Processo di gestione del cambiamento passo dopo passo: importanza, tipologie e motivi del fallimento

Il cambiamento è il fenomeno più costante del mondo. È un catalizzatore di crescita e innovazione. Numerosi studi hanno rilevato che: il 79,7% delle persone ha bisogno di adattare la propria attività ogni due-cinque anni per sopravvivere sul mercato e continuare la curva di crescita.

Eppure una parte significativa delle persone in tutto il mondo non ama i cambiamenti. Potrebbe essere a causa di paura sconosciuta, disagio, attaccamento emotivo, incertezza, complessità percepita, ecc. Troverai queste persone ovunque, anche nel tuo spazio di lavoro.

Questa categoria di persone potrebbe rappresentare la più grande minaccia per la crescita e lo sviluppo della tua attività. Per far fronte a questa situazione, è emersa la teoria della gestione del cambiamento. Questo articolo tratterà una discussione dettagliata di questo argomento, inclusa una guida passo passo sul processo di gestione delle modifiche.

Qual è il processo di gestione del cambiamento?

La gestione del cambiamento è il processo sistematico che guida le persone e le organizzazioni attraverso i cambiamenti. L’obiettivo è garantire che la transizione avvenga senza intoppi. Il processo prevede una serie di fasi consecutive: identificazione della necessità di modifiche, pianificazione, comunicazione e implementazione.

L’obiettivo finale è garantire che i cambiamenti siano stati ben accolti e allineati con gli obiettivi organizzativi. Ad esempio, stiamo attualmente vivendo una rivoluzione dell’intelligenza artificiale. Numerosi strumenti di intelligenza artificiale hanno già raggiunto il mercato e molti altri appariranno presto, dando il via alla quinta rivoluzione industriale.

A meno che le persone e le organizzazioni di tutti i livelli non riescano ad allinearsi con questa tecnologia, a lungo termine ne soffriranno sicuramente.

Importanza e vantaggi del processo di gestione del cambiamento

A causa della sua notevole importanza, la dimensione del mercato della consulenza sulla gestione del cambiamento globale aumenta ogni anno. Perché potrebbe non essere sempre possibile per i gestori esistenti di un'azienda agricola gestire la gestione del cambiamento in modo efficace.

In tali situazioni, tendono a chiedere aiuto a rinomate società di consulenza sulla gestione del cambiamento. Dai un'occhiata al grafico statistico qui sotto, che mostra come la dimensione del mercato della consulenza sulla gestione del cambiamento sia salita alle stelle nel corso degli anni.

Allora perché la gestione del cambiamento è così importante? In questa sezione illustreremo questo argomento e tratteremo alcuni punti cruciali. Continua a leggere! Ci auguriamo che ti piaccia.

UN. Facilitare l'adattamento organizzativo

Il 47% delle organizzazioni che integrano la gestione del cambiamento hanno maggiori probabilità di raggiungere i propri obiettivi rispetto al restante 30% che non la incorpora.

Secondo gli esperti WalkMe

Il processo di gestione del cambiamento prevede la pianificazione, la formazione e il supporto delle persone durante tutto il processo di transizione. Li fa sentire più a loro agio quando i cambiamenti vengono implementati. Se ci sono degli ostacoli, la gestione del cambiamento aiuta a superarli durante il processo.

B. Allineare il cambiamento agli obiettivi aziendali

I cambiamenti hanno successo solo quando sono allineati con gli scopi e gli obiettivi di confine della rispettiva organizzazione. Il processo di gestione del cambiamento garantisce che tutti i cambiamenti apportati, sia in termini di risorse umane, tecnologia o strategia, siano allineati con la missione e la visione dell'organizzazione.

Scopri come definire obiettivi aziendali e raggiungerli con il software di project manager.

C. Facilità di miglioramento continuo

Il processo di gestione del cambiamento tiene traccia dei progressi regolari, raccoglie feedback e implementa gli aggiustamenti necessari, rimuovendo ogni possibile ostacolo. Ciò contribuisce molto all'efficienza e alla produttività e apre la strada alla crescita e al progresso dell'azienda.

