スコープクリープとは何ですか？ それを防ぐための例と方法

公開: 2022-07-15

スコープクリープは、プロジェクトの処理中にほとんどすべてのサービスプロバイダーまたはフリーランサーが遭遇した横行する問題です。 特にソフトウェアとWebサイトの開発分野では、スコープクリープは時間、生産性、利益率に深刻な影響を与える可能性があります。

プロジェクトマネージャーとして、これから着手しようとしているプロジェクトの範囲を完全に理解するまで、範囲のクリープを抑制または管理することはできません。

この記事では、スコープクリープの意味と一般的な原因について説明します。 また、Webサイトのプロジェクト管理におけるスコープクリープの例と、それを回避するための実用的な方法についても説明します。

プロジェクトの範囲は何ですか？

名前が示すように、プロジェクトの範囲（または作業の範囲）は、プロジェクトを開始および完了するために必要な作業計画、ステップ、プロセス、主要な成果物、および要件を指します。 プロジェクトに作業分解図（WBS）を設定すると、プロジェクトスコープを構成するすべての仕様、マイルストーン、アクティビティ、コスト、予算、境界、およびプロジェクトスケジュールを簡単に特定できます。

これらはすべて、あなたとあなたのクライアントが着手する前にプロジェクトの範囲を定義するのに役立ちます。 これをプロジェクトステートメントにまとめて、プロジェクトの作業が進行するときに簡単に思い出させることができるようにするのが最善です。
クライアントのインタビューでプロジェクトのスコープを定義しないと、スコープがクリープするだけでなく、クライアントが想定したものとはまったく異なる最終製品になる可能性があります。

スコープクリープとは何ですか？

スコープクリープは、フィーチャークリープとも呼ばれ、プロジェクトの元のスコープからの追加または逸脱の要求です。 これは、スコープの変更が歓迎されないということではありません。 ただし、これらの変更はプロジェクトのスケジュール、リソース、予算、生産性、時間、およびコストに影響を与えるため、プロジェクトの範囲と一致するように、これらの変更要求を抑制する必要があります。

プロジェクトの開始後にクライアントまたは利害関係者が新しいプロジェクト機能または要件を追加すると、スコープクリープは特に耐えられなくなります。 これは、チームが元のスケジュール、予算、およびリソース内でプロジェクトを完了することが期待される場合に有害になる可能性があります。

クリープという言葉の意味と同じように、それは通常、プロジェクトの目的に徐々に影響を与え、問題を引き起こす小さな要求から始まります。 プロジェクトの範囲を制御できないように変更すると、予算を簡単に超過する可能性があります。 これはあなたの利益率に影響を与え、締め切りを逃し、クライアントが本当に望んでいるものから逸脱する原因になります。 これらすべてがあなたの評判に悲惨な結果をもたらす可能性があります。

プロジェクトの範囲を正確に定義しないと、プロジェクトが当初の期待を超えて成長するのは簡単です。

スコープクリープの一般的な原因

スコープクリープはいくつかの理由で発生し、クライアントまたはプロジェクトチームのいずれかの障害として発生する可能性があります。 スコープクリープは、Webデザイナー、開発者、および起業家に影響を与える可能性があります。 スコープクリープの一般的な原因のいくつかを次に示します。

あいまいまたは未定義のプロジェクトスコープ

プロジェクトのスコープの定義が明確でないことは、スコープクリープを促進する最も簡単な方法です。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを完了するために必要なプロセスと要件を理解する必要があります。 そうしないと、最終製品がクライアントの意図から逸脱してしまいます。

クライアントは、自分が何を望んでいるのか明確な考えを持っていないため、プロジェクトスコープのあいまいさを非難することがあります。 そのようなクライアントを明確なビジョンに導くには、適切なプロジェクト管理コミュニケーションが必要です。 プロジェクトの進行中にクライアントが「それを理解したい」ということは、将来のスコープクリープの可能性を明確に示しています。

