ステップバイステップの変更管理プロセス: 重要性、種類、および失敗する理由

変化は世界で最も絶え間ない現象です。それは成長とイノベーションの触媒です。多くの調査によると、市場で生き残って成長曲線を続けるには、79.7% の人が 2 ～ 5 年ごとにビジネスを適応させる必要があることがわかっています。

しかし、世界中のかなりの部分の人々は変化を好みません。それは、未知の恐怖、不快感、感情的愛着、不確実性、複雑さなどのせいかもしれません。そのような人々は、あなたの職場であっても、どこにでもいます。

このカテゴリーの人々は、あなたのビジネスの成長と発展にとって最大の脅威となる可能性があります。この状況に対処するために、チェンジマネジメント理論が登場しました。この記事では、変更管理プロセスに関するステップバイステップのガイドを含め、このトピックについて詳しく説明します。

変更管理プロセスとは何ですか?

変更管理は、変更を通じて人々と組織を導く体系的なプロセスです。移行がスムーズに行われるようにすることを目的としています。このプロセスには、変更の必要性の特定、計画、伝達、実装という一連の連続した段階が含まれます。

最終的な目標は、変更が確実に受け入れられ、組織の目標と一致していることを確認することです。例えば、私たちは現在AI革命を経験しています。数多くの AI ツールがすでに市場に登場しており、さらに多くの AI ツールが間もなく登場し、第 5 次産業革命が始まるでしょう。

あらゆるレベルの人々や組織がこのテクノロジーに適応できなければ、長期的には間違いなく苦しむことになります。

変更管理プロセスの重要性と利点

非常に重要であるため、世界的な変更管理コンサルティングの市場規模は年々増加しています。ファームの既存の管理者が変更管理を効果的に処理できるとは限らないためです。

このような状況では、評判の高い変更管理コンサルティング会社の助けを求める傾向があります。以下の統計グラフを見てください。これは、変更管理コンサルティングの市場規模がここ数年でどのように急成長したかを示しています。

では、なぜ変更管理がそれほど重要なのでしょうか?このセクションでは、このトピックを説明し、いくつかの重要なポイントを取り上げます。読み続けてください！ぜひお楽しみください。

ａ．組織の適応を促進する

変更管理を統合している組織の 47% は、変更管理を統合していない他の 30% の組織よりも目標を達成する可能性が高くなります。

WalkMe の専門家によると

変更管理プロセスには、移行プロセス全体を通じて計画、トレーニング、および従業員のサポートが含まれます。変更が実装されると、より快適に感じるようになります。障害となるものがある場合、変更管理はプロセス中にそれらを克服するのに役立ちます。

b.変化をビジネス目標に合わせる

変更は、それぞれの組織の境界目標と目的に沿った場合にのみ成功します。変更管理プロセスは、人事、テクノロジー、戦略のいずれの観点においても、行われたすべての変更が組織の使命とビジョンに沿っていることを保証します。

ビジネス目標を設定し、プロジェクト マネージャー ソフトウェアを使用してそれを達成する方法を学びます。

c.継続的な改善を容易にする

変更管理プロセスでは、定期的な進捗状況を追跡し、フィードバックを収集し、必要な調整を実施して、考えられる障害を取り除きます。これは効率と生産性に大きく貢献し、会社の成長と進歩に道を拓きます。

d.従業員エンゲージメントを強化する

前述したように、ほとんどの人が変化をためらう一般的な理由としては、未知の恐怖、不快感、感情的な愛着、複雑さなどが挙げられます。こうした不安を取り除くことで、変更管理プロセスにより従業員はより積極的に取り組むことができます。従業員の満足度を確保する方法を確認してください。

e.エラーのリスクを最小限に抑える

変更管理は単なる実装ではありません。これには、途中で発生する可能性のあるすべての障害や間違いを特定し、克服することも含まれます。その結果、コミュニケーションの行き違いや調整のズレなど、さまざまなリスクが発生する可能性が当然高まります。

