ホットデスキングとは？ (それはあなたのオフィスに適していますか?)

朝起きて、仕事の準備をして、オフィスに着いたら…自分の席がないことを想像してみてください。 または、仕事に取り掛かると — 驚きです! — 見晴らしの良い広々としたコーナーデスクがあり、一日中そこで仕事をすることができます。 ホット デスキングでは、どちらのシナリオも可能です。 この記事では、このタイプの柔軟なワークスペースと、それがあなたの会社に適しているかどうかについて説明します。

ホットデスキングとは？

ホット デスキングは柔軟なワークスペースの傾向であり、従業員はオフィスに到着したときに使用可能なデスクやワークステーションに引っ掛かります。 これは、多くの従来のオフィスの場合のように、常設の割り当てられたデスクに代わるものです。 ホットデスクでは、椅子、机、またはテーブルを永久に自分のものとして主張することはできません。 従業員がオフィスに到着すると、空いている場所に基づいて座る場所を選択します。 人がオフィスに出入りするように、配置も変化します。 ホットデスキングは、レストランでの食事に似ています。 人々は利用可能な場所に座るが、それは食事をする人、つまり従業員が到着したり去ったりするにつれて変化する。

ホットデスキング vs. デスクホテリング vs. 会議室予約

「ホット デスキング」と「デスク ホテリング」という用語は同じ意味で使用されますが、大きな違いが 1 つあります。 ホット デスキングを使用すると、作業員は利用可能なワークスペースをすべて取得します (利用可能なワークスペースがある場合)。 デスク ホテリングでは、ホテルの部屋を予約するのと同じように、従業員が事前にワークステーションを予約します (名前の由来)。 どちらの方法も、先着順で座席を利用できます。 ただし、予約システムがないため、ホット デスキングはデスク ホテリングよりもはるかに緩いです。

会議室の予約も、ホット デスキングやデスク ホテリングとは異なりますが、類似点はあります。 会議室の予約は、従来のオフィス スペースとフレキシブル オフィス スペースの両方で通常行われます。 グループは、会議室やラウンジなどの共有スペースを事前に予約します。 こうすることで、オフィスの他の部分とは別の共同作業専用のスペースを確保できます。 ホットデスクのあるオフィスでも、コラボレーション エリアを予約するためのシステムを別に用意することをお勧めします。 一部のソフトウェアでは、デスク ホテリングと会議室予約の両方が可能です。

ホットデスキングはどのような職場に最適ですか?

ホットデスクを好む企業もあれば、従業員の不満や生産性の低下を助長する企業もあります。 このシステムは、2 つのケースでうまく機能する傾向があります。 1 つ目は、小規模な会社を経営していて、人数が限られており、全員が同じエリアで働いている場合です。ホット デスキングがそのフレームワークを混乱させることはありません。 2 つ目は、ほとんどの従業員が時々オフィスにいるだけで、すぐにデスク スペースが必要な場合です。 現場での営業会議の合間にや、自宅にない機器にアクセスする必要があるときにやってくるかもしれません。 この場合、専用デスクをめったに使用しないよりも、ホット デスキングの方が理にかなっています。

ホットデスクが職場に最適なソリューションであるかどうかを判断するには、次の点を考慮してください。

• オフィス内の従業員:日常的に多くのオフィス内の従業員がいますか? 定期的にオフィスの外で仕事をする従業員がほとんどいない場合、全員が満足できる座席を見つけられるようにするのは頭痛の種になる可能性があります。
• オフィスのレイアウト: オフィスにはどのようなスペースがありますか? 一部のセクションを静かなエリアまたは共同会議スペースとして指定できますか? 従業員と部門には、必要な種類の領域がありますか?
• オフィスの場所:従業員の通勤は困難ですか? たとえば、毎日地下鉄に乗らなければならない場合、多くの仕事道具を持ち運ぶのは難しいかもしれません。
• セキュリティ:従業員は非常に機密性の高い情報を扱っていますか? ホットデスキングでは、必要な信頼できるプライベートな座席配置が提供されない可能性があります。