プロジェクト管理慣行の回避

プロジェクトの範囲と管理の実践を行うことは1つのことですが、実践を遵守することは別のことです。 マイナーな変更要求に対するプロジェクト管理の慣行を回避すると、スコープクリープが促進されます。

たとえば、クライアントからWebページのテーマの色を少し変更するように求められたとします。 このような変更は、効果を発揮するのに1時間もかからないため、定められた慣習の外で実装したくなるかもしれません。 ただし、これがスコープクリープが入り込み、時間の経過とともに蓄積する可能性がある方法です。

プロジェクト管理の慣行に従うことで、承認された機能要求でさえプロジェクトが元の目標から逸脱するのを防ぎながら、順調に進むことができます。

文書化されていない、またはあいまいな契約

クライアントとのすべての通信と合意を書面に減らすことは、スコープクリープを制限するための優れた方法です。 クライアントとのコミュニケーションを文書化する簡単な方法は、重要なコミュニケーションが電話ではなく電子メールで行われるようにすることです。 または、物理的な会議を通じて達成された合意を要求し、電話を電子メールで再確認することによって。

また、プロジェクトの相互に合意した条件と義務を含む柔軟な契約を結ぶことは、明確さを確保し、クライアントからの不要な機能要求を阻止するための優れた方法です。 ただし、すべての文書が明確で明確であることを確認してください。そうすれば、いずれの当事者も誤った印象を受けることはありません。

機能リクエストの規制されていないプロセス

プロジェクト中の変更は通常避けられません。 専門家のプロジェクトマネージャーとして、改善の余地を作ることは実用的です。 機能の要求はすべて、コスト、リソース、および時間が確実に考慮されるプロセスと一致している必要があります。

クライアントの要求とは別に、プロジェクトチームは、クライアントを感動させるための機能の追加に集中する場合があります。 これは適切なチャネルをたどって、裏目に出てお金と時間を費やさないようにする必要があります。

創造性を抑制せず、スコープクリープを抑制できるように、追加のプロセスを柔軟にするようにしてください。 リクエストを組み込むための適切な構造により、不要な遅延や満足できないクライアントが排除されます。

全会一致の目標のない複数のプロジェクトの利害関係者

このスコープクリープの原因は通常、クライアントにプロジェクトのさまざまな側面を監督する複数の人がいる場合に発生します。 通常、プロジェクトの実施方法については、人それぞれに異なるアイデアや視点があります。

これは、適切に管理されていない場合、「キッチンに料理人が多すぎる」という典型的なケースです。 クライアントがプロジェクトに対して意思決定権を持つ複数の人を持っている場合、スコープクリープの問題を回避するために、クライアントはビジョンを均一にする必要があります。

プロジェクトマネージャーは、この不一致を認識し、利害関係者の1人からの変更要求に着手する前に、利害関係者間の相乗効果を確保する必要があります。

その他の原因は次のとおりです。

  • プロジェクトステートメントの欠如
  • クライアントの面接は非公式で曖昧です
  • 非現実的な予算と時間枠
  • クライアント企業の経営陣の変更
  • あいまいまたはあいまいなクライアントビジョン
  • 非効率的なプロジェクト管理
  • クライアントとのコミュニケーションギャップ

スコープクリープの例

スコープクリープは通常、未承認の変更要求として発生しますが、常にそうであるとは限りません。 スコープクリープとして早期に認識されない場合、許可されたリクエストも同じ問題を引き起こす可能性があります。
以下は、実際のシナリオでそれらを識別するのに役立つスコープクリープの3つの例です。

例1：停止したコンテンツ

eコマース会社があなたのウェブサイト開発会社にアプローチしてWordPressウェブサイトを作成するとします。 クライアントとの面接があり、プロジェクトの範囲は両方の当事者によって承認されています。 必要に応じて、マイナーな変更要求の手順も提供しました。

ただし、Webプロジェクトの要件では、クライアントはeコマースWebサイトにコンテンツを提供することを主張し、Webサイトコンテンツを提供する追加サービスの使用を拒否しました。 このウェブサイトは2か月以内に立ち上げられる予定です。 クライアントによるコンテンツ配信は、リリースの3週間前に予定されています。

