Cosa abbiamo imparato da WooConf sulla vendita di biglietti online

La nostra seconda WooConf si è svolta all'inizio di aprile e che evento è stato. Avevamo un'incredibile formazione di relatori, pranzi fantastici e happy hour e tutto il networking che potevamo gestire.

Abbiamo già condiviso alcuni dei nostri insegnamenti dalla stessa WooConf, ma volevamo immergerci un po' più a fondo e raccontare parte del viaggio che abbiamo fatto per passare da "dovremmo farlo di nuovo" a "oh diamine, lo stiamo davvero facendo esso!" E quella parte del viaggio è l'esperienza di biglietteria .

Quando abbiamo venduto i biglietti per WooConf 2016, è stato con una soluzione che avevamo sviluppato noi stessi: la nuova estensione Box Office per WooCommerce. Con Box Office, i partecipanti non devono andare fuori sede per iscriversi al tuo evento. Puoi vendere biglietti, personalizzare le comunicazioni e-mail e fare il check-in dei partecipanti in loco, tutto dalla familiare interfaccia WooCommerce.

L'utilizzo di Box Office e la gestione del nostro grande evento ci hanno dato un'incredibile opportunità di apprendimento . Ci ha permesso di comprendere l'estensione dentro e fuori, scoprire cosa ha spinto i partecipanti ad acquistare i biglietti e raccogliere informazioni che potremmo utilizzare per le future WooConf.

Continua a leggere per scoprire cosa abbiamo imparato e quali conoscenze possiamo condividere con te sulla gestione di un sito Web di eventi di successo.

L'importanza di raccogliere le informazioni sui partecipanti sul proprio sito web

Uno dei più grandi feedback che abbiamo ricevuto prima di sviluppare Box Office è stato che tutte le opzioni di eventi e biglietti disponibili per WordPress o WooCommerce richiedevano un'integrazione con un'altra piattaforma. Ciò significava inviare potenziali partecipanti a un sito Web diverso per acquistare il biglietto, inserire le informazioni di registrazione o compilare il proprio profilo.

Questa dipendenza da strumenti di terze parti andava contro l'etica di WordPress e WooCommerce: non è stata un'esperienza ideale per i nostri clienti e di certo non sarebbe stata un'esperienza ideale per noi. Quindi , quando il nostro team ha iniziato a pianificare la seconda WooConf e, a sua volta, il Box Office, avevamo un obiettivo principale: evitare di mandare i clienti fuori sede ad acquistare i biglietti per un evento .

Fortunatamente, Box Office è stato creato per fare proprio questo, quindi eravamo a posto. Con la versione beta dell'estensione in atto, ci siamo messi al lavoro per impostare le pagine di ticketing. Inizialmente, i clienti potevano acquistare solo i biglietti per l'ingresso all'evento ad Austin, in Texas; i biglietti per il live streaming sarebbero stati venduti in un secondo momento.

Abbiamo creato un prodotto per i biglietti per i partecipanti fisici, chiamato WooConf 2016 Tickets, e abbiamo aggiunto più moduli che verrebbero visualizzati al momento dell'acquisto (che puoi vedere sopra).

Ai partecipanti sono stati chiesti dettagli tipici, come i loro nomi e le informazioni di contatto, ma abbiamo anche fatto un ulteriore passo avanti e abbiamo chiesto cose come URL di siti Web, handle di Twitter e preferenze dietetiche. Questo ci ha permesso di personalizzare automaticamente i badge dei partecipanti durante il processo di stampa, oltre a comprendere meglio i tipi di cibo che dovevamo offrire o rendere disponibili .

