6 migliori esempi di documentazione software e migliori pratiche

Vuoi conoscere il successo alla base dei prodotti software buoni e fiorenti?

È la loro documentazione.

Le buone aziende investono molto nella loro documentazione software. In effetti, la prima cosa che fanno è creare una documentazione che include lo scopo, l'ambito del software, i suoi riferimenti al lavoro e nel settore.

Ciò consente alle parti interessate di dare un'occhiata ai costi di sviluppo del software, alla sequenza temporale, all'angolo di marketing e alle strategie, al divario di funzionalità e alle caratteristiche chiave su cui concentrarsi.

Non solo aiuta con lo sviluppo, ma la documentazione del software è uno dei metodi più comunemente utilizzati per la formazione di nuovi dipendenti, sull'onboarding di nuovi clienti e sulla fornitura di supporto.

Abbiamo anche creato più software e la loro documentazione, da ciò che possiamo guidarti con la tua documentazione software .

Quindi, iniziamo!

Testiamo e cerchiamo rigorosamente ogni prodotto che raccomandiamo attraverso gli erotemi. Il nostro processo di revisione. Potremmo anche guadagnare una commissione se effettui un acquisto tramite i nostri collegamenti.

Cos'è la documentazione del software?

La documentazione del software è qualsiasi materiale scritto o video che aiuta nello sviluppo del software, nei processi di sviluppo e ai progressi dei record, spiega come funziona un'applicazione software, guida gli utenti utilizzando il software in modo efficace e funge da materiale di assistenza clienti.

Tipi di documentazione software

Un progetto software può richiedere qualche giorno per alcuni anni per essere completato. Quindi, prima di iniziare con qualsiasi software aziendale, è importante capire in cosa ti stai immergendo.

Di conseguenza, la documentazione del software copre una vasta gamma di documentazione. Dalle fasi di pianificazione al rispetto delle leggi.

Alcuni dei documenti prodotti nel ciclo di vita dello sviluppo del software, Fonte - CDS.cer.CH

Questo ti aiuterà a ottenere un'idea generale di come avviare la documentazione del software e le cose da coprire.

1. Documentazione del progetto

La documentazione del progetto viene creata durante le fasi iniziali della creazione del software e mantenuta durante il suo ciclo di vita.

Dato che offre agli uccelli che si vede nel processo di sviluppo del software, aiuta notevolmente nel processo decisionale.

Copre la ricerca, i test, le idee, gli esempi, l'allocazione delle risorse, i dettagli della riunione, i progressi del lavoro, le pietre miliari e gli obiettivi futuri.

2. Requisiti e documentazione di progettazione

Requisiti e documentazione di progettazione entrambi lavoro a portata di mano. È come creare uno schizzo approssimativo del tuo software prima di iniziare effettivamente a codificarlo.

Include componenti chiave come:

• Panoramica del sistema
• Obiettivi e obiettivi di alto livello
• Requisiti funzionali
• Criteri di accettazione
• Architettura di sistema
• Stack tecnologico

Mentre la documentazione dei requisiti si concentra su ciò che il sistema dovrebbe fare, la documentazione di progettazione si concentra su come verrà costruito il sistema.

Best practice: è meglio elencare tutte le tue esigenze dal software e dividerle in diverse fasi. Questo ti aiuterà a progettare software migliore dall'inizio.

Molti software vengono riprogettati (ad esempio, riscritto in una lingua diversa o riprogettata) semplicemente perché non è stato progettato correttamente in primo luogo.

3. Documentazione tecnica

La documentazione tecnica copre il modo in cui i sistemi software sono realizzati, gestiti e mantenuti.

Nella documentazione del software è necessario creare una documentazione tecnica per spiegare:

• Come funziona il codice
• API (Interfaccia di programmazione dell'applicazione)
• Schema del database (tabelle, relazioni e flusso di dati)
• Come aggiornare le dipendenze del software
• Guide di risoluzione dei problemi

Abbiamo una guida completa alla creazione e alla scrittura della documentazione tecnica, dai un'occhiata!

4. Documentazione dell'utente

La documentazione dell'utente aiuta gli utenti finali (clienti) a utilizzare il tuo software in modo efficace.

Include:

• Manuali utente : creati per gli utenti finali. Ad esempio, come gli utenti possono utilizzare una caratteristica particolare del tuo prodotto.
• Materiali di formazione: contiene varie risorse di formazione per gli utenti finali. Ad esempio, setup guide, video o corsi.

La documentazione dell'utente è un po 'diversa da una documentazione tecnica, abbiamo alcune guide che ti aiuteranno a saperne di più:

• 5 migliori esempi di documentazione utente (buoni e cattivi + suggerimenti)
• Come creare un manuale utente: da zero a eroe (guida completa)

5. Documentazione di test

Documentazione o linee guida di test o linee guida appositamente create per i team QA (Quality Assurance). Per garantire che la qualità del software soddisfi gli standard di mercato o soddisfa le richieste delle parti interessate.

