Intranet vs. Extranet: qual è la differenza?

Sei qui a mettere in discussione Intranet e Extranet. Qual è esattamente la differenza?

Forse hai appena sentito i termini "intranet" ed "extranet" e vuoi saperne di più su di loro. Oppure sei un tecnico IT a cui viene chiesto quotidianamente informazioni su extranet e intranet e vorresti una risorsa di apprendimento a cui indirizzare le persone interessate.

In entrambi i casi, siamo qui per aiutarti a spiegare la differenza tra intranet ed extranet, differenziare per cosa vengono utilizzati e persino offrire alcune strategie per configurare e mantenere in sicurezza le tue reti esterne.

Prima di entrare in tutto questo, cerchiamo di capire un po' di più su Internet.

Che cos'è esattamente Internet?

È sui nostri computer, telefoni, frigoriferi e persino in alcuni dei nostri dispositivi medici. Stai leggendo questo articolo su Internet in questo momento! Internet è una rete globale di server, personal computer e dispositivi interconnessi che è (relativamente) accessibile a chiunque.

Tuttavia, molte persone non si imbattono in intranet o extranet nella loro vita quotidiana. Oppure, se lo fanno, potrebbero non rendersi conto che li stanno usando. Se capisci come funziona Internet, capire le funzioni extranet e intranet non dovrebbe essere difficile.

Che cos'è una intranet?

Una intranet è fondamentalmente simile a Internet: è una rete connessa di computer. È possibile condividere dati, messaggi e file su più piattaforme nell'intranet.

Lo scopo principale di una intranet è che dipendenti e colleghi comunichino in modo rapido e sicuro. Tuttavia, l'intranet è più sicura, esclusiva e locale. Solo un gruppo selezionato di persone all'interno di un'azienda o di un'organizzazione può accedere a una rete intranet. I file sulla intranet possono essere consultati e modificati dal personale competente dell'azienda. Ciò crea una solida piattaforma per la collaborazione tra i dipendenti mantenendo i documenti lontani da Internet più esteso.

Oggigiorno, la maggior parte dei servizi cloud svolge molte di queste funzioni collaborative. Tuttavia, la sicurezza dei tuoi dati archiviati in un server di terze parti (come il server cloud) comporterà sempre rischi per la sicurezza.

Esempi di utilizzo di Intranet

Le intranet connettono principalmente i colleghi su una rete con restrizioni per condividere le risorse.

Intranet per le risorse umane

Le intranet delle risorse umane conservano tutta la documentazione dei dipendenti su una rete chiusa. Le pratiche burocratiche relative alle assunzioni e alle rescissioni, i moduli assicurativi, i moduli PTO e altre informazioni riservate possono essere archiviati in modo sicuro e facilmente accessibili. Le risorse umane e i dipendenti potrebbero avere accesso a questa intranet. Ad esempio, le aziende potrebbero autorizzare i dipendenti a scaricare, compilare e consegnare i moduli PTO e assicurativi senza risorse umane.

Intranet scolastica

Le intranet scolastiche possono connettere gli studenti agli insegnanti o agli insegnanti tra loro. Gli studenti possono controllare le date e le istruzioni dei compiti, gli eventi scolastici e i voti. Possono anche utilizzare la rete per consegnare saggi, documenti e lavori in classe. Inoltre, consentire agli studenti di accedere a una intranet scolastica favorirà la collaborazione sui progetti, che è fondamentale per gli studenti che seguono corsi online da remoto.

D'altra parte, gli insegnanti possono accedere ai calendari della scuola e del distretto, condividere risorse didattiche, consegnare rapporti o fogli presenze, creare quaderni e cartelle per classe e altro ancora.

Queste scuole utilizzano i plug-in Intranet di WPg per WordPress.

Intranet aziendale

Le intranet aziendali, ovviamente, consentono ai colleghi di condividere, accedere e archiviare file. File di lavoro, immagini, calendari, video, fogli di calcolo, dettagli sui clienti, moduli d'ordine e budget sono alcuni file condivisi all'interno di un'organizzazione aziendale. L'archiviazione su una rete intranet consente all'azienda di limitare l'accesso ai file in base all'autorità e alla funzione.

Le organizzazioni possono anche archiviare risorse di conoscenza aziendale come materiale di formazione, best practice, codici di abbigliamento, procedure dettagliate sui processi su una rete intranet. Questi possono essere letti dai nuovi dipendenti e ampliati dai dipendenti senior.

Compagnie manifatturiere

Le aziende manifatturiere devono gestire molte parti della loro catena di approvvigionamento. A volte fornitori o venditori sono coinvolti in diverse fasi del processo di produzione. Attraverso una intranet, il processo di condivisione delle informazioni e di collaborazione con i partner viene semplificato.