Uno dei vantaggi che si è rivelato incredibilmente utile, sia prima che dopo l'evento, è stata la possibilità di cercare, rivedere e modificare i singoli biglietti. Poiché avevamo tutte queste informazioni a portata di mano, sul nostro sito, siamo stati in grado di :

• Contrassegna i partecipanti come presenti in loco
• Modificare le informazioni sui ticket: ad esempio, se uno sponsor ha bisogno di riassegnare uno dei ticket dei propri dipendenti a un altro dipendente, potremmo semplicemente cambiare il nome e/o il ruolo
• Modifica gli RSVP per il nostro pranzo di networking e workshop del venerdì
• Conferma al volo i dettagli per i partecipanti, gli sponsor o il personale

Questa combinazione di un processo di vendita senza interruzioni e un'opzione di ricerca rapida ha portato a una gestione agevole dei biglietti sia prima che durante l'evento. Abbiamo avuto pochissimi intoppi nel processo e il check-in dei partecipanti in loco è stato rapido e semplice, molto più facile di quanto sarebbe stato se avessimo manipolato due (o più!) sistemi diversi.

Usa gli aumenti dei prezzi e i coupon per incoraggiare la vendita dei biglietti

"Quanto dovrei addebitare per partecipare al mio evento?" È una domanda comune, e per di più difficile. Abbiamo lottato anche noi!

Se c'è solo una cosa che abbiamo imparato, è questa: offrire un prezzo più interessante ai partecipanti che acquistano in anticipo . Ma non escludere nemmeno la possibilità di salvare i partecipanti dell'ultimo minuto!

Per WooConf 2016, proprio come abbiamo fatto con il nostro primo WooConf, abbiamo offerto un prezzo "early bird", essenzialmente uno sconto disponibile solo per coloro che hanno acquistato nei primi giorni di vendita dei biglietti.

Da lì in poi, abbiamo aumentato questo numero di $ 100 ogni poche settimane, fino a poco prima della conferenza, dove avevamo un prezzo "last minute". Questo prezzo è rimasto in vigore anche per chiunque fosse interessato all'acquisto di un biglietto in loco.

L'idea alla base di questo era incoraggiare i partecipanti a prenotare prima piuttosto che dopo . E per la maggior parte, ha funzionato.

Detto questo, non tutti possono sempre prenotare subito. Quindi abbiamo messo a disposizione dei coupon per attutire il colpo di questi aumenti dei prezzi. Abbiamo fornito ai nostri sponsor e relatori alcuni codici univoci che sono stati incoraggiati a condividere. Potrebbero essere distribuiti sui social media, via e-mail e così via.

Quando questi coupon sono stati condivisi, ha aumentato ulteriormente l'interesse per WooConf, con conseguente aumento delle vendite di biglietti . Ha anche aiutato i nostri relatori e sponsor a spargere la voce sulla loro presenza alla WooConf, in modo che i loro fan sapessero che avrebbero potuto vederli lì.

La lezione qui: considera attentamente i tuoi prezzi. Anche se il tuo evento è a basso costo, ci sono molti modi per incoraggiare più partecipanti a partecipare, come coupon, sconti o promozioni tramite altri partecipanti.

Hai eventi o giorni opzionali? Consenti ai possessori di biglietti di aderire o di uscire

Molte conferenze moderne hanno più tracce, workshop opzionali o persino sessioni di un'intera giornata che si svolgono fuori sede. Ma i siti Web delle conferenze non sempre riflettono completamente questo, il che porta a:

• Confusione da parte degli organizzatori, quando non sanno quante persone si presenteranno per ogni evento o traccia opzionale, e
• Confusione da parte dei partecipanti, quando non sono sicuri di dove o come RSVP per una traccia che potrebbe avere uno spazio limitato, o come modificare tale RSVP se viene fuori qualcosa

Quando stavamo pianificando WooConf, sapevamo che la maggior parte dell'evento sarebbe durata due giorni e che le attività del terzo giorno sarebbero state facoltative. Volevamo trovare un modo per consentire facilmente ai partecipanti di rispondere a una delle attività del venerdì, oltre a modificare facilmente la loro RSVP se si verificava qualcosa e non erano in grado di farlo (ad esempio, se dovessero intercettare un volo).

Abbiamo raggiunto questo obiettivo aggiungendo un'opzione al nostro modulo di biglietto che richiedeva ai partecipanti di scegliere se avrebbero partecipato al nostro workshop per sviluppatori, al workshop del proprietario del negozio o al pranzo di networking. Potrebbero anche scegliere "Non mi unirò a niente" se due giorni di WooConf fossero sufficienti per loro.

