Come creare un manuale di criteri e procedure: una guida completa

Non sei sicuro di come creare un manuale di policy e procedure o se la tua azienda ne ha bisogno in primo luogo?

Un manuale di policy e procedure è un hub centralizzato in cui i dipendenti possono accedere alle informazioni chiave sulla tua attività.

Man mano che la tua attività si espande, documentare queste politiche e procedure è essenziale per ottimizzare i tuoi processi, prenderti cura dei tuoi dipendenti, proteggere la tua attività, garantire la conformità alle normative governative e altro ancora.

In questa guida imparerai tutto ciò che devi sapere su come creare un manuale di policy e procedure, incluso quanto segue:

• Cos'è un manuale di policy e procedure?
• Esempi di manuali di policy e procedure
• Perché è importante disporre di un manuale di policy e procedure
• Come creare un manuale di policy e procedure

Scaviamo in...

Che cos'è un manuale di policy e procedure?

Un manuale di policy e procedure è un hub di conoscenza centralizzato in cui i dipendenti possono accedere alle informazioni sulle policy e sulle procedure aziendali, ad esempio come eseguire determinati compiti ("procedure") e regole e regolamenti ("policy").

Alcuni esempi potrebbero essere i dettagli sul processo di assunzione per i manager che devono assumere nuovi dipendenti, la politica di congedo per malattia, i benefici per i dipendenti e così via. Condivideremo altri esempi di manuali di policy e procedure tra un secondo.

Un tale hub di conoscenza centralizzato aiuta i tuoi dipendenti ad accedere alle informazioni chiave quando necessario, il che aiuta la tua azienda a lavorare in modo più efficiente.

Garantisce inoltre che tutti i tuoi dipendenti operino sulla stessa pagina e comprendano appieno le procedure e le politiche della tua azienda.

Esempi di manuali di policy e procedure

Per aiutarti a capire cos'è un manuale di policy e procedure e quali tipi di contenuti dovresti includere nel tuo, esaminiamo una rapida carrellata di alcuni esempi di manuali di policy e procedure che dovresti considerare, tra cui:

• Codice di condotta sul posto di lavoro
• Informazioni sui benefici per i dipendenti
• Procedure di salute e sicurezza
• Procedure di emergenza
• Lascia la politica
• Politica di vacanza
• Politica di lavoro a distanza
• Organigramma
• Politiche per i viaggi di lavoro (ad es. per diem, ecc.)
• Politiche delle risorse umane
• Procedure di pagamento
• Procedure dei dipendenti per compiti chiave (ad es. presentazione di una richiesta di ferie)
• Descrizione del lavoro
• Informazioni sulla promozione (se standardizzate, ad esempio livelli diversi)
• Regole di conformità legale (ad esempio regole per i dipendenti che investono in azioni)
• Informazioni sulle stock option e periodi di maturazione
• Politiche di utilizzo della tecnologia
• Politiche di sicurezza delle informazioni
• Politiche di formazione continua

Per un esempio di vita reale, puoi considerare la politica di sicurezza delle informazioni di Notre Dame, che aiuta a "proteggere le risorse informative di Notre Dame da accessi accidentali o intenzionali non autorizzati..."

La tua azienda potrebbe avere politiche e procedure uniche, quindi questo non è affatto un elenco completo di tutto il contenuto che dovresti includere in un manuale di politiche e procedure. Tuttavia, dovrebbe darti una buona idea di dove iniziare.

Perché è importante disporre di un manuale di policy e procedure

Ora che sai cos'è un manuale di policy e procedure, esaminiamo alcuni dei maggiori vantaggi della creazione di uno per la tua azienda.

Riduci i tempi di formazione dei dipendenti

Ogni volta che assumi un nuovo dipendente, c'è sempre un intervallo di tempo tra il momento in cui inizia a lavorare e il momento in cui inizia effettivamente a contribuire alla tua attività.

Devi aiutarli a comprendere le politiche chiave, come funzioneranno, su cosa lavoreranno e così via.

Con un manuale di policy e procedure, puoi ridurre i tempi di formazione dei dipendenti quando si tratta di tutte le attività procedurali generali della tua azienda.

In questo modo, i nuovi dipendenti possono concentrarsi sulla formazione per le loro attività lavorative effettive, il che li aiuterà a iniziare ad aggiungere valore più velocemente.