D. Migliora il coinvolgimento dei dipendenti

Come accennato in precedenza, alcune ragioni comuni per la riluttanza al cambiamento della maggior parte delle persone sono la paura sconosciuta, il disagio, l'attaccamento emotivo e la complessità percepita. Rimuovendo queste paure, il processo di gestione del cambiamento consente ai dipendenti di impegnarsi maggiormente. Controlla come garantire la soddisfazione dei dipendenti.

e. Ridurre al minimo i rischi di errori

La gestione del cambiamento non è solo implementazione. Comprende anche l’identificazione e il superamento di tutti gli ostacoli e gli errori che potrebbero verificarsi lungo il percorso. Di conseguenza, la possibilità di diversi tipi di rischio, come problemi di comunicazione e disallineamento, si riduce naturalmente.

Principali 5 tipi di processo di gestione del cambiamento

Esistono diverse dozzine di tipi di gestione del cambiamento in tutto il mondo. Ma in questa sezione elencheremo e discuteremo alcuni tipi comuni che di solito si vedono nei luoghi di lavoro.

Tipo 01: Gestione delle modifiche transitorie

Implica il passaggio da uno stato/sistema a un altro all’interno dell’organizzazione. È meglio spiegarlo con un esempio. Supponiamo che un'azienda desideri utilizzare un nuovo sistema CRM (Customer Relationship Management) per tenere traccia delle vendite, del supporto e dell'interazione con i clienti.

Tuttavia, la maggior parte dei dipendenti potrebbe non essere abituata al nuovo sistema/software. In questa situazione, secondo il sistema transitorio di gestione del cambiamento, il consiglio di amministrazione condurrà sessioni di formazione affinché i dipendenti possano familiarizzare con il sistema.

Inoltre, nella fase iniziale, continueranno a fornire sostegno immediato ai lavoratori per un certo periodo. Pertanto, sposteranno senza problemi l'intero spazio di lavoro dal vecchio sistema a uno nuovo.

Tipo 02: Gestione del cambiamento culturale

Dal 2020, abbiamo assistito ad enormi cambiamenti culturali nei luoghi di lavoro. Il primo è la cultura del lavoro a distanza iniziata in tutto il mondo con la pandemia di COVID-19. La maggior parte di noi ha dovuto creare un ambiente domestico confortevole per continuare sinceramente il proprio lavoro.

Sono state rilasciate numerose applicazioni di monitoraggio del lavoro per monitorare il lavoro dei dipendenti. Molti lavoratori si sono spaventati e hanno impiegato del tempo per abituarsi a questi localizzatori. Tuttavia, il lavoro continuo a distanza ha creato ansia mentale e solitudine tra molti lavoratori. Poi è arrivata la cultura del lavoro ibrido . Ecco le migliori pratiche del modello ibrido con WP ERP.

Ma coloro che si sono abituati alla cultura del lavoro a distanza hanno mostrato un’avversione per gli uffici fisici. Ora è in corso una nuova rivoluzione culturale: diversità, equità e inclusione (DEI) . Coloro che sono religiosamente conservatori e moralmente diversi non amano accettare questa cultura sul posto di lavoro.

Tipo 03: Gestione del cambiamento trasformazionale

La gestione del cambiamento trasformazionale si riferisce a cambiamenti globali. Include il rinnovamento della missione, della visione, del modello di business, dei ruoli dei dipendenti, del processo di lavoro della rispettiva organizzazione e altro ancora. Poiché ciò riguarda numerose cose, i cambiamenti culturali e gli aggiustamenti richiedono molto tempo per essere attuati.

La gestione del cambiamento trasformazionale richiede una leadership forte e personale lungimirante per guidare l’organizzazione in prima linea. In questo caso, le organizzazioni giganti di solito assumono società di consulenza per l’assistenza e la guida necessarie.

