Come condurre uno Sprint Planning Meeting per garantire il successo della tua attività

Ti sei mai chiesto come rendere più produttivo il tuo team? Soprattutto mentre il mondo intero sta combattendo contro la pandemia, come proprietario di un progetto potresti essere frustrato su come mantenere i tuoi team organizzati e produttivi.

Fortunatamente, ci sono diversi strumenti di gestione dei progetti per salvarti la schiena. Agile è uno degli approcci più popolari alla gestione dei progetti. Attualmente, diventa la scelta migliore per molti project manager a causa della sua flessibilità e natura evolutiva.

Secondo il Project Management Institute, oltre il 70% delle organizzazioni ha adottato un approccio Agile e i progetti Agile hanno il 28% di successo in più rispetto ai progetti tradizionali.

Una cerimonia importante in Agile Scrum è lo “ Sprint Planning Meeting ”. Il successo o il fallimento complessivo di un progetto dipende in gran parte da questa convenzione pre-gestione. Usa questa guida per condurre una cerimonia di pianificazione dello sprint di successo per il tuo prossimo progetto.

Prima di andare oltre, esaminiamo alcuni termini che useremo in questo articolo. Ti aiuta a comprendere le basi dello Sprint Planning-

Product Backlog: una descrizione dettagliata dei requisiti del prodotto che devono essere aggiornati. Include nuove funzionalità, modifiche alle funzionalità esistenti, correzioni di bug, configurazioni dell'infrastruttura e altro.

Sprint Backlog: un elenco degli elementi del product backlog che il team si impegna a eseguire durante lo sprint corrente. Insieme all'elenco delle attività necessarie per consegnare gli elementi del product backlog.

Storia: descrive la descrizione di una caratteristica del prodotto dal punto di vista dell'utente finale. Ad esempio, come cliente, desideri registrarti al sito Web, in modo da poter navigare facilmente tra i prodotti sul sito.

Velocità del Team: misura la quantità di lavoro che un Team può gestire durante un singolo Sprint. Questa è la metrica chiave in Scrum.

Cos'è uno Sprint Planning Meeting in Metodologia Agile

Uno sprint planning meeting è un evento in cui l'intero team si riunisce per stabilire l'obiettivo dello sprint e pianificare la roadmap per raggiungere tale obiettivo in base alla revisione del team del proprio product backlog.

Per chiarire meglio le cose, lo sprint è un'iterazione timeboxed di un ciclo di sviluppo continuo. All'interno di uno sprint, il team deve completare una certa quantità di lavoro e prepararlo per la revisione. E lo "Sprint Planning Meeting" è il punto di partenza, condotto dallo scrum master.

Partecipanti: team di sviluppo, scrum master, product owner

Quando: all'inizio di uno sprint.

Durata: generalmente un'ora a settimana di iterazione. Tipo due ore per uno sprint di due settimane.

Struttura agile : mischia.

Scopo: lo scopo principale della pianificazione dello sprint è definire-

• cosa può essere consegnato nel prossimo sprint
• come sarà realizzato quel lavoro

Ricorda, un cattivo piano di sprint può depistare il tuo team impostando aspettative non realistiche.

Vantaggi dello Sprint Planning Meeting

• Consente ai membri del team di concordare l'obiettivo e l'impegno dello sprint
• Consente l'individuazione delle attività, l'iscrizione, l'assegnazione delle priorità e la stima
• Crea la piattaforma per comunicare le dipendenze
• Identifica la capacità del team di impostare e impegnarsi per un obiettivo di sprint realizzabile.

Cosa succede in uno Sprint Planning Meeting?

Il product owner spiega l'obiettivo dello sprint e il team decide insieme la procedura di lavoro per raggiungere tale obiettivo. Il team di mischia discute anche su come aumentare il valore e l'utilità del prodotto nello sprint corrente.

Inoltre, negozia quali elementi del product backlog saranno inseriti nello sprint backlog. Qui vengono considerati anche altri fatti importanti, ad esempio la stima, i limiti, la capacità, il rischio, le dipendenze e la tempistica.

