Come creare una fattura per il web design (+ modello gratuito)

Che tu sia nuovo nel web design o esperto di esperienza, potresti già conoscere l'importanza di creare ottime fatture per il web design da fatturare ai tuoi clienti. La fatturazione è il modo più semplice per essere pagato per il lavoro svolto e garantire che tutte le parti coinvolte siano sulla stessa pagina. Indipendentemente da quando fatturerai il tuo cliente durante il progetto, conoscere il processo di fatturazione e come crearne uno è fondamentale!

In questo articolo, mi addentrerò nei diversi componenti di una fattura di web design :

• Perché hai bisogno di una fattura
• Come creare una fattura
• Il momento migliore per inviare una fattura
• Scarica un modello di fattura per web design gratuito

Perché hai bisogno di una fattura

Un processo di fatturazione è importante per molte ragioni, ma la prima (e più importante) è che è il modo in cui verrai pagato dai tuoi clienti! Soprattutto quando inizi a ridimensionare, vorrai un documento o un foglio che metta te e il tuo cliente sulla stessa pagina su quanto denaro è dovuto.

Delineare le informazioni essenziali

Avere una fattura standard mantiene te e il tuo cliente sulla stessa pagina per quali servizi hai fatto per loro e quanto ti devono. In genere, una fattura includerà le informazioni di contatto sia per te che per il tuo cliente, la descrizione dei servizi o degli addebiti, l'importo totale dovuto e una data di scadenza del pagamento.

Una fattura è uno dei metodi migliori per essere pagati completamente dai clienti, puntualmente, ogni volta. Serve come metodo di comunicazione, poiché entrambe le parti devono comprendere i servizi, l'importo dovuto e la data di scadenza del pagamento.

Tieni facilmente traccia di quanti soldi stai addebitando ai clienti

La comunicazione con il cliente differisce da cliente a cliente e, fidati di me, diventerà solo più impegnativa man mano che aumenterai la tua attività. L'ultima cosa che vuoi fare è infastidire un cliente per essere pagato o ricontrollare che un assegno sia intestato al nome corretto. La fatturazione (in particolare la fatturazione automatica o l'utilizzo di un modello) riduce le comunicazioni extra con i clienti, il che alla fine fa risparmiare tempo a tutti!

Dedica meno tempo a rispondere a domande sui pagamenti

Immagina questo: un cliente che è d'accordo con tutto ciò che riguarda un progetto di web design e paga il conto in tempo. Possiamo sognare, giusto? Ma seriamente, diciamo che la tua attività è in piena espansione e devi fatturare 10 clienti nello stesso periodo. Invece di creare una fattura nuova di zecca per ogni cliente, puoi utilizzare un modello, modificare alcuni elementi e inviare via. Ciò garantisce anche che le informazioni siano corrette e che non manchi nulla di importante (come la data di scadenza del pagamento!) sulla fattura.

Migliore è il processo di fatturazione per il tuo cliente, migliore sarà la tua relazione, e migliore è la tua relazione, più è probabile che ti riferiscano! Sapevi che oltre il 92% dei creativi trova nuovi clienti attraverso i referral? La fatturazione è il modo più semplice possibile per far crescere la tua attività di web design.

Ora che conosci i grandi motivi per cui dovresti avere una fattura, tuffiamoci e impariamo come crearne una!

Come creare una fattura

Ci sono tanti modi diversi per creare una fattura, quindi la prima cosa che vorrai decidere è quale metodo di fatturazione è più adatto a te e alla tua attività. Ma prima di anticipare me stesso, analizziamo questo processo!