Società immobiliari, commercialisti e studi legali

Tali configurazioni aziendali hanno un'elevata quantità di trasferimenti di dati tra clienti e aziende. Poiché questi dati devono essere archiviati in modo sicuro e documentati per essere valutati regolarmente, immobili, contabili e studi legali potrebbero trarre vantaggio da reti chiuse e sicure.

Come configurare una intranet

Innanzitutto, è necessario determinare i fattori chiave come:

• Le funzioni e lo scopo della intranet
• Le persone che lo userebbero
• La dimensione dell'intranet
• Database e tipi di documenti in primo piano
• Accesso per creare, pubblicare e gestire i contenuti in rete

Una volta che hai deciso le basi, puoi capire il resto mentre imposti l'intranet. Per fare ciò, hai le seguenti tre opzioni:

1. Installa il software Intranet sul tuo server

La progettazione di una intranet richiederà prima la creazione di una rete locale. Ciò comporta il collegamento di tutti i dispositivi nel tuo ufficio o organizzazione.

Il passaggio successivo richiede l'installazione di un software server Intranet. Le applicazioni server più diffuse includono Microsoft IIS, Apache Tomcat e Oracle WebLogic. Puoi anche scegliere uno sviluppatore web o esternalizzare il lavoro di creazione della tua intranet. C'è un'altra opzione che richiede di codificare il software del server web. Tuttavia, è obsoleto e richiede tempo.

In questo metodo di configurazione, l'hardware e il software del server sono protetti da hardware e software firewall, che bloccano l'intranet dal resto dell'internet.

Lo svantaggio principale di una tale configurazione è la seccatura di gestire il server Intranet. Dall'installazione e configurazione alla sicurezza e agli aggiornamenti, devi gestire tutto da solo. Naturalmente, puoi creare un team IT interno o esternalizzare l'attività, ma ciò ti costerà comunque un sacco di soldi.

2. Utilizza un servizio di hosting basato su cloud

In alternativa, potresti pagare un servizio di hosting online per ospitare il tuo server intranet. A differenza di un software per intranet aziendale, un servizio di hosting non richiede la manutenzione, la configurazione o l'aggiornamento dell'intranet. Invece, tutto ciò che la tua azienda deve fare è pagare una quota di abbonamento e accedere a tutte le funzionalità fornite dal servizio di hosting.

È più economico e più conveniente a lungo termine per le aziende con meno operazioni e poca forza lavoro. È anche un'ottima alternativa per le aziende che desiderano aggiornare i propri processi in ufficio per supportare il lavoro a distanza.

Dropbox, Google Drive e OneDrive di Microsoft sono diventati popolari per la condivisione dei dati in un'organizzazione. Al contrario, i servizi di messaggistica come Skype for Business e Slack hanno assunto gran parte dei compiti di comunicazione all'interno dell'organizzazione.

3. Crea intranet da zero

Costruire una intranet da zero non è un'opzione per tutte le aziende. Richiede molto tempo, in genere mesi, risorse IT interne e un budget elevato. Tuttavia, una tale configurazione potrebbe essere un'ottima soluzione quando gestisci un'organizzazione di grandi dimensioni. È ideale anche quando hai esigenze specifiche dal tuo server di comunicazione interno.

I vantaggi dell'Intranet

• Facilità di collaborazione
• Aumento del coinvolgimento dei dipendenti
• Rende più facile fare annunci o distribuire informazioni dai livelli superiori a tutti i dipendenti
• Accesso remoto tramite cloud storage
• Precisione e coerenza migliorate nell'accesso e nella distribuzione delle informazioni
• Integrazione e-mail per distribuire rapidamente le informazioni
• Miglioramento della qualità del lavoro
• Processi amministrativi automatizzati come congedi per malattia, ferie, revisioni delle prestazioni e valutazioni
• Comunicazione interna migliorata
• Tempi di inattività ridotti nella ricerca di file e dati archiviati fisicamente
• Gestione dei contenuti rapida ed efficiente
• Conveniente

Svantaggi della Intranet

• La configurazione di una rete intranet richiede molto tempo
• Possono essere troppo complessi e difficili da navigare da soli per i dipendenti
• Sovraccarico di dati
• Non c'è modo di misurare l'efficacia della comunicazione all'interno dell'organizzazione

Che cos'è un extranet?

Pensa all'extranet come a un ibrido: combina la natura chiusa di una intranet con le connessioni esterne di Internet. In sostanza, un'extranet connette clienti, fornitori, partner e fornitori a un'azienda su una rete privata separata.

Utilizza gli stessi protocolli e la stessa connettività di Internet normale, ma è accessibile solo alle parti in affari con l'organizzazione. Un'extranet è un'estensione sicura dei processi aziendali interni a soggetti esterni selezionati. In base al loro compito, ruolo, funzione e scopo, gli estranei possono accedere solo ad alcune parti dell'extranet. Ad esempio, se una pagina web è un parco pubblico, un extranet sarebbe un country club privato.

