In che modo Desk Hoteling può migliorare il tuo spazio di lavoro in ufficio

La pandemia di coronavirus ha costretto praticamente il mondo intero ad allontanarsi nel 2020, e tutto, dalla spesa al supermercato, al fitness, alle serate di appuntamenti e all'happy hour, ha iniziato a verificarsi all'interno della casa anziché all'esterno. Il lavoro non era diverso, con le aziende che si affrettavano a creare dipendenti con accesso, attrezzature e Zoom in modo che le aziende potessero rimanere a galla quando era troppo pericoloso trovarsi in un luogo pubblico. Ma ora che alcune aziende stanno riaprendo i battenti, è sorto un nuovo problema. Come accogliere i dipendenti che potrebbero, o forse più probabilmente, non essere entusiasti di tornare in un luogo di lavoro tradizionale quando non si dispone più di proprietà immobiliari sufficienti per tutti? Una soluzione è il desk hoteling, che è un modo per creare un ambiente di lavoro ibrido con alcuni dipendenti in ufficio, alcuni dipendenti remoti e la possibilità di essere flessibili quando si tratta di chi lavora e dove.

Cos'è Desk Hoteling?

Desk hoteling è una strategia di condivisione dello spazio per il posto di lavoro in cui i dipendenti prenotano le proprie postazioni in anticipo. Il sistema di prenotazione funziona in modo simile a come prenoti una camera d'albergo (da cui il nome). Effettuerai la tua prenotazione per il desk che desideri in un giorno specifico e in una determinata fascia oraria. Quando arrivi al lavoro, farai il check-in per dire che sei lì e che prenderai il posto di lavoro. Il check-in può avvenire digitalmente utilizzando un software o con una persona reale. Quando avrai finito, effettuerai il check-out per mostrare che la stazione è di nuovo libera.

Fonte: autonomo

Desk Hoteling vs. Hot Desking

Desk hoteling e hot desking sono simili, ma c'è una differenza evidente: il sistema di prenotazione. Con entrambe le strategie, i dipendenti non hanno scrivanie dedicate in cui lavorare ogni giorno. Tuttavia, con il desk hoteling, le postazioni di lavoro sono riservate, mentre con l'hot desking, le postazioni di lavoro vengono distribuite in base all'ordine di arrivo. Entrambi richiedono anche ai dipendenti di effettuare il check-in, ma per motivi diversi. Con il desk hoteling, il check-in reclama il tuo spazio e aiuta a monitorare la capacità della struttura, mentre con l'hot desking, la capacità non è tanto un problema quanto garantire la presenza e l'occupazione della postazione di lavoro.

Lo spazio in hotel significa che i dipendenti hanno un'idea di come sarà la loro giornata lavorativa prima di presentarsi in ufficio. E se la postazione che desideri non è disponibile, puoi decidere di lavorare da casa quel giorno e di andare in ufficio un'altra volta. Con l'hot desking, può sembrare stridente arrivare al lavoro e finire in un posto in cui non ti senti a tuo agio o produttivo.

Per quale tipo di posto di lavoro è meglio il Desk Hoteling?

Desk hoteling è la soluzione migliore per gli uffici che necessitano di molto controllo sull'utilizzo dello spazio. Se non ci sono abbastanza scrivanie per tutti, alcune persone dovranno lavorare a casa ogni giorno. Coloro che lavoreranno in ufficio hanno bisogno di un sistema standardizzato per capire dove lavorare e se c'è spazio per farlo.

L'hot desking, d'altra parte, è migliore per gli spazi di lavoro più casual che non hanno problemi di capacità. Se ogni singola persona decide di lavorare in ufficio nello stesso giorno, le postazioni di lavoro saranno sufficienti. È solo una questione di dove siederanno tutti, non se possono o meno. (Anche se in questo caso l'hoteling desk può comunque rendere i dipendenti più felici.)

Se decidi di andare avanti con il desk hoteling, sii aperto al feedback dei dipendenti. Indipendentemente da chi sostiene il cambiamento e chi no, tutti avranno un'opinione. Invita le critiche e prendi a cuore i suggerimenti. I tuoi dipendenti sanno meglio di chiunque altro in che modo l'hotel in ufficio influisca su di loro e sulla loro produttività.

Pro e contro di un ufficio alberghiero

Le disposizioni flessibili dei posti a sedere non sono del tutto nuove. Anche prima del COVID, alcune aziende stavano sperimentando modalità di lavoro più flessibili. E come per qualsiasi cosa, ci sono sia vantaggi che svantaggi nello spazio dell'hotel in ufficio.