主要な 5 種類の変更管理プロセス

世界中で数十種類の変更管理が存在します。ただし、このセクションでは、職場でよく見られる一般的なタイプをいくつか挙げて説明します。

タイプ 01: 移行期の変更管理

これには、組織内のある状態/システムから別の状態/システムへの移行が含まれます。これは例を挙げて説明した方がよいでしょう。ある企業が、新しい顧客関係管理 (CRM) システムを使用して、販売、サポート、顧客とのやり取りを追跡したいと考えているとします。

ただし、ほとんどの従業員は新しいシステム/ソフトウェアに慣れていない可能性があります。このような状況では、移行期変更管理システムに従って、経営委員会は従業員がシステムに慣れるための研修セッションを実施します。

また、初期段階では一定期間、従業員への即時サポートを継続します。したがって、ワークスペース全体を古いシステムから新しいシステムにスムーズに移行します。

タイプ 02: 文化的変化の管理

2020 年以降、職場では大きな文化の変化が見られました。 1つ目は、新型コロナウイルス感染症のパンデミック発生時に始まった世界的なリモートジョブ文化です。私たちの多くは、誠実に仕事を続けるために快適な住宅環境を整える必要がありました。

従業員の仕事を監視するために、多数のジョブ トラッカー アプリケーションがリリースされました。多くの従業員は恐怖を感じ、これらのトラッカーに慣れるまでに時間がかかりました。しかし、継続的なリモートワークは多くの労働者に精神的な不安と孤独をもたらしました。その後、ハイブリッドな労働文化が生まれました。ここでは、WP ERP を使用したハイブリッド モデルのベスト プラクティスを紹介します。

しかし、リモートワーク文化に慣れてしまった人たちは、物理的なオフィスに嫌悪感を示しました。現在、多様性、公平性、包摂性 (DEI)という新たな文化革命が進行中です。宗教的に保守的で道徳的に異なる人々は、職場でこの文化を受け入れることを好みません。

タイプ 03: 変革的な変更管理

変革的変更管理とは、包括的な変更を指します。これには、それぞれの組織の使命、ビジョン、ビジネスモデル、従業員の役割、作業プロセスなどの刷新が含まれます。これには多くの事柄が含まれるため、文化の変化や調整には長い時間がかかります。

変革の管理には、組織を最前線で率いる強力なリーダーシップと先見の明のある人材が必要です。この場合、巨大組織は通常、必要な支援や指導を求めてコンサルタント会社を雇います。

タイプ 04: 構造変更管理

構造変更管理では、階層、役割、チーム構造などの組織の枠組みが変更されます。人事マネージャーは、リソースの最適化、職務の再定義、効率の向上、コミュニケーションの強化が必要な場合に、これらの変更を導入することがよくあります。

多くのクライアントのために複数のプロジェクトに取り組んでいる代理店をオンラインで見つけることができます。新しいプロジェクトが立ち上がるたびに、契約ベースで新しい人材を採用し、既存の従業員に役割を追加します。プロジェクトが終了すると、採用した従業員は解雇され、体制が再び変更されます。

タイプ 05: 技術変更管理

このタイプについてはあまり話す必要がないことを願っています。第 4 次産業革命の始まり以来、世界中のほぼすべての企業組織が、活動を行うためにテクノロジーを導入し始めています。しかし、時間の経過とともに、特定のソフトウェアやテクノロジーが周囲の市場の需要に対応できなくなった場合は、別のプラットフォームに切り替える方が賢明です。

したがって、別の技術システムへの切り替えを考えるときは常に、従業員が適応するのに十分な時間を確保する必要があります。そうしないと、逆効果になる可能性があります。したがって、技術的な変化は職場で管理されます。ビジネス目標を推進するために最新の技術トレンドを確認してください。

段階的な変更管理プロセス: 完全ガイド

この記事をお楽しみいただければ幸いです。このセクションでは、現実世界の雰囲気をつかんでいただけるように、変更管理プロセスの段階的なガイドを提供します。手順を読み続けてください。

