Menulis Email yang Menarik: Pelajaran dari Pekerja Kantor yang Paling Cerdas

Anda sedang dalam proses menjadi Michael Scott. Akui saja, Anda telah menonton The Office lebih dari yang bisa Anda hitung, menertawakan kecanggungan yang lucu dan momen-momen yang membuat ngeri. Namun di balik komedi tersebut, tayangan tersebut penuh dengan pelajaran berharga bagi siapa pun di bidang pemasaran atau penjualan. Karakternya mungkin bekerja di perusahaan pemasok kertas di Scranton, tetapi teknik mereka berlaku sempurna untuk membuat email yang laku.

Sampaikan lucunya: gerakan khas Michael Scott

Michael Scott dari Kantor adalah raja lelucon buruk dan humor canggung, tetapi dia selalu menyampaikan lucunya komedi yang dia janjikan. Baris subjek email Anda harus melakukan hal yang sama. Jika Anda berjanji kepada pembaca bahwa mereka akan mempelajari “5 Cara Menggandakan Pembukaan Email”, sebaiknya Anda menyampaikan hal itu.

Baris subjek yang terlalu menjanjikan dan kurang tayang hanya akan membuat pembaca Anda frustrasi dan merusak kredibilitas Anda. Baris subjek Anda jelas dan ringkas, dengan fokus pada manfaat utama atau pesan utama yang ingin Anda sampaikan. Beberapa contoh yang terinspirasi oleh The Office:

• “5 Pranks Klasik dari The Office (yang tidak boleh Anda lakukan di tempat kerja)”
• “Apa yang diajarkan Michael Scott kepada saya tentang berbicara di depan umum (yang baik, yang buruk, dan yang canggung)”
• “Cara menghindari menjadi 'Toby' di kantor Anda”

Baris subjek ini dengan jelas mengomunikasikan apa yang pembaca harapkan dari konten email. Mereka menarik minat dengan cara yang menyenangkan dan menyenangkan bagi penggemar acara. Konten email Anda harus menyampaikan informasi bermanfaat, hiburan, atau alat yang langsung sesuai dengan janji di baris subjek Anda. Jaga agar konten Anda tetap fokus dan hindari menyimpang. Klik di sini untuk mempelajari teknik praktis menulis baris subjek berkinerja tinggi.

Kehangatan Jim Halpert: membangun kepercayaan melalui nada

Jim Halpert dari The Office ahli dalam menggunakan nada hangat dan menyenangkan untuk membangun kepercayaan dengan pembaca emailnya. Sebagai copywriter email, Anda dapat belajar dari pendekatan Jim.

Bangun hubungan baik melalui kehangatan

Jim digambarkan sebagai pria baik yang perhatian dan bernada hangat. Dia tampil sebagai seseorang yang ingin Anda ajak minum setelah bekerja. Jim dikenal menyenangkan dan telah membangun kepercayaan dengan orang lain melalui nada bicaranya. Pembaca Anda akan lebih mempercayai Anda jika Anda:

• Gunakan kata-kata seperti “kami menghargai”, “kami peduli”, “kami berkomitmen” saat mendeskripsikan merek Anda. Ini menunjukkan Anda memprioritaskan pelanggan Anda.
• Soroti langkah-langkah keamanan, jaminan, atau kebijakan yang melindungi pembaca. Misalnya, “Informasi pribadi Anda dijaga kerahasiaannya sesuai dengan kebijakan privasi kami.”
• Bagikan beberapa detail di balik layar tentang perusahaan Anda agar terlihat lebih transparan. Namun jangan berbagi secara berlebihan – jagalah agar tetap profesional.
• Terima kasih kepada pembaca Anda atas bisnis dan kesetiaan mereka. Katakan sesuatu seperti “Kami menghargai Anda memilih merek kami. Dukungan Anda sangat berarti bagi kami.”

Gunakan humor secara strategis – tetapi jangan berlebihan seperti Andy

Andy Bernard dari The Office adalah contoh sempurna tentang bagaimana tidak menggunakan humor dalam copywriting email Anda. Leluconnya canggung, tidak tepat waktu, dan sering kali menyinggung. Namun jika dilakukan dengan benar, humor bisa sangat efektif.

Gunakan lelucon yang disesuaikan

Buatlah lelucon ringan atau komentar jenaka yang disesuaikan dengan audiens dan produk Anda. Misalnya, jika menulis untuk aplikasi produktivitas, Anda dapat mengatakan “Membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan sejak [tahun pendirian]…bukan berarti kami sedang menyombongkan diri atau apa pun.” Humor yang ditargetkan menunjukkan bahwa Anda memahami pelanggan dan membuat merek Anda lebih menarik.

