In che modo le piccole cliniche possono affiggere promemoria per gli appuntamenti per il coinvolgimento dei pazienti?

Appuntamenti mancati, mancati guadagni e ritardi nella cura dei pazienti sono alcuni dei peggiori incubi per le piccole cliniche.

Il coinvolgimento è la spina dorsale di un fiorente business moderno. E allo stesso modo, anche il settore sanitario non può certo lasciarsi sfuggire questo aspetto.

I pazienti potrebbero mancare agli appuntamenti perché potrebbero dimenticare, potrebbero non essere avvisati o potrebbero semplicemente essere occupati! Ci sono molte cose che potrebbero intralciarti!

Continua a leggere per scoprire come utilizzare i promemoria degli appuntamenti per far girare la palla del fidanzamento!

Come ricordare a qualcuno un appuntamento?

La mancata presentazione dei pazienti (ovvero i pazienti che non si presentano all'appuntamento) può verificarsi per molteplici motivi.

Sebbene questa attività sia dietro le quinte, se questa struttura diminuisce, ciò può avere un impatto su più dimensioni del funzionamento di una piccola clinica.

Indipendentemente dai motivi, può essere dannoso per la tua attività, portando a costi generali crescenti come affitti, costi dei dipendenti, utenze, assicurazioni o qualsiasi attrezzatura o fornitura necessaria per appuntamenti specifici. Questa situazione può anche peggiorare se non è previsto alcun pagamento anticipato. Secondo una ricerca di PubMed, la mancata presentazione dei pazienti può comportare una perdita di entrate del 14% e questa perdita può essere sostanziale per le piccole cliniche.

Inoltre bisogna considerare anche il fattore tempo. Ciò includerà il tempo necessario per fissare l'appuntamento e organizzarlo. Ciò può influire sulla fidelizzazione del personale e dei clienti, sul servizio clienti e sulla qualità dell’assistenza sanitaria, influenzando così l’efficienza complessiva.

Anche se i medici salvano vite umane, è fondamentale garantire che il lavoro amministrativo non sia compromesso.

I promemoria degli appuntamenti dimostrano che la tua clinica si prende cura di loro. Attrarre e fidelizzare i pazienti con la comodità digitale rende facile per i pazienti gestire e perseguire una buona salute. I promemoria degli appuntamenti dimostrano che le cliniche sono attente alla documentazione sanitaria e ai progressi dei propri pazienti. Tuttavia, semplicemente scrivere loro un messaggio sull'appuntamento potrebbe non funzionare! Per un migliore coinvolgimento, è necessario includere anche dettagli vitali sull'appuntamento.

Ciò comprende:

• L'indirizzo della struttura
• Gli orari degli appuntamenti
• Qual è la procedura per riprogrammare l'appuntamento
• Eventuali preparativi precedenti per l'appuntamento (se richiesto)

Per i pazienti che arrivano impreparati e ignari della procedura, ciò può comportare spese aggiuntive per la clinica in caso di riprogrammazione.

I promemoria senza questi dettagli possono confondere i tuoi iscritti o addirittura infastidirli. Insieme ai dettagli, assicurati di incentrare questi promemoria sulla creazione di un forte legame con i clienti e sul miglioramento del coinvolgimento.

Come puoi migliorare i promemoria degli appuntamenti per coinvolgere i pazienti?

Inizia esaminando lo scenario attuale

Ingrandire lo scenario attuale può aiutarti a valutare le aree di miglioramento.

Ad esempio, che dire delle tue email di follow-up? Devono essere significativi e attuabili per coinvolgere positivamente i pazienti. Considerare il modo in cui l'e-mail aiuterà i pazienti ti aiuterà a prendere decisioni migliori sul tuo processo sanitario, sulla preparazione degli appuntamenti e a garantire un'assistenza tempestiva ai pazienti. Gestire correttamente questi aspetti ti aiuta anche a impegnarti oltre le e-mail.

Per un migliore coinvolgimento dei pazienti, le cliniche possono anche inviare opzioni terapeutiche, istruzioni di follow-up e strategie mediche per le cure croniche. Ciò offre ai pazienti la possibilità di scegliere per un migliore processo decisionale e per seguire una vita sana.

