Cos'è Scope Creep? Esempi e modi per prevenirlo

Pubblicato: 2022-07-15

Lo scope creep è un problema dilagante che quasi tutti i fornitori di servizi o i liberi professionisti hanno riscontrato durante la gestione di un progetto. Soprattutto nella sfera dello sviluppo di software e siti Web, lo scope creep può avere gravi conseguenze sul tempo, sulla produttività e sui margini di profitto.

In qualità di project manager, finché non comprendi a fondo lo scopo del progetto che stai per intraprendere, non puoi frenare o gestire lo scope creep.

In questo articolo, esploreremo cosa significa lo scope creep e le cause comuni. Vedrai anche esempi di scorrimento dell'ambito nella gestione dei progetti del sito Web e modi pratici per evitarlo.

Qual è lo scopo del progetto?

Come suggerisce il nome, l'ambito del progetto (o ambito del lavoro) si riferisce al piano di lavoro, ai passaggi, ai processi, ai risultati chiave e ai requisiti necessari per avviare e completare un progetto. Avere una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) per i tuoi progetti è un modo semplice per identificare tutte le specifiche, le tappe fondamentali, le attività, i costi, il budget, i limiti e la pianificazione del progetto che costituiscono l'ambito del progetto.

Tutto ciò aiuterà te e il tuo cliente a definire l'ambito del progetto prima di partire. È meglio che questo si riduca a una dichiarazione di progetto che serva da facile promemoria mentre il lavoro sul progetto avanza.
La mancata definizione dell'ambito del progetto nelle interviste ai clienti potrebbe non solo comportare uno spostamento dell'ambito, ma anche un prodotto finale completamente diverso da ciò che il cliente immaginava.

Cos'è Scope Creep?

Lo scope creep, noto anche come feature creep, è una richiesta di aggiunta o deviazione dall'ambito originale di un progetto. Questo non vuol dire che le modifiche al campo di applicazione non siano ben accette. Tuttavia, è necessario limitare queste richieste di modifica in modo che rimangano in linea con l'ambito del progetto poiché tali modifiche influiscono sulla pianificazione del progetto, sulle risorse, sul budget, sulla produttività, sul tempo e sui costi.

L'oscillazione dell'ambito diventa particolarmente insopportabile quando i clienti o le parti interessate aggiungono nuove caratteristiche o requisiti del progetto dopo l'inizio del progetto. Ciò può essere dannoso quando si prevede che il tuo team completi il ​​progetto entro la pianificazione, il budget e le risorse originali.

Proprio come il significato della parola creep, di solito inizia con richieste minori che influenzano gradualmente lo scopo del progetto e causano problemi. Modifiche incontrollate all'ambito di un progetto possono farti superare facilmente il budget. Ciò influenzerà il tuo margine di profitto, ti farà perdere le scadenze e ti farà deviare da ciò che il cliente vuole veramente. Tutto questo può essere disastroso per la tua reputazione.

Se non definisci accuratamente l'ambito del tuo progetto, è facile che il tuo progetto cresca oltre le sue aspettative originali.

Cause comuni di scorrimento dell'ambito

L'oscillazione dell'ambito si verifica per diversi motivi e può insorgere per colpa del cliente o del team di progetto. Lo scope creep può interessare web designer, sviluppatori e imprenditori. Ecco alcune delle cause più comuni del creep di portata.

Ambito di progetto ambiguo o non definito

La mancanza di chiarezza nella definizione dell'ambito di un progetto è il modo più semplice per incoraggiare lo scope creep. In qualità di project manager, devi comprendere i processi e i requisiti necessari per completare il progetto. In caso contrario, il prodotto finale si discosterà dalle intenzioni del cliente.

A volte i clienti sono responsabili dell'ambiguità dell'ambito del progetto poiché non hanno un'idea precisa di ciò che vogliono. Ci vuole un'adeguata comunicazione di gestione del progetto per guidare un tale cliente verso una visione chiara. Un cliente che "vuole capirlo" mentre il progetto procede è un chiaro segno di un possibile insinuarsi nell'ambito futuro.

Elusione delle pratiche di gestione dei progetti

Una cosa è avere un ambito di progetto e una pratica di gestione, un'altra è aderire alla pratica. Eludere le pratiche di gestione del progetto per richieste di modifiche minori incoraggerebbe lo scorrimento dell'ambito.