Include:

• Piano di test e casi di test
• Liste di controllo da seguire durante il test di una funzione software
• Linee guida per la qualità del codice
• Test automatizzati

6. Documentazione di manutenzione / sicurezza

Questo tipo di documentazione aiuta gli sviluppatori e i team a mantenere, aggiornare, eseguire il debug e risolvere i problemi del software.

Include:

• Aggiorna linee guida o liste di controllo
• Guide per aggiornare le dipendenze del software
• Controlli di accesso
• Piano per incidenti
• Note di rilascio

7. Documentazione legale e di conformità

La documentazione legale e di conformità per garantire il software segue gli standard legali, normativi e del settore.

Documenti legali come:

• Accordo di licenza per l'utente finale (EULA)
• Termini di servizio (TOS)
• Politica sulla riservatezza
• Licenze software e informazioni sull'utilizzo

Documenti di conformità come:

• Protezione dei dati e conformità alla privacy, che include regolamenti come GDPR, CCPA o HIPAA.
• Conformità alla sicurezza
• Conformità dell'accessibilità
• Regolamenti specifici del settore

Esplora : cos'è la documentazione del software?

6 migliori esempi di documentazione software da cui imparare

1. WordPress

È probabile che tu abbia già usato WordPress prima, quindi questo potrebbe essere il miglior esempio di documentazione software da cui imparare.

WordPress viene utilizzato sul 43% di tutti i siti Web sul Web. Quindi la sua documentazione deve essere una delle migliori per servire milioni di persone da tutto il mondo.

Ciò include sviluppatori, designer, blogger, scrittori o chiunque voglia costruire un sito Web.

La documentazione principale di WordPress è divisa in tre diverse sezioni :

1. Impara WordPress: include guide sotto forma di corsi approfonditi, video e tutorial scritti. Mirato a principianti, utenti intermedi e avanzati.
2. Documentazione principale: rivolta agli utenti normali. Per fornire una panoramica delle caratteristiche di WordPress, sotto forma di brevi tutorial scritti semplici.
3. Risorse per gli sviluppatori: rivolto agli sviluppatori che creano temi, plugin o vogliono estendere WordPress con la codifica personalizzata. Include guide di partenza, documentazione API ed esempi di codifica.

Nel complesso, crea un hub di risorse perfetto per chiunque desideri creare un sito Web o iniziare con WordPress. È facile navigare, cercare amichevole, approfondito, pieno di esempi e molto utile.

Cose da imparare dalla documentazione del software WordPress:

• Conoscono il loro pubblico , di conseguenza puoi vedere più sezioni e guide di documentazione create in base al livello o alle competenze della conoscenza dell'utente .
• Aggiornamenti continui . La documentazione del software non è una cosa una tantum, le funzionalità del software, l'interfaccia utente o la funzionalità possono cambiare nel tempo. Lo stesso è successo con WordPress (dal tema classico al tema bloccato e aggiunta di Gutenberg) e si sono assicurati di aggiornare la loro documentazione con ogni aggiornamento.
• Forum di supporto . Oltre ai tutorial e alle guide premade, WordPress include anche un forum di supporto per ogni plug -in e tema. Questo è molto utile nel caso in cui gli utenti abbiano problemi a risolvere i problemi da soli.
• SEO (Friendly Engine Friendly) . Nella mia carriera di 9 anni come utente di WordPress , raramente ho visitato o sfogliato direttamente la documentazione di WordPress. Tutto quello che ho fatto è stato cercare su Google e ho trovato la soluzione alle mie domande. I documenti di WordPress e le pagine di supporto generate dall'utente vengono facilmente indicizzate su Google (o altri motori di ricerca) che consentono di trovarli facilmente.
• FAQ . Il più delle volte le domande frequenti sono mancate nella documentazione. Ma WordPress non ha perso loro. Le domande frequenti forniscono informazioni istantanee o una soluzione e sono facili da scansionare.
• Sistema di feedback . È possibile fornire un feedback su ogni guida, che è una funzionalità utile per trovare guide obsolete e inutili.

Cosa non piace alla documentazione di WordPress:

• Nessuna documentazione multilingue . Anche se puoi facilmente trovare guide WordPress di terze parti nella tua lingua. Ma vorrei che WordPress avesse creato alcuni tutorial per le lingue popolari.

2. Base di conoscenza degli erotemi

La nostra documentazione software personale.

Non è il miglior esempio là fuori, ma dato che la maggior parte di voi ha una situazione simile alla nostra:

• Non ho idea di dove cominciare
• Budget basso

Può essere un buon esempio da cui imparare.