Esempi di reti Extranet

Portali sanitari

I portali sanitari consentono a medici, pazienti e operatori sanitari di condividere informazioni estremamente riservate in modo sicuro. I pazienti possono fissare appuntamenti, accedere alle cartelle cliniche e comunicare con i loro medici tramite messaggi di testo o videoconferenze.

Scuole, Collegi e Istituzioni Scolastiche

Quasi tutte le scuole, in particolare i college, hanno extranet in questi giorni. Gli insegnanti possono pubblicare i loro programmi e compiti, a cui gli studenti possono accedere attraverso un portale privato. Gli studenti possono iscriversi alle lezioni, ottenere le loro trascrizioni e fissare appuntamenti con i consulenti dai loro computer o telefoni cellulari. Possono anche pagare le tasse scolastiche e di parcheggio su una rete extranet.

Aziende al dettaglio

Le aziende di vendita al dettaglio utilizzano spesso extranet a cui i loro partner e fornitori possono connettersi. Queste extranet vengono solitamente utilizzate per ordinare l'inventario, monitorare la spedizione, monitorare la logistica e fare altri tipi di acquisti B2B. Sia la società di hosting che i partner possono richiamare ricevute, manifesti, prezzi e altri dati senza chiedere all'altra parte. I franchising spesso utilizzano extranet per scopi simili, con l'ulteriore vantaggio di consolidare tutta la formazione e le procedure di franchising standard in un unico posto per tutte le sedi di franchising.

Infine, le extranet sono ottime per i team remoti che cercano di comunicare e collaborare ai progetti.

Come configurare un extranet

Le extranet non sono del tutto diverse dalle intranet, quindi configurarle è molto simile.

Puoi ospitarlo su un server locale, come una intranet, ma il firewall dovrà essere configurato per consentire agli utenti approvati di accedere. Puoi farlo tramite un intervallo IP approvato o tramite account autorizzati. Un firewall per l'intervallo IP sarà utile per le aziende con utenti statici.

Un'altra caratteristica a cui pensare quando si configura un server Extranet è la sicurezza. Dovrai determinare il tipo di accesso, le misure di riservatezza e la collaborazione richieste per la tua organizzazione. Progettare la rete con questo in mente ti aiuterà ad aumentare il numero di partner che utilizzano la tua rete.

Proprio come le intranet, esistono soluzioni software extranet, per server o cloud, che ne semplificano la configurazione. Ad esempio, Blink produce software extranet per i portali dei dipendenti, una funzione extranet comune. Kahootz e Workzone ti consentono anche di configurare e personalizzare le tue extranet.

Airtable, Quip, Dropbox e Google Drive (tra gli altri) funzionano bene anche come piattaforme di collaborazione. Puoi usarli per condividere file e fogli di calcolo sul cloud con estranei e partner.

Puoi persino creare un'extranet tramite WordPress.

I vantaggi dell'extranet

• Consente una collaborazione facile e veloce con più partner o parti interessate
• Accesso remoto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 alle informazioni aziendali
• Sicuro ed efficiente
• Miglioramento delle relazioni commerciali
• Servizio clienti puntuale e preciso
• Condividi istantaneamente gli aggiornamenti e le notizie aziendali con i partner esterni
• Processi più veloci e più efficaci di archiviazione, ordinazione, monitoraggio e gestione dell'inventario
• Un'unica interfaccia elimina il fastidio di utilizzare più percorsi per i processi interni
• Riduci il problema della condivisione delle informazioni con i controlli di accesso multiplo

Gli svantaggi dell'extranet

• Più facile per gli hacker intercettare i dati condivisi esternamente
• Mancanza di contatto personale che crea fiducia e fedeltà dei clienti nei confronti dell'azienda
• Il rischio per la sicurezza è maggiore in caso di attacco poiché i dati sensibili del client vengono condivisi su questa rete
• Extranet richiede manutenzione e aggiornamenti costanti per rimanere rilevante
• Difficile istruire i clienti sulla funzionalità della rete e coinvolgerli

Intranet vs. Extranet: quale è meglio?

Le intranet sono migliori per le aziende che vogliono:

• Solo una rete di comunicazione interna sicura e ristretta
• Per semplificare la condivisione delle risorse, la collaborazione sul posto di lavoro e l'accesso alle informazioni

Le extranet sono l'ideale per le aziende che desiderano:

• Estendere una rete di comunicazione interna ristretta per selezionare gli estranei
• Per semplificare l'accesso ai dati all'interno di un'organizzazione
• Un'unica rete per gestire e condividere internamente i contenuti ma anche metterli a disposizione dei partner autorizzati

Pensieri finali

Alla fine, intranet ed extranet sono gli stessi concetti: una rete privata che solo pochi eletti possono utilizzare. In genere sono per lavoro o per affari, in una certa misura, e consentono agli utenti di comunicare, collaborare e condividere file e informazioni.

Se hai bisogno di una intranet o di una extranet dipende da chi vi accederà: un singolo gruppo di persone nella tua organizzazione o più organizzazioni o parti.