Che cos'è la mitigazione del rischio nella gestione dei progetti? Come identificare e risolvere i problemi

Il rischio è parte integrante di qualsiasi progetto. Un project manager o un'organizzazione di successo deve affrontare incertezze e sfide impreviste per ridurre al minimo i potenziali rischi coinvolti. A meno che non si riesca a mitigare in modo proattivo i rischi coinvolti, è impossibile garantire un progetto di successo.

La mitigazione del rischio implica l’identificazione dei rischi potenziali e l’implementazione delle strategie necessarie in modo che non vi sia alcuna possibilità di essere deragliati dal progetto. Ciò non solo può far risparmiare budget e risorse, ma aiuta anche a completarlo entro i tempi previsti, garantendo la fiducia tra le parti interessate.

In questo articolo ti guideremo attraverso i fondamenti della mitigazione del rischio, compresi gli aspetti che possono influenzarlo, e li identificheremo durante il ciclo di vita del progetto. Riceverai anche linee guida su come risolvere i problemi con la giusta serie di strategie. Inizia!

Che cos'è la mitigazione del rischio nella gestione dei progetti?

La mitigazione del rischio nella gestione del progetto implica il processo di identificazione, analisi e mitigazione dei rischi che potrebbero avere impatti negativi sugli obiettivi, sulle tempistiche, sui costi e sulla qualità del progetto. Prevede tre passaggi:

• In primo luogo, è necessario identificare i rischi che possono esistere nel ciclo di vita del progetto.

• In secondo luogo, valutare le implicazioni di questi rischi nel progetto.

• Infine, è necessario sviluppare strategie in grado di controllare e ridurre in modo intelligente questi rischi.

Pertanto, preparandosi ai rischi potenziali, è possibile aumentare la resistenza della propria organizzazione e procedere verso risultati positivi.

Come identificare e mitigare i rischi nella gestione dei progetti

Ora, in questa sezione, discuteremo passo dopo passo come identificare e mitigare i rischi nella gestione dei progetti. Lo presenteremo in due metà. Esploriamolo.

Puoi anche esplorare questo post su come gestire i rischi nella gestione dei progetti.

Fase 01: Come identificare i rischi nella gestione dei progetti

Esistono molti rischi facili da identificare, mentre altri richiedono un esame accurato. Questo è il motivo per cui è essenziale applicare più approcci per identificare in modo efficace tutti i potenziali rischi. Di seguito, abbiamo elencato tutti i passaggi da considerare quando si identificano i rischi nella gestione del progetto.

a) Condurre sessioni di brainstorming

Il brainstorming è uno dei metodi chiave per identificare i rischi del progetto. Si tratta di riunire i membri del team e le parti interessate in un luogo comune per discutere liberamente i problemi che possono sorgere nel progetto. Il segreto per una sessione di brainstorming efficace è avere una planimetria aperta in modo che tutti si sentano i benvenuti a partecipare.

Ma prima di iniziare la sessione, è meglio definire in prima persona una visione della sessione in modo che tutti sappiano cosa affrontare. Questa chiarezza mantiene le conversazioni sulla buona strada e incoraggia la partecipazione. Durante la sessione, devi assicurarti che ci sia spazio per il bullismo in modo che tutti possano condividere anche le loro idee folli senza preoccuparsi di essere giudicati.

Alla fine dell’incontro, il gruppo dovrebbe esaminare tutte le idee generate e stabilire le priorità in base a quanto possano essere applicabili al progetto. Questo approccio non solo può curare nuove idee, ma anche costruire connessioni di gruppo.

b) Utilizzare un registro dei rischi

Un registro dei rischi è uno strumento di gestione dei progetti che puoi utilizzare per definire, monitorare e controllare i rischi durante l'intero ciclo di vita dei tuoi progetti. Funziona come un documento centralizzato in cui tutti i rischi potenziali vengono identificati e registrati insieme alle informazioni associate, come la probabilità, l'impatto e i piani di mitigazione.