クライアントは、スケジュールされた日付にWebコンテンツを配信できません。 予定されている発売の5日前まで、クライアントからの連絡はありませんでした。 クライアントは最終的に連絡を取り、Webコンテンツの開発とレビューの要求を続行します。予想されるコストへの影響はありますが、リリース予定日の延長はありません。

これはスコープクリープであり、承認された場合、未承認のものと同様の結果になる可能性があります。 プロジェクトの納期に大きな考慮がない限り、生産性、人的資源、および立ち上げの遅延の可能性に負担がかかります。

例2：デンバー国際空港

スコープクリープの実際の例を見てみましょう。デンバー国際空港（DIA）の物語です。 スコープクリープがいかに危険であるかを示しているため、非常に有名です。 完全に自動化された手荷物処理システムを作成する空港プロジェクトでは、2,000を超える設計変更が行われました。 このプロジェクトは、予定より16か月遅れて終了し、予算を250％超過しましたが、最終的には失敗しました。

設計段階でのスコープクリープの主な原因は、航空会社など、計画段階に関連するすべての利害関係者が関与しなかった結果でした。 プロジェクトの重要な懸念事項が無視されたため、荷物処理システムも失敗しました。

これにより、クライアントとプロジェクトチームの両方からの失効を観察できます。 プロジェクトマネージャは、プロジェクトのスコープを生成するときに、作業分解図（WBS）の作成を優先する必要があります。 この例に見られるように、先に進む前に、クライアントとすべての利害関係者が同じページにいることが不可欠です。

例3：設計の改訂

Webサイトを設計する必要があるが、最終製品がどのようになるかについてはまったくわからないクライアントを考えてみてください。 クライアントは、計画プロセスに決定的な貢献をすることなく、「自分が好きなものを見るとわかる」と言います。

設計段階では、現在の設計をクライアントに提出しますが、彼らが好きなものを何も捉えていないように見えるため、彼らは満足していません。 クライアントは設計の改訂を要求し続け、それによってプロジェクト全体を苛立たせます。 予定されているローンチの数日後にデザインが承認され、ローンチに間に合うようにWebサイトを配信することが期待されます。

この例から、クライアントからのあいまいな指示は、無限の改訂の形で来るスコープクリープにつながることは明らかです。 これは生産性とリソースを失望させ、遅延の可能性があります。

スコープクリープを回避する方法

スコープクリープは、プロジェクトが予算を超過して遅延する主な原因です。 特に、ソフトウェア、Webサイトのデザイン、および開発の世界で。 少なくとも許可されていない変更を抑制することで、プロジェクトの生産性、利益率、および時間管理が大幅に向上します。 これにより、クライアントからの重要な変更要求に対応するための十分な時間が確保されます。

以下は、スコープクリープがプロジェクトを台無しにしないようにするための5つの最良の方法です。

1.プロジェクト要件の記録を保持する

直感的に思えますが、クライアントからのプロジェクト要件の文書化が常に行われるとは限りません。 プロジェクト要件を記録しておくと、プロジェクトの範囲を明確に定義できます。

クライアントとの相談から始めて、クライアントが何を必要としているかを把握します。 クライアントミーティングからプロジェクト要件を文書化したら、関係するすべての関係者と必ず共有してください。 ドキュメントには、プロジェクトの進捗状況を追跡するために必要なすべての情報も含まれている必要があります。

すべての要件が可能であるとは限らないため、要件はその重要性に応じて優先順位を付ける必要があることに注意してください。 これにより、チームが重要でないタスクや不可能なタスクに集中して時間を無駄にすることを防ぎ、チームをチェックすることができます。

2.変更要求手順を設定します

プロジェクトの範囲がどれほど準備されていても、プロジェクトの進行に伴って変更が行われることを期待するのが現実的です。 これが、クライアントとの契約に変更要求手順を規定する条項を含める必要がある理由です。