L'automazione è la strada da percorrere!

Il tuo staff non sarebbe sopraffatto da continue richieste e dall'invio di molteplici promemoria via email?

Inoltre, le cose possono diventare molto più complicate a causa della riduzione del personale nelle piccole cliniche. Ciò può portare a brutte esperienze sia per il personale che per i pazienti. Facendo le cose manualmente, i tuoi pazienti potrebbero sentirsi disconnessi.

L'esecuzione manuale delle attività può essere soggetta a errori, pertanto il passaggio da una procedura manuale a una procedura automatizzata sarà molto più fattibile. Inoltre, l’automazione ridurrebbe anche la necessità di personale aggiuntivo. Inoltre, questi messaggi sono anche facilmente personalizzabili per comunicazioni singole e ricorrenti.

Le notifiche e-mail automatiche possono aiutarti con le comunicazioni singole e ricorrenti, necessarie per confermare, annullare e riprogrammare gli appuntamenti.

Invio di passaggi attuabili

Cosa succede se i tuoi pazienti vogliono riprogrammare il tuo appuntamento e non sanno come?

Questo processo sarà molto più difficile se si basa su uno stile di comunicazione unidirezionale. Ciò farà sì che i promemoria vengano inviati invano. Pur garantendo la personalizzazione e la pertinenza, mantenere i pazienti coinvolti con passaggi attuabili è una pratica cruciale.

I promemoria degli appuntamenti utilizzabili danno ai tuoi pazienti il ​​potere di confermare, annullare o riprogrammare l'appuntamento. Se non desideri allungare il contenuto, puoi semplicemente aggiungere un pulsante "fai clic su Sì per confermare". Questo ti darà un'idea più chiara della disponibilità del paziente. Oltre ad essere diretto, puoi personalizzare l'e-mail per una maggiore chiarezza ed evitare confusione. Ciò consente di riempire facilmente i posti vuoti e non vi è alcuna perdita di entrate da parte dei pazienti.

Come ulteriore valore aggiunto, puoi anche aggiungere notizie sanitarie, ricerche, scoperte, statistiche interessanti e suggerimenti rapidi relativi alla storia medica del paziente. Questo rende il tuo appuntamento un promemoria per fare il possibile e parlare di argomenti che possono migliorare la vita del tuo paziente.

Sfrutta al massimo i promemoria degli appuntamenti

Dopo la pandemia, le cliniche si sono attenute ai propri protocolli di sicurezza, soprattutto quando vengono visitate più pazienti contemporaneamente.

I promemoria degli appuntamenti possono essere un ottimo mezzo per comunicare cosa aspettarsi presso la struttura e le regole da seguire prima e pubblicare l'appuntamento. Questo è efficace per garantire che non affollano inutilmente altre strutture e non girano in tondo perdendo tempo chiedendo indicazioni e istruzioni.

Questo è un effetto positivo indiretto dei promemoria degli appuntamenti che può migliorare la soddisfazione del paziente. La tattica funziona non mantenendo i pazienti in lista d’attesa, soprattutto i pazienti che desiderano essere curati il ​​prima possibile.

Migliori pratiche per impostare promemoria degli appuntamenti per il coinvolgimento dei pazienti

Rendilo personale

L'email marketing nel settore sanitario è l'ultimo posto in cui vorresti generalizzare le tue e-mail.

Ogni storia medica è destinata ad essere diversa. Inviare a ogni paziente la stessa e-mail può essere errato e confuso e potrebbe persino danneggiare la reputazione della tua clinica. Pertanto, è meglio astenersi da modelli generici o risposte predefinite.

Per ogni appuntamento del paziente è possibile inviare promemoria 24 ore prima o un'ora prima. Allo stesso modo puoi creare e automatizzare un elenco di promemoria per i tuoi pazienti.

Utilizza il nome del tuo paziente e altri dettagli per personalizzare ulteriormente il messaggio.

Inoltre, l’invio di e-mail personalizzate a segmenti specifici può anche aumentare il coinvolgimento dei pazienti.

Rendi il messaggio facile e intuitivo

I tuoi pazienti potrebbero essere di fretta o semplicemente alle prese con la loro condizione medica. Ci sono molti altri motivi per cui la tua email potrebbe passare inosservata. Quindi, vorresti che i tuoi pazienti rispondessero il prima possibile.

