Cos'è l'Hot Desking? (Ed è adatto al tuo ufficio?)

Immagina di svegliarti la mattina, prepararti per il lavoro e arrivare in ufficio, solo per scoprire che... non c'è un posto per te. O forse ti metti al lavoro e - sorprendi! — quella spaziosa scrivania ad angolo con una splendida vista è disponibile e puoi lavorare lì tutto il giorno. Con l'hot desking, entrambi gli scenari sono possibili. In questo articolo parleremo di questo tipo di spazio di lavoro flessibile e del perché potrebbe essere o meno adatto alla tua azienda.

Cos'è l'Hot Desking?

L'hot desking è una tendenza dello spazio di lavoro flessibile in cui i dipendenti si impadroniscono di qualsiasi scrivania o workstation disponibile quando arrivano in ufficio. Si tratta di un'alternativa all'avere una postazione fissa e assegnata, come avviene in molti uffici tradizionali. Con l'hot desking, nessuno può rivendicare una sedia, una scrivania o un tavolo come propri in modo permanente. Quando un lavoratore arriva in ufficio, sceglie dove sedersi in base a ciò che è aperto. Man mano che le persone vanno e vengono dall'ufficio, anche gli accordi cambieranno. L'hot desking è simile alla cena in un ristorante. Le persone si siedono dove c'è disponibilità, e questo cambia quando i commensali, cioè i lavoratori, arrivano e se ne vanno.

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Prenotazione di sale riunioni

Mentre le persone usano i termini "hot desking" e "desk hoteling" in modo intercambiabile, hanno una grande differenza. Con l'hot desking, i lavoratori prendono qualsiasi spazio di lavoro disponibile (se ce n'è uno disponibile). Con il desk hoteling, i dipendenti prenotano in anticipo le postazioni di lavoro, in modo simile alla prenotazione di una camera d'albergo (da cui il nome). Entrambi i metodi prevedono posti disponibili in base all'ordine di arrivo. Tuttavia, l'hot desking è molto più flessibile dell'hoteling desk poiché non esiste un sistema di prenotazione.

Anche la prenotazione delle sale riunioni è diversa sia dall'hot desking che dall'hoteling desk, sebbene condividano delle somiglianze. La prenotazione della sala riunioni è normale sia negli spazi ufficio tradizionali che in quelli flessibili. I gruppi prenotano in anticipo gli spazi condivisi, come sale conferenze o lounge. In questo modo hanno uno spazio dedicato per collaborare, separato dal resto dell'ufficio. Anche in un ufficio con hot desking, è una buona idea disporre di un sistema separato per la prenotazione delle aree collaborative. Alcuni software consentono anche la prenotazione di hotel desk e sale riunioni.

Per quale tipo di ambiente di lavoro è meglio l'hot desking?

Alcune aziende preferiscono l'hot desking, ma in altre è una ricetta per dipendenti infelici e scarsa produttività. Il sistema tende a funzionare bene in due casi. Il primo è se gestisci una piccola azienda con un numero limitato di persone che lavorano comunque tutte nella stessa area, l'hot desking non interromperà quel framework. Il secondo è se la maggior parte dei tuoi dipendenti è solo in ufficio a volte e ha bisogno di spazio sulla scrivania con breve preavviso. Forse si trovano tra una riunione e l'altra di vendita sul campo o quando hanno bisogno di accedere alle apparecchiature che non hanno a casa. In questo caso, l'hot desking ha più senso che non aver usato raramente desk dedicati.

Per determinare se l'hot desking è la soluzione migliore per il tuo posto di lavoro, considera quanto segue:

• Impiegati in ufficio: ci sono molti dipendenti in ufficio ogni giorno? Se hai pochissimi dipendenti che lavorano regolarmente fuori dall'ufficio, potrebbe essere un mal di testa assicurarsi che tutti possano trovare un posto di cui sono felici.
• Layout dell'ufficio: che tipo di spazio ha l'ufficio? Puoi designare alcune sezioni come aree tranquille o spazi per riunioni collaborative? I dipendenti e il dipartimento avranno il tipo di aree di cui hanno bisogno?
• Posizione dell'ufficio: è difficile per i dipendenti andare e tornare dal lavoro? Ad esempio, se devono prendere la metropolitana tutti i giorni, trasportare molti attrezzi da lavoro potrebbe essere un problema.
• Sicurezza: i tuoi dipendenti gestiscono informazioni altamente sensibili? L'hot desking probabilmente non offrirà la disposizione dei posti a sedere privata e affidabile necessaria.