Herothemes fornisce plug -in di assistenza clienti, tra cui la base di conoscenza eroica che consente agli utenti di creare una base di conoscenze o siti Web di documentazione senza alcuna conoscenza della codifica, per uso pubblico e interno.

Cose da imparare dall'esempio della documentazione di Herothemes:

• Creare solo documentazione necessaria e migliorarla. Herothemes ha pochissime guide, dato che la maggior parte dei clienti mirati sono a livello intermedio (sviluppatori, utenti di WordPress) e il software è molto semplice e semplice da usare.
• Sommario (TOC) . Dato che alcune di queste guide contengono procedimenti dettagliati completi, TOC aiuta a trovare informazioni necessarie.
• Screenshot . Poiché la maggior parte di noi non può risparmiare un buon budget per la documentazione (in particolare l'assegnazione di un designer per creare elementi visivi di qualità) dall'inizio, l'aggiunta di schermate è molto meglio che non aggiungere nulla. Tuttavia, la grafica creata dai designer offre davvero un aspetto premium.
• Documentazione per supportare il monitoraggio dei biglietti .

È una delle caratteristiche Heroic KB Analytics per tenere traccia dei biglietti di supporto originati dalla documentazione. Molto utile per trovare contenuti inutili e obsoleti.

• FAQ . Gli utenti pongono molte domande frequenti come la politica di rimborso o i futuri aggiornamenti, rispondere a loro attraverso la documentazione aiuta gli utenti a trovarli facilmente con una barra di ricerca e assistente di aiuto AI.
• Ai Assistente di aiuto . Simile alle barre di ricerca, Ai Help Assistant aiuta gli utenti a trovare facilmente risposte alle loro domande. È addestrato sul contenuto della documentazione, quindi le risposte sono pertinenti e utili.

Cosa non piace della documentazione di Herothemes:

Poiché Herothemes offre più soluzioni software, il raggruppamento dei contenuti della documentazione è un po 'un disastro .

Abbiamo alcune guide per aiutarti a creare un sito Web di documentazione con WordPress:

• Come creare una base di conoscenza WordPress (guida passo-passo)
• Come creare una documentazione interna

3. Documentazione del portafoglio software Barn2

Barn2 vende più prodotti software basati su WordPress e WooCommerce che vengono utilizzati su oltre 90.000 siti Web.

Servire più documentazione software da un singolo portale può essere impegnativo, ma Barn2 lo fa magnificamente.

Dovresti assolutamente esaminare l'esempio di Barn2 se hai più prodotti.

Cose da imparare dall'esempio della documentazione di Barn2:

Barn2 ha realizzato con molta attenzione la loro pagina di supporto. Che può essere visto con la sua funzionalità generale e utilità.

Quando visiti la loro pagina di supporto, troverai una barra di ricerca di spicco con un'opzione per selezionare un prodotto specifico .

Domande frequenti relative a pre-vendita, licenze, aggiornamenti e problemi tecnici. Questo è molto coinvolgente con cui interagire e fornisce anche risposte rapide .

Quando la ricerca non riesce a fornire alcun risultato, mostra un modo per raggiungere il supporto umano.

Parlando della documentazione del software principale:

• Troverai tutte le guide importanti in alto e le guide sono divise in diverse sezioni per una facile navigazione.
• Include tutorial scritti e video.
• Il supporto umano è facilmente accessibile con il CTA della barra laterale.
• Blocchi/design personalizzati per note, suggerimenti, messaggi di avviso e frammenti di codice per migliorare la capacità di scansione.

Cosa non piace della documentazione di Barn2:

• Nessun sistema di feedback . Sebbene forniscano accesso diretto al supporto umano, non c'è modo per loro di raccogliere feedback in tempo reale dagli utenti. Che può causare informazioni e tutorial obsoleti.

Barn2 utilizza anche la base di conoscenza eroica per creare la loro documentazione software.

4. Guida per l'utente dell'iPhone

Ci sono molte cose da apprezzare e non amano per la documentazione utente dell'iPhone (Guide software iOS).

È una documentazione software dall'aspetto elegante con istruzioni facili da seguire, qualcosa del genere che puoi aspettarti da Apple.

Cose da imparare dall'esempio della documentazione dell'iPhone:

La documentazione di iPhone sembra sorprendente .

• Un layout a colonna singola
• Un sacco di spazio bianco
• Piccolo paragrafo e contenuto
• Belle immagini
• Buon uso di titoli, liste e divisori

La maggior parte della loro documentazione è sulla creazione di guide così visivamente sbalorditive e utili.

Quando trovi la guida pertinente, ci vuole meno di un minuto per scansionarla e capire cosa fare.

La documentazione di iPhone è creata appositamente in questo modo, quindi tutti possono capirla facilmente.