Ad esempio, il tuo cliente ti chiede una piccola modifica nei colori del tema di una pagina web. Un tale cambiamento non richiederà un'ora per essere attuato, quindi potresti essere tentato di implementarlo al di fuori della pratica stabilita. Tuttavia, questo è il modo in cui lo scope creep si insinua e può accumularsi nel tempo.

Seguire le pratiche di gestione del progetto ti aiuterà anche a tenerti in carreggiata, impedendo anche alle richieste di funzionalità approvate di deviare il progetto dall'obiettivo originale.

Accordi non documentati o ambigui

Ridurre per iscritto tutte le corrispondenze e gli accordi con un cliente è un ottimo modo per limitare lo scope creep. Un modo semplice per documentare le tue comunicazioni con i clienti è garantire che le comunicazioni importanti avvengano tramite e-mail e non tramite chiamate. Oppure richiedendo che gli accordi raggiunti attraverso incontri fisici e le chiamate vengano riconfermate tramite e-mail.

Inoltre, disporre di un contratto flessibile contenente i termini, le condizioni e gli obblighi del progetto concordati è un ottimo modo per garantire chiarezza e scoraggiare richieste di funzionalità non necessarie da parte dei clienti. Ma assicurati che tutta la documentazione sia inequivocabile e inequivocabile in modo che nessuna delle parti abbia un'impressione fuorviante.

Processo non regolamentato di richiesta di funzionalità

Il cambiamento durante il progetto è solitamente inevitabile. In qualità di project manager esperto, creare margini di miglioramento è pratico. Qualsiasi richiesta di funzionalità deve essere in linea con i processi che garantiscono la contabilizzazione di costi, risorse e tempo.

A parte le richieste dei clienti, a volte i team di progetto possono concentrarsi sull'aggiunta di funzionalità extra per impressionare i clienti. Questo deve seguire i canali appropriati per essere sicuro che non si ritorce contro e ti costa denaro e tempo.

Assicurati di rendere flessibile il processo per le aggiunte in modo da non sopprimere la creatività ma frenare comunque lo scorrimento dell'ambito. Una struttura adeguata per incorporare le richieste eliminerà i ritardi indesiderati e i clienti insoddisfatti.

Stakeholder multipli del progetto senza obiettivi unanimi

Questa causa di scope creep di solito si verifica quando il cliente ha più persone che supervisionano vari aspetti di un progetto. Di solito, ogni persona avrà idee o prospettive diverse su come dovrebbe essere realizzato il progetto.

Questo è il classico caso di avere "troppi cuochi in cucina" se non gestiti correttamente. Quando un cliente ha più persone con poteri decisionali su un progetto, devono essere in uniformità di visione per evitare problemi di scope creep.

In qualità di project manager, devi essere consapevole di questa discordia e garantire la sinergia tra le parti interessate prima di intraprendere qualsiasi richiesta di modifica da parte di una delle parti interessate.

Altre cause includono:

  • Mancanza di una dichiarazione di progetto
  • Il colloquio con il cliente è informale e vago
  • Budget e tempi non realistici
  • Cambio nella gestione dell'azienda cliente
  • Visione del cliente vaga o ambigua
  • Gestione del progetto inefficiente
  • Lacune comunicative con il cliente

Esempi di Scope Creep

Sebbene lo scope creep di solito si presenti come richieste di modifica non approvate, non è sempre così. Anche le richieste autorizzate possono causare gli stessi problemi se non vengono riconosciute all'inizio come scorrimento dell'ambito.
Di seguito sono riportati tre esempi di scope creep per aiutarti a identificarli in scenari pratici.

Esempio 1: contenuto bloccato

Considera che una società di eCommerce si rivolge alla tua società di sviluppo di siti Web per creare un sito Web WordPress. Hai avuto il colloquio con il tuo cliente e l'ambito del progetto è stato approvato da entrambe le parti. Hai anche fornito una procedura per una richiesta di modifica minore, se necessario.

Tuttavia, nei requisiti per il progetto web, il cliente ha insistito per fornire il contenuto per il sito Web di eCommerce e ha rifiutato di utilizzare i servizi aggiuntivi di fornitura del contenuto del sito Web. Il lancio del sito web è previsto tra due mesi. La consegna dei contenuti da parte del cliente è programmata 3 settimane prima del lancio.