Abbiamo utilizzato un codice personalizzato per tenere traccia del numero di posti disponibili per i workshop, poiché lo spazio era limitato.

Abbiamo anche consentito ai partecipanti di modificare le impostazioni di partecipazione dall'e-mail di conferma del biglietto inviata subito dopo l'acquisto.

Questo ha rimesso nelle mani dei nostri partecipanti il ​​potere di accettare o meno. Ha anche eliminato completamente la confusione per tutti , perché sapevamo quante persone aspettarci da ogni seminario, oltre al pranzo di networking.

Infatti, grazie a Box Office che ha raccolto così diligentemente le informazioni sui partecipanti, siamo stati in grado di controllare le persone ai workshop proprio come abbiamo fatto nei primi due giorni di WooConf. Questo ci ha aiutato a capire chi era arrivato tra i partecipanti RSVP e chi stavamo ancora aspettando .

Offri biglietti per i partecipanti fisici e virtuali

Se hai un grande seguito e stai organizzando un evento dal vivo, FOMO sarà una cosa molto reale per alcuni dei tuoi fan. Questo vale il doppio per quelli di voi che svelano regolarmente nuovi prodotti o hanno degli altoparlanti davvero eccezionali.

Volevamo accogliere coloro che non potevano arrivare in Texas ma volevano comunque assorbire tutta quella conoscenza e la bontà di WooConf da lontano. Quindi, a marzo, dopo la fine della nostra regolare vendita di biglietti, abbiamo reso disponibili i biglietti per il live streaming.

Per fare ciò, abbiamo creato un nuovo prodotto di biglietti per i biglietti in live streaming . I campi dei biglietti qui erano molto più limitati (dal momento che non avevamo bisogno di chiedere dettagli da stampare su badge o preferenze dietetiche), il che ha contribuito a velocizzare immensamente il processo di pagamento.

Quindi, il giorno in cui è iniziata la WooConf, siamo stati in grado di utilizzare l'opzione e-mail integrata dell'estensione per inviare a questi possessori di biglietti un collegamento alla pagina di live streaming.

Box Office ci ha consentito di limitare l'accesso allo streaming solo a coloro che avevano acquistato il tipo di biglietto corretto , ovvero coloro che avevano acquistato un biglietto in live streaming. Se non avevi un biglietto e provavi a guardare lo streaming, vedresti questo:

Ciò ha permesso a tutti coloro che volevano prendere parte a WooConf di farlo, indipendentemente dal fatto che potessero arrivare ad Austin o meno. E il live streaming è andato per lo più senza intoppi, il che è stato un enorme sollievo per noi!

Siamo stati davvero contenti del feedback che abbiamo ricevuto durante il live streaming. In effetti, dopo l'inizio della WooConf abbiamo venduto più biglietti per lo streaming live rispetto a prima . Indovina che tutti quei tweet #WooConf hanno avvisato tutti di cosa si stavano perdendo, eh?

Vale sicuramente la pena creare biglietti per lo streaming live per eventi a cui non tutti i tuoi fan possono partecipare logisticamente, ma si perderanno se non coglieranno l'azione. Puoi sempre rendere anche i biglietti gratuiti: questa è anche l'impostazione prevista con eventi solo online come i webinar.

Vendere biglietti per eventi online? Prova Box Office

Che tu sia nel business della vendita di biglietti per eventi per la tua organizzazione no profit o stia pensando di organizzare webinar solo su invito per diffondere la tua conoscenza ai potenziali clienti, l'estensione Box Office può rendere il processo di raccolta delle informazioni sui partecipanti fluido come la seta .

Ci siamo divertiti moltissimo a usarlo per WooConf 2016 e siamo entusiasti, dopo averlo testato in una vera applicazione per eventi, di rilasciarlo finalmente a te. Ci auguriamo che vi divertiate tanto quanto noi a provarlo!

Se hai domande o commenti su come abbiamo utilizzato Box Office per WooConf 2016 o su ciò che abbiamo imparato durante l'evento, inviaci un messaggio qui sotto: ci piacerebbe sentirti.