Come utilizzare Monday.com | Esercitazione per principianti 2022

La gestione del progetto non è un aspetto secondario del business.

È forse una delle operazioni commerciali più importanti.

I vantaggi degli strumenti di gestione dei progetti vanno oltre la pianificazione e la collaborazione.

Gli strumenti di Project Management aiutano a migliorare la comunicazione con i clienti, la gestione del rischio, la standardizzazione dei processi, la condivisione dei documenti e la gestione delle risorse.

Questi strumenti aiutano anche a ridurre il carico di lavoro del tuo team.

Una piattaforma intuitiva come monday riduce il lavoro manuale che richiede tempo.

Ed è quasi impossibile non menzionare il project management e monday.com nella stessa frase.

Dal suo lancio nel 2014, la piattaforma di gestione dei progetti basata su cloud con sede in Israele ha raccolto l'amore e il supporto di migliaia di utenti in tutto il mondo.

Nonostante la sua facilità d'uso e la piattaforma adatta ai principianti, alcuni utenti potrebbero sentirsi schiaccianti per ottenere il massimo da monday.com.

È qui che questo post verrà in tuo soccorso.

In questo articolo su come utilizzare monday.com, ti guiderò attraverso diversi aspetti della soluzione di gestione dei progetti monday.com in modo che tu possa imparare a utilizzare questa potente piattaforma di gestione dei progetti.

Alcune cose da notare prima di entrare nei dettagli.

Innanzitutto, utilizzerò la versione di prova gratuita della versione Pro di Monday.com.

Questo è il livello più alto della soluzione di gestione dei progetti del lunedì.

Cominciamo con tutte le basi del lunedì.

Come utilizzare monday.com: Iniziare con monday.com

Per utilizzare la piattaforma per gestire i progetti, dovresti registrarti.

Visita il sito monday.com e registra un account facendo clic sul pulsante "inizia".

Assicurati di avere una prova gratuita del piano pro di lunedì (non il piano di base).

Puoi registrarti utilizzando la tua e-mail, Google, LinkedIn o persino un account Slack.

Inserisci il tuo nome e scegli una password.

Puoi anche decidere un nome per la tua squadra sulla piattaforma.

Successivamente, vedrai una richiesta sul tipo di utilizzo, le dimensioni del team e il tipo di attività.

Ho provato a utilizzare una combinazione di questi e ho riscontrato una differenza trascurabile nell'output.

Una volta completata la procedura di registrazione con lunedì, riceverai un'e-mail di conferma per la tua prova gratuita.

Fai il necessario e dovresti essere pronto per utilizzare monday.com.

Otterrai un URL univoco che dovrebbe essere simile a questo: nomeazienda.monday.com

Come utilizzare monday.com: Navigazione nella piattaforma

L'accesso a monday.com ti porterà alla dashboard principale.

Qui vedrai alcuni pop-up per guidarti attraverso la piattaforma.

Trovo questi abbastanza utili.

L'azienda ha svolto un buon lavoro offrendo una buona esperienza utente con utili pop-up per gestire i progetti.

Tuttavia, se i pop-up fossero sufficienti, non avresti bisogno di questa guida approfondita su come utilizzare monday.com!

Iniziamo con la creazione di un calendario editoriale su monday.com e discutiamo di altri aspetti della piattaforma mentre procediamo.

Creazione del consiglio

A differenza della maggior parte degli altri strumenti di gestione dei progetti, monday.com offre molte altre funzionalità per la creazione di una bacheca.

Con monday, puoi creare più bacheche (e anche private).

Puoi creare una nuova scheda facendo clic sul pulsante "aggiungi" e quindi facendo clic su "Opzione Nuova scheda".

Vedrai un pop-up qui che ti chiederà di aggiungere un nome per la bacheca, impostare la privacy e impostare gli aspetti per la gestione della bacheca.

Per la privacy, hai tre opzioni: principale, privata e condivisibile.

Per "cosa gestisci in questa bacheca", puoi selezionare uno di questi elementi, budget, dipendenti, campagne, lead, progetti, creatività, clienti, attività o personalizzato.

Puoi cambiarli in seguito.

Per il bene di questa discussione, andiamo con "privato".

Dopo aver fatto clic su "Crea bacheca", verrai accolto con un pop-up che dice "Benvenuto nella tua prima bacheca privata".

Premi il pulsante blu "Ok, capito" e vedrai la tua bacheca.

Qual è il prossimo?

Ora è il momento di aggiungere gruppi alla nostra bacheca.

Consiglio-> Gruppi

Pensa ai gruppi come alle attività che desideri creare per la tua bacheca.

Pensa alle schede come a dei secchi.

Ad esempio, se ti occupi di marketing, puoi creare gruppi come la scrittura di contenuti, gli annunci di Facebook e la SEO.

Quando sono andato al mio consiglio, ho visto 3 gruppi senza titolo lì.

Ho rinominato quelli.

Se vuoi aggiungerne altri, puoi fare clic sul pulsante blu sotto il nome della tua bacheca che dice "Nuovo oggetto".

