Scegliere la giusta soluzione di hosting e -mail per le tue esigenze aziendali

La comunicazione aziendale non può esistere senza e -mail, in quanto è uno dei principali mezzi di comunicazione nel mondo moderno. Alla base di tutte le forme di comunicazione con i clienti, la cooperazione interna all'interno del team e tutti i contratti, i rapporti e le consegne delle fatture. In un mondo in cui il tempo e l'affidabilità sono fattori critici nell'ambiente aziendale, la scelta del servizio di hosting di posta elettronica non è semplicemente un lusso ma piuttosto una necessità. Tuttavia, oggi sono disponibili molti servizi, dall'hosting condiviso all'hosting cloud di fascia alta e potresti confonderti su quale scegliere.

Questa guida fornisce una panoramica dell'hosting e -mail, il tipo di soluzioni esistenti sul mercato e delinea i parametri da considerare quando si selezionano un'opzione adatta per la tua attività.

Cos'è l'hosting e -mail?

L'hosting e-mail è un servizio specifico che si occupa dei server di posta elettronica e offre soluzioni di posta elettronica aziendali o orientate al business. A differenza di servizi di hosting e -mail gratuiti come Gmail o Yahoo, l'hosting e -mail avanzato fornisce hosting di dominio, misure di sicurezza, consegna migliore e assistenza clienti. Queste capacità lo rendono un'ottima soluzione per qualsiasi organizzazione che sia alla ricerca di mezzi di comunicazione professionali, sicuri e affidabili. Tuttavia, valutare l'attuale consegnabilità e -mail è fondamentale per garantire che i tuoi messaggi raggiungano le caselle di posta dei destinatari previsti.

Tipi di soluzioni di hosting e -mail

Il primo passo per selezionare l'hosting e -mail giusto è identificare i tipi di servizi offerti, poiché molti sono progettati per soddisfare vari requisiti aziendali, infrastrutture IT e costi. Ecco le opzioni più preferite e ciò che includono:

Email di hosting condivisa

Questo di solito è incluso nei piani di web hosting ed è relativamente più economico per le piccole imprese che sono appena iniziate. È molto semplice da usare e gestire; Tuttavia, non è molto versatile, ha meno spazio di archiviazione ed è meno affidabile a causa del servizio di hosting condiviso.

Hosting e -mail dedicato

Per coloro che necessitano di più controllo e prestazioni migliori, un hosting e -mail dedicato fornisce un server separato solo per l'e -mail. Ciò migliora i precedenti numeri di uptime del sito Web, sicurezza e personalizzazione, ma può essere molto costoso rispetto all'hosting condiviso e ha complicazioni nella gestione rispetto al primo.

Hosting e-mail basato su cloud

Il software come servizio in questa categoria include Google Workspace e Microsoft 365, tra gli altri; Si adatta perfettamente al modello di business, è flessibile e scalabile e le funzionalità avanzate lo rendono attraente. Alcuni strumenti includono calendario, archiviazione e collaborazione, rendendo la piattaforma ideale per qualsiasi squadra. Lo svantaggio è che viene fornito con una quota di abbonamento mensile, che può essere costosa se pagata ogni mese.

Email autosuocata

Per le organizzazioni che richiedono la piena autonomia sul loro sistema di posta elettronica, è possibile auto-hosting. Fornisce il controllo completo dei dati e la flessibilità dell'uso, ma la società è l'unica responsabile della configurazione, della gestione e della sicurezza, il che può richiedere il personale IT.

Fattori da considerare quando si sceglie il tuo provider di posta elettronica

La scelta del giusto fornitore di servizi di hosting di posta elettronica è molto importante per qualsiasi azienda. Di seguito sono riportati alcuni dei fattori che si dovrebbero considerare quando si seleziona un provider di hosting e -mail:

Sicurezza e -mail garantita

Le e -mail aziendali vengono generalmente scritte per trasmettere informazioni commerciali e qualsiasi perdita di queste informazioni può comportare una perdita finanziaria, operativa o persino reputazionale. Quando si valuta la sicurezza di un particolare provider di hosting di posta elettronica, le tre cose principali da considerare sono la crittografia end-to-end, l'autenticazione a due fattori e i controlli sulla privacy dei dati. Ciò garantirà la sicurezza della comunicazione ed eviterà qualsiasi intrusione di terze parti.