ステップ 01: 変更の必要性を特定する

変更の必要性は明らかに特定のニーズに由来するはずです。場合によっては、このニーズが本当に存在するかどうかを検討する必要がありますが、多くの場合、それは自動的に思い浮かびます。いずれの場合でも、ニーズを満たすために変更に対処する前に、値を検証する必要があります。

変更の必要性を特定するには、次のことを実行します。

• 状況分析を実施する:現在の業務とパフォーマンスの指標を評価し、期待と結果の間にギャップがあるかどうかを特定します。

• フィードバックを収集する:主要な関係者 (従業員、投資家、マネージャー、ユーザー) と話し合い、どの分野に価値を追加する必要があるかについての洞察を収集します。

ステップ 02: 変更の影響を評価する

有名な諺があります。すべての行動には、同等かつ反対の反応が存在します。同様に、あなたが実行する変化には、職場や人々の間に必ず何らかの反響があるでしょう。これらの反応や反応がポジティブなものになるのか、ネガティブなものになるのかを検証する必要があります。

多数の調査と統計によると、変化への取り組みの約 66% は通常失敗しますが、成功したのはわずか 34% です。そしてその最大の原因は、変更を実施した後にどのような影響が生じるのかを正しく理解できていないことです。

従業員の 2/3 が変更管理プロセス全体で燃え尽き症候群の危機を経験し、変革の失敗を引き起こすと聞いたら驚かれるでしょう。したがって、変更の影響を分析することの重要性については、これ以上説明する必要はありません。

変更の影響を評価するには、次のことを実行します。

• 敏感な領域を計画する:変更の実装後に最初に影響を受ける人、チーム、部門を特定します。

• リスク評価:監査を行って、生産性の低下、スキルギャップ、財務コストなどの考えられるすべての課題を特定し、変更を実装する前にそれらの課題を軽減できるようにします。

ステップ 03. 変更の計画

一連の変更を実行しようと考えた場合、すべてを一度に実行することはできない場合があります。したがって、優先順位と依存関係に基づいて、最初に実行する必要があるものを事前に計画し、リストすることをお勧めします。この計画は、チームの他のメンバーが次に何が起こるかを知るのに役立つため、必須です。

変更を計画するには、次のことを実行します –

• ガント チャートを使用する:ガント チャートは、優先順位、依存関係、重要性に基づいて一連の同時タスクをすべてリストするのに役立つプロジェクト管理ツールです。

• Ste Milestone:ガント チャートの準備ができたら、変更管理プロジェクト全体が期限内に実行できるように、タスクごとに個別のマイルストーンを設定します。

• リソースの割り当て:変更管理プロセスに特別なリソースが必要な場合は、事前にそれらのリソースについても計画する必要があります。

ステップ 04. 変化戦略を策定する

Profiletree によると、変更管理プロセスが成功すると、500% の投資収益率が得られます。この場合、変更管理戦略が重要な役割を果たす可能性があります。変化に消極的な従業員がいる場合でも、あなたの巧みな戦略で彼らを説得することができます。

変化戦略を策定するには、次のことを実行します –

• さまざまなグループに合わせたアプローチを開発する:職場に複数のチーム/グループがある場合は、それぞれに異なる心理がある可能性があるため、それらに対処するための異なるアプローチを用意する必要があります。

• 抵抗管理の計画:変更実装プロセスのどの段階でも、有力な当事者から抵抗が生じる可能性があります。それらに対処するための戦略を事前に用意しておく必要があります。

• オープンソース変更管理の採用:この戦略は、オープン性、透明性、コラボレーションの原則に基づいています。成功の可能性を 22% 高めることができます。

ステップ 05: プロジェクト管理ソフトウェアを使用する

プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、一元的なダッシュボードから全体の進行状況を監視できます。このソフトウェアを使用すると、タスクを管理しやすい小さな形式に分割し、それぞれのチーム メンバーに割り当て、サブタスク/マイルストーンごとに期限を設定し、進捗状況を追跡できます。