Tipo 04: Gestione dei cambiamenti strutturali

La gestione del cambiamento strutturale modifica la struttura dell'organizzazione, inclusa la gerarchia, i ruoli e la struttura del team. I responsabili delle risorse umane spesso implementano questi cambiamenti quando è necessario ottimizzare le risorse, ridefinire i ruoli lavorativi, migliorare l'efficienza e potenziare le comunicazioni.

Troverai molte agenzie online che lavorano su più progetti per molti clienti. Ogni volta che si presenta un nuovo progetto, reclutano nuove persone su base contrattuale e aggiungono dipendenti esistenti con ruoli. Una volta terminato il progetto, i dipendenti assunti vengono rilasciati e l’assetto strutturale viene nuovamente modificato.

Tipo 05: Gestione del cambiamento tecnologico

Spero che non sia necessario parlare molto di questo tipo. Dall’inizio della quarta rivoluzione industriale, quasi tutte le organizzazioni imprenditoriali nel mondo hanno iniziato ad adottare tecnologie per condurre le proprie attività. Ma col tempo, se un particolare software o tecnologia non riesce a soddisfare la domanda del mercato circostante, è meglio passare a un'altra piattaforma.

Pertanto, ogni volta che pensi di passare a un altro sistema tecnologico, devi garantire che i dipendenti abbiano abbastanza tempo per adattarsi. Altrimenti, potrebbe ritorcersi contro. Pertanto, i cambiamenti tecnologici vengono gestiti sul posto di lavoro. Scopri le ultime tendenze tecnologiche per raggiungere il tuo obiettivo aziendale.

Processo di gestione delle modifiche passo dopo passo: una guida completa

Spero che questo articolo ti piaccia. In questa sezione ti forniremo una guida passo passo al processo di gestione del cambiamento in modo da avere un'atmosfera reale. Continua a leggere i passaggi.

Passaggio 01: identificare le esigenze di cambiamento

La necessità di cambiamenti dovrebbe ovviamente derivare da alcune esigenze. A volte, devi esplorare se questa esigenza esiste davvero e, spesso, ti viene in mente automaticamente. In ogni caso, è necessario convalidare il valore prima di apportare eventuali modifiche per soddisfare le esigenze.

Effettuare le seguenti operazioni per identificare la necessità di modifiche:

• Conduci un'analisi situazionale: valuta le tue operazioni attuali e i parametri prestazionali per identificare se esiste un divario tra le tue aspettative e i risultati.

• Raccogliere feedback: discutere con le principali parti interessate (dipendenti, investitori, manager e utenti) per raccogliere approfondimenti su quali aree dovrebbero aggiungere valore .

Passaggio 02: valutare l'impatto del cambiamento

C'è un famoso proverbio: ad ogni azione corrisponde una reazione uguale e contraria . Allo stesso modo, i cambiamenti che implementerete avranno sicuramente delle risposte sul posto di lavoro e tra le persone. È necessario verificare se queste reazioni e risposte saranno positive o negative.

Secondo numerose ricerche e statistiche, circa il 66% delle iniziative di cambiamento solitamente falliscono , mentre solo il 34% vede il successo . E la ragione principale alla base di ciò è l’incapacità di comprendere correttamente che tipo di effetti creerà dopo l’implementazione del cambiamento.

Rimarrai sorpreso di sapere che 2/3 dei lavoratori sperimentano crisi di burnout durante il processo di gestione del cambiamento , che causano il fallimento della trasformazione. È quindi inutile descrivere ulteriormente l'importanza di analizzare gli impatti del cambiamento.

Esegui le seguenti operazioni per valutare gli impatti del cambiamento:

• Mappare le aree sensibili: identificare le persone, i team e i dipartimenti che saranno i primi a essere interessati dopo l’implementazione dei cambiamenti.