Esistono molti strumenti per il registro dei rischi. I più popolari sono WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio e ZenGRC di Reciprocity. Registra semplicemente tutte le idee che hai generato durante la sessione di brainstorming, inclusi tutti i dati del passato, nello strumento di registro dei rischi selezionato. Classificarli (ad esempio, tecnici, finanziari, operativi, ecc.).

Una volta registrato, non finisce. È necessario aggiornare frequentemente il record ogni volta che si verificano modifiche importanti o critiche.

Ecco una guida su una lista di controllo efficace che puoi prendere in considerazione quando acquisti un software di gestione dei progetti.

c) Esaminare la documentazione del progetto

La revisione della documentazione del progetto può fornire ai project manager e ai membri del team una migliore comprensione del contesto, degli obiettivi e delle potenziali vulnerabilità del progetto. Attraverso questa recensione, puoi scoprire se si sono verificate sfide simili in passato e come le hai risolte.

Durante la revisione della documentazione, è necessario prendere in considerazione le tempistiche del progetto, le risorse e le aspettative delle parti interessate. Ciò può aiutarti a comprendere qualsiasi rischio potenziale che potrebbe essere associato a ritardi di pianificazione, budget eccessivi o divari di allineamento con le aspettative definite.

Una volta che il tuo team ha ottenuto un quadro chiaro del progetto attraverso la documentazione, può sviluppare un piano di gestione del rischio efficiente in grado di affrontare tutte le sfide durante tutto il ciclo di vita.

d) Condurre un'analisi SWOT

SWOT è un framework popolare per analizzare i potenziali rischi e opportunità all'interno di un progetto. SWOT sta per punti di forza, debolezza, opportunità e minacce . Questa analisi aiuta a dare un'idea chiara dei fattori interni ed esterni che influenzano il successo del progetto.

Punti di forza : riconosci le risorse uniche, il personale qualificato e le tecnologie innovative di cui disponi. Questi sono importanti per mitigare efficacemente i rischi.

Punti deboli – Valuta dove ti mancano in termini di risorse, esperienze e competenze importanti, che potrebbero mettere i tuoi progetti in secondo piano.

Opportunità : studia fattori esterni come le tendenze del mercato e i progressi tecnologici che possono convertire i potenziali rischi in benefici.

Minacce – Dovrebbero essere presi in considerazione fattori esterni come pressioni competitive, cambiamenti normativi o recessioni economiche che potrebbero mettere a repentaglio il progetto.

Scopri come migliorare l'efficienza della gestione dei progetti.

e) Analizzare i dati storici

Si riferisce alla raccolta di informazioni, record e dati passati. Utilizzando questi dati, è possibile identificare i modelli di rischio che progetti simili hanno dovuto affrontare in precedenza. Puoi anche conoscere i fattori che hanno contribuito al successo o al fallimento di tipi simili di progetti in passato.

Uno dei vantaggi principali di questa analisi è che puoi aumentare la tua capacità di migliorare le tue capacità di stima e gestione del progetto. Ad esempio, se un tipo simile di progetto fallisce in passato a causa di una certa carenza di risorse, puoi prepararlo dall'inizio del tuo progetto in modo che il tuo non fallisca.

f) Condurre interviste agli esperti

Ciò comporta la raccolta di prospettive e approfondimenti da parte di persone con conoscenze ed esperienze specializzate relative ai tuoi progetti. Ciò può portare l’identificazione del rischio un ulteriore passo avanti. Ciò può aiutarti a rilevare se esistono rischi esterni relativi ad aree specifiche del progetto, sfide organizzative e tendenze del settore.

Assicurati di porre domande ponderate che facilitino il dialogo aperto con gli intervistati. Ciò può includere le loro esperienze passate con progetti simili, i rischi che hanno affrontato e le strategie che hanno utilizzato per superare i problemi.

Fase 02: Come mitigare i rischi nella gestione dei progetti

Sulla base della discussione di cui sopra, spiegheremo ora tutti i passaggi necessari attraverso i quali è possibile mitigare i rischi nella gestione del progetto. Esplorali qui sotto.

a) Sviluppare un piano di mitigazione del rischio

Una volta identificati i rischi, è il momento di creare piani di mitigazione per ciascuno di essi. Ciò significa specificare cosa si può fare per mitigare il rischio se si verifica o ridurne le conseguenze. In questo caso puoi pensare a tre tipi di strategie.