一般に、チームのほとんどが従来のオフィスの構造を必要とする場合、または共同作業のために特定の従業員の近くに定期的に座らなければならない場合、ホット デスキングは適切な選択肢ではありません。 ただし、それでもハイブリッドな職場が必要な場合は、予約システムが賢明な代替手段になる可能性があります. デスクホテリングがオフィスのワークスペースを改善する方法についての記事をご覧ください。

ホットデスキングの長所と短所

ホットデスキングには浮き沈みがあります。 従業員が柔軟なスケジュールとハイブリッドなワークスペースを好む現代のワークプレイスに最適です。 一方、常に全員がオフィスにいる必要がある従来型のオフィスや企業では、ホット デスキングはうまくいきません。 長所と短所に飛び込んで、両方の側面を見てみましょう。

長所: コラボレーション、社会化、イノベーション

普段は一緒に仕事をしない従業員や部門がプロジェクトで共同作業を行う必要がある場合、互いに近くに座ることが容易になり、全員が自分のデスクを選択できます。 その後、プロジェクトが終了すると、従業員は分散する可能性があります。 また、ワークステーションは毎日変わるため、従業員は普段接することのない同僚の近くにいることになります。 これにより、仕事上の関係を構築および強化し、コラボレーションを促進し、全社的な協力関係を築くことができます。

従業員がホットデスキングを制限または解放と感じるかどうかは、個人と彼らが行う仕事の種類によって異なります. ワークステーションの変更に息苦しさを感じる人もいれば、創造性と革新を利用する人もいます。 そして、これらの従業員が共同作業で成功する場合、毎日新しい人の近くに座ることで、さらにモチベーションを高めることができます。 とにかく頻繁に動き回る傾向があり、机をもたれる面としてしか見ていない従業員がいるクリエイティブな会社を経営している場合、ホットデスキングは彼らの想像力を解き放つのに役立ちます.

この程度の自律性は、従業員の能力開発に最適であり、従業員が雇用主から信頼されていると感じるのに役立ちます。 全員が座っている場所を細かく管理する必要がなくなるため、従業員により多くの権限が与えられます。 一部のチーム メンバーは、追加の責任を持つことで自分の仕事に誇りを持ち、自分の仕事にもっと責任を持つようになります。

短所: 安定性、階層、パーソナライゼーションの欠如

年配の従業員や従来のセットアップに慣れている人は、ホット デスキングの不安定さを嫌うかもしれません。 毎日どこに座っているか、または座席がまったく見つからないかどうかがわからないことは、不安を生み出す可能性があります. また、従業員がまだそれに慣れていない場合、ラップトップなどのギアを職場に持ち出さなければならない場合は特に困難です。 さらに、ホットデスクは、従業員が自分のスペースをパーソナライズしたり、作業環境を最適化したりして、集中力を維持できないことを意味します。

最悪のシナリオでは、これらすべてが従業員に、彼らは重要ではないことを伝えます。 一部の従業員は、会社にとって重要な人物であれば、少なくとも仕事をする場所が与えられるだろうと感じるかもしれません。 上司や 20 年の従業員が新入社員のグループの近くに座らなければならない場合や、担当者よりも机の配置が悪い場合など、ホット デスキングはオフィスの階層にも影響を与える可能性があります。

さらに、安定性の欠如は別の大きな問題につながります: 細菌. ワークステーションの共有と交換が非常に多いため、細菌は、全員が自分のデスクを持っている場合よりも頻繁に移動することになります. これは、次に使用する人を保護するために、従業員がステーションを清潔に保つことに特に注意を払う必要があることを意味します。 毎晩机を消毒する清掃チームがあると助かります。 しかし、ホット デスクとは、シフトが変わると、1 日を通して複数の人が同じデスクを使用する可能性があることを意味します。 ワークステーションは、そのたびにクリーニングが必要です。