Aiuta i dipendenti a comprendere i loro vantaggi (e aumenta la fidelizzazione)

La maggior parte delle aziende offre vantaggi ai dipendenti per aumentare la fidelizzazione e migliorare il morale dei dipendenti.

Tuttavia, se i dipendenti non sanno come accedere a tali vantaggi (o se tali vantaggi esistono), la tua azienda non otterrà il vantaggio di offrire tali vantaggi.

Con un manuale di policy e procedure, puoi documentare chiaramente tutti i benefici per i dipendenti della tua azienda in modo che:

1. I dipendenti sanno quali vantaggi esistono.
2. I dipendenti sanno come possono accedere a tali benefici.

Migliora la conformità a norme e regolamenti

Oltre alle tue politiche aziendali, è probabile che la tua azienda debba anche rispettare le norme e i regolamenti governativi, come le regole sull'insider trading.

Per alcune aziende, le conseguenze del mancato rispetto di queste regole potrebbero essere sostanziali sotto forma di multe o altre sanzioni.

Con il tuo manuale di policy e procedure, puoi specificare cosa devono fare i dipendenti per mantenere la conformità a queste regole. Disponendo chiaramente queste informazioni (e facilitando l'accesso ai dipendenti), puoi evitare contrattempi non intenzionali e migliorare la tua conformità a tali regole governative.

Per un esempio, puoi vedere la politica di conformità all'insider trading di Shake Shack:

Stabilisci aspettative adeguate per la condotta dei dipendenti

Se vuoi evitare problemi con la condotta dei dipendenti, è molto più facile impostare le aspettative dall'inizio piuttosto che cercare di modificare il comportamento in seguito.

Con un manuale di policy e procedure, puoi stabilire aspettative adeguate per la condotta e la cultura dei dipendenti fin dall'inizio per evitare problemi in futuro.

Standardizza i processi della tua azienda e proteggiti dai problemi

Un altro grande vantaggio di un manuale di politiche e procedure è che ti aiuta a standardizzare le politiche della tua azienda, come suggerisce il nome!

Standardizzando il più possibile le politiche, puoi migliorare la tua efficienza e semplificare il lavoro amministrativo della tua azienda.

Puoi anche contribuire alla protezione da problemi, ad esempio utilizzando la tua politica di sicurezza delle informazioni per proteggere la tua azienda da un attore malintenzionato che accede ai tuoi dati.

Riduci l'onere per le risorse umane lasciando che i dipendenti aiutino se stessi

La tua azienda avrà quasi sicuramente molte politiche molto specifiche sulle attività relative alle risorse umane come pagamenti, assenze per malattia, ferie, benefici, opzioni di pensionamento e così via.

Se i dipendenti sentono il bisogno di contattare il personale delle risorse umane ogni volta che hanno una domanda, il personale delle risorse umane sarà impantanato dalla necessità di rispondere a queste domande invece di lavorare su qualcosa di più prezioso.

Documentando tutte queste importanti politiche e procedure nel tuo manuale, puoi fornire ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per trovare le risposte da soli. Ciò significa che i dipendenti possono ottenere risposte ogni volta che ne hanno bisogno e il personale delle risorse umane può concentrarsi su altre cose.

Funziona più o meno sullo stesso principio di come la creazione di una base di conoscenza rivolta al cliente può aiutarti a ridurre le richieste di supporto umano fornendo ai clienti gli strumenti per aiutare se stessi. Se sei interessato a questo argomento, dai un'occhiata al nostro post con sette grandi vantaggi della base di conoscenza .

Come creare un manuale di policy e procedure

Ora, entriamo nei passaggi effettivi su come creare un manuale di criteri e procedure, dall'inizio alla fine.

1. Pianifica la tua politica e il manuale delle procedure

Prima di iniziare a scrivere e documentare, è importante avere un piano e una struttura di alto livello per il tuo manuale.

Questo ti farà sapere quale contenuto devi scrivere e come strutturare al meglio quel contenuto in un manuale coeso.

Se non sei sicuro da dove iniziare, gli esempi di manuali di policy e procedure riportati sopra costituiscono una buona base.