Questo creerà un gruppo senza titolo sopra i precedenti.

Se vuoi spostare il nuovo gruppo in basso, puoi semplicemente fare clic sui tre punti accanto al nome del gruppo e fare clic su "Sposta in". Qui dovresti vedere due opzioni: Sposta sul tabellone e Sposta in alto.

In alternativa, puoi semplicemente passare con il mouse vicino al nome del gruppo e ti mostrerà l'icona di una "mano" per trascinare il gruppo su o giù.

Gruppo-> Compiti

Successivamente, dobbiamo imparare come aggiungere attività a un gruppo su monday.com.

Un'attività è più simile a una cosa da fare all'interno di un gruppo.

Ad esempio, per il gruppo di scrittura dei contenuti, voglio creare un'attività denominata "ricerca articolo".

Per fare ciò, rinominiamo gli elementi 1, 2 o 3 (questi sono quelli predefiniti sui tre gruppi predefiniti).

E se hai creato un nuovo gruppo, dovresti vedere "aggiungi elemento".

Fai clic su quello e vedrai un pop-up laterale che dovrebbe dire "Nuovo articolo".

Fare clic su quello per rinominarlo nell'attività desiderata.

In questo caso, la chiamerei "ricerca sull'articolo".

Questo menu è dove puoi comprimere un gruppo specifico o comprimerli tutti (ottimo se vuoi controllare un elenco semplificato di articoli, come nel nostro caso), nonché creare un nuovo gruppo o spostarlo in un'altra bacheca. Puoi anche cambiare il colore di un gruppo (utile per un rapido ordinamento visivo) e, naturalmente, rinominare il gruppo.

Qui dovresti vedere tre opzioni: Aggiornamenti, File e Registro attività.

Quando fai clic su "Aggiornamenti", ti verrà mostrata una casella con un messaggio "scrivi e aggiorna" e un testo secondario sotto la casella che dice "scrivi aggiornamenti via e-mail".

Andiamo con la prima opzione.

Quando fai clic su di esso, dovresti vedere un editor WYSIWYG completo di un'opzione elenco di controllo.

Pensa a quest'area come a una linea guida generale o a un obiettivo che desideri dettagliare sull'attività specifica.

Puoi anche aggiungere file, gif, emoji e persino menzionare qualcuno della tua squadra.

Se fai clic sulla seconda opzione accanto ad Aggiornamenti, ad es. File, avrai la possibilità di aggiungere un file e cercare un file.

Infine, abbiamo la scheda Registro attività che mostra una cronologia delle attività per quella specifica attività.

Quasi dimenticato di menzionare.

Accanto al nome dell'attività, vedrai altre due opzioni: un cerchio con un profilo umano e tre punti.

Quando fai clic sul cerchio, visualizzerai un popup per aggiungere iscritti al team.

E quando fai clic sui tre punti, vedrai queste opzioni: gestisci gli abbonati, le preferenze e-mail, esporta in Excel, copia il collegamento dell'elemento, archivia ed elimina.

Come aggiungere e rimuovere membri del team

Ora che abbiamo creato i gruppi e dimostrato come impostare le attività, esaminiamo altri aspetti di monday.com.

Tieni presente che l'aggiunta di compagni di squadra a un gruppo non è disponibile al momento della stesura di questo post di recensione.

Tuttavia, hai la possibilità di aggiungerli a un'attività.

Il passaggio 1 consiste nell'aggiungerli a una bacheca.

Puoi farlo facendo clic sul profilo della persona con un segno più sulla barra laterale verticale bluastra a sinistra.

Quando ci passi sopra, dovrebbe dire "invita i membri del team".

Facendo clic su quell'icona verrà visualizzato un popup che potrebbe leggere-invitare a lunedì Work OS.

Lì vedrai un invito con un'opzione e-mail per invitare il membro del team.

Hai due opzioni qui.

Uno, puoi invitare la persona a diventare un membro del team.

E due, puoi aggiungerli come "visualizzatore".

Ora che hai aggiunto un membro del team alla tua bacheca, puoi aggiungerlo a un'attività.

Fai clic su un gruppo e decidi l'attività a cui desideri che il membro del team si unisca.

Accanto all'attività, vedrai una colonna intitolata "Persona" insieme a un cerchio con un essere umano.

Clicca sul cerchio e aggiungi la persona.

Un'altra opzione per farlo è fare clic sulla scheda Aggiornamenti e fare clic sul cerchio in alto a destra.

Se desideri rimuovere un membro da un'attività, fai clic sul cerchio con le sue iniziali.

E quindi fai clic sulla croce (x) accanto al loro nome nel pop-up.

Aggiunta di stato

Per impostazione predefinita, dovresti vedere queste colonne spostarsi da sinistra a destra sotto ogni elemento del gruppo, persona, stato, data e segno "più".

Tutte queste colonne (tranne l'attività) sono mobili orizzontalmente.

Facendo clic sulla colonna Stato sono disponibili quattro opzioni: lavorare su di essa, Bloccato, Fatto e un'etichetta grigia.