• Valutazione del rischio: effettua un audit per individuare tutte le possibili sfide, come cali di produttività, lacune di competenze e costi finanziari, in modo da poterli mitigare prima di implementare qualsiasi modifica.

Passaggio 03. Pianificare le modifiche

Se pensi di implementare una serie di modifiche, potrebbe non essere possibile realizzarle tutte in una volta. Quindi, è meglio pianificare ed elencare prima quelli in base alla priorità e alla dipendenza, che dovrebbero essere eseguiti per primi. Questa pianificazione è fondamentale, poiché aiuterà gli altri membri del tuo team a sapere cosa accadrà dopo.

Esegui le seguenti operazioni per pianificare i cambiamenti:

• Utilizza un diagramma di Gantt: un diagramma di Gantt è uno strumento di gestione del progetto che ti aiuta a elencare tutte le tue attività simultanee in una serie in base alle loro priorità, dipendenze e importanza.

• Ste Milestone: una volta che il diagramma di Gantt è pronto, imposta tappe separate per ciascuna attività in modo che l'intero progetto di gestione del cambiamento possa essere portato a termine entro i tempi previsti.

• Assegnare le risorse: se il processo di gestione del cambiamento richiede risorse speciali, è necessario pianificarle in anticipo.

Passaggio 04. Sviluppare strategie di cambiamento

Secondo Profiletree, un processo di gestione del cambiamento di successo può produrre un ritorno sull’investimento del 500% . In questo caso, le strategie di gestione del cambiamento possono svolgere un ruolo cruciale. Se hai dei dipendenti riluttanti al cambiamento, le tue astute strategie possono convincerli.

Fai le seguenti cose per sviluppare strategie di cambiamento:

• Sviluppa approcci per gruppi diversi: se il posto di lavoro ha più team/gruppi, dovresti avere approcci diversi per gestirli poiché potrebbero avere psicologie separate.

• Piano per la gestione della resistenza: la resistenza può sorgere da soggetti potenti in qualsiasi fase del processo di implementazione del cambiamento. È necessario disporre di strategie in anticipo per affrontarli.

• Adottare la gestione del cambiamento open source: questa strategia si basa sui principi di apertura, trasparenza e collaborazione. Può aumentare il potenziale di successo del 22% .

Passaggio 05: utilizzare un software di gestione dei progetti

L'utilizzo del software di gestione dei progetti può aiutarti a monitorare l'avanzamento generale da una dashboard centralizzata. Utilizzando questo software, puoi suddividere le attività in formati piccoli e gestibili, assegnarle ai rispettivi membri del team, impostare scadenze per ciascuna attività secondaria/traguardo e tenere traccia dei progressi.

WP Project Manager è un plugin che puoi utilizzare in questo caso. È un plug-in di gestione dei progetti facile da usare ma completo per gli utenti di WordPress. Copre tutte le funzionalità necessarie in qualsiasi attività di gestione del progetto che puoi sfruttare per la tua attività di gestione del cambiamento.

Di seguito è riportato un elenco di cose che puoi fare con il plug-in WP Project Manager per la gestione delle modifiche:

• Imposta tutti i progetti necessari per il tuo flusso di lavoro
• Suddividi i compiti più grandi in compiti più piccoli e assegnali ai membri del team
• Utilizza la Kanban Board per una migliore gestione del flusso di lavoro
• Crea diagrammi di Gantt per visualizzare le tempistiche di gestione del progetto
• Genera report per analizzare l'avanzamento e la produttività del progetto
• Carica e condividi file con i membri del team
• Integra strumenti come GitHub, Bitbucket e Slack per una migliore collaborazione

WP Project Manager ha una versione gratuita e premium. Ottieni i plugin facendo clic sul pulsante allegato di seguito.

Passaggio 05. Implementare le modifiche

Una volta completati i passaggi precedenti, sei pronto per implementare le modifiche. Ciò significa che in questo momento siamo nella fase di azione. Questa fase prevede un attento coordinamento e una gestione pratica per garantire che i piani ideati vengano eseguiti attraverso il monitoraggio in tempo reale.