Ecco i passaggi per creare una fattura utilizzando un modello:

1. Decidi quale metodo di fatturazione stai utilizzando
2. Aggiungi informazioni di contatto
3. Includi i dettagli di tracciabilità della fattura
4. Elenca i servizi
5. Calcola il costo totale
6. Essere pagato

Passaggio 1: decidi quale metodo di fatturazione stai utilizzando

Creare una nuova fattura per ogni nuovo cliente sembra (e molto probabilmente lo è!) estenuante. Pensa a quanto tempo risparmieresti semplicemente automatizzando il processo! Entrambi questi metodi di fatturazione, software e modelli, sono ottime opzioni, quindi esaminiamo i pro e i contro in modo da poter decidere quale si adatta meglio.

Utilizzare un software di fatturazione

Quando scegli di fatturare i tuoi clienti utilizzando il software, risparmierai tempo e denaro perché la maggior parte dei software rende il processo automatizzato e facile da inserire, modificare i campi e inviare a un cliente. Questo potrebbe essere utile se hai parecchi clienti che in genere fatturi per i soliti servizi ogni mese.

Tuttavia, potresti scoprire che l'utilizzo di un software di fatturazione è più denaro di quanto sei disposto a spendere o potrebbe non essere così intuitivo se hai un cliente speciale. Supponiamo che tu invii una fattura mensile a un cliente per la manutenzione del sito, tuttavia questo mese ti sei incontrato per un'ora in più e hai delineato una strategia per loro. In questo caso, vorresti un'opzione di fatturazione personalizzabile per i tuoi clienti, non importa quanto semplice o complicata.

Un altro aspetto negativo dell'utilizzo del software di fatturazione è la mancanza di libertà creativa. Scoprirai che la maggior parte delle opzioni del software di fatturazione ha campi modificabili e un'area per aggiungere il logo della tua azienda. Tuttavia, sei un web designer, quindi molto probabilmente desideri la libertà di creare il tuo aspetto, sentire e aggiungere qualcosa in più al tuo marchio. La fatturazione non è il documento più entusiasmante che tu abbia mai creato, ma dovrebbe essere qualcosa che sei orgoglioso di mostrare e condividere.

Se decidi che il software di fatturazione è la scelta migliore per te e la tua azienda, ecco alcune solide opzioni per iniziare:

• Generatore di fatture
• Zoho

Generatore di fatture

Usa questo generatore di fatture online per creare fatture con un bellissimo marchio con un semplice clic! Invoice Generator ti consente di creare rapidamente fatture direttamente dal tuo browser web. Le fatture che emetti possono essere inviate e pagate online o scaricate in formato PDF.

Hai più di una fattura da creare? Non aver paura! Invoiced ti consente di generare un numero illimitato di fatture. Bonus: puoi persino aggiungere il tuo logo per migliorare ulteriormente l'aspetto della tua fattura!

Zoho

Zoho offre un generatore che non potrebbe essere più facile da usare. Puoi facilmente inserire il tuo indirizzo di fatturazione, l'indirizzo del tuo cliente, impostare un numero di fattura e avere una descrizione breve o lunga per l'articolo che stai addebitando. Puoi anche elencare più elementi per quei progetti più grandi che vengono fatturati tutti in una volta e aggiungere una nota di ringraziamento personalizzata per il cliente che può essere personalizzata come meglio credi.

Usa un modello di fattura

Un'altra opzione è utilizzare un modello di fattura e aggiornarlo ogni volta che è necessario per qualsiasi situazione del cliente che ti si presenta.

I modelli ti danno la libertà di personalizzare qualsiasi fattura desideri. La parte migliore: è gratis! Parliamo del processo di creazione di una fattura utilizzando un modello.

Ci sono così tanti modelli nel mondo, ma non cercarne uno nuovo. Fortunatamente per te, abbiamo già un fantastico modello di fattura per il web design! Prendi il tuo qui.

Aggiungi informazioni di contatto

La prima informazione che vorrai aggiungere alla fattura del tuo web design sono le tue informazioni di contatto. Poiché questo è standard e non cambierà a meno che la tua attività non cambi, puoi aggiungere il nome della tua attività, le informazioni di contatto come e-mail, numero di telefono e il tuo logo.