WP Project Managerは、この場合に使用できるプラグインです。これは、WordPress ユーザー向けの使いやすく包括的なプロジェクト管理プラグインです。変更管理の取り組みに利用できる、あらゆるプロジェクト管理活動に必要な機能をすべて網羅しています。

以下は、変更管理のために WP Project Manager プラグインを使用して実行できることのリストです。

• ワークフローに必要な数のプロジェクトをセットアップします
• 大きなタスクを小さなタスクに分割し、チームメンバーに割り当てます。
• カンバンボードを使用してワークフロー管理を改善する
• ガント チャートを作成してプロジェクト管理のタイムラインを視覚化する
• レポートを生成してプロジェクトの進捗状況と生産性を分析します
• ファイルをアップロードしてチームメンバーと共有する
• GitHub、Bitbucket、Slack などのツールを統合してコラボレーションを強化

WP Project Managerには無料版とプレミアム版があります。以下に添付されたボタンをクリックしてプラグインを入手してください。

ステップ 05. 変更を実装する

上記の手順を完了すると、変更を実装する準備が整います。これは、現段階では行動段階にあることを意味します。このステップには、リアルタイムの監視を通じて策定された計画が確実に実行されるようにするための、慎重な調整と実践的な管理が含まれます。

変更を実装するには、次のことを実行します –

• パイロット変更を展開する:パイロット変更管理テストをいくつか実施して、職場のさまざまなグループからの反応を判断します。

• すべてのフェーズを 1 つずつロールアウトする:テスト結果が肯定的な場合は、以前に計画したように、すべてのフェーズのロールアウトを 1 つずつ開始します。

• フィードバックを収集し、アクティブな監視を行う:このアクション フェーズでは、不正行為を即座に修正できるように、リアルタイムの監視が必須です。

ステップ 06. 変更を伝える

Web ホスティング プロバイダーや銀行会社が大規模なシステム変更を行うたびに、電子メールと SMS で更新情報が送信されることに気づいたと思います。同様に、職場で変更を実施する場合は、影響を受ける可能性があるすべての関係者にタイムリーに通知する必要があります。

英国で実施された調査によると、調査対象となった従業員の 29% が、変更管理問題の際に所属する会社とのコミュニケーションが不十分であり、それが気分を害する理由であると主張しています。

この段階で次のことを実行します –

• 複数のチャネル (電子メール、Slack、ニュースレター、モバイル SMS) を通じてコミュニケーションします。

• メッセージが明確で一貫性があり、組織の目標と一致していることを確認します。

• 可能であれば、双方向のコミュニケーションを許可して、他の人からのフィードバックを収集します。

ステップ 07. 従業員のトレーニングとサポート

多くの従業員が変化に無関心を示す主な理由は、変化が実施され、新入社員に取って代わられると職場に馴染めなくなるのではないかと感じることです。彼らの恐怖を克服するには、変化した環境に必要な新しいスキルセットを理解する機会を与えるトレーニング セッション/ワークショップを作成できます。

従業員のトレーニングとサポートのために次のことを実行します –

• 実践的なトレーニング セッションを提供する:ワークショップ、ハッカソン、および 1 日にわたるトレーニング プログラムは、従業員が新しいスキルを練習し成長させるのに役立ちます。

• トレーニングの効果を評価する:新しい変化と同様に、新しいトレーニングは多くの従業員にとって理解が困難になることがよくあります。したがって、生徒が適切に学習しているかどうかを積極的に評価する必要があります。

ここでは、従業員のメンタルヘルスをサポートする方法について説明します。

ステップ 08. 変化を強化し、維持する

変更を実装したら、その影響が長く続くように、変更を組織文化に合わせることが重要です。この強化には、変化にうまく適応し、それをパフォーマンスや実践に組み込んだ従業員を表彰することが含まれます。