Il client non riesce a fornire il contenuto Web alla data pianificata. Non ci sono state comunicazioni da parte del cliente fino a 5 giorni prima del lancio programmato. Il cliente finalmente si rivolge e procede con una richiesta di sviluppo e revisione di contenuti web, con le implicazioni di costo previste ma senza una proroga della data di lancio prevista.

Questo è uno scope creep e se approvato avrà probabilmente conseguenze simili a uno non approvato. A meno che non vi sia una considerazione significativa nella consegna dei tempi del progetto, metterebbe a dura prova la produttività, le risorse umane e il possibile ritardo nel lancio.

Esempio 2: Aeroporto Internazionale di Denver

Passiamo ora a un esempio reale di scope creep: la saga dell'aeroporto internazionale di Denver (DIA). È abbastanza famoso in quanto mostra quanto possa diventare pericoloso il creep creep. Il progetto aeroportuale per la creazione di un sistema di smistamento bagagli completamente automatizzato ha comportato oltre 2.000 modifiche al design. Il progetto, pur terminando con 16 mesi di ritardo rispetto al previsto e superando del 250% il budget, alla fine fallì.

La causa principale dell'indebolimento dell'ambito nelle fasi di progettazione è stata il risultato del mancato coinvolgimento di tutte le parti interessate nelle fasi di pianificazione, come le compagnie aeree. Anche il sistema di gestione dei bagagli non è riuscito a causa dell'ignoranza di problemi di progetto essenziali.

Da ciò, possiamo osservare le mancanze sia del cliente che del team di progetto. I project manager devono dare la priorità alla creazione di una Work Breakdown Structure (WBS) durante la generazione dell'ambito di un progetto. È fondamentale, come si vede in questo esempio, che il cliente e tutte le parti interessate siano sulla stessa pagina prima di procedere.

Esempio 3: Revisioni del progetto

Considera un cliente che ha bisogno della progettazione del proprio sito Web ma non ha idea di come dovrebbe essere il prodotto finale. Il cliente dice "quando vedrò quello che mi piace lo saprò" senza apportare nulla di definitivo al processo di pianificazione.

Nella fase di progettazione, invii i progetti attuali al cliente e questi sono insoddisfatti poiché nulla sembra catturare ciò che gli piace. Il cliente continua a richiedere revisioni sul design, vanificando così l'intero progetto. Pochi giorni prima del lancio previsto, viene approvato un design e ci si aspetta che tu consegni ancora il sito Web in tempo per il lancio.

Da questo esempio, è evidente che le vaghe istruzioni di un cliente sono destinate a portare a uno scope creep che si presenta sotto forma di infinite revisioni. Ciò vanifica la produttività e le risorse con la possibilità di un ritardo.

Come evitare il creep dell'ambito

L'oscillazione dell'ambito è una delle principali cause dei progetti che superano il budget e vengono ritardati; in particolare, nel mondo del software, della progettazione di siti Web e dello sviluppo. Limitando almeno le modifiche non autorizzate, i tuoi progetti assisteranno a un miglioramento significativo della produttività, dei margini di profitto e della gestione del tempo. Ciò ti lascia tutto il tempo necessario per soddisfare le richieste di modifica essenziali dei clienti.

Di seguito sono riportati i 5 modi migliori per evitare che lo scope creep rovini i tuoi progetti:

1. Tenere un registro dei requisiti del progetto

Sebbene sembri intuitivo, la documentazione dei requisiti del progetto da parte dei clienti non è sempre eseguita. Tenere un registro dei requisiti del tuo progetto ti consente di definire chiaramente l'ambito del tuo progetto.

Inizia con una consulenza con il cliente per capire di cosa ha bisogno il tuo cliente. Dopo aver documentato il requisito del progetto dalla riunione del cliente, assicurati di condividerlo con tutte le parti coinvolte. Il documento dovrebbe inoltre contenere tutte le informazioni necessarie per tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto.

Si noti che i requisiti dovrebbero essere classificati in base alla loro importanza, poiché tutti i requisiti potrebbero non essere possibili. Questo aiuta a tenere sotto controllo il tuo team impedendo loro di perdere tempo a concentrarsi su attività non importanti o impossibili.

2. Impostare una procedura di richiesta di modifica

Indipendentemente da quanto sia ben preparato l'ambito del tuo progetto, è solo pratico aspettarsi che ci siano cambiamenti man mano che il progetto avanza. Per questo è necessario inserire nei contratti con i clienti clausole che prevedano procedure di richiesta di modifica.