• Evitare i rischi (modificando il piano di progetto)
• Trasferimento del rischio (trasferimento del rischio a terzi)
• Accettazione del rischio (preparare il team ad accettare il rischio).

È possibile utilizzare gli strumenti di registro dei rischi menzionati sopra (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio e ZenGRC di Reciprocity) per sviluppare piani e strategie di mitigazione del rischio. Idee interessanti per la gestione dei progetti che puoi seguire quest'anno.

Dopo aver individuato tutti i potenziali rischi, puoi classificarli e ordinarli in base alle priorità. Documenta le potenziali alternative che puoi implementare per contrastare ciascun rischio accanto a ciascuna categoria. Questo lavoro primario può portare la gestione del rischio un ulteriore passo avanti.

b) Diversificare le attività del progetto (durante la carenza di risorse)

Quando hai poco tempo, prova a distribuire le attività del progetto tra vari team in modo che l'intero progetto possa essere completato entro il tempo dovuto. Inoltre, la diversificazione può ridurre al minimo la probabilità che un singolo punto di errore possa far fallire l’intero progetto, poiché l’intero processo sarà davanti agli occhi di molti.

Di conseguenza, anche se qualcuno non riesce a individuare un errore, c’è speranza che lo faccia qualcun altro. Inoltre, diversificare le attività del progetto tra i vari membri può portare con successo a una maggiore innovazione e chiarezza. Perché consente a persone di diversi reparti di mostrare le loro prospettive e soluzioni uniche al tavolo.

c) Coinvolgere le parti interessate nella gestione del rischio

Devi iniziare cercando di capire chi sono gli stakeholder, di cosa sono responsabili, cosa gli interessa e cosa vogliono dal progetto e dai rischi. Una volta identificati bene gli stakeholder, sarà facile stabilire chiare linee di comunicazione con loro. Tu, come project manager, puoi invitare le parti interessate più intellettuali a workshop e sessioni di brainstorming.

Abbiamo già discusso dell’importanza di coinvolgere le parti interessate nella sessione di brainstorming per identificare i potenziali rischi. È importante mantenerli allineati anche durante tutto il processo, inclusa la fase di mitigazione del rischio.

Una guida rapida su come risolvere i problemi nella gestione dei progetti.

d) Stabilire piani di emergenza

Un piano di emergenza anticipa e prepara un'organizzazione per situazioni che potrebbero interrompere il flusso di lavoro. È un "piano B" che specifica cosa dovrebbe fare un team in determinati casi, come un disastro naturale, un'interruzione dell'IT o qualsiasi altro evento imprevisto. L'obiettivo principale di un piano di emergenza è ridurre le interruzioni e consentire all'organizzazione di continuare a operare anche quando le cose si fanno difficili.

La pianificazione di emergenza prevede diverse fasi: valutazione del rischio, pianificazione dello scenario e modalità di risposta ai vari scenari. Elaborando in anticipo i piani necessari per eventuali interruzioni, puoi facilmente tornare in carreggiata.

e) Valutare e monitorare regolarmente i rischi

Valutare e monitorare regolarmente il rischio è fondamentale perché mantiene informati sulle minacce emergenti e garantisce che gli sforzi di mitigazione del rischio siano efficaci nel tempo. Questa proattività ti mantiene mentalmente forte per affrontare qualsiasi tipo di incertezza, adeguando di conseguenza i piani di mitigazione.

Quindi, come posso farlo? Puoi farlo nei seguenti modi:

• Innanzitutto , è necessario stabilire un approccio sistematico per monitorare i progressi. Ciò può essere fatto attraverso riunioni periodiche, rapporti sui progressi e valutazione delle metriche delle prestazioni.

• In secondo luogo , gli strumenti di registro dei rischi sopra menzionati dovrebbero essere utilizzati per documentare ogni volta che viene identificato un nuovo rischio, inclusa la sua gravità e come mitigarlo.