長所: より良いワークスペース構成

従業員が自分のデスクに個人的なアイテムを配置できないという事実は、各ワークスペースが最小限に抑えられ、整頓され、整理された状態に保たれることを意味します。 これにより、全体的に見栄えが良くなり、特定の机が散らかったり汚れたりすることを心配する必要がなくなります. 一部の人にとっては、これは創造性を損なうのではなく、実際に促進することができます.気を散らすものが少ないほど、より明確に考えることができる人もいます. さらに、上で説明したように、細菌が懸念されますが、デスクがすっきりしていると、掃除が簡単になります。 物が少なくなった時、手の届きにくい場所の除菌・除菌ができます。

短所：無駄な時間

どのデスクが利用可能で、どこで快適に仕事ができるかを知らずに出勤すると、時間がかかる可能性があります。 利用可能なスペースを見つけ、場所を決め、周囲に順応することは、作業時間に食い込みます。 デスクが利用できない場合、生産性はさらに制限されます。 そして、従業員の出勤が遅くなればなるほど、すべてのデスク (またはすべての良いデスク) が要求される可能性が高くなります。 その後、従業員は、従業員が解放されるのを待つか、家に帰るか、別の作業環境に移動して 1 日を開始する必要があります。

ホットデスキングが時間の浪費につながるもう 1 つの理由は、必要な同僚を見つけるのが難しいことです。 仕事上の問題について定期的に話している人であろうと、より大きな問題のために話さなければならない専門家であろうと、誰かがどこにいるかわからないのは難しいことです. 同じように、部門を集めて 2 分間の簡単な会議を行うと、全員が分散している場合はさらに時間がかかる場合があります。 従業員は、座っている場所が原因で集中できない場合、生産性が低下する可能性もあります。 たとえば、重要なプロジェクトに集中する必要がある従業員は、一日中営業電話をかけなければならない人の隣にいると、気を散らすことに直面します。

長所: コスト削減

ホットデスクは、余分なスペースがないため、企業にとって費用対効果が高くなります。 チームの一部が定期的に出張またはリモートで作業しているオフィスでは、全体的に必要なデスクが少なくて済みます。 デスクに必要なスペースを制限し、余ったスペースを有効に活用することで、不動産コストを下げることができます。 ワークスペースを別の会社と共有するオプションもあります。 ホットデスクを採用したコワーキング スペースを作成し、さらにコストを削減し、オフィスを運営するための費用を共有できます。

短所：テクノロジーロジスティクス

従業員にデスクが割り当てられている場合、仕事を完了するために必要なものはすべてセットアップされており、従業員が使用しない余分な機器はありません。 ただし、ホット デスキングでは、テクノロジ ロジスティクスが混乱する可能性があり、考えなければならないことがたくさんあります。 たとえば、各デスクに専用の PC を用意する必要がありますか? それとも、従業員が自分のラップトップを接続するための場所だけが必要ですか? また、全員が自分のラップトップを持参しますか、それとも会社が提供するものを持参する必要がありますか? 特別なニーズを考慮して、各人が毎日ラップトップを通勤に持ち運ぶことさえ可能ですか?

ホットデスキングについての最終的な考え

従業員がどのように機能するのが最適かを知ることは、従業員の満足度と生産性の向上を意味します。 しかし、流行のためにオフィスのトレンドに飛びつくことは、賢明なアプローチではありません。 ホットデスキングは特定のタイプの企業や従業員向けであり、それが賢明な選択であるかどうかを判断するのはあなた次第です. 別の方法として、常設デスクとホット デスキング用のスペースを備えたハイブリッド オフィスを用意することもできます。 または、デスクホテリングを備えたより構造化された予約システムに頼ることもできます.

チームにとって何が最善かを検討している間は、従業員が潜在能力を最大限に発揮できるようにする方法に関する記事をご覧ください。

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