Almeno il 99% di garanzia di uptime

L'e -mail è uno dei mezzi più importanti di comunicazione aziendale e qualsiasi interruzione in questo servizio è indesiderabile. Il tuo servizio di hosting e -mail dovrebbe garantire una disponibilità di almeno il 99,99% in modo che le e -mail siano facilmente recuperabili. Scegli i fornitori con più data center in modo che se un sistema è inattivo, l'altro può subentrare senza influire sul servizio.

Accesso e -mail in qualsiasi momento, ovunque

Nel mondo attuale, e in particolare per le entità aziendali, l'accesso e -mail non dovrebbe essere limitato ai locali aziendali. Tutta l'hosting e -mail dovrebbe offrire l'accesso tramite uno smartphone, un tablet o qualsiasi altro dispositivo e da qualsiasi luogo in qualsiasi momento. Indipendentemente dall'impostazione, la tua e -mail dovrebbe essere raggiungibile per le aziende da procedere normalmente.

Compatibilità

Il tuo servizio di posta elettronica dovrebbe essere compatibile con i sistemi operativi più utilizzati (IOS, Windows, Linux, Android) e applicazioni aziendali (Microsoft Outlook, Thunderbird). Inoltre, la compatibilità con altre applicazioni come Microsoft Office 365 o Google G-Suite è fondamentale per le aziende che utilizzano questi strumenti per il loro lavoro.

Facilità di amministrazione e operazioni

L'aspetto più cruciale per evitare di aggiungere più lavoro amministrativo è rendere l'interfaccia il più amichevole possibile. L'hosting e -mail dovrebbe consentire di creare ed eliminare gli account utente, modificare le password, impostare le risposte automatiche e filtrare i messaggi per varie cassette postali. Per le organizzazioni più grandi, i portali amministrativi dovrebbero consentire una facile creazione, eliminazione e gestione degli utenti e il loro accesso al portale per facilitare il lavoro dei dipartimenti IT.

Archiviazione e scalabilità ottimali

L'hosting e -mail aziendale richiede uno spazio di archiviazione adeguato e soprattutto quando l'azienda si espande. Ciò significa che hai bisogno di un provider che fornirà abbastanza spazio per posta per tutti gli utenti dell'organizzazione e, allo stesso tempo, dovrebbe essere abbastanza flessibile da ospitare il numero crescente di utenti. Non scegliere fornitori che affermano di offrire un SPAC illimitato, in quanto è normalmente associato ad alcune restrizioni. Sfortunatamente, si dovrebbero evitare piani di archiviazione nascosti che possono essere utili in questi giorni limitando la capacità di espandersi in futuro.

Flessibilità ed efficacia in termini di costi

In qualsiasi azienda, in particolare un'azienda giovane, i prezzi e la flessibilità del servizio sono cruciali. I servizi di un buon provider di hosting di posta elettronica dovrebbero essere flessibili, con opzioni per il cliente per iniziare con un piccolo pacchetto e diventare più grande. In organizzazioni più grandi, è possibile risparmiare una notevole quantità di denaro a causa della flessibilità della procedura, al contrario dell'approccio generale.

La selezione del miglior fornitore di servizi di hosting di posta elettronica è molto importante e dovrebbe essere eseguita a seconda delle esigenze della tua attività. A seconda che la preoccupazione principale sia la sicurezza, il prezzo o la compatibilità con altri programmi, esiste un hosting e -mail adeguato per ogni azienda. Spendi del tempo e degli sforzi nella lettura delle recensioni, confrontando i costi e considerando le caratteristiche importanti per la tua azienda.