Per far sì che ciò accada, utilizza un messaggio chiaro con CTA semplici e intuitivi. Devi rendere facile per i pazienti partecipare alle tue conversazioni per un migliore coinvolgimento. Tuttavia, per rendere la comunicazione completa ed esclusiva, considera l’accessibilità per i tuoi pazienti in base alle loro condizioni di salute.

È fondamentale notare che la partecipazione deve essere garantita indipendentemente dall’età, dalle disabilità, dai dispositivi, dalle preferenze e da altri fattori.

Servizi di promemoria completi

I servizi di promemoria devono supportare i servizi pre e post appuntamento. Ciò migliora la consapevolezza del paziente e l'aderenza alle cose da fare e da non fare della procedura. Il personale può anche rendere il processo più comodo e coinvolgente chiedendo ai pazienti di compilare il modulo, o questionario, o di confermare le informazioni pre-terapia.

Questi servizi automatizzano la comunicazione e garantiscono che entrambe le parti siano aggiornate in caso di modifiche ai piani.

Allo stesso modo, servizi completi mettono a disposizione del personale le informazioni per un quadro più chiaro degli appuntamenti. Ciò include fattori quali orari, date, stato e altro. Queste informazioni sono immediatamente disponibili al personale, consentendo al personale della clinica di agire tempestivamente in caso di riprogrammazione.

Evita gli emoji

Sono d'accordo che gli emoji sono un ottimo modo per infondere umorismo e personalità.

Tuttavia, quando ci si rivolge ai pazienti, è meglio astenersi da un approccio casuale. Inoltre, gli emoji possono anche ridurre significativamente il limite di caratteri. Ciò può impedirti di comunicare chiaramente i dettagli dell'appuntamento al tuo pubblico.

Se importante, assicurati di aggiungere solo emoji rilevanti e non dannosi o irrilevanti per i tuoi pazienti.

Chiedi un feedback

Per lanciare ulteriormente la palla del fidanzamento, devi anche chiedere Mi piace, condivisioni o recensioni ai tuoi pazienti sui social media. Questo ti aiuterà a stabilire fiducia sui social media.

Le cliniche possono chiedere feedback dopo trattamenti e appuntamenti.

Evitare le maiuscole

Dato che cerchiamo un linguaggio amichevole, è meglio evitare le maiuscole non necessarie. Scrivere nel caso della frase generale lo fa sembrare amichevole. D'altro canto, le maiuscole possono far sembrare le tue frasi urlanti.

Se l'uso delle maiuscole è indispensabile, puoi ridurne al minimo l'utilizzo.

Risposte tempestive

Siamo tutti d'accordo sul fatto che nulla è importante quanto la tua salute! E quando aspetti risposte dal tuo medico, è meglio sentirlo il prima possibile!

Ed è per questo motivo che utilizzare risposte tempestive per evitare ritardi, discrepanze o confusione.

Conclusione

Coinvolgenti promemoria per i pazienti possono rendere i processi più fluidi creando al tempo stesso un legame positivo con i pazienti. Per quanto riguarda le piccole cliniche con risorse limitate, questo strumento può essere sostanzialmente utile.

Desideri che i pazienti si iscrivano per ricevere questi promemoria degli appuntamenti via email? Prendi in considerazione la possibilità di raccogliere e-mail nella sala d'attesa, durante gli appuntamenti online o la pianificazione.

Tuttavia, le cliniche devono anche diffidare delle normative come HIPAA, TCPA e CAN-SPAM.

Queste normative possono proteggere la privacy del paziente e possono aiutare con le eccezioni alle normali regole sul consenso del paziente.

La tecnologia è intorno a noi, ciò che conta è il modo in cui la utilizziamo.

C'è anche qualcos'altro che può aiutarti a raggiungere facilmente i tuoi pazienti!

Dai un'occhiata a Icegram Express che può automatizzare newsletter e marketing con la massima precisione.

Cambia subito il tuo gioco di email marketing!

Risorse addizionali

• 10 consigli su come fare email marketing per contatti assicurativi
• 11 suggerimenti di email marketing per il settore sanitario che funzionano