チームの生産性を高める時間管理ソフトウェアの利点

公開: 2022-05-28

追跡時間が速くなるのではなく遅くなるという信念は、誤謬に他なりません。現実の世界では、時間追跡により、作業ペースを測定し、期限に合わせて調整し、以前の作業パフォーマンスを超えるように常に挑戦することができます。このデジタル時代では、適切な時間追跡にはソフトウェアが必要です。また、本日の投稿で説明する、注目すべき時間管理ソフトウェアの利点がいくつかあります。

プロジェクトの最初から最後まで、「このプロジェクトを完了するには何時間必要ですか？」、「どの従業員がより速くプロジェクトを完了できますか？」、「誰が最も委任する資格がありますか？」などの一般的なシナリオに遭遇します。タスク？」、「見積もりと見積もりを改善する方法は？」などなど。

したがって、時間管理ソフトウェアの利点が、物事を成し遂げ、時間を最大限に活用するのにどのように役立つかをしっかりと理解してください。また、適切な時間管理プロセスを使用して、タスクに優先順位を付け、プロジェクトを管理し、生産性を向上させる方法を学びます。

ビジネスのためのプロジェクトにおける時間管理の重要性

多くの企業では、プロジェクトが時間どおりに完了しないことがよくあります。これは純粋に、適切な時間管理プロセスが実施されていないためです。もっと本質的に、彼らはビジネスにおける時間管理の重要性さえ認識していません。したがって、時間管理をこれまでになく重要にする要因は次のとおりです。

時間管理により、次のことが可能になります。

時間とリソースをより効果的に管理して、生産性を高め、より多くの作業を行う方法を学びます。
時間通りに予算内でプロジェクトを完了する
プロジェクトのステータスを視覚化して制御する
将来のプロジェクトスケジュールとリソースを予測する
時間と費用を綿密に管理するプロジェクトマネージャー
プロジェクトに取り組んでいる間、時間を管理して、より効率的に作業できるようにします

時間管理またはトラッカーソフトウェアの主な利点は何ですか？

タイムトラッカーソリューションを使用してビジネスを管理しているため、経験から収集した次の要素が役立つことがわかりました。

差し迫った締め切りに間に合わせるよう従業員をプッシュする

従業員が時間管理ソフトウェアを使用している場合は、ソフトウェアダッシュボードまたはタスクリストからタスクのステータスを確認できます。これにより、やがて委任されたタスクを提出するように促されます。

チームメイトが優先度の高いタスクに飛び乗るのを支援する

特定のタスクを完了した後、従業員がどのタスクに集中するか、または開始する必要があるかを理解できないことは、非常に一般的な現象です。これはまさに、タイムトラッキングツールが救いの手を差し伸べる場所です。これにより、次のタスクを確認できるだけでなく、タスクの優先度（低、中、高）も確認できます。したがって、従業員は自分に割り当てられたタスクの時間を測定し、より高い優先度を必要とする次のタスクに進むことができます。

クライアントとの健全な関係のための見積もりと見積もりの改善

プロジェクトのすべての部分で時間を追跡することで、完了するために必要なさまざまなタイプのタスクに関するレポートを生成できます。このレポートに基づいて、簡単に推測を行うことができるため、顧客に改善された見積もりを提供することで、プロジェクトを完了するまでの時間を見積もることができます。

請求可能時間を正確に測定する

チームが特定のプロジェクトまたは一連のタスクを完了するのに不必要に長い時間を費やしている場合、その時間に関して顧客に請求しても、良い結果は得られません。あなたのクライアントは、あなたがあなたにふさわしい以上にあなたが彼または彼女に請求していると彼または彼女が考えるかもしれないので、あなたへの信頼を失う可能性があります。したがって、請求対象外の時間を特定して削減する必要があります。

良いニュースは、タスクを適切に測定し続けると、チーム全体で行われた正味の時間と作業量に応じてクライアントに請求できることです。

「要件クリープ」の回避

明確な定義、十分な文書化、および制御の欠如は、時間の経過とともに徐々に大きくなる可能性のあるフィーチャークリープの問題につながる可能性があります。それに加えて、スコープクリープはプロジェクトのバックログとして機能します。