Hindari bersikap terlalu konyol

Meskipun humor itu bagus, jangan berlebihan. Lelucon sesekali memang bagus, tetapi jangan membuat setiap kalimat menjadi konyol. Pelanggan Anda masih menginginkan informasi yang berguna. Lihatlah lelucon Jim dan Pam pada Dwight untuk mendapatkan inspirasi. Mereka bersifat strategis, tidak konstan. Humor Anda harus sama.

Dapatkan opini kedua

Mintalah seorang rekan meninjau draf Anda untuk memastikan humornya sesuai dengan keinginan. Jelaskan konteksnya dan tanyakan apakah ada bagian yang dirasa tidak pantas atau mungkin menyinggung kelompok tertentu. Lakukan perubahan sesuai kebutuhan. Selalu lebih baik untuk tetap aman daripada mengambil risiko mengasingkan pelanggan Anda dengan lelucon yang tidak tepat.

Organisasi Angela Martin: kunci konversi

Angela Martin dari The Office adalah ratu organisasi. Metodenya yang cermat dapat mengajari kita banyak hal tentang merancang salinan email yang efektif.

Struktur yang jelas

File, meja, dan jadwal harian Angela tertata dengan sempurna. Dia tahu persis di mana segala sesuatu berada setiap saat. Konten dan tata letak email Anda juga harus memiliki struktur yang jelas. Kelompokkan ide dan bagian terkait di bawah judul. Gunakan daftar bernomor atau berpoin untuk mengatur poin-poin penting. Permudah pembaca untuk mengikuti alur pemikiran Anda.

Prioritaskan kepentingan

Angela menetapkan tingkat kepentingan untuk semua tugas dan tanggung jawabnya. Di email Anda, jadikan konten, ajakan bertindak, atau pesan paling signifikan menjadi paling menonjol. Gunakan alat seperti ukuran font, warna, dan perataan untuk membuat hierarki visual yang menyoroti prioritas.

Perhatian terhadap detail

Angela memperhatikan detail terkecil dan memastikan efisiensi maksimum di semua bidang pekerjaannya. Koreksi email Anda untuk menemukan kesalahan atau ketidakkonsistenan sebelum dikirim. Periksa kembali apakah tautan, gambar, pemformatan, dan konten berfungsi dengan benar. Perhatian Anda yang cermat terhadap detail akan menghasilkan kesan profesional.

Ikuti aturan

Angela sangat percaya pada kebijakan, protokol, dan “aturan”. Pastikan salinan email Anda mengikuti semua undang-undang yang berlaku dan praktik terbaik terkait privasi, transparansi, spam, dan pemasaran. Tinjau dengan cermat setiap kebijakan perusahaan untuk menjamin kepatuhan konten Anda sebelum didistribusikan.

Keajaiban penjualan PAS, AIDA, dan Dwight Schute

Dwight Schrute tahu cara menjual. Anda juga dapat menjual lebih banyak dari pesaing Anda dengan mengikuti tipsnya. Metodenya yang tidak lazim, dan terkadang kelakuannya yang membuat ngeri di The Office, memberikan wawasan berharga dalam menulis salinan email yang persuasif. Dia menggunakan dua teknik penjualan yang telah terbukti: PAS (Problem Agitate Solution) dan AIDA.

PAS: menciptakan masalah, menghebohkan, dan menyelamatkan hari

Dwight adalah ahli PAS. Dia sering menciptakan masalah agar dirinya tampak penting dalam menyelesaikannya. Untuk salinan email, fokuslah pada masalah nyata yang dipecahkan oleh produk atau layanan Anda. Jelaskan masalahnya dengan cara yang sesuai dengan pembaca Anda dan buat mereka mengangguk setuju. Kemudian, provokasi rasa frustrasi mereka terhadap status quo dan buatlah masalah tersebut tampak tidak dapat ditoleransi. Terakhir, sampaikan solusi Anda sebagai pahlawan yang menyelamatkan hari ini.

AIDA: menarik perhatian mereka, membangkitkan minat mereka, membuat mereka menginginkan, dan mengajak mereka untuk bertindak

Dwight membuat orang tetap terlibat dengan mengadakan pertunjukan. Tingkah lakunya berkesan dan membuat orang memperhatikan, meski tidak selalu mereka setujui! Di email Anda, tarik perhatian dengan baris subjek yang menarik dan pembukaan yang menarik. Bangkitkan minat dengan berfokus pada manfaat dan menggunakan bahasa yang jelas untuk membantu pembaca membayangkan menggunakan produk Anda. Ciptakan hasrat dengan memanfaatkan emosi dan berbagi kemungkinan menarik. Keluarkan ajakan bertindak yang jelas sehingga pembaca dapat dengan mudah mengambil langkah berikutnya.