Effettuare le seguenti operazioni per implementare le modifiche:

• Lanciare un cambiamento pilota: eseguire alcuni test di gestione del cambiamento pilota per giudicare le reazioni dei diversi gruppi sul posto di lavoro.

• Svolgi tutte le fasi una per una: se il risultato del test è positivo, inizia a svolgere tutte le fasi una per una come pianificato in precedenza.

• Raccogli feedback ed esegui un monitoraggio attivo: il monitoraggio in tempo reale è obbligatorio in questa fase di azione in modo da poter correggere immediatamente gli errori.

Passaggio 06. Comunicare il cambiamento

Spero che tu abbia notato che ogni volta che il tuo provider di web hosting o la tua società bancaria subisce enormi modifiche al sistema, ti inviano aggiornamenti tramite e-mail e SMS. Allo stesso modo, quando si implementano cambiamenti sul posto di lavoro, è necessario informare tempestivamente tutte le parti interessate che ciò potrebbe influire.

Secondo una ricerca condotta nel Regno Unito, il 29% dei dipendenti intervistati afferma che la propria azienda non ha comunicato bene con loro durante le questioni di gestione del cambiamento, motivo per cui si sentono offesi.

Fai le seguenti cose in questa fase:

• Comunica attraverso più canali (e-mail, slack, newsletter e SMS mobili).

• Garantire che i messaggi siano chiari, coerenti e allineati con gli obiettivi organizzativi.

• Se possibile, consenti la comunicazione bidirezionale per raccogliere feedback dagli altri.

Passaggio 07. Formare e supportare i dipendenti

Uno dei motivi principali per cui molti dipendenti mostrano apatia nei confronti del cambiamento è la sensazione che saranno incompatibili sul posto di lavoro una volta implementato il cambiamento e saranno sostituiti da persone appena assunte. Per superare la loro paura, puoi creare una sessione di formazione/workshop in cui avranno l'opportunità di comprendere le nuove competenze richieste per il cambiamento dell'ambiente.

Fai le seguenti cose per formare e supportare i dipendenti:

• Offri sessioni di formazione pratica: workshop, hackathon e programmi di formazione di una giornata possono aiutare i dipendenti a mettere in pratica e sviluppare nuove competenze.

• Valutare l'efficacia della formazione: come i nuovi cambiamenti, la nuova formazione spesso diventa difficile da cogliere per molti dipendenti. Quindi è necessario valutare attivamente se stanno imparando correttamente.

Ecco una guida su come supportare la salute mentale dei tuoi dipendenti.

Passo 08. Rafforzare e sostenere il cambiamento

Una volta implementati i cambiamenti, è importante allinearli alla cultura organizzativa affinché il loro impatto duri a lungo. Questo rafforzamento implica il riconoscimento dei dipendenti che si sono adattati con successo ai cambiamenti e li hanno incorporati nelle loro prestazioni e pratiche.

Fai le seguenti cose in questa fase:

• Incorporare le modifiche nelle operazioni quotidiane: verificare e aggiornare le politiche organizzative, le pratiche culturali e i ruoli dei dipendenti.

• Premia i dipendenti: premiando i dipendenti che si sono adattati con successo ai cambiamenti, puoi rafforzare i loro valori morali.

Passaggio 09: rivedere e modificare secondo necessità

Come detto prima, i nuovi cambiamenti potrebbero spesso ritorcersi contro. Quindi rimanere ciechi dopo aver implementato nuove modifiche sarà sicuramente un grave errore. Se un cambiamento fallisce e chiudi un occhio, può distruggere l’intero spazio di lavoro e la tua attività. Questo è il motivo per cui è necessario condurre revisioni per individuare eventuali scappatoie in modo da poter adottare le misure necessarie.