PMIの2018Pulseof the Profession調査によると、プロジェクトの52％でスコープクリープの問題が発生していました。

各タスクの時間を追跡するので、要件のクリープを上げないという事実をクライアントが理解しやすくなります。

フリーランサーまたは請負業者に彼らが本当に値するものに対して支払う

タイムトラッカーソリューションを使用すると、請負業者またはフリーランサーの総労働時間を追跡できます。これにより、彼らが実際に値すること、または彼らが実際に行ったことに対してあなたが彼らに支払うことが保証されます。これは、スタッフが同じ時間追跡システムでタイムシートに記入するのと同じ方法で実装できます。

一度にすべてのタスクのステータスを監視する

一度にさまざまなプロジェクトを管理している場合、オンデマンドでタスクのステータスを知ることは非常に困難になります。タスクが途中でやって来て、徐々に邪魔にならないように感じるでしょう。

ただし、高度な検索オプションを使用すると、特定のタスクの名前またはタスクに関連付けられているユーザーの名前を検索バーに入力し、Enterボタンを押すだけで、失われたタスクを救出できます。さらに、専用のダッシュボードを備えた時間追跡ツールを使用すると、すべてのプロジェクトのすべてのタスクを一目で確認できます。

プロジェクトスケジュールをより現実的な時間枠に改善する

プロジェクトのスケジュールを正しく見積もるのにどれほど器用で経験豊富であっても、指定された時間枠内に仕事を完了するには常に不確実性があります。指定された期間内にプロジェクトを提出しなかった場合、クライアントはあなたを「専門家ではない」と見なします。

一方、以前に完了したプロジェクトまたはタスクに関する十分なデータがある場合は、プロジェクトを完了するための予想時間を決定できるため、プロジェクトのスケジュールをより現実的な時間枠に設定することが容易になります。

プロジェクトを比較して効率を向上させる機会を得る

以前に実行したプロジェクトの過去のデータ履歴を使用して、現在完了しているプロジェクトを比較して、同じ時間かそれ以下かを測定できます。これにより、チーム全体と一緒に自分自身に挑戦し、同じタスクをより短い時間で実行できるようになります。

過負荷の問題を回避する

割り当てられたタスクを取得するとき、かなりの数の人々が良い心でそれらを取ります–それはそのような人々が他の人を助けるのが好きだからです。しかし、時間が経つにつれて、それらのタスクはそれらの前に並んでいて、それらを完全に完了することは本当に難しくなります。時間を適切に追跡することで、誰がタスクの実行に時間がかかっているかを感知し、タスクの過負荷に悩まされているかどうかを特定できます。

効率的なチームメイトに報いる

特定のチームメイトが特定の一連のタスクを完了するのにかかった正確な時間を追跡していて、彼または彼女が彼または彼女が彼または彼女の目的を達成し、追加の作業を実行したことを観察した場合、その人に報酬を与える時が来ました。このインセンティブは、彼または彼女が将来より良くするために燃料を供給します。

最高の時間管理ソフトウェアを使用して、作業出力を最大限に活用します

これらの驚くべき時間管理ソフトウェアの利点を書き留めていただければ幸いです。一部の業界では、レポートとコンプライアンスの目的で従業員の労働時間を測定することが義務付けられているため、これらのメリットがチームに効果的な時間管理または追跡ソフトウェアを確実に提供することに影響することを願っています。そして、その利点を見ると、明らかに、時間管理ソフトウェアを使用すると、競合他社を大きく飛躍させることができます。

さらに、オンラインベースの時間追跡ツールを使用すると、あらゆるタイプのデバイスからインターネット接続だけでいつでもダッシュボードにアクセスできるため、世界中で自由に利用できます。これが、チームの取り組みの効果を高めることができる、信頼性が高く強力な時間追跡または管理ソフトウェアが必要な理由です。

そのような堅牢なツールの1つがWPプロジェクトマネージャーです。これは、あなたとあなたのチームのタスクを効率的に管理するのに役立つだけでなく、あなたやあなたのチームが期限を過ぎていないことを確認するためにすべてのプロジェクトの時間を追跡します。したがって、プロジェクトや特定のチームメンバーの時間を管理または追跡するのに苦労している場合、このツールは確かにタスクの時間管理に違いをもたらす可能性があります。

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