• Infine , includi i tuoi stakeholder nel progetto per raccogliere approfondimenti e feedback su qualsiasi problema che potrebbero avere. Perché anche le loro idee più folli spesso possono risolvere i tuoi problemi più seri.

f) Attuare misure preventive

Dopo aver identificato i rischi e selezionato le strategie necessarie, è il momento di implementare azioni preventive. Questi potrebbero assumere la forma di protocolli, una migliore formazione del team e investimenti nell’adozione di nuove tecnologie.

Ad esempio, se esiste la possibilità che il completamento del progetto possa subire ritardi a causa della carenza di risorse particolari, è meglio prepararle in anticipo.

Inoltre, è necessario controllare le prestazioni dei membri del team di progetto in modo da poter essere sicuri che i traguardi predefiniti vengano raggiunti in tempo. Puoi esplorare le migliori strategie di gestione dei progetti per stare al passo con i tempi.

g) Comunicare chiaramente con il team

Devi essere trasparente con il team per collaborare e garantire che tutti comprendano l'ambito e le aspettative del progetto. Una comunicazione chiara aiuta a rimuovere ambiguità e problemi di comunicazione e offre chiarezza ai membri del team in modo che possano svolgere i propri compiti.

Per garantire una comunicazione chiara, è necessario essere brevi e chiari nei messaggi. Le cose che devi fare in questo caso sono stabilire obiettivi e compiti in modo che i membri del team possano capire quali sono i loro ruoli e cosa devono fare. Questa comunicazione assume la forma di incontri faccia a faccia, e-mail, telefonate e chat online (tramite applicazioni come Slack).

h) Documentare le lezioni apprese per progetti futuri

Documentare ciò che si apprende per il progetto successivo è una caratteristica dello sviluppo. Documentando sia i successi che i fallimenti, sarai in grado di stabilire una solida documentazione di cosa ha funzionato bene e cosa no. Questa conoscenza sarà sicuramente utilizzata in progetti simili.

Per documentare in modo efficace tutti gli apprendimenti, puoi sostenere una breve intervista con i membri del team e le parti interessate coinvolte nel processo. Pertanto, esaminando e registrando sistematicamente queste lesioni, è possibile costruire una cultura di apprendimento e flessibilità per affrontare facilmente i progetti futuri.

Utilizza WP Project Manager per la mitigazione del rischio

WP Project Manager è un sistema di gestione dei progetti potente, multiuso e ricco di funzionalità progettato per WordPress. Ciò significa che puoi creare, gestire e monitorare diversi tipi di progetti in modo efficiente dalla dashboard di WordPress. Se stai cercando un registro dei rischi completo o una soluzione di gestione dei progetti, puoi prendere in considerazione l'utilizzo di questo strumento.

Di seguito è riportato un elenco delle cose che puoi fare con questo plugin:

• Crea attività e progetti illimitati aggiungendo un numero illimitato di colleghi
• Il tracker temporale integrato ti consente di monitorare e calcolare le ore per il progetto
• Visualizza le dipendenze delle attività utilizzando il diagramma di Gantt
• Visualizza il flusso di lavoro trascinando e rilasciando la scheda Kanban
• Gestisci file e documenti da un unico posto
• Automatizza le attività ricorrenti impostando modelli e parametri
• Genera report per monitorare lo stato di avanzamento del progetto
• Integrazione con WooCommerce, BuddyPress e molte altre applicazioni

Conclusione

Infatti, senza una gestione efficace del progetto, è impossibile restare sulla buona strada e garantire risultati sostenibili. Identificando, valutando e affrontando in modo proattivo i rischi potenziali, è possibile ridurre significativamente le possibilità che qualsiasi rischio diventi una minaccia.

Tuttavia, spero che tu abbia ormai capito quanto sia difficile gestire un progetto navigando in modo acuto e mitigando i rischi. Questo è il motivo per cui la gestione dei progetti oggi è un ruolo lavorativo distinto in numerose organizzazioni.

Abbiamo fatto del nostro meglio per coprire tutti i passaggi da seguire per identificare eventuali rischi nascosti in un progetto e come mitigarli con successo. Se avete commenti o suggerimenti riguardanti l'argomento di oggi, fatecelo sapere attraverso la sezione commenti qui sotto.