Questa procedura di richiesta di modifica ti aiuterà a gestire la probabilità di insinuazioni impreviste nell'ambito. Ma affinché ciò funzioni, la procedura deve essere rigorosamente rispettata. Altrimenti, questo processo diventa inutile. Inoltre, includi le appropriate implicazioni in termini di costi e tempi per le richieste di modifica per scoraggiare richieste frivole da parte dei clienti e mantenere i margini di profitto.

L'impostazione di questa procedura è molto semplice una volta effettuata la richiesta. Le fasi della procedura di base sono la revisione , l'approvazione o il rifiuto e l'incorporazione da seguire . Non aver paura di dire di no per cambiare le richieste quando la situazione lo richiede. Tuttavia, spiegare chiaramente i motivi per cui una determinata richiesta potrebbe non essere accolta e fornire alternative.

3. Coinvolgere le parti interessate nel processo dell'ambito del progetto

Una buona comunicazione con tutte le parti interessate è necessaria quando si crea l'ambito del progetto. In qualità di project manager, è essenziale confermare di aver raccolto e compreso tutte le esigenze degli stakeholder. Condividendo la documentazione dei requisiti con le parti interessate, elimini la possibile confusione in seguito. Quindi, prenditi abbastanza tempo per rivedere l'ambito del progetto il più possibile.

Inoltre, assicurarsi che le varie parti interessate comprendano le procedure e le implicazioni della richiesta di una modifica delle funzionalità dopo il completamento dell'ambito del progetto. Non coinvolgere le parti interessate può rovinare il progetto, poiché le parti interessate potrebbero presentare richieste importanti durante lo sviluppo del progetto. E se le parti interessate di solito non sono disponibili a contribuire in modo significativo all'ambito del progetto, sono consigliabili promemoria regolari durante l'avanzamento del progetto.

4. Portare con sé i membri del team di progetto

Per quanto sia importante mantenere le parti interessate nel circuito, assicurarsi che anche i membri del tuo team siano tenuti al passo è altrettanto importante. I membri del team devono essere a conoscenza della procedura di richiesta di modifica e del modo in cui li influenzerà.

C'è la tendenza che lo scope creep provenga dai membri del tuo team per fornire un'offerta eccessiva e impressionare i clienti. Assicurandoti che i membri del team siano a conoscenza dell'ambito e della dichiarazione del progetto, puoi impedire loro di esagerare. In questo modo, non devi deviare dalla dichiarazione di progetto concordata a causa di modifiche non autorizzate da parte tua.

5. Sii proattivo

Uno dei modi migliori per evitare lo scope creep è anticipare le aree in cui potrebbe sorgere in un progetto. Quindi metti in atto metodi per frenare lo scorrimento dell'ambito. Essendo proattivo, stai al passo con i possibili cambiamenti e non farti cogliere alla sprovvista dai cambiamenti dell'ultimo minuto dei clienti.

A volte, le richieste di modifica sono ragionevoli e prevedibili. In qualità di project manager proattivo, puoi suggerire queste modifiche per la conferma del cliente e delle parti interessate in anticipo. Piuttosto che aspettare che i clienti richiedano queste modifiche molto più avanti nel progetto, dove potrebbe essere molto scomodo.

Come nell'Esempio 1, come sviluppatore web in cui è ovvio che il cliente ritarderebbe nella fornitura del contenuto del sito web, puoi essere proattivo e fare in modo che il contenuto venga redatto e inviato al cliente per la conferma. Per evitare le richieste dell'ultimo minuto che prolungherebbero la pianificazione del progetto o ti costerebbero molto di più in seguito.

Avvolgendo

Lo scope creep è uno dei motivi principali per cui la maggior parte dei progetti fallisce o subisce ritardi e un aumento dei costi. È importante come project manager comprendere non solo l'impatto dello scope creep, ma essere in grado di identificarlo e prevenirlo prima che accada. Le modifiche durante un progetto non sono intrinsecamente negative; tuttavia, devono essere esaminati e gestiti in modo da non far deragliare e ritardare il progetto dal suo obiettivo.

Tieni a mente le cause e gli esempi di scope creep condivisi in questo articolo. Ti aiuterà a riconoscere i modelli ogni volta che emergono. Quindi puoi applicare uno dei 5 modi migliori per evitare che l'ambito si insinui nel tuo prossimo progetto.

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