르고 효율적인 방법입니다. 우편 지연을 없애고 고객이 결제를 더 빠르게 진행할 수 있도록 해줍니다.

또한 고객에게 더욱 편리하며 고객과 실시간 커뮤니케이션을 구축할 수 있습니다. 그렇다면 송장 이메일을 어떻게 생성합니까? 자, 이 가이드에서는 완벽한 송장 이메일을 작성하기 위한 간단하면서도 실용적인 팁에 대해 논의하겠습니다.

완벽한 송장 이메일을 작성하는 방법은 무엇입니까?

이제 청구서를 받았으니 고객에게 보내야 합니다. 하지만 청구서를 첨부 파일로 첨부하여 빈 이메일을 보낼 수는 없다는 점을 기억하세요. 이메일의 목적에 혼란을 줄 수 있습니다.

하지만 잘 만들어진 메시지를 포함하면 효과적인 의사소통을 보장하고 전문성을 보여줄 수 있습니다. 이 외에도 편의성과 기록 보관 측면에서 더 좋습니다. 완벽한 송장 이메일을 작성하는 기술을 마스터해 봅시다:

부착

청구서 이메일 작성을 시작하기 전에 가장 먼저 명확하게 해야 할 것은 첨부 파일입니다. 송장 이메일을 보낼 때 비즈니스 요구 사항 및 거래와 관련된 특정 세부 정보에 따라 다양한 첨부 파일을 포함할 수 있습니다.

예를 들어 송장 자체, 이용 약관, 제품 또는 서비스 세부 사항, 계약 또는 계약 페이지, 세금 양식 등이 있습니다. 다른 모든 사항은 회사에 따라 다르지만 송장에 대해 이야기해 보겠습니다. 송장을 생성하는 방법은 무엇입니까?

그래서 가장 먼저 떠오르는 질문은 송장을 만드는 방법입니다. 송장을 생성할 수 있는 방법은 매우 많습니다. 송장 발행 소프트웨어가 있으면 작업이 10배 더 쉬워집니다. 하지만 이제 막 사업을 시작한 경우에는 송장 발행 소프트웨어를 구하는 것이 불가능합니다.

송장을 수동으로 작성해야 합니다. Microsoft 또는 Google Suite를 사용하여 처음부터 이를 수행할 수 있습니다. 또는 송장 템플릿을 사용하세요. 송장을 직접 생성하려면 여기에 포함해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

• 귀하의 회사 정보
• 고객 정보
• 송장 세부정보
• 제품 및 서비스의 항목별 목록
• 제품 또는 서비스당 비용
• 세금 정보(있는 경우)
• 할인(선택사항)
• 연체료(지정한 경우)
• 총액
• 지불 지시

이제 첨부 파일이 준비되었으므로 송장 이메일 자체를 작성해 보겠습니다.

제목

이메일을 작성할 때 가장 먼저 떠오르는 것은 제목입니다. 다른 유형의 이메일의 경우 약간의 창의력을 발휘하여 눈길을 끄는 제목을 작성할 수 있습니다. 하지만 송장 이메일의 경우에는 좀 더 구체적이어야 합니다. A/B 테스트를 통해 자신에게 맞는 이메일 제목을 찾을 수 있습니다.

고객이 이메일 내용을 알 수 있도록 명확한 제목을 작성하세요. 다음은 몇 가지 예입니다.

제목 #1: (회사 이름)의 송장 #(송장 번호)

제목 #2: (귀사 이름)의 송장 #(송장 번호) 마감일: (날짜)

소개

이제 이메일 사본을 살펴보겠습니다. 정중한 인사말과 이메일 소개로 시작하세요. 이 이메일을 작성하는 이유와 독자가 이메일에서 기대할 수 있는 내용을 구체적으로 설명해야 합니다. 예를 들어, 기사 후반부에서 최근 구매에 대한 청구서와 세부정보를 찾을 수 있다고 말할 수 있습니다.

송장 세부정보

그런 다음 송장 세부 정보를 지정하여 시작하십시오. 여기에는 기본적으로 관련된 거래 자체를 식별하고 설명하는 특정 정보가 포함됩니다. 송장 세부정보에 포함된 내용은 다음과 같습니다.

• 송장 번호
• 송장 날짜
• 마감일
• 구매 주문 번호
• 상품 및 서비스에 대한 설명
• 수량
• 단가
• 소계
• 구실
• 할인(있는 경우)
• 총액

항목별 목록

세부사항 뒤에는 항목별 목록을 포함해야 합니다. 이는 송장 발행 제품, 서비스 또는 요금의 분석에 지나지 않습니다. 이는 목록 형식으로 되어 있어 구매자에게 청구 대상에 대한 명확하고 투명한 시각을 제공하는 데 도움이 됩니다. 다음은 항목별 목록의 예입니다.

결제 안내

송장 이메일의 결제 지침은 고객에게 결제 방법을 안내합니다. 여기에는 재정적 의무를 정확하게 이행할 수 있도록 명확하고 상세한 지불 지침이 포함되어야 합니다.

원활한 항해를 위해 계좌명, 계좌번호, 은행명, 결제번호를 반드시 기재해 주시기 바랍니다. 그런 다음 온라인 결제를 수락하면 신용 카드, 직불 카드, 은행 송금 또는 UPI와 같은 온라인 결제 옵션을 제공할 수 있습니다.