La tua azienda potrebbe anche avere le proprie politiche e procedure che devono essere documentate nel manuale.

Oltre a elencare le singole politiche e procedure, ti consigliamo anche di pensare a come raggrupparle in categorie logiche. Ad esempio, le singole politiche sui benefici per i dipendenti potrebbero essere raggruppate in una categoria generale "Benefici per i dipendenti".

Questo tipo di raggruppamento renderà più facile per i dipendenti sfogliare e navigare nel tuo manuale.

Con il giusto software manuale di policy e procedure, non dovresti avere problemi a impostare questo tipo di categorizzazione.

2. Crea una squadra per scrivere i tuoi contenuti

Una volta che hai tracciato la tua politica e il manuale delle procedure, devi riunire un team di esperti in grado di creare questo contenuto.

Poiché le tue politiche e procedure probabilmente si estenderanno a diversi reparti, anche il tuo team dovrà farlo.

Il tuo obiettivo principale è ottenere esperti in materia per tutte le politiche e le procedure importanti che devi documentare.

Questo passaggio può anche essere un buon punto per tornare indietro e controllare se ti sei perso qualcosa nel tuo piano. Il tuo team di esperti potrebbe avere il proprio feedback sulle nuove politiche che dovrebbero essere aggiunte o sulle modifiche alla struttura del tuo manuale.

3. Scrivere il contenuto della politica e della procedura

Ora sei pronto per iniziare a scrivere. Il tuo team dovrebbe sapere cosa deve essere fatto e può iniziare a creare quel contenuto in base al tuo piano.

Ecco alcune best practice del manuale di policy e procedure da considerare quando si scrive la documentazione:

• Includi immagini e video dove ha senso : immagini e video possono essere utili per spiegare le cose in modo più dettagliato, soprattutto quando si tratta di procedure che i dipendenti devono seguire.
• Utilizza la formattazione per attirare l'attenzione su aree chiave : utilizza i richiami per evidenziare informazioni importanti, enfatizzare gli avvisi e così via. La maggior parte dei software manuali di policy e procedure dovrebbe consentire di farlo.
• Evita il gergo : molti articoli dovranno essere accessibili a dipendenti di diverse specialità/livelli di conoscenza, il che significa che dovresti evitare il gergo specifico dell'argomento quando possibile.
• Includi un sommario : l'aggiunta di un sommario rende più facile per i dipendenti navigare tra i contenuti. Alcuni software manuali di policy e procedure possono aiutarti a farlo automaticamente.
• Usa paragrafi brevi e elenchi puntati : questo rende più facile per i dipendenti assorbire e comprendere i tuoi contenuti.

4. Rivedere e approvare il contenuto della politica e della procedura

Una volta che hai scritto le prime bozze del contenuto della tua politica e procedura, ti consigliamo di far rivedere quel contenuto da un esperto in materia separato.

Questo processo di revisione può aiutarti a rilevare errori e incoerenze prima di pubblicare i tuoi contenuti.

Inoltre, in genere non è mai una cattiva idea avere una seconda serie di occhi sui contenuti quando si tratta della struttura e della qualità della scrittura.

Idealmente, vorrai disporre di un sistema in modo che i revisori possano approvare ogni contenuto prima che venga pubblicato nel tuo manuale.

Parlando di…

5. Pubblica il tuo manuale di policy e procedure

Per rendere il tuo manuale di facile accesso, dovresti utilizzare un software per manuali di policy e procedure che consenta ai tuoi dipendenti di accedere facilmente alle tue policy in qualsiasi momento.

Per la maggior parte delle aziende, puoi utilizzare un normale software di knowledge base o software di documentazione, purché includa funzionalità che ti aiutino a limitare l'accesso al tuo manuale.

Se non sei sicuro da dove iniziare, Heroic Knowledge Base offre un modo flessibile ed economico per creare un manuale di policy e procedure.

Heroic Knowledge Base si basa sul software WordPress open source, il che significa che puoi anche beneficiare di tutta la flessibilità offerta da WordPress.