Effettuare le seguenti operazioni in questo passaggio:

• Condurre revisioni post-modifica per raccogliere approfondimenti
• Conserva la documentazione delle lezioni apprese durante tutto il processo

Perché la gestione del cambiamento può fallire: le sfide

Esistono alcuni motivi comuni per cui la maggior parte delle iniziative di gestione del cambiamento falliscono. In qualità di specialista nella gestione del cambiamento o manager della tua rispettiva organizzazione, devi avere un'idea di questi punti. Questo ti aiuterà a diventare allo stesso tempo un leader/manager visionario. Dai un'occhiata ai punti seguenti per cui la gestione del cambiamento fallisce.

1. Basso coinvolgimento dei dipendenti

Secondo il CEB Corporate Leadership Council, il 62% delle organizzazioni utilizza il piano di implementazione del cambiamento di proprietà principalmente dei leader . Onestamente qui non ci sono problemi. Ma spesso i vertici limitano il potere decisionale solo a se stessi e la maggior parte dei dipendenti non vi ha accesso. Ma questa è una mossa sbagliata se i dipendenti hanno una grande partecipazione nell’organizzazione.

Gartner ha rivelato in un report che il successo del cambiamento aumenta del 24% quando i dipendenti sono responsabili della pianificazione dell'implementazione . Pertanto, è necessario incorporare i dipendenti e tutte le altre risorse e parti interessate importanti nella pianificazione in modo che tutto venga utilizzato correttamente e la scadenza venga rispettata.

2. Pianificazione insufficiente

Senza un piano completo che delinei missione, visione, obiettivi, tempistiche, risorse e modalità per superare i potenziali ostacoli, nessuna organizzazione sarà mai in grado di affrontare tutte le sfide che possono sorgere durante il processo di gestione del cambiamento. La mancanza di lungimiranza può portare a un’errata allocazione delle risorse e, alla fine, al mancato rispetto della scadenza.

3. Scarsa comunicazione

Quando inizia l'implementazione del cambiamento, non solo cambiano i ruoli dei dipendenti, ma molti servizi relativi ai clienti vengono interrotti. A meno che tu non possa comunicarlo tempestivamente alle rispettive parti, l’intero posto di lavoro e il mercato diventeranno un disastro. Ecco perché una comunicazione chiara e tempestiva è così importante nel processo di gestione del cambiamento.

Scopri come migliorare la tua comunicazione sul posto di lavoro.

4. Formazione inadeguata

Una formazione inadeguata è un ostacolo comune al motivo per cui la maggior parte dei dipendenti non riesce ad adattarsi a nuovi sistemi, ruoli e processi. Questa mancanza di preparazione può portare a frustrazione, diminuzione della produttività, burnout e maggiore resistenza ai cambiamenti.

5. Resistenza invisibile ai cambiamenti

Questo problema è comune in ambienti con una politica aziendale intensa e persone sospette. Possono fingere di accettare tutti i nuovi cambiamenti, ma dentro di loro resistono. Faranno segretamente tutte le cose possibili per impedire che i cambiamenti avvengano. In qualità di manager, devi stare abbastanza attento da individuare queste persone sospette per il futuro migliore della tua organizzazione.

Chiusura

La gestione del cambiamento è sempre un compito complesso. Un singolo errore in questo processo può senza dubbio causare enormi danni. Tuttavia, non puoi negare o resistere ai cambiamenti. Perché così facendo ti lascerai molto indietro rispetto ai concorrenti esistenti sul mercato.

Quindi, è meglio avere sempre un piano pronto a portata di mano, una cultura organizzativa e una mentalità per affrontare eventuali nuove esigenze di cambiamento ogni volta che bussano alla tua porta. Spero che tu abbia acquisito abbastanza conoscenze sull'argomento di oggi da questo articolo, che ti sarà utile in molti modi.

Se ritieni che ci sia sfuggito qualcosa in questo articolo, faccelo sapere nella sezione commenti in modo che possiamo aggiornare il post. Da oggi è tutto. Grazie per essere stato con noi fino alla fine.