Sotto, dovresti vedere un'opzione "modifica etichetta".

Qui puoi cambiare i colori per tutte le etichette predefinite e persino aggiungere nuove etichette.

Assicurati di premere il pulsante "Applica" in basso se apporti modifiche qui.

Aggiunta della data

La colonna Data appare la terza a destra dell'attività.

Quando fai clic su quella colonna accanto all'attività, vedrai un pop-up che mostra "oggi" e il calendario del mese.

Puoi scegliere una data qui e persino aggiungere l'ora utilizzando l'interruttore sotto il calendario.

Una cosa interessante che amo di questo popup è la faccina sorridente nell'angolo in alto a destra.

Facendo clic sull'icona si apre un popup a discesa con 15 icone come segno di spunta, segno di croce e punto interrogativo.

Questo è solo un esempio dell'utilizzo del monitoraggio del tempo in questo software PM.

L'ultima colonna

Come accennato in precedenza, c'è anche una colonna accanto alla data che ha un segno "+".

Quando fai clic su questa colonna, vedrai una gamma di opzioni di colonna. Ad esempio, da qui puoi colonne come testo, link, stato, persone, data, menu a discesa, paese, numeri, etichetta e molte altre opzioni.

Visualizza e organizza i progetti

Nuova dashboard

Puoi creare una nuova dashboard facendo clic sul testo "Aggiungi" nella barra laterale dell'area di lavoro (a sinistra).

Dovresti vedere un popup che ti suggerisce di creare la dashboard.

Seleziona il nome desiderato per la tua nuova dashboard e scegli la privacy (principale o privata).

L'opzione principale è consentire alla dashboard di essere visibile a tutti i membri del team.

E l'opzione "privato" consiste nel creare una dashboard per lavorare in privato o con membri del team selezionati.

Quindi, fai clic sul pulsante blu "crea dashboard" e viola, hai appena creato una nuova dashboard.

Al termine, vedrai la nuova dashboard con un testo che dice "Scegli il tuo primo widget".

I widget sono mini app che ti aiutano a gestire le tue attività su monday.com.

Alcuni dei widget che vedrai lì includono una batteria, un calendario, un grafico, un carico di lavoro, numeri e Gantt.

Puoi anche fare clic sul testo "Aggiungi widget" accanto alle bacheche per visualizzare un elenco di opzioni disponibili.

Per questo tutorial, andiamo con il widget Calendario.

Dopo aver fatto clic su detto widget, dovresti vedere un calendario popolato sotto la nuova dashboard che hai appena creato.

Puoi fare clic su qualsiasi data del calendario per aggiungere un nuovo elemento (o da fare) e personalizzare il gruppo, la persona, lo stato e la data nel popup.

Tutorial di Monday.com: Aggiunta di viste

Monday.com brilla in termini di funzionalità di "visualizzazioni".

Questa funzione comprende grafici e altri grafici per i tuoi gruppi e le cose da fare.

Usando questo, puoi capire cosa e quando e apportare modifiche in movimento.

L'aggiunta di visualizzazioni è relativamente semplice.

Vai alla visualizzazione tabella e fai clic sul pulsante "tabella principale" in alto.

Accanto alla tabella principale e alla sequenza temporale, dovresti vedere un'icona "+".

Facendo clic su di esso dovrebbe apparire un menu a discesa con un elenco di opzioni come tabella, dashboard, visualizzazione grafico, Kanban, diagrammi di Gantt, schede, modulo, Galleria file, App; e "altre visualizzazioni" in basso.

Fai clic su "altre visualizzazioni" e vedrai più opzioni.

Personalmente utilizzo la visualizzazione Kanban, la visualizzazione grafico e la visualizzazione calendario per la maggior parte dei miei progetti.

Tutorial di Monday.com: Cronologia

Adoro questa funzione di monday.com.

Puoi accedervi facendo clic sulla scheda "Timeline" accanto alla "Tabella principale" sotto la scheda.

Questa visualizzazione mostra le cose da fare, le scadenze del progetto e i membri del team assegnati a colpo d'occhio.

Puoi anche esportare i dettagli in Excel da qui.

Tutorial di Monday.com: Conclusione

Ho fatto del mio meglio per coprire gli aspetti di base di monday.com.

Questo strumento di gestione dei progetti è facile da imparare e da usare.

A differenza di altri strumenti di gestione dei progetti, monday.com è incredibilmente visivo e personalizzabile.

Con il suo gran numero di casi d'uso, monday.com si è guadagnato una reputazione positiva.

I project manager di grandi e piccole imprese adorano questa piattaforma per gestire attività ripetitive e altri aspetti della gestione dei progetti non solo per il marketing, ma anche per i team di vendita.

Prendi questo software di gestione dei progetti per un giro e sono sicuro che ti piacerà la sua facilità d'uso e una vasta gamma di funzionalità. Iniziare con monday.com è relativamente facile.

Inoltre, con la prova gratuita di 14 giorni, non hai nulla da perdere.