Chi partecipa allo Sprint Planning Meeting?

Di solito, l'intero team partecipa a questo Sprint Planning Meeting

Product Owner: identifica gli elementi del product backlog candidato e definisci le relative priorità, insieme all'obiettivo dello sprint.

Scrum Master: assicurati che l'obiettivo dello sprint sia raggiungibile e che tutto passi attraverso un canale appropriato. Inoltre, controlla se gli elementi del backlog di prodotto appropriati sono inclusi nello sprint backlog.

Membri del team: decidere quanti elementi del product backlog possono completare nel periodo di tempo definito. E come consegnare quegli elementi del product backlog.

A volte, altre parti possono essere invitate alla riunione da qualsiasi partecipante al fine di fornire nuove informazioni e consigli sul dominio commerciale o tecnologico. Ma il loro ruolo è limitato a condividere solo queste informazioni.

Qual è l'input per lo Sprint Planning Meeting?

L'input per lo Sprint Planning Meeting è il Product Backlog che include un elenco di "articoli" che potrebbero essere completati durante lo sprint. Il team dovrebbe anche esaminare l'ultimo incremento del prodotto, la capacità prevista del team di sviluppo per questo sprint e le prestazioni passate del team di sviluppo.

Qual è l'output dello Sprint Planning Meeting?

Il risultato principale dello sprint planning meeting è che i membri del team possono spiegare l'obiettivo dello sprint e sapere chiaramente come inizieranno a lavorare per raggiungere tale obiettivo. Tutti questi includono nello sprint backlog.

Come eseguire la pianificazione dello sprint?

All'inizio, lo scrum master definisce l'obiettivo dello sprint. Quindi il team di sviluppo pianifica i passaggi necessari per raggiungere tale obiettivo. In realtà, lo sprint plan viene elaborato con il mutuo consenso del team di sviluppo e del product owner considerando il valore e l'impegno.

Quando succede?

Lo Sprint Planning Meeting si svolge all'inizio di un ciclo di Sprint. Supponiamo che tu stia facendo uno sprint mensile, puoi chiamare per una riunione ogni primo giorno del mese (o qualsiasi altra data in cui scegli di iniziare).

Quanto dovrebbe durare?

Di solito, ci vogliono un massimo di otto ore per uno Sprint di un mese. Per gli sprint più brevi, anche l'orario di incontro sarà ridotto. Come regola generale, per identificare la durata ideale dello sprint meeting puoi moltiplicare per due ore il numero di settimane del tuo sprint.

Sprint di 1 settimana = 2 ore
Sprint di 2 settimane = 4 ore
Sprint di 3 settimane = 6 ore
Sprint di 4 settimane = 8 ore

Si noti che è il tempo massimo assegnato. Un team di mischia esperto impiegherà meno tempo di questo. Lo scrum master garantisce che la riunione debba essere completata entro questo lasso di tempo. E ogni conversazione inutile viene evitata.

Lavoro di preparazione prima della riunione

Abbiamo già specificato i ruoli di ogni partecipante allo sprint meeting. Spieghiamo cosa dovrebbero riunire prima di partecipare allo Sprint Planning Meeting:

Per Scrum Master:

• Prepara e pubblica l'ordine del giorno
• Assegna i membri del team giusti e pianifica le riunioni in un momento adatto
• Assicurati che i membri del team abbiano le competenze necessarie per completare con successo gli elementi del backlog
• Calcolare la capacità disponibile per il team (festività dei membri del team, giorni festivi, ecc.)
• Identifica la velocità dei team rispetto alla quantità di lavoro impegnata dal team nello sprint precedente
• Disporre abbastanza note adesive, penne, pennarelli, lavagna, ecc.