Bicaralah secara percakapan, bukan di perusahaan seperti Pam Beesly

Seperti Pam Beesly dari The Office, gunakan nada percakapan dalam copywriting email Anda. Bicaralah dengan pembaca Anda seperti Anda berbicara dengan seorang teman, bukan dalam bahasa korporat yang kaku.

Tetap santai

Email Pam selalu ringan dan santai, bahkan saat berkomunikasi tentang topik pekerjaan. Dia berbicara secara alami seperti yang dia lakukan secara langsung. Pembaca Anda akan menghargai nada informal dan ramah. Ucapkan “Berikut adalah rincian untuk pertemuan kita berikutnya” dan bukan “Silakan lihat di bawah untuk agenda yang berkaitan dengan pertemuan kita yang akan datang.”

Bagikan detail pribadi

Untuk memperkuat hubungan Anda dengan pembaca, pertimbangkan untuk menyertakan detail atau cerita pribadi, seperti yang sering dilakukan Pam saat mengirim email kepada Jim atau teman-temannya. katakan sesuatu seperti ini: Saat saya dalam perjalanan menuju kantor pagi ini, saya merenungkan peluncuran produk baru ini dan ingin berbagi beberapa ide dengan Anda.” Memasukkan sentuhan pribadi membantu membangun keakraban dan kepercayaan di antara pihak-pihak yang terlibat.

Kreativitas Creed: berpikir di luar kotak masuk

Creed Bratton, perwakilan Quality Assurance di Dunder Mifflin Paper Company, dikenal karena perilakunya yang tidak konvensional dan eksentrik. Ini meluas ke gaya penulisan emailnya yang unik. Creed berpikir di luar kotak masuk dan emailnya sering kali berisi konten yang tidak terduga dan lucu, yang menarik perhatian penerimanya.

Ketidakpastian

Email Creed acak dan tidak menentu. Anda tidak pernah tahu apa yang diharapkan ketika Anda melihat pesan dari Creed di kotak masuk Anda. Elemen kejutan ini membuat pembaca lengah dan membuat mereka ingin melihat apa yang dikatakan Creed. Dalam copywriting email Anda sendiri, masukkan beberapa ketidakpastian untuk membuat pelanggan tetap terlibat. Berikan fakta yang menarik, gambar lucu, atau komentar jenaka di saat yang tidak mereka duga.

Keringkasan

Creed menghargai keringkasan. Emailnya pendek dan to the point, biasanya hanya 1-2 kalimat. Dia tidak menyia-nyiakan kata-kata atau waktu pembaca. Saat membuat salinan email Anda, singkatlah. Sampaikan pesan Anda dalam kata-kata sesedikit mungkin namun tetap menarik. Jaga agar paragraf dan kalimat tetap pendek dan hindari verbositas yang tidak perlu.

Keaslian

Email Creed mencerminkan suaranya yang unik dan jangan mencoba berpura-pura sebaliknya; pesan-pesannya dengan sempurna menggambarkan dirinya yang unik dan eksentrik, membuat pembaca mendapat pengakuan atas keasliannya. Saat menulis salinan email, biarkan kepribadian Anda yang sebenarnya terpancar dengan menjadi diri sendiri; berbicaralah langsung kepada audiens Anda seolah-olah berbicara langsung dengan teman – dengan cara ini mereka akan terhubung lebih dekat dengan pesan-pesan yang tulus dibandingkan dengan pesan-pesan yang dibuat-buat.

Menyegel kesepakatan, gaya The Office

Apakah Anda juga ingin mencapai kesepakatan dengan gaya Dunder Mifflin? Bersikaplah autentik dan tunjukkan kepribadian perusahaan Anda. Pendekatan Dunder Mifflin yang unik dan sungguh-sungguh adalah kunci keberhasilan perusahaan. Anda ingin mempertahankan citra profesional Anda tetapi jangan takut untuk menunjukkan suara dan kepribadian unik perusahaan Anda.

Pembaca akan lebih terhubung dengan sentuhan manusia daripada perusahaan anonim. Anda harus mengulangi dan membuat ajakan bertindak yang jelas, seperti menjadwalkan demonstrasi, memulai uji coba, atau segera melakukan pembelian. Permudah dan tarik pembaca Anda untuk menjawab “Ya!”

Kesimpulan

Dalam permainan email, pesona The Office yang tidak biasa menawarkan harta karun berupa wawasan. Dari baris subjek yang menarik hingga nada hangat dan kreativitas tak terduga, ada banyak hal yang bisa dipelajari. Jadi, biarkan email Anda menjadi cerminan unik merek Anda, dengan keseimbangan antara profesionalisme dan kepribadian asli. Dengan kebijaksanaan The Office yang unik, buatlah email yang memikat, terhubung, dan pada akhirnya, mencapai kesepakatan.