In generale, se la maggior parte del tuo team ha bisogno della struttura di un ufficio tradizionale o deve sedersi regolarmente vicino a determinati lavoratori per scopi di collaborazione, l'hot desking non è l'opzione giusta. Se desideri comunque un posto di lavoro ibrido, un sistema di prenotazione potrebbe essere un'alternativa intelligente. Dai un'occhiata al nostro articolo su come il desk hoteling può migliorare lo spazio di lavoro del tuo ufficio.

Pro e contro dell'hot desking

L'hot desking ha i suoi alti e bassi. È eccellente nei luoghi di lavoro moderni in cui i dipendenti amano orari flessibili e spazi di lavoro ibridi. D'altra parte, gli uffici o le aziende più tradizionali che hanno bisogno di tutti in ufficio tutto il tempo non se la cavano così bene con l'hot desking. Immergiamoci nei pro e contro per esaminare entrambi i lati.

Pro: collaborazione, socializzazione e innovazione

Quando dipendenti o reparti che normalmente non lavorano insieme devono collaborare a un progetto, è più facile sedersi uno vicino all'altro e tutti possono scegliere la propria scrivania. Quindi, quando i progetti finiscono, i lavoratori possono disperdersi. Inoltre, poiché le postazioni di lavoro cambiano ogni giorno, i dipendenti finiscono vicino a colleghi con cui normalmente non riescono a interagire. Questo può costruire e rafforzare relazioni di lavoro, promuovere la collaborazione e sviluppare la cooperazione a livello aziendale.

Il fatto che i dipendenti trovino l'hot desking limitante o liberatorio dipende davvero dall'individuo e dal tipo di lavoro che svolgono. Laddove alcuni potrebbero sentirsi soffocati dal cambiare postazione di lavoro, altri potrebbero attingere alla creatività e all'innovazione. E se quei dipendenti prosperano grazie alla collaborazione, potrebbero essere ancora più motivati ​​sedendosi vicino a nuove persone ogni giorno. Se gestisci un'azienda creativa con dipendenti che tendono comunque a spostarsi molto e vedono la loro scrivania solo come una superficie su cui appoggiarsi, l'hot desking potrebbe aiutare a liberare la loro immaginazione.

Questa quantità di autonomia è ottima per lo sviluppo dei dipendenti e può aiutare i dipendenti a sentirsi come se il loro datore di lavoro si fidasse di loro. Eliminando la necessità di microgestire dove tutti siedono, c'è più autorità data al dipendente. Per alcuni membri del team, avere una responsabilità extra infonde orgoglio nel proprio lavoro e li incoraggia ad assumere una maggiore responsabilità sul proprio lavoro.

Contro: mancanza di stabilità, gerarchia e personalizzazione

I lavoratori più anziani o chiunque sia abituato a una configurazione tradizionale potrebbe non apprezzare l'instabilità dell'hot desking. Non sapere dove sarai seduto ogni giorno o se troverai un posto a sedere può creare ansia. Ed è particolarmente difficile quando attrezzi come i laptop devono essere trascinati da e verso il lavoro se il dipendente non è già abituato a farlo. Inoltre, l'hot desking significa che i dipendenti non possono personalizzare il proprio spazio o ottimizzare il proprio ambiente di lavoro per aiutarli a rimanere concentrati.

Nel peggiore dei casi, tutto questo dice ai dipendenti che non hanno importanza. Alcuni lavoratori potrebbero ritenere che se fossero importanti per l'azienda, gli sarebbe almeno offerto un posto dove svolgere il proprio lavoro. Anche l'hot desking può influire sulla gerarchia dell'ufficio, ad esempio se un supervisore o un dipendente da 20 anni deve sedersi vicino a un gruppo di nuovi assunti o ha una configurazione della scrivania peggiore di quella di qualcuno di cui sono responsabili.

Inoltre, la mancanza di stabilità porta a un altro grosso problema: i germi. Con così tanta condivisione e scambio di postazioni di lavoro, i germi sono destinati a viaggiare più che se ognuno avesse la propria scrivania. Ciò significa che i dipendenti devono essere molto diligenti nel mantenere pulita la propria postazione per proteggere la prossima persona che la utilizzerà. Avere una squadra di pulizie che disinfetterà le scrivanie ogni notte è utile. Ma l'hot desking significa che più persone possono utilizzare la stessa scrivania durante il giorno al variare dei turni. Le workstation devono essere pulite ogni volta che accade.

