Come emettere, inviare tramite e-mail e stampare una fattura proforma WooCommerce?

Una fattura di vendita in WooCommerce è semplicemente un documento che stabilisce i termini di vendita tra due parti. Una fattura proforma WooCommerce è anche uno di questi documenti che contiene molte informazioni simili, ma non può essere utilizzata in modo intercambiabile con le normali fatture. Per dirla semplicemente, le fatture possono essere di diversi tipi e una fattura proforma WooCommerce è una di queste.

La fattura proforma di WooCommerce funge spesso da documento di accordo tra l'acquirente e il venditore. Le fatture proforma delineano i termini concordati tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, data di consegna stimata, prezzo, quantità e altro.

WooCommerce non offre un meccanismo predefinito tramite il quale è possibile generare fatture proforma. Tuttavia, sviluppatori di WooCommerce di terze parti come WebToffee hanno offerto soluzioni (plugin) per aiutarti a impostare fatture proforma. In questo articolo esaminiamo in dettaglio l'emissione di fatture proforma WooCommerce con il plug-in per fatture proforma WooCommerce WebToffee.

Una fattura proforma WooCommerce è un documento che comunica i dettagli finali di un acquisto che l'acquirente e il venditore hanno concordato. A differenza delle normali fatture, le fatture proforma non sono giuridicamente vincolanti. Questo perché le fatture proforma sono soggette a modifiche. I termini della vendita potrebbero cambiare con l'avanzare delle trattative di acquisto.

Inoltre, una fattura proforma potrebbe non avere un numero di fattura poiché i dettagli finali delle vendite non sono confermati. Il documento dà solo un assaggio di cosa aspettarsi in termini di prezzo e consegna.

Una fattura proforma verrà inviata prima della fattura quando i tratti finali dell'acquisto non sono ancora confermati. Scopri di più su come, quando e perché delle fatture proforma WooCommerce utilizzando l'articolo collegato.

La fattura WooCommerce e la fattura proforma hanno un aspetto simile all'interno e sono una componente importante del commercio internazionale, ma differiscono nella loro intenzione: perché viene inviata?

Diamo ora una buona occhiata a queste differenze.

Qual è la sua esigenza : le fatture proforma forniscono agli acquirenti un'idea di cosa aspettarsi durante il processo di vendita. Non trattandosi di una fattura finalizzata, lascia spazio alla trattativa. Mentre una fattura di vendita viene inviata per richiedere il pagamento o come prova di acquisto.

Quando viene emesso : le fatture proforma WooCommerce verranno generate e inviate prima della conferma della vendita. Considerando che una fattura verrà emessa dopo la spedizione o la consegna della merce.

Lo stato legale dei documenti : poiché nulla sull'acquisto verrà confermato durante l'invio di una fattura proforma WooCommerce, non ha alcun valore legale e i clienti non sono obbligati a rispettarla. Tuttavia, le fatture verranno emesse dopo l'invio dei prodotti, quindi è considerata una registrazione legale delle transazioni.

Può essere utilizzato per la contabilità : una fattura può essere utilizzata a fini contabili mentre una fattura proforma non dovrebbe.

Come discusso in precedenza, avrai bisogno di un plug-in esterno come una fattura proforma per WooCommerce per emettere fatture proforma per i tuoi ordini.

Il plug-in offre supporto predefinito per le fatture proforma. Ciò significa che i documenti verranno generati automaticamente seguendo le configurazioni predefinite del plugin senza alcuna personalizzazione.

Tieni presente che il plug-in per fatture proforma funge da estensione del plug-in gratuito WooCommerce per fatture PDF e documenti di trasporto. Quindi dovrai prima installare e attivare entrambi i plugin nel tuo negozio WordPress per generare fatture proforma.

Per generare o emettere fatture proforma per gli ordini WooCommerce, installiamo prima il plug-in.

1. Accedi alla tua console di amministrazione di WordPress e vai su Plugin > Aggiungi nuovo .
2. Cerca il plug-in WooCommerce PDF fatture e documenti di trasporto e identifica il plug-in WebToffee.