Nota: qui è dove puoi premere Salva poiché il resto dei passaggi riguarda la fatturazione di un cliente specifico!

Il passaggio successivo consiste nell'aggiungere il nome e/o il nome dell'azienda del tuo cliente e le sue informazioni di contatto, inclusi un indirizzo e-mail e un numero di telefono. Controlla sempre due volte per assicurarti che queste informazioni siano corrette, poiché non vuoi che influenzino quando vieni pagato.

Includi i dettagli di tracciabilità della fattura

Questo passaggio può o non può essere rilevante per te. Se hai solo uno o due clienti più piccoli, potresti non sentire la necessità di includere i dettagli di tracciabilità della fattura, come un numero di fattura univoco, la data e la data di scadenza. D'altra parte, ti consiglio di aggiungere alcuni tipi di dettagli di tracciamento per il bene della tua attività. È meglio essere organizzati e, soprattutto quando inizi a scalare, vorrai un solido sistema di tracciamento fin dall'inizio.

Elenca i servizi e i pagamenti per ciascuno

È ora di elencare tutti i servizi che stai fatturando al tuo cliente. Puoi essere vago o dettagliato quanto vuoi (sentiti libero di aggiungere descrizioni!), tuttavia, il cliente dovrebbe già sapere quali servizi aspettarsi sulla fattura.

Fai attenzione a eventuali acronimi o soprannomi che utilizzi per descrivere i tuoi servizi. Supponi che il cliente abbia poca o nessuna conoscenza del web design e assicurati che tutto sia strutturato in modo chiaro, in modo da non dover perdere tempo a spiegare gli addebiti al cliente.

Calcola il costo totale

Calcola il costo totale per tutti i servizi che hai elencato. Tutto quello che devi fare è assicurarti che tutti i costi dei singoli articoli siano corretti, calcolare il costo totale e ricontrollare ciascuno dei numeri.

Bonus: abbiamo appreso dal rapporto The business of web design che i web designer aggiungono anche termini di pagamento e informazioni aggiuntive in fondo alla fattura. Sentiti libero di provarlo, tuttavia è più bello da avere e non necessario per la tua fattura di web design.

Essere pagato

Ecco il passaggio più semplice! Richiede poco o nessun lavoro poiché la tua fattura è finita, l'hai inviata al cliente e ora aspetti.

Occasionalmente, i clienti presentano problemi di fatturazione. Che si tratti di un cliente che non ti paga o che fattura controversie, è meglio essere preparati in anticipo.

Il momento migliore per inviare una fattura

Ora che hai creato un'ottima fattura per un cliente, il passaggio successivo è inviargliela in modo che possa pagarla! Forse ti starai chiedendo qual è il momento migliore per inviare una fattura. È all'inizio di un progetto, alla fine di un progetto, mensilmente o con un'altra frequenza?

Onestamente, dipende totalmente! Alcuni clienti potrebbero preferire pagare in anticipo, mentre altri potrebbero volerlo dopo che il lavoro è stato completato. È meglio avere quella conversazione prima di inviare una fattura, poiché non vuoi inviare una fattura a un cliente se non sa che sta arrivando. Più trasparente è il processo, più facile sarà riscuotere i pagamenti.

Conclusione

La fatturazione è una parte importante del processo di web design. Sebbene sia essenziale creare un ottimo lavoro per i clienti, è anche necessario essere pagati in modo equo per il lavoro che stai svolgendo. Assicurati che la tua fattura e gli altri documenti rivolti al cliente siano corretti in modo da poter tornare a fare ciò che sai fare meglio: creare bellissimi siti web!

Scarica un modello di fattura gratuito!

Cerchi un ottimo modello di fattura per iniziare? Non guardare oltre! Questo modello contiene tutti i dettagli e le sezioni importanti di cui hai bisogno in una fattura. Afferra il tuo qui sotto!