6 motivi per cui i portali Board miglioreranno il tuo business

La recessione economica, la trasformazione digitale accelerata, la sicurezza dei dati e la sostenibilità sono solo alcune delle sfide che le aziende devono affrontare nel 2023. Pertanto, le organizzazioni combinano diverse soluzioni per affrontare le sfide e mantenere un vantaggio competitivo.

In questo post presentiamo un software all-inclusive che fornisce tutte le soluzioni in un'unica bottiglia: i portali di bordo virtuali . Secondo le statistiche, le dimensioni del suo mercato dovrebbero superare i 10 miliardi di dollari entro il 2026, indicando una forte domanda tra i leader aziendali.

Fonte: ricerca di mercato verificata

Quindi, se vuoi migliorare il tuo business in tutti gli ambiti, controlla cosa offre un portale board e integra la piattaforma per soddisfare le tue esigenze!

Cos'è un portale board?

Un portale del consiglio di amministrazione è una piattaforma di governance aziendale altamente sicura che protegge e semplifica la condivisione delle informazioni, la collaborazione e la comunicazione tra i settori. Gli utenti del software sono in genere dirigenti senior, segretari, consulenti legali e consigli di amministrazione delle organizzazioni.

Sebbene la soluzione sia stata inizialmente implementata principalmente da settori altamente regolamentati, ora è ampiamente utilizzata da aziende di fama mondiale, medie imprese, piccole imprese, startup e organizzazioni no-profit.

Come funziona un portale board?

Prima di spiegarti come un portale board migliora il tuo business, ti invitiamo a vedere come funziona la piattaforma scoprendone le potenzialità.

Condivisione di documenti

• Archiviazione centralizzata dei documenti. Il software del portale del consiglio è un luogo sicuro e organizzato in cui archiviare i documenti relativi al consiglio, inclusi rapporti finanziari, verbali delle riunioni e piani strategici.
• Condivisione sicura dei file. Gli utenti possono condividere i dati senza rischi poiché la soluzione fornisce protezione dei dati tramite autorizzazioni utente, filigrana dinamica, restrizioni di accesso IP e temporali e altro ancora.
• Controllo della versione e cronologia dei documenti. Gli utenti possono mantenere più versioni di documenti, monitorare le modifiche e accedere alla cronologia delle versioni quando necessario.
• Accesso offline e sincronizzazione. Puoi accedere ai documenti offline e sincronizzare le modifiche quando la connessione Internet viene ripristinata.

Gestione delle riunioni

• Pianificazione. Per un coordinamento fluido delle riunioni, gli utenti possono pianificare riunioni, inviare inviti ai partecipanti e integrarsi con le piattaforme di calendario che preferiscono.
• Creazione e distribuzione dell'agenda. I portali consentono di creare un'agenda, allegare i relativi documenti e distribuire tutte queste informazioni ai partecipanti prima della riunione.
• Verbali della riunione. I segretari prendono appunti man mano che la riunione procede e il software crea automaticamente i verbali della riunione.
• Monitoraggio delle azioni. I membri del consiglio possono assegnare facilmente azioni, fissare scadenze e monitorare i progressi per garantire la responsabilità.

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Collaborazione

• Notifiche e avvisi. La piattaforma invia automaticamente notifiche e avvisi agli utenti interessati. In questo modo tutti rimangono al passo con gli ultimi aggiornamenti.
• Annotazione e collaborazione dei documenti. I portali del consiglio di amministrazione offrono strumenti di commento e annotazione facili da usare, consentendo una collaborazione efficace e un processo decisionale più rapido.
• Forum e chat di discussione. I membri del consiglio utilizzano forum e chat per discutere, chiedere chiarimenti o condividere idee in tempo reale.

Segnalazione

• Analisi e visualizzazione dei dati. Per aiutarti a prendere decisioni basate sui dati, il software offre una rappresentazione visiva del coinvolgimento dei partecipanti, delle statistiche delle riunioni e di altri parametri rivoluzionari.
• Monitoraggio della conformità e della governance. La funzionalità del software consente di monitorare la conformità alle normative e alle politiche di governance interna. In questo modo è possibile ottenere facilmente trasparenza e responsabilità.
• Percorsi di controllo. Puoi monitorare e controllare il modo in cui i membri del consiglio utilizzano la piattaforma monitorando tutte le loro azioni, riducendo i rischi di cattiva condotta.

