Quando, come e perché utilizzare le fatture proforma in WooCommerce

I documenti sono utili nel business online perché possono fornire informazioni, chiedere pagamenti, stabilire relazioni e fornire protezione legale. Le fatture proforma in WooCommerce differiscono dalle altre fatture WooCommerce in alcuni modi.

Entriamo per saperne di più sulle fatture proforma in WooCommerce.

Le fatture proforma vengono spesso utilizzate per sollecitare il pagamento da parte di clienti impegnati prima della consegna di prodotti o servizi. Questo documento contiene informazioni sugli articoli, l'importo del pagamento e altri dettagli transazionali.

Si tratta essenzialmente di un accordo stipulato in "buona fede" tra te (il venditore) e un cliente in modo che entrambi siano consapevoli di cosa aspettarsi.

Ad esempio, utilizzando le fatture proforma, puoi proporre i dettagli della transazione imminente per assicurarti che il finanziamento sia organizzato prima di produrre beni o fornire servizi.

Inoltre, funge da accordo tra l'acquirente e il venditore che nessuna delle parti si impegna alla vendita/acquisto dei beni o servizi richiesti in questo momento. I venditori possono riposare comodamente sapendo che l'acquirente completerà l'ordine e pagherà una volta emessa la fattura di vendita finale. Gli acquirenti sono inoltre protetti da eventuali supplementi/sovraccarichi imprevisti da parte del venditore.

È importante anche per il commercio internazionale perché fornisce tutte le informazioni necessarie per lo sdoganamento.

La cosa importante da capire è che una fattura proforma in WooCommerce viene in genere fornita a un cliente o cliente dopo che si è impegnato ad acquistare da te ma non può essere inviata una fattura ufficiale poiché i dettagli finali devono ancora essere confermati. Consegni la merce ed emetti una fattura formale una volta che il cliente ha accettato tutto.

Anche i venditori internazionali ne fanno un ottimo uso. I requisiti doganali nei porti di tutto il mondo richiedono che i fatti relativi alle merci spedite siano facilmente accessibili e visibili. Per garantire un rapido sdoganamento, le fatture proforma sono utili per condividere fatti come peso, valore, tasse, spese di spedizione, spese di consegna e così via.

Le fatture proforma semplificano il processo di vendita. Il tuo cliente accetta il prezzo sulla fattura pro forma e quindi consegna i prodotti. Il contratto è a senso unico, quindi non ci sono trattative avanti e indietro dopo aver completato la tua metà.

I vantaggi di una fattura proforma includono:

• Il termine "trasparenza" si riferisce alla specificazione di tutti i termini concordati, come data di consegna, prezzo, quantità, ecc.
• Può fungere sia da ordine di acquisto che da preventivo. Gli acquirenti possono richiederlo per l'approvazione interna dell'acquisto.
• Non rappresentano una richiesta o una richiesta di pagamento. Le fatture pro forma sono un accordo in "buona fede" che informa il cliente su cosa aspettarsi.
• Alcune aziende richiedono fatture pro forma come parte della loro procedura di approvazione degli acquisti interna.

Una fattura proforma è abbastanza simile a una fattura di vendita finale e contiene le stesse informazioni. È possibile creare utilizzando WooCommerce fatture PDF, documenti di trasporto, note di consegna ed etichette di spedizione di WebToffee.

L'obiettivo principale di una fattura proforma è mostrare al cliente le specifiche della transazione proposta. In quanto tale, dovrebbe avere le stesse informazioni della fattura finale.

Includere i seguenti dettagli:

• Il numero di fattura univoco
• Il nome della tua azienda, l'indirizzo e i dettagli di contatto
• Nome e indirizzo del tuo cliente
• Data di emissione e data di scadenza
• Descrizione della merce
• Termini di trasporto
• Condizioni di vendita
• Imposte applicabili se presenti
• Spese di spedizione se presenti
• Numero di fattura proforma se applicabile

A differenza della fattura di vendita finale, il proforma dovrebbe includere le seguenti informazioni:

La parola " fattura proforma " indica al tuo cliente che questa non è una fattura fiscale o di vendita.