예:

당사의 보안 결제 포털을 방문하여 지침에 따라 거래를 완료하세요. 이제 필요한 경우 처리 문제를 방지하기 위해 송장에 언급된 특정 통화를 포함할 수도 있습니다.

마감일이 있는 경우 여기에서 언급할 수도 있습니다. 그리고 연체료가 있는 경우 투명성을 위해 여기에 포함시켜야 합니다.

전문적인 마무리

모든 내용을 작성한 후에는 이메일을 완벽하게 닫는 것이 매우 중요합니다. 이메일의 마지막 부분이므로 감사를 표하고 문의 가능 여부를 다시 한 번 강조하고 전문적인 방식으로 서명을 완료하세요. 다음은 전문적인 마무리의 예입니다.

“(회사명)을 선택해 주셔서 감사합니다. 해당 사항에 대한 즉각적인 관심을 요청드립니다. 우리는 귀하의 비즈니스를 소중히 여기며 앞으로도 다시 귀하에게 서비스를 제공할 수 있기를 기대합니다.

질문이나 우려 사항이 있거나 결제 과정에 대한 청구서에 대한 설명이 필요한 경우 전담 고객 지원팀(연락처 정보)으로 문의하시기 바랍니다.

시간을 내어 이 이메일을 읽어주셔서 감사합니다. 앞으로 당신에게 봉사하기를 기대합니다.

친애하는,

당신의 이름
너의 위치
너의 회사
연락처”

송장 이메일을 작성할 때 명심해야 할 기타 사항

전문성 유지

청구서 이메일을 작성하는 동안 항상 전문성과 일관성을 유지해야 합니다. 회사를 대표하여 글을 쓸 때는 고객에게 정말 정중하고 전문적이어야 합니다. 그들이 귀하의 이메일을 한두 번 무시했더라도 좌절감을 표시할 수 없습니다. 또한 기사 초안을 작성할 때 개인적이거나 친근한 어조를 사용하지 마십시오.

명확한 언어를 사용하세요

이메일을 작성할 때 귀하는 귀하의 회사를 대표하는 것입니다. 브랜드 보이스와 일치하는 일관되고 명확한 언어를 사용해야 합니다. 주요 청구서 및 후속 조치를 작성할 때 회사에서 사용하는 단어와 문구를 사용하고 코스미트넷 패턴을 따르십시오.

청구서를 조기에 보내십시오

마감일보다 일찍 송장을 보내는 것이 항상 현명한 조치입니다. 이는 고객에게 결제를 준비하고 제 시간에 또는 심지어 시간 이전에 결제를 완료할 수 있는 충분한 시간을 제공합니다.

만일의 사태에 대비한 계획

안타깝게도 고객이 첫 번째 또는 두 번째 청구서를 잊어버리고 기한 내에 결제를 완료하지 못하는 경우가 많습니다. 때로는 그들이 기꺼이 비용을 지불하더라도 귀하의 이메일이 스팸 폴더에 들어갈 수도 있습니다.

그러므로 만일의 사태에 대비해 계획을 세우는 것은 언제나 현명한 행동입니다. 마감일 전에 고객에게 친근한 알림을 보낼 수 있습니다. 보낼 후속 송장 이메일을 준비할 수도 있습니다.

1. 결제 확인 이메일: 고객이 결제를 완료한 후 결제 확인 이메일을 보낼 수 있습니다. 따라서 이는 고객의 지불이 성공적으로 이루어졌고 적절하게 처리되었음을 다시 확인하는 역할을 합니다. 또한 결제 금액 날짜와 방법을 문서로 기록한 거래를 기록합니다.
2. 친절한 알림 송장 이메일: 고객에게 보류 중인 결제에 대해 알리고 적시에 결제하도록 권장하기 위해 송장에 대한 친절한 알림을 보낼 수 있습니다. 이는 고객과 긍정적인 관계를 유지하는 데 도움이 되며 지불 기한과 관련된 오해에 대한 감독 가능성을 줄이는 데 도움이 됩니다. 또한 연체 수수료가 있는 경우 고객이 연체 수수료를 피하는 데 도움이 될 수 있습니다.
3. 기한이 지난 송장 이메일: 이제 모든 친절한 알림과 송장 이메일을 받은 후에도 고객이 기한에 결제를 하지 못한다고 가정해 보세요. 이제 무엇을 하시겠습니까? 음, 기한이 지난 송장 이메일을 보낼 수 있습니다. 이는 지불 기한이 지났음을 고객에게 온화하면서도 형식적으로 상기시키는 역할을 합니다. 또한 미결제 금액을 정산하기 위해 즉각적인 조치를 취하도록 유도할 수도 있습니다.

마지막 말

결론적으로 송장 이메일은 고객과의 긍정적인 관계를 더욱 신속하게 하고 금융 거래를 원활하게 하는 데 도움이 되는 커뮤니케이션 채널 역할을 합니다. 자세한 송장 정보를 제공하는 명확하고 간결한 언어를 통합하고 전문적이고 친근한 어조를 사용하여 귀하의 비즈니스는 고객과 쉽게 소통하고 적시에 지불을 보장할 수 있습니다. 또한 만일의 사태에 대비하고 청구서 이메일을 통해 후속 조치를 취하면 불확실성이나 지불 연체를 방지하는 데 도움이 됩니다.