Pro: settimane lavorative personalizzate

Uno dei maggiori vantaggi del desk hoteling per i dipendenti è che possono progettare la propria settimana in anticipo e personalizzare dove e come lavoreranno. Ecco un esempio di settimana lavorativa:

È difficile per Jane uscire in tempo il lunedì mattina, quindi sceglie sempre di lavorare da casa con lavori più leggeri e compiti amministrativi. Dal martedì al giovedì, le piace essere in ufficio per un lavoro più approfondito. Sa che può sentirsi soffocata e rinchiusa facilmente, quindi per due di quei tre giorni prenota una scrivania vicino a una finestra o pianifica progetti di collaborazione in una sala riunioni. Venerdì, riprende la seconda metà della sua giornata a casa in modo da poter iniziare il tempo con la famiglia il prima possibile una volta terminato il lavoro.

Questo è solo un modo in cui il desk hoteling può funzionare con il tuo programma. E poiché le prenotazioni non sono ricorrenti, i dipendenti possono creare le loro settimane in anticipo, ma funziona meglio per loro. Inoltre, se non puoi proteggere il tipo di spazio di lavoro o la tecnologia che desideri, puoi pianificare anche quello. In definitiva, i dipendenti possono avere il tipo di settimana di cui hanno bisogno per essere produttivi senza essere sopraffatti o esaurirsi.

Contro: Disposizioni per l'ufficio scadenti

Anche se c'è molto più controllo individuale e pianificazione con il desk hoteling rispetto all'hot desking, non è comunque infallibile. I dipendenti possono decidere dove sedersi e vedere chi sarà posizionato vicino a seconda di chi altro si è assicurato un posto, ma cosa succede se alcune scrivanie non sono ancora prenotate? Una volta che un dipendente arriva al lavoro, potrebbe ritrovarsi seduto accanto a un collega che non si adatta bene al suo stile di lavoro. Ad esempio, se il dipendente ha bisogno di tranquillità per concentrarsi su un progetto, potrebbe finire accanto a qualcuno che deve rispondere alle telefonate tutto il giorno.

Per combattere questo, considera la creazione di zone per diversi tipi di lavoro. Ad esempio, i dipendenti e i gruppi che devono parlare molto per lavoro non dovrebbero essere vicini a coloro che hanno bisogno di un ambiente più tranquillo. È possibile impostare limiti in merito ai quali i dipendenti possono prenotare spazio in determinate aree o designare un'area particolare come spazio tranquillo.

Pro: Prenotazioni flessibili

Desk hoteling non significa solo scegliere una scrivania in un mare di cubicoli. C'è molta più flessibilità incorporata. Ad esempio, i dipendenti possono:

• Prenota una scrivania tranquilla se devono svolgere un lavoro intenso e concentrato.
• Prenota una scrivania vicino a una finestra se sono più produttivi con l'aria fresca o la luce del sole.
• Organizzare una sala conferenze quando è necessaria una giornata lavorativa collaborativa.
• Effettua una prenotazione per un'intera giornata, mezza giornata o un'ora alla volta.
• Decidi di lavorare in un ufficio diverso se sono in viaggio o preferiscono un ambiente piuttosto che un altro (per aziende con più uffici in luoghi diversi).

A seconda della sistemazione del tuo ufficio, puoi offrire tutti i tipi di opzioni ai lavoratori.

Contro: lo scetticismo dei dipendenti

I dipendenti che in passato hanno avuto uno spazio di lavoro aperto, in particolare uno che utilizzava l'hot desking, potrebbero essere preoccupati per il passaggio da un ambiente tradizionale a un hotel in ufficio. Per i dipendenti che sono tornati in ufficio per un po' di tempo, che non vedono l'ora di tornare o che non hanno mai lavorato da casa, rinunciare alla propria scrivania accogliente e personalizzata può sembrare una pugnalata alla schiena. Potrebbero anche preoccuparsi della pulizia se non sono più gli unici responsabili del loro spazio di lavoro.

Per coinvolgere questi dipendenti, spiega la tua visione e ricorda a tutti gli obiettivi dell'azienda. Quando coinvolgi i lavoratori nei tuoi piani, è più probabile che capiscano perché il cambiamento sta avvenendo e lo sostengano. È facile che il quadro più ampio si perda nelle responsabilità quotidiane e un aggiornamento sul perché il marchio esiste, su ciò per cui tutti stanno lavorando e su come i fattori di desk hoteling in questo possono ripristinare le priorità. E se la pulizia e l'igiene sono molto importanti per il tuo team, avere il personale addetto alle pulizie concentrato in modo più specifico sulle postazioni di lavoro può aiutare a placare questa preoccupazione.