Innanzitutto, devi acquistare, installare e attivare la versione premium del plugin nel tuo negozio WooCommerce.

Dalla dashboard di WordPress, vai su Fatture/Imballaggio > Fattura proforma

Qui, nelle impostazioni generali, puoi configurare l'impostazione di base per una fattura proforma.

Data fattura proforma: è possibile selezionare la data dell'ordine o la data di creazione della fattura proforma.

Genera fattura proforma per stati dell'ordine: genera solo fatture proforma per determinati stati dell'ordine. A seconda delle tue esigenze aziendali, puoi selezionare diversi stati degli ordini di conseguenza.

Allega PDF fattura proforma in un'e-mail: consenti all'e-mail dell'ordine di includere una versione PDF del modello di fattura proforma attualmente attivo.

Abilita l'opzione Stampa fattura proforma per i clienti: ti consente di mostrare un pulsante di stampa fattura proforma ai tuoi clienti nell'e-mail dell'ordine.

Piè di pagina personalizzato per la fattura proforma: nella sezione del testo, inserisci un piè di pagina personalizzato per la fattura proforma. Se questo campo viene lasciato vuoto, verrà caricato il piè di pagina predefinito delle Impostazioni generali.

Note speciali: nel campo di testo fornito, fornire tutte le note pertinenti che dovrebbero essere incluse nella fattura proforma.

Mostra la singola colonna delle tasse nella tabella dei prodotti e: consente di classificare tasse diverse in colonne distinte.

Dopo le modifiche necessarie, fare clic sul pulsante Aggiorna impostazioni .

Puoi creare un numero di fattura proforma personalizzato utilizzando un prefisso/suffisso/serie di numeri oppure puoi rispecchiare il numero d'ordine come numero di fattura proforma.

Formato numero fattura proforma: fornire il formato in cui deve essere generata la fattura proforma. Ad esempio: [prefisso][numero][suffisso]

Utilizzare il numero d'ordine come numero di fattura proforma: per utilizzare il numero d'ordine come numero di fattura proforma, selezionare Sì. Se desideri generare un numero di fattura proforma univoco, seleziona No e inserisci le informazioni richieste nelle aree popolate. I campi vengono compilati automaticamente in base al formato numerico precedentemente specificato.

Numero di inizio fattura: nell'area fornita, inserire il numero di inizio fattura proforma necessario.

Lunghezza fattura proforma: questo valore rappresenta la lunghezza totale del numero di fattura proforma. Se il numero di fattura proforma risultante è inferiore alla lunghezza specificata, verrà riempito con '0'.

Dopo gli aggiornamenti necessari, fare clic sul pulsante Aggiorna per riflettere gli aggiornamenti nella fattura proforma finale.

Puoi modificare la fattura proforma utilizzando i modelli integrati e adattarli alle tue esigenze aziendali specifiche.

Puoi apportare le modifiche attivando il pulsante sul lato sinistro della scheda di personalizzazione.

È anche possibile creare un nuovo modello di fattura proforma, facendo clic sull'opzione Crea nuovo modello sotto la scheda Personalizza.

Puoi scegliere una delle 3 diverse opzioni del modello dalla finestra a comparsa che appare.

Apporta le modifiche necessarie al layout e salvalo.

Dopo il salvataggio, attiva il modello per utilizzarlo in futuro per la tua fattura proforma.

Una fattura proforma in WooCommerce è un documento importante poiché consente transazioni commerciali efficienti durante l'acquisizione di beni/servizi. Contribuisce a una maggiore trasparenza tra acquirenti e venditori. Inoltre, non è solo un buon strumento di negoziazione e necessario per la spedizione globale; aiuta anche nello sviluppo di relazioni più forti tra acquirenti e venditori.

Spero che questo articolo ti sia stato utile per guidarti nella giusta direzione.

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