Per il proprietario del prodotto:

• Definisci ogni elemento della storia utente in dettaglio
• Fornisce requisiti dettagliati e criteri di accettazione
• Mantenere l'arretrato è in ordine di priorità
• Descrivi la definizione di "fatto" per ogni user story nello sprint corrente
• Assicurati che ogni funzionalità o storia utente sia sufficientemente piccola da essere completata in uno sprint

Per il team di sviluppo:

• Garantire la disponibilità personale per il prossimo sprint
• Preparare domande per chiarire eventuali dubbi ed evitare confusione
• Aggiorna la definizione di "fatto" del team, se necessario, e mantieni il riferimento pronto per essere descritto durante la riunione.

Come organizzare uno Sprint Planning Meeting

Puoi dividere questa riunione in due sessioni. Nella prima sessione, il product owner descrive l'elenco delle funzionalità che devono essere eseguite durante lo sprint. La sessione successiva riguarda l'identificazione delle attività che dovrebbero essere eseguite per creare tali funzionalità.

Sprint Planning Meeting – Parte I

In questa parte della discussione, il product owner descriverà cosa vuole effettivamente preparare entro la fine dello sprint.

Per questo motivo, tutti gli elementi del product backlog saranno esaminati dai membri del team. E seleziona gli articoli che possono impegnarsi a consegnare un incremento del prodotto potenzialmente spedibile (PSPI) entro il periodo di tempo assegnato.

Il Team può dare suggerimenti, ma la decisione finale su quale Product Backlog verrà aggiunto nel prossimo sprint backlog verrà dal Product Owner. Lui/Lei determinerà quanto del prodotto arretrato il team tenterà di fare durante lo Sprint.

I membri del team possono porre domande per chiarire i loro dubbi e respingere tutte le ambiguità. Dal momento che devono dimostrare l'output finale come concordato durante la riunione di revisione dello sprint davanti al Product Owner e agli stakeholder. Accadrà alla fine dello sprint.

Alla fine di questo segmento, il Product Owner e il team di sviluppo finalizzano insieme l'obiettivo dello sprint.

Le attività chiave della Parte I dello Sprint Planning sono:

• Il product owner presenta al team la priorità dell'elemento del Product Backlog
• Imposta un obiettivo dello sprint: una descrizione di una frase del risultato finale dello sprint.
• Il team identifica insieme la funzionalità del prodotto che può essere fornita nel prossimo Sprint.
• Il team si impegna a rispettare il Product Backlog selezionato alla fine di questa sessione

Sprint Planning Meeting – Parte II

Il secondo segmento si verifica immediatamente dopo il primo segmento dello sprint planning meeting. Ha lo stesso time-box simile alla prima parte. Significa che se l'intervallo di tempo totale per la riunione è di 8 ore, sarà diviso equamente in ciascun segmento, ad esempio per condurre una riunione di 8 ore hai 4 ore per completare la prima parte della riunione e il resto delle 4 per la seconda parte.

In questa parte, il product owner deve occuparsi di tutte le domande che il team potrebbe avere sul Product Backlog. Quindi il team deciderà come trasformare il Product Backlog selezionato in un incremento della funzionalità del prodotto potenzialmente distribuibile.

Il product owner deve essere disponibile durante questa riunione ma non necessariamente presente nella stanza. Anche se il PO rimane nella stanza, lo Scrum Master dovrebbe farsi carico di questa parte della riunione. In questo modo il team di sviluppo può concentrarsi sul proprio lavoro ed esplorare le possibilità senza essere limitato dalle opinioni o dalle idee del proprietario del prodotto.

Ci dovrebbe essere abbastanza spazio per il team per discutere diverse possibilità e soluzioni per raggiungere l'obiettivo finale senza alcuna influenza esterna. Il product owner e lo Scrum master osserveranno tutto e risponderanno alle domande che richiedono ulteriori informazioni.

Entro la fine di questo segmento, dovrebbe essere pronto un elenco di attività chiamato Sprint Backlog che include stime di attività e incarichi. A seconda di ciò, il team inizierà a sviluppare la funzionalità.