Se stai cercando di creare la documentazione del software di prodotto, ti consiglio vivamente di creare guide utente simili all'iPhone se hai un budget per risparmiare per la documentazione.

Oltre ad abbellire la loro documentazione, Apple non ha dimenticato di usare correttamente la SEO . Essere specifici:

• Titolo e struttura di intestazione
• Interlinking in una forma di TOC, post correlati, navigazione precedente e successiva

Il sistema di feedback guida è fantastico . Fai clic su SÌ o NO e, se necessario, anche dare un feedback.

Il sistema di feedback non sembra così bello, ma quando hai milioni di utenti che ti danno feedback, un semplice tracciamento sì o no è davvero utile per controllare le prestazioni delle guide (non puoi leggere tutto quel feedback, vero?) .

Apple fornisce anche guide in base alle versioni del software (in questo caso, versione iOS).

Cosa non piace alla documentazione di iPhone:

Ho elogiato molto sulla documentazione dell'iPhone sopra, ma ci sono anche alcune cose fastidiose.

Soprattutto la parte di navigazione.

• Il tavolo non è utile, in quanto include tutti i collegamenti guida.
• L'icona di ricerca è troppo piccola per essere notata.

5. Documento di progettazione del software (esempio interno)

La documentazione del software inizia dall'idea stessa di creare qualsiasi software.

Ad esempio, la documentazione del software iniziale potrebbe includere:

• Quali sono le esigenze del software
• Portata
• Come funzionerà
• Riferimenti

Avere informazioni dettagliate aiuterà a evitare molte riunioni future, addestrare nuovi dipendenti e creare linee guida concrete.

Puoi imparare molto dal documento di progettazione del software per il software per il viaggio.

Descrive tutti i requisiti necessari per avviare la costruzione di software (in questo caso, un'applicazione Web) o per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere i requisiti del software.

Inoltre, puoi sempre migliorarlo durante lo sviluppo del software.

Cose da imparare da questo esempio:

• Include informazioni di base ma importanti come scopo, portata e definizioni che crea linee guida concrete.
• Uso di diagrammi e grafica visiva per aiutare gli sviluppatori a comprendere meglio i requisiti. Ad esempio: descrizione di connessioni o flusso della funzionalità con i diagrammi.

6. Documentazione di Google

Chi non conosce Google? Usiamo il loro software di punta ogni giorno, come Chrome, Gmail, Google Maps, Google Drive o YouTube.

Sono disponibili sia per i dispositivi di computer che mobile. SO diversi, dispositivi, risoluzioni e impostazioni.

In una situazione del genere, deve essere un incubo creare qualcosa di buono senza disastro. E Google fa davvero un buon lavoro con la loro documentazione .

Cose da imparare dalla documentazione del software di Google:

• Ottimo uso delle schede e della fisarmonica per semplificare i cluster di contenuti.

Se crei software per più dispositivi, è così che è possibile evitare di creare più documenti.

• Sistema di feedback fantastico. Simile ad alcuni degli esempi di cui sopra, Google include anche un sistema di feedback sì/no che raccoglie anche feedback dagli utenti.

Ma Google fa un ulteriore passo avanti qui. Hanno un sistema in atto che raccoglie feedback in base a sezioni specifiche . Che è molto intuitivo e utile.

• Contenuto rapido . Vai lì, fai clic su questo, scarica, installa e boom. È così che i tutorial di documentazione di Google si sentono.
• Le migliori barre per accedere rapidamente alla ricerca, al centro di aiuto, alla comunità e alla pagina del prodotto.
• Documentazione disponibile in più lingue .

Cosa non piace della documentazione di Google:

Ho cercato di trovare molto di cui lamentarmi qui, ma alla fine non ho potuto farlo. Google ha sicuramente una buona documentazione software.

Pensieri finali

Abbiamo trattato molti esempi diversi in questa guida alla documentazione del software e abbiamo condiviso anche la nostra esperienza personale.

Ecco alcune parole finali:

1. Quando si inizia con la creazione del software , creare alcune guide interne che descrivano lo scopo del software, l'ambito, la funzionalità e i criteri di rilascio.
2. Crea il tuo portafoglio di documentazione mentre sviluppi software . Ad esempio, documentazione API e documentazione tecnica.
3. Prima di avviare il software , creare documentazione utente che includa guide di configurazione, casi d'uso, panoramica delle funzionalità e domande frequenti.
4. Dopo il lancio , crea tutorial per affrontare i problemi degli utenti più comuni e migliorare la vecchia documentazione.

La documentazione non è uno scherzo; Può salvarti da orrendo software di riqualificazione o riprogettazione dei processi. Posso aiutarti a offrire una migliore esperienza del cliente e conservare i clienti.

Se stai cercando una soluzione di documentazione software , Heroic Knowledge Base ha tutto da offrire che abbiamo discusso in questa guida.

Provalo!