この変更要求手順は、予期しないスコープクリープの可能性を管理するのに役立ちます。 ただし、これを機能させるには、手順を厳密に順守する必要があります。 そうしないと、このプロセスは役に立たなくなります。 また、クライアントからの取るに足らない要求を思いとどまらせ、利益率を維持するために、変更要求に適切なコストと時間の影響を含めます。

この手順の設定は、リクエストが行われると非常に簡単です。 基本的な手順のステップは、レビュー、承認または却下、および従うべき法人化です。 状況に応じてリクエストを変更することを恐れないでください。 ただし、特定のリクエストが許可されない理由を明確に説明し、代替案を提供してください。

3.プロジェクトスコーププロセスに利害関係者を関与させる

プロジェクトの範囲を作成するときは、すべての利害関係者との良好なコミュニケーションが必要です。 プロジェクトマネージャーとして、利害関係者のすべての要件を収集して理解したことを確認することが不可欠です。 要件のドキュメントを利害関係者と共有することで、後で起こりうる混乱を排除できます。 したがって、プロジェクトの範囲をできるだけ確認するために十分な時間をかけてください。

また、さまざまな利害関係者が、プロジェクトスコープの完了後に機能の変更を要求する手順と影響を理解していることを確認してください。 利害関係者がプロジェクトの開発中に大きな要求をもたらす可能性があるため、利害関係者が関与しないとプロジェクトが損なわれる可能性があります。 また、通常、利害関係者がプロジェクトの範囲に大きく貢献できない場合は、プロジェクトを進めるときに定期的にリマインダーを送信することをお勧めします。

4.プロジェクトチームメンバーを一緒に運ぶ

利害関係者をループに保つことは重要ですが、チームメンバーもループにとどまるようにすることも同様に重要です。 チームメンバーは、変更要求の手順と、それがチームにどのように影響するかを認識している必要があります。

チームメンバーからスコープクリープが発生し、クライアントに過剰な配信と印象を与える傾向があります。 チームメンバーがプロジェクトの範囲とステートメントを認識していることを確認することで、チームメンバーが行き過ぎないようにすることができます。 このように、あなたはあなたの側で許可されていない変更によって合意されたプロジェクトステートメントから逸脱することはありません。

5.積極的に行動する

スコープクリープを回避する最良の方法の1つは、プロジェクトで発生する可能性のある領域を予測することです。 次に、そのスコープクリープを抑制するためのメソッドを配置します。 先を見越して行動することで、起こりうる変更を先取りし、クライアントからの土壇場での変更に気を取られることはありません。

場合によっては、変更要求が合理的で予測可能です。 プロアクティブなプロジェクトマネージャーとして、クライアントと利害関係者の確認のためにこれらの変更を早い段階で提案できます。 非常に不便な可能性があるプロジェクトのかなり後の段階で、クライアントがこれらの変更を要求するのを待つのではなく。

例1のように、クライアントがWebサイトのコンテンツの提供を遅らせることが明らかなWeb開発者として、プロアクティブにコンテンツを作成し、確認のためにクライアントに送信することができます。 プロジェクトのスケジュールを延長したり、後で大幅にコストをかけたりする直前のリクエストを回避するため。

まとめ

スコープクリープは、ほとんどのプロジェクトが失敗したり、遅延やコストの上昇を経験したりする主な理由です。 プロジェクトマネージャーとして、スコープクリープの影響を理解するだけでなく、それが発生する前にそれを特定して防止できることが重要です。 プロジェクト中の変更は本質的に悪いものではありません。 ただし、プロジェクトの目標を狂わせたり遅らせたりしないように、精査して管理する必要があります。

この記事で共有されているスコープクリープの原因と例を覚えておいてください。 それが表面化するときはいつでもあなたがパターンを認識するのを助けるでしょう。 次に、次のプロジェクトでスコープクリープを回避するための5つの最良の方法の1つを適用できます。

ボーナスコンテンツを取得する：クライアントからWebサイトコンテンツを取得する方法
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