Questa combinazione offre diversi modi per limitare l'accesso al manuale delle norme e delle procedure:

• Richiedi agli utenti di registrarsi per gli account e accedere utilizzando un nome utente e una password : ciò consente ai dipendenti di accedere al manuale da qualsiasi luogo, pur mantenendo le cose molto sicure.
• Crea un'unica password che puoi condividere con i dipendenti : non è così sicura perché chiunque abbia la password può accedere al contenuto, ma è molto facile da configurare perché i dipendenti non hanno bisogno dei propri account.
• Consenti l'accesso in base all'indirizzo IP : questa può essere una buona opzione se i dipendenti lavorano in remoto ma utilizzano comunque una VPN fornita dall'azienda.
• Crea un sito intranet in modo che i dipendenti possano accedere ai contenuti solo dalla tua rete locale : un sito intranet può essere una buona opzione se i dipendenti devono accedere ai contenuti solo mentre sono al lavoro.

Heroic Knowledge Base è anche ricca di funzionalità per aiutarti a creare un manuale di policy più efficace:

• Categorie : organizza facilmente le tue politiche e procedure in categorie e consenti ai dipendenti di sfogliare tali categorie.
• Suggerimenti per la ricerca in tempo reale: i dipendenti possono vedere i risultati della ricerca non appena iniziano a digitare, il che li aiuta a trovare più rapidamente il documento giusto.
• Stili di callout integrati : puoi utilizzare callout predefiniti per aggiungere facilmente avvisi ed evidenziazioni ai tuoi contenuti.
• Feedback sugli articoli: i dipendenti possono fornire feedback sugli articoli per aiutarti a individuare i problemi e migliorare il tuo manuale.
• Analisi della ricerca : puoi vedere cosa cercano i dipendenti per trovare aree deboli/mancanti nella documentazione della tua politica.
• Caricamenti di file : consente di allegare versioni PDF di politiche o altri tipi di file.

Se vuoi aiuto per iniziare, abbiamo una guida su come impostare Heroic Knowledge Base.

6. Condividi il tuo manuale di policy e procedure con i dipendenti (e raccogli feedback)

Dopo aver pubblicato il manuale di policy e procedure, sei pronto per condividerlo con i tuoi dipendenti.

Se tutto va bene, il tuo lavoro è finito... per ora.

Tuttavia, è anche importante ascoltare il feedback dei dipendenti dopo aver avviato il manuale.

I dipendenti potrebbero avere commenti o problemi a cui non avevi pensato. Se vuoi creare il miglior manuale possibile, ti consigliamo di tenere conto di questi commenti nelle tue revisioni.

A proposito di revisioni...

7. Assegnare le parti interessate chiave per aggiornare e rivedere

Il contenuto del tuo manuale di policy e procedure non è costituito da informazioni statiche che puoi impostare e dimenticare.

Nel corso del tempo, le tue politiche e procedure potrebbero cambiare e tali modifiche dovranno riflettersi nel tuo manuale.

Oppure, anche se non cambia nulla, potresti accorgerti che un certo articolo non è così chiaro come vorresti che fosse. In tali casi, dovresti migliorare l'articolo per renderlo più utile ai tuoi dipendenti.

Per fare in modo che ciò accada, assegna articoli alle principali parti interessate in modo che qualcuno abbia una chiara responsabilità. In molti casi è possibile assegnare l'articolo alla stessa persona che lo ha scritto.

Se utilizzi uno strumento come Heroic Knowledge Base per creare il tuo manuale, può anche aiutarti ad avvisarti di potenziali problemi consentendo ai tuoi dipendenti di segnalare articoli e fornire feedback.

Crea oggi stesso il tuo manuale di policy e procedure

Questo conclude la nostra guida a tutto ciò che devi sapere sulla creazione di un manuale di politiche e procedure.

Se stai cercando il modo migliore per pubblicare e gestire la tua policy e il manuale delle procedure, puoi utilizzare il plug-in open source Heroic Knowledge Base WordPress.

Heroic Knowledge Base è abbastanza flessibile da adattarsi a qualsiasi attività commerciale, pur dandoti accesso a funzioni utili come feedback sugli articoli, suggerimenti di ricerca in tempo reale, analisi di ricerca, caricamenti di file e molto altro.

Inoltre, grazie alla flessibilità della base WordPress di Heroic Knowledge Base, ottieni tantissime opzioni per controllare l'accesso al tuo manuale di policy e procedure, incluso l'utilizzo di una intranet, la richiesta di account utente e altro ancora.

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