この段階で次のことを行います –

• 変更を日常業務に組み込む:組織のポリシー、文化的慣行、および従業員の役割をクロスチェックして更新します。

• 従業員に報酬を与える:変化にうまく適応した従業員に報酬を与えることで、彼らの道徳的価値を高めることができます。

ステップ 09: 必要に応じて確認および調整する

前にも述べたように、新しい変更はしばしば裏目に出る可能性があります。したがって、新しい変更を実装した後も何も考えずにいるのは間違いなく重大な間違いになります。変更が裏目に出て見て見ぬふりをすると、ワークスペース全体とビジネスが破壊される可能性があります。このため、必要な措置を講じるために、潜在的な抜け穴を見つけるためにレビューを実施する必要があります。

このステップでは次のことを実行します –

• 変更後のレビューを実施して洞察を収集する
• プロセス全体を通じて学んだ教訓を文書化して保管します

変更管理が失敗する理由: 課題

ほとんどの変更管理の取り組みが失敗するのには、いくつかの共通の理由があります。変更管理のスペシャリストまたはそれぞれの組織のマネージャーとして、これらの点について理解しておく必要があります。これは、あなたが同時に先見の明のあるリーダー/マネージャーになるのに役立ちます。変更管理が失敗する理由を以下に示します。

1. 従業員エンゲージメントの低さ

CEB Corporate Leadership Council によると、組織の 62% が、主にリーダーが所有する変更実装計画を使用しています。正直、ここでは問題ありません。しかし、多くの場合、トップは意思決定の権限を自分たちだけに限定しており、ほとんどの従業員はそれにアクセスできません。しかし、従業員が組織に大きな利害関係を持っている場合、これは間違った行動です。

Gartner はレポートの中で、従業員が実装計画を所有している場合、変更の成功率が 24% 向上することを明らかにしました。したがって、従業員やその他すべての重要なリソース、関係者を計画に組み込んで、すべてが正しく活用され、期限が守られるようにする必要があります。

2. 不十分な計画

使命、ビジョン、目的、スケジュール、リソース、および潜在的な障害を克服する方法を概説した包括的な計画がなければ、どの組織も変更管理プロセス中に発生する可能性のあるすべての課題に対処することはできません。先見性がないと、リソースの配分を誤ってしまい、最終的には期限を守れなくなる可能性があります。

3. コミュニケーション不足

変更の導入が始まると、従業員の役割が変わるだけでなく、多くの顧客関連サービスが中断されます。これをタイムリーに各関係者に伝えないと、職場や市場全体が混乱してしまいます。このため、変更管理プロセスでは、明確かつタイムリーなコミュニケーションが非常に重要です。

職場でのコミュニケーションを改善する方法を確認してください。

4. 不十分なトレーニング

ほとんどの従業員が新しいシステム、役割、プロセスに適応できない理由は、不十分なトレーニングが一般的な障壁となっています。この準備不足は、フラストレーション、生産性の低下、燃え尽き症候群、変化に対する抵抗力の増大につながる可能性があります。

5. 変化に対する目に見えない抵抗

この問題は、社内政治が熾烈で不審な人物がいる環境でよく見られます。彼らは新しい変化をすべて受け入れているふりをしているかもしれませんが、心の中では抵抗しています。彼らは、変化が起こるのを阻止するためにあらゆる可能なことを秘密裏に行うでしょう。マネージャーとして、組織のより良い将来のために、これらの疑わしい人々を慎重に選別する必要があります。

クローズアップ

変更管理は常に複雑なタスクです。このプロセスでたった 1 つの間違いが発生すると、間違いなく大混乱を引き起こす可能性があります。ただし、変化を否定したり抵抗したりすることはできません。そうすることで、市場の既存の競合他社に大きく遅れを取ることになるからです。

したがって、新しい変更要件がドアをノックしたときにいつでも対応できるように、計画、組織文化、考え方を常に手元に用意しておくとよいでしょう。この記事から今日のトピックについて十分な知識を得ていただければ幸いです。この記事はさまざまな点で有益です。

この記事に何か抜けがあると思われる場合は、投稿を更新できるようコメント欄でお知らせください。今日からは以上です。最後までお付き合いいただきありがとうございました。