3. Fare clic su Installa ora e quindi su Attiva corrispondente a questo plug-in.
4. Una volta completata l'attivazione, fai clic sul pulsante Carica plug -in situato nella parte superiore della pagina.
5. Carica il file zip del plug-in della fattura proforma WooCommerce ricevuto dopo averlo acquistato.
6. Al termine del caricamento, fare clic su Installa ora e quindi su Attiva plug -in.

Questo aggiungerà entrambi i plugin alla tua console WordPress. D'ora in poi le fatture proforma verranno generate automaticamente.

Tuttavia, per personalizzare completamente quando e come creare le fatture proforma, vai a Fattura/Imballaggio > Fattura proforma . Qui troverai tutte le opzioni per personalizzare le tue fatture. Fai riferimento a questo articolo sulla personalizzazione delle fatture proforma di WooCommerce per saperne di più.

Le fatture proforma generate nel tuo negozio possono essere inviate automaticamente ai tuoi clienti insieme alle e-mail predefinite sullo stato dell'ordine WooCommerce. Per impostare questo,

1. Vai su Fattura/Imballaggio > Fattura proforma > Generale .
2. Sotto l'opzione Generale, scegli quando creare automaticamente le fatture proforma. Ad esempio, se selezioni In attesa, la fattura proforma verrà generata automaticamente quando lo stato dell'ordine passa a 'In attesa'
3. Ora seleziona la casella corrispondente a Allega fattura PDF nell'e-mail dell'ordine . Ciò automatizza il processo di allegato di un documento PDF della fattura proforma WooCommerce all'e-mail per lo stato dell'ordine selezionato nel passaggio precedente. Ad esempio, il PDF della fattura proforma verrà allegato all'e-mail dell'ordine in sospeso.
4. Fare clic su Aggiorna impostazioni per aggiornare le modifiche apportate.

Le fatture proforma generate per WooCommerce possono essere stampate da te, dall'amministratore di WordPress o dal tuo cliente.

Per stampare autonomamente la fattura proforma,

1. Vai su WooCommerce > Ordini e fai clic sull'ordine per il quale desideri generare fatture proforma.
2. Sul lato destro della pagina, potrai vedere un widget chiamato Fattura/Imballaggio .
3. Fare clic sul pulsante di stampa o download corrispondente a Fattura proforma lì.

Si noti che le fatture proforma possono essere generate manualmente per gli ordini di tutti gli stati in questo modo.

Per consentire ai tuoi clienti di stampare fatture proforma,

1. Vai a Fattura/Imballaggio > Fatture proforma > scheda Generale .
2. Seleziona le caselle richieste corrispondenti all'opzione Mostra il pulsante di stampa della fattura per i clienti .
   • Il mio account – Pagina Elenchi ordini : aggiunge un pulsante di stampa alla pagina I miei account > Ordini del cliente.
   • Il mio account - Pagina dei dettagli dell'ordine : aggiunge un pulsante di stampa alla pagina dei dettagli dell'ordine per i singoli ordini.
   • E-mail ordine : aggiunge un pulsante di stampa all'e-mail di stato dell'ordine a cui è allegata la fattura proforma.
3. Fare clic su Aggiorna impostazioni .

Ecco come apparirebbe il pulsante di stampa nella pagina dei dettagli dell'ordine del cliente.

La fattura proforma in WooCommerce apporta trasparenza al processo di acquisto e crea fiducia tra te e i tuoi clienti. Sebbene il documento non sia legalmente vincolante, l'offerta di fatture proforma WooCommerce può semplificare il processo di approvvigionamento di dati e prodotti, anche durante le transazioni internazionali.

Puoi personalizzare, emettere, inviare tramite e-mail e stampare le tue fatture proforma WooCommerce utilizzando il plug-in per fatture proforma WebToffee. Il plug-in offre una vasta gamma di funzionalità ed è completamente compatibile con plug-in multilingue come WPML. La sua integrazione con il componente aggiuntivo gratuito mPDF per le fatture WooCommerce aggiunge il supporto RTL e Unicode alla piattaforma.

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