Il processo decisionale

• Voto. Strumenti di facile utilizzo consentono agli utenti di votare online su risoluzioni, punti all'ordine del giorno o decisioni da qualsiasi luogo.
• Firma elettronica. Tutti i documenti possono essere firmati online in modo sicuro, accelerando trattative e flussi di lavoro.
• Registrazione delle decisioni. Il software documenta automaticamente tutte le decisioni e i voti. In questo modo è possibile rivedere e fare riferimento alle decisioni precedenti.

Gli strumenti di gestione del consiglio possono variare a seconda del fornitore, ma le funzionalità che abbiamo elencato costituiscono la base di questa piattaforma. Pertanto, assicurati di ottenere tutte le funzionalità menzionate quando selezioni il software.

6 modi in cui un portale per consigli di amministrazione può migliorare il tuo business

Ora scopri i sei modi in cui i portali dei consigli di amministrazione possono migliorare le tue operazioni aziendali. Quindi, puoi valutare in che modo questi vantaggi si allineano alle tue esigenze per determinare il valore dell'adozione di una soluzione del portale del consiglio di amministrazione.

1. Risparmio di risorse

I team riducono il loro impatto ambientale e tagliano i costi aziendali passando a una lavagna senza carta. Ciò non solo consente di risparmiare risorse preziose, ma consente anche al personale amministrativo di concentrarsi su attività più critiche rispetto alle pratiche burocratiche . Ad esempio, le aziende possono distribuire rapidamente informazioni ai membri del consiglio in diverse località online e dimenticare i noiosi e dispendiosi pacchi di cartone.

2. Eliminati i rischi per la sicurezza

I fornitori affidabili di software di bordo sono dotati di funzionalità di sicurezza avanzate come data center fisicamente protetti, crittografia dei dati multilivello, autorizzazioni granulari, backup dei dati in tempo reale e rigide policy di accesso. Tutto ciò garantisce che nessuno possa rubare i tuoi dati e che solo gli utenti autorizzati possano accedere agli spazi di lavoro . Inoltre, le soluzioni di portali di bordo sicuri sono conformi a IS0 27001, GDPR e HIPAA, il che significa che la tua azienda segue una serie di norme e standard di sicurezza rigorosi e accettati a livello globale .

3. Comodità per i membri del consiglio

L'accesso gratuito ma sicuro alle risorse da qualsiasi dispositivo offre ai membri del consiglio ulteriore flessibilità . Inoltre, il set di funzionalità del software elimina la necessità di tenere traccia dei thread di posta elettronica o vagliare pile di carta . Infine, i dati costantemente aggiornati garantiscono che tutti siano ben informati , consentendo flussi di lavoro, gestione delle attività, preparazione delle riunioni e collaborazione efficienti.

4. Migliore conformità

Un portale del consiglio di amministrazione semplifica la gestione dei flussi di lavoro mantenendo le tracce dei documenti a prova di manomissione, tracciabili e controllate dalla versione . Ti aiuta a eseguire audit interni in modo più rapido ed efficiente . Un portale del consiglio può anche aiutare a identificare le lacune di conformità e risolverle immediatamente . In questo modo, riduci il rischio di sanzioni pecuniarie e di esposizione legale per il mancato rispetto dei requisiti.

5. Rafforzamento del governo societario

Un consiglio di amministrazione impegnato, informato e collaborativo è fondamentale per migliorare la governance aziendale. Pertanto, una soluzione per riunioni del consiglio online consente riunioni e flussi di lavoro meglio gestiti e produttivi , offrendo funzionalità avanzate di gestione e monitoraggio degli utenti. In questo modo, i direttori possono concentrarsi su questioni relative alla missione piuttosto che sulle attività amministrative di routine.

6. Migliore efficienza dei compiti legati al consiglio di amministrazione

Utilizzando la piattaforma, i membri del consiglio possono accedere alla messaggistica in-app, al monitoraggio delle attività, alla condivisione di file, ai documenti storici e ai dashboard personali, tutto in un'unica posizione centrale. Queste funzionalità migliorano notevolmente il coinvolgimento dei consigli di amministrazione e semplificano la collaborazione .

Pensieri finali

Se stai cercando un modo efficace per gestire i tuoi dati aziendali in modo sicuro ed efficiente, un portale per consigli di amministrazione potrebbe essere proprio ciò di cui hai bisogno. Questa soluzione all-in-one offre una gamma di strumenti e funzionalità progettati per migliorare la collaborazione, la gestione dei documenti, il monitoraggio delle attività e altro ancora. Uno degli aspetti migliori di un portale per consigli di amministrazione è che elimina la necessità di più software e fornisce tutto ciò di cui hai bisogno in un'unica posizione centralizzata, semplificando la gestione e l'accesso alle informazioni aziendali.