Le attività chiave della Parte II dello Sprint Planning sono:

• Pianificazione dettagliata: suddividere le storie in attività in modo che i membri del team possano elaborare piani attuabili per completare queste storie
• Stima delle storie: analizza in profondità e applica strategie come Planning Poker o T-Shirt Sizing. Consente loro di approssimare il tempo necessario per il completamento di ciascuna attività.
• Risultato finale: il team definisce il flusso di lavoro per raggiungere l'obiettivo dello sprint come una forma di Sprint Backlog

Uno sprint planning meeting si occupa principalmente di due cose:

Obiettivo dello sprint: concordare ciò che verrà consegnato alla fine dello sprint.
Sprint backlog: un insieme prioritario di user story, miglioramenti, bug, attività e attività secondarie per lo sprint successivo per mantenere il team concentrato.

Migliori Pratiche per Sprint Planning Meeting in Metodologia Agile

Ecco le migliori pratiche per una riunione di pianificazione dello sprint agile per ottenere il massimo risultato-

1. Crea un invito di calendario ricorsivo che includa tutti i membri del team
2. Il Product Owner deve inviare l'invito alla riunione ai membri del team
3. Includere l'agenda nell'invito più il collegamento alle storie degli utenti che dovrebbe essere incluso nello sprint
4. Aggiungi più storie utente nello sprint rispetto alla capacità del team. Poiché potrebbe essere possibile che alcune storie degli utenti vengano rifiutate dal team mentre potresti avere la fiducia
5. Rendi la tua user story proposta elaborata e facilmente comprensibile. Allega tutti i casi d'uso, i requisiti funzionali e i livelli di soddisfazione in modo approfondito, almeno, discuti una volta con alcuni membri senior del team
6. Definire nuovi problemi, possibilità, impatti e dipendenze
7. Apprezza o premia i membri del team con le migliori prestazioni dell'ultimo sprint. Incoraggia gli altri a migliorare le proprie prestazioni in futuro
8. Tratta la tua squadra con qualcosa che gli piace avere, almeno offri tè/caffè. A volte una piccola festa li motiva a lavorare più velocemente.

Leggi anche: Una guida completa alla metodologia a cascata nella gestione dei progetti.

Regole della riunione di pianificazione dello sprint nella metodologia agile (in poche parole)

1. Tutti i membri del team, inclusi il product owner e lo scrum master, devono essere presenti alla riunione
2. Lo scrum master condurrà lo sprint planning meeting e otterrà la massima autorità
3. Lo Scrum master funge da cronometrista, leader, facilitatore e coordinatore dell'agile sprint planning meeting
4. Il ruolo del product owner negli sprint planning meeting è solo quello di collaboratore. Ha la responsabilità di chiarire tutte le cose rispondendo alle domande dei membri del team se ne hanno e spiegare le storie degli utenti al team.

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Conclusione

Come il nome descrive "Sprint Planning" in metodologia agile, qui tutti i membri del team sono coinvolti in una conversazione aperta e dettagliata per garantire l'elemento che eseguiranno nel prossimo sprint.

È un concetto semplice per accelerare il flusso di lavoro seguendo alcune regole predefinite. In modo che tutti i membri del team possano sincronizzare i propri lavori in modo pianificato e completarli con successo. L'obiettivo principale dello Sprint Planning Meeting è stabilire l'obiettivo dello Sprint e trovare il modo ottimale per raggiungerlo.

Avvio di uno sprint planning meeting al fine di:

• Pianificare l'incontro considerando chi, cosa, quando e dove
• Esamina il product backlog e identifica l'elenco dei product backlog che il team dovrebbe completare nel prossimo sprint
• Assicurati che la capacità del tuo team sia sufficiente per gestire il carico di lavoro proposto
• Stabilisci la velocità per il tuo team: la quantità di lavoro che il tuo team intende completare durante lo Sprint

Quindi, come ti prepari per uno sprint planning meeting? Condividi le tue domande, ostacoli ed esperienze con noi nella sezione commenti qui sotto!