Pro: migliore organizzazione dello spazio di lavoro

Il fatto che i dipendenti non possano allestire le loro scrivanie con oggetti personali significa che ogni spazio di lavoro rimarrà minimo, ordinato e organizzato. Questo rende nel complesso un bell'aspetto e non devi preoccuparti che alcune scrivanie siano disordinate o sporche. Per alcuni, questo può effettivamente incoraggiare la creatività piuttosto che diminuirla: alcune persone sono in grado di pensare più chiaramente quando ci sono meno distrazioni. Inoltre, mentre i germi sono una preoccupazione, come abbiamo visto sopra, avere scrivanie più ordinate può rendere più facile la pulizia. Quando ci sono meno oggetti su cui lavorare, puoi disinfettare e sterilizzare i luoghi difficili da raggiungere.

Contro: Tempo perso

Presentarsi al lavoro senza sapere quali scrivanie sono disponibili e dove sarà comodo lavorare può diventare una perdita di tempo. Trovare uno spazio disponibile, sistemarsi e poi acclimatarsi all'ambiente circostante consuma il tempo di lavoro. Se una scrivania non è disponibile, ciò limita ulteriormente la produttività. E più tardi il dipendente arriva al lavoro, più è probabile che tutte le scrivanie (o tutte quelle buone) vengano reclamate. Quindi, il dipendente deve aspettare che uno si liberi o tornare a casa o in un altro ambiente di lavoro per iniziare la giornata.

Ecco un altro motivo per cui l'hot desking può portare a perdite di tempo: è difficile trovare i colleghi di cui hai bisogno. Che si tratti di una persona con cui parli regolarmente per questioni di lavoro o di un esperto con cui devi parlare per una questione più grande, non sapere dove si trova qualcuno diventa complicato. Allo stesso modo, riunire un dipartimento per una riunione veloce di due minuti può richiedere molto più tempo quando tutti sono dispersi. I dipendenti possono anche ritrovarsi con una bassa produttività se non riescono a concentrarsi a causa della posizione in cui si trovano. Ad esempio, un lavoratore che deve concentrarsi su un progetto importante dovrà affrontare distrazioni se è accanto a qualcuno che deve effettuare chiamate di vendita tutto il giorno.

Pro: risparmio sui costi

L'hot desking è conveniente per le aziende perché non c'è spazio in eccesso. In un ufficio in cui parte del team viaggia o lavora regolarmente in remoto, sono necessarie meno scrivanie nel complesso. Limitando lo spazio necessario per le scrivanie e sfruttando al meglio lo spazio rimasto, è possibile ridurre i costi immobiliari. C'è anche un'opzione per condividere uno spazio di lavoro con un'altra azienda. Puoi creare uno spazio di coworking che utilizzi l'hot desking, riducendo ulteriormente i costi e condividendo le spese per gestire un ufficio.

Contro: logistica tecnologica

Quando i dipendenti hanno assegnato le scrivanie, tutto ciò di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro è già predisposto per loro, senza apparecchiature estranee che non utilizzano. Con l'hot desking, tuttavia, la logistica tecnologica può creare confusione e c'è molto a cui pensare. Ad esempio, ogni scrivania dovrebbe avere il proprio PC o hai solo bisogno di un posto dove il dipendente possa collegare il proprio laptop? E tutti portano il proprio laptop o dovrebbero portarne uno fornito dall'azienda? È anche possibile per ogni persona trasportare il proprio laptop da e per il lavoro ogni giorno, tenendo conto delle esigenze speciali?

Considerazioni finali sull'hot desking

Sapere come funzionano al meglio i tuoi dipendenti significa lavoratori più felici e maggiore produttività. Ma saltare su una tendenza da ufficio per amore di una moda passeggera non è un approccio esperto. L'hot desking è per alcuni tipi di aziende e dipendenti e spetta a te decidere se è una scelta saggia. In alternativa, potresti avere un ufficio ibrido con alcune scrivanie permanenti e spazio per l'hot desking. Oppure, potresti appoggiarti a un sistema di prenotazione più strutturato con desk hoteling.

Mentre stai valutando cosa è meglio per il tuo team, dai un'occhiata al nostro articolo su come consentire ai tuoi dipendenti di raggiungere il loro pieno potenziale.

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