Pro: spazi di lavoro dedicati

Non tutti i dipendenti che lavorano da casa hanno una configurazione ufficiale che favorisce una giornata di lavoro di successo. Per quei dipendenti, essere in grado di andare in ufficio alcuni giorni (o tutti i giorni) dove c'è una scrivania, un computer, forniture per ufficio e, soprattutto, la tranquillità è un enorme passo avanti dal loro cane schiacciato in un angolo -non smetterà di abbaiare "home office".

Conviene anche mantenere spazi di lavoro accoglienti. Tienili puliti, disinfettati e ospitali. Crea un sistema in modo che le scrivanie rimangano igieniche per ogni persona che riserva spazio e aggiungi elementi decorativi attraenti, come opere d'arte, piante e strumenti per il relax sensoriale.

Contro: modifiche all'interazione sociale

Parte dell'andare in ufficio ogni giorno è lavorare con altre persone. Avere una vita sociale sul posto di lavoro aiuta ad alleviare lo stress, consente ai lavoratori di rimbalzare le idee l'uno sull'altro e offre l'opportunità di godersi semplicemente di più la giornata lavorativa. Con il desk hoteling, non solo colleghi diversi vanno e vengono dal lavoro in ufficio durante la settimana, ma rimarranno seduti in spazi diversi, il che può interrompere il flusso sociale per alcuni (e migliorarlo per altri).

Pro: aree di lavoro fisicamente distanziate

La salute e la sicurezza sono le massime priorità in questo momento (e si spera per sempre), il che rende le configurazioni degli spazi di lavoro degli hotel ancora più attraenti. L'allontanamento fisico delle aree di lavoro significa che le persone possono sentirsi più sicure tornando al lavoro e il desk hoteling garantisce che tutti possano proteggere la propria salute sia che scelgano di lavorare in ufficio o che stiano meglio a casa. Inoltre, con un minor numero di postazioni di lavoro da pulire, è possibile eseguire un processo di disinfezione più completo.

Contro: Nuove complicazioni

Ogni volta che viene implementato un processo, ci saranno singhiozzi imprevisti e sconosciuti. Desk hoteling non fa eccezione. Le aziende dovranno affrontare un nuovo assortimento di problemi da risolvere, come ad esempio:

• Gestione delle richieste speciali, soprattutto quando non ci sono abbastanza stazioni per soddisfare ogni richiesta speciale in una volta. Come una persona che necessita di una scrivania in piedi, ma nessuna postazione disponibile ne è dotata.
• Fornire il giusto tipo di accesso al dipendente alla propria postazione di lavoro.
• Elaborazione delle cancellazioni quando qualcuno decide di non venire al lavoro.

Questo non vuol dire che non ci siano soluzioni per questi problemi, solo per aspettarsi che nuovi problemi risolvano.

Pro: risparmio sui costi

Quando le aziende non devono fornire spazio di lavoro per ogni singolo dipendente, ciò può comportare notevoli risparmi immobiliari. Indipendentemente dal fatto che lo spazio sulla scrivania venga lasciato andare o trasformato in uno spazio collaborativo o per riunioni, l'azienda avrà probabilmente bisogno di una metratura complessiva inferiore. Inoltre, se decidi di assumere più dipendenti, puoi farlo senza garantire più spazio in ufficio.

Inoltre, la riduzione dello spazio non riguarda solo l'importo che stai affittando. Risparmierai anche quando si tratta di utenze e ci sarà meno spazio per decorare e arredare. Anche le risorse impiegheranno più tempo per diminuire o raggiungere la loro durata di vita, poiché ogni giorno ci saranno meno persone in ufficio che le utilizzano.

Considerazioni finali su Office Hoteling

Il desk hoteling ha risolto il problema dell'incertezza creato da spazi di lavoro più flessibili. Sì, i dipendenti tendono a preferire più opzioni quando si tratta di dove, quando e come lavorano. Ma non vogliono chiedersi se possono lavorare quando è il momento, più specificamente, se possono lavorare comodamente in uno spazio particolare. Con l'office hoteling, la cultura dell'adattabilità viene mantenuta senza essere dubbi.

Hai provato il desk hoteling o l'hot desking? Parliamo delle vostre esperienze nei commenti!

Immagine in primo piano: Iryna Alex tramite Shutterstock