メールが送信されない問題をトラブルシューティングする方法

メールが正しく送信されないことに気づいたことがありますか？ この問題はワークフローを台無しにし、生産性を低下させ、重要なクライアントにコストをかける可能性があります。

その理由は、ネットワーク接続の問題や巨大な電子メールの添付ファイルなどの単純なものか、SMTP認証設定の誤りなどのより複雑なものである可能性があります。 幸いなことに、自分で問題を送信していない電子メールのトラブルシューティングを行うことができる場合があります。

メールが送信されない問題を解決する5つの方法

デバイスをスキャンしてマルウェアを探します

メールが受信者の受信トレイに届かない理由の1つは、受信者があなたのIPアドレスをブロックしたことです。 または、IPアドレスがIPブロックリストに追加されている可能性も考慮する必要があります。

IPブロックリストは、不正または悪意のあるIPアドレスをフィルタリングするための方法です。 IPアドレスがブロックされている場合、それは必ずしもあなたが何か間違ったことをしたことを意味するわけではありません。 代わりに、インターネットサービスプロバイダーが以前に悪用したIPアドレスを割り当てている可能性があります。

また、誰かがあなたのIPアドレスを悪用して、デバイスをスパイしたり、マルウェアに感染させたりしている可能性もあります。 これを行うために、ハッカーはネットワークをハッキングして、デバイスへのブルートフォースアクセスを試みることができます。

マルウェアがメールアクティビティを危険にさらした可能性があると思われる場合は、悪意のあるソフトウェアがデバイスを危険にさらしていないかどうかを確認してください。 デバイスが感染している場合、アクセスするネットワークやWebサイトは、IPを潜在的に危険であると見なす可能性があります。 コンピューターのフルスキャンを実行し、ウイルス対策プログラムとファイアウォールが最新であるかどうかを確認します。

最終的に、システムを安全に保つために、アンチウイルスが最新であることを確認し、VPNサービスの採用を検討してください。 VPNは、IPアドレスを隠蔽し、ハッカーがIPアドレスを悪用するのを困難にする可能性があります。

メールプロバイダーの送信制限を確認してください

Statistaによると、2020年には世界中で毎日3,064億通の電子メールが送受信されており、その数は今後さらに増えると予想されています。 ただし、電子メールの送信には制限があり、電子メールサービスプロバイダーは、電子メールサーバーの生産性を維持し、セキュリティを確保するために特定の制限を課しています。

あなただけでは毎日それほど多くの電子メールを送信しないかもしれませんが、電子メールプロバイダーには、多くの電子メールを送信する個人と企業の両方に対して電子メールの送信制限があります。

サーバーが過負荷になり生産性が低下する可能性があるため、電子メールプロバイダーは、アカウントが特定の期間に送信できる電子メールの数を定義します。 さらに、制限を超えると、Gmailやその他のメールサービスは、スパムを送信していると疑って（送信していない場合でも）、IPアドレスをブロックする可能性があります。

1日のメールの設定制限を超えると、それについて警告するメッセージが表示されることが期待できます。 たとえば、Gmailは、Gmailの試用アカウントを24時間あたり500通のメールと1通のメールで500人の受信者に公式に制限しています。 幸い、有料アカウントに変換するか、新しいアカウントを作成することで、より多くのメールを送信できます。

SMTP認証設定を確認する

誰かがあなたのアカウントからメールを送信し、クライアントを盗み、あなたのオリジナルのアイデアをコピーできるとしたらどうでしょうか？ 残念ながら、スパマーは電子メールサーバーを悪用して、許可されていない電子メールを送信したり、電子メールの受信者をだましてクレジットカード番号などの機密情報を開示させたりする可能性があります。

たとえば、スパマーは、なじみのある銀行や別の信頼できる情報源になりすまして、個人情報を要求する可能性があります。 幸い、SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）認証は、メールサーバーが電子メールを送信している電子メールユーザーを識別するのに役立ちます。

さらに、SMTPは、正当なユーザーのみがメールサーバーから電子メールを送信できることを保証します。 SMTPが有効になっている場合は、サーバーのユーザー名とパスワードを指定する必要があります。 資格情報が有効な場合、ユーザーのメールが受け入れられます。 認証が失敗した場合、メールクライアントはエラーメッセージを表示します。

ただし、認証の失敗は、必ずしも誰かがあなたの電子メールサーバーにアクセスしようとしていることを意味するわけではありません。 メールクライアントがこのタイプの検証をサポートしていない場合は、資格情報を確認するか、SMTP認証を有効にするか、電子メールプロバイダーに連絡してください。

DNSレコードを構成する

DNS（ドメインネームシステム）のおかげで、複雑な数字の文字列の代わりに単純なWebサイト名を使用できます。 たとえば、google.comと入力すると、DNSはIPアドレス142.250.80.14を変換してWebサイトに移動します。 簡単な閲覧に加えて、DNSレコードには電子メールの安全性のための特定の構成が含まれています。

電子メールの配信可能性を確保するには、他のメールサーバーがあなたのメールの受信を信頼できるようにパブリックDNSレコードを構成する必要があります。 たとえば、SPF（Sender Policy Framework）レコードは電子メールの検証に使用されます。

SPFレコードは、受信メールが許可されたIPアドレスからのものであるかどうかを確認し、偽造されたメールをフィルタリングします。 SPFレコードを使用すると、理論的には、ハッカーはドメインを模倣しようとするときに、より大きな課題に直面するはずです。 その結果、SPFは、フィッシング攻撃、スパムメール、なりすましのリスクを軽減するのに役立ちます。

より良い郵送活動のためにDNSレコードを構成したい場合、インターネットサービスプロバイダーはDNSホスティングと技術サポートを提供できます。 一部のサービスでは、DNSレコードを手動で作成する方法に関する詳細な手順も提供される場合があります。

メールサービスプロバイダーに連絡する

メールにアクセスできない、またはメッセージを送受信できない場合は、まずインターネット接続とメールアカウントの資格情報を確認してください。 その情報が有効で接続が良好な場合は、電子メールプロバイダーのWebサイトを確認してください。 プロバイダーで問題が発生しているか、メンテナンス中である可能性があります。

プロバイダーに直接連絡して、すべてが正常に機能していることを確認できます。 通常、電子メールサービスプロバイダーは、Webサイトの下部に連絡先情報を提供します。 一部のプロバイダーは、トラブルシューティングアプリケーションも提供しています。 たとえば、Outlookには、考えられる問題の解決に役立つGetHelpアプリケーションがあります。

メール送信の問題を自分で解決できない場合は、メールサービスプロバイダーに連絡する必要があります。 優れたカスタマーサポートチームを持っているプロバイダーは、あなたの電子メールがスムーズに実行されることを保証するために常にあなたのサービスにいます。 間違いなく、プロバイダーは、フラストレーションを回避するために、電子メール設定の調整も支援します。

結論

さまざまな理由で発生する可能性のある、電子メールが送信されない問題を解決するのは難しい場合があります。

それらの中で最もストレスがたまり、恐ろしいのは、誰かがあなたの電子メールサーバーを悪意のある活動に使用しようとしたときです。 ただし、適切な対策を講じれば、それを防ぐことができます。

良いニュースは、自分で問題を送信しないこれらの電子メールの一部をトラブルシューティングできることです。 できない、または疑問がある場合でも、いつでも電子メールサービスプロバイダーまたはシステム管理者に連絡して支援を求めることができます。