Apa yang kami pelajari dari WooConf tentang menjual tiket secara online

WooConf kedua kami berlangsung awal April ini, dan itu adalah acara yang luar biasa. Kami memiliki jajaran pembicara yang luar biasa, makan siang yang fantastis, dan jam-jam bahagia, dan semua jaringan yang dapat kami tangani.

Kami telah membagikan beberapa pembelajaran kami dari WooConf itu sendiri, tetapi kami ingin menyelam lebih dalam dan menceritakan tentang bagian dari perjalanan yang kami ambil dari "kita harus melakukannya lagi" menjadi "oh, kita benar-benar melakukannya dia!" Dan bagian dari perjalanan itu adalah pengalaman pembelian tiket .

Ketika kami menjual tiket untuk WooConf 2016, itu dengan solusi yang kami kembangkan sendiri: ekstensi Box Office baru untuk WooCommerce. Dengan Box Office, peserta tidak perlu pergi ke luar kantor untuk mendaftar ke acara Anda. Anda dapat menjual tiket, menyesuaikan komunikasi email, dan memeriksa peserta di tempat, semuanya dari antarmuka WooCommerce yang sudah dikenal.

Menggunakan Box Office dan menjalankan acara besar kami sendiri memberi kami kesempatan belajar yang luar biasa . Ini memungkinkan kami untuk memahami ekstensi di dalam dan di luar, mencari tahu apa yang memicu peserta untuk membeli tiket, dan mengumpulkan pengetahuan yang dapat kami gunakan untuk WooConfs di masa mendatang.

Baca terus untuk mengetahui apa yang kami pelajari — dan pengetahuan apa yang dapat kami bagikan dengan Anda — tentang menjalankan situs web acara yang sukses.

Pentingnya mengumpulkan informasi peserta di situs web Anda sendiri

Salah satu umpan balik terbesar yang kami dapatkan sebelum mengembangkan Box Office adalah bahwa semua opsi acara dan tiket yang tersedia untuk WordPress atau WooCommerce memerlukan integrasi dengan platform lain. Ini berarti mengirim calon peserta ke situs web lain untuk membeli tiket mereka, memasukkan informasi pendaftaran, atau mengisi profil mereka.

Ketergantungan pada alat pihak ketiga ini bertentangan dengan etos WordPress dan WooCommerce — ini bukan pengalaman yang ideal bagi pelanggan kami, dan tentu saja itu bukan pengalaman yang ideal bagi kami. Jadi , ketika tim kami mulai merencanakan WooConf kedua — dan Box Office, pada gilirannya — kami memiliki satu tujuan utama: menghindari pengiriman pelanggan ke luar lokasi untuk membeli tiket acara .

Untungnya, Box Office dibuat untuk melakukan hal ini, jadi kami siap. Dengan ekstensi versi beta, kami mulai menyiapkan halaman tiket. Awalnya, pelanggan hanya bisa membeli tiket untuk masuk ke acara di Austin, Texas; tiket streaming langsung akan dijual di kemudian hari.

Kami menyiapkan produk tiket untuk peserta fisik, yang disebut Tiket WooConf 2016, dan menambahkan beberapa formulir yang akan ditampilkan pada saat pembelian (yang dapat Anda lihat di atas).

Para peserta dimintai detail umum, seperti nama dan informasi kontak mereka, tetapi kami juga mengambil satu langkah lebih jauh dan menanyakan hal-hal seperti URL situs web, pegangan Twitter, dan preferensi diet. Ini memungkinkan kami untuk menyesuaikan lencana peserta secara otomatis selama proses pencetakan, serta mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang jenis makanan yang perlu kami tawarkan atau sediakan .

Salah satu keuntungan yang sangat berguna, baik sebelum dan sesudah acara, adalah kemampuan untuk mencari, meninjau, dan mengubah tiket individu. Karena kami memiliki semua informasi ini, di situs kami sendiri, kami dapat :

• Tandai peserta sebagai hadir di tempat
• Ubah informasi tiket — misalnya, jika sponsor perlu menetapkan kembali salah satu tiket karyawan mereka ke karyawan lain, kami cukup mengubah nama dan/atau peran
• Ubah RSVP untuk makan siang dan lokakarya jaringan Jumat kami
• Konfirmasi detail untuk peserta, sponsor, atau staf dengan cepat

Kombinasi dari proses penjualan yang lancar dan opsi pencarian cepat ini menghasilkan penanganan tiket yang lancar baik sebelum maupun selama acara. Kami hanya mengalami sedikit kendala dalam prosesnya, dan memeriksa peserta di tempat dengan cepat dan mudah — jauh lebih mudah daripada jika kami menyulap dua (lebih banyak lagi!) sistem yang berbeda.

Gunakan kenaikan harga dan kupon untuk mendorong penjualan tiket

“Apa yang harus saya bayar untuk masuk ke acara saya?” Ini adalah pertanyaan umum, dan pertanyaan yang sulit pada saat itu. Kami juga berjuang dengan itu!

Jika hanya ada satu hal yang kami pelajari, ini adalah: menawarkan harga yang lebih menarik kepada peserta yang membeli lebih awal . Tapi jangan mengesampingkan memberikan peserta menit-menit terakhir pilihan untuk menyimpan, baik!

Untuk WooConf 2016, sama seperti yang kami lakukan dengan WooConf pertama kami, kami menawarkan harga “early bird” — pada dasarnya, diskon yang hanya tersedia bagi mereka yang membeli dalam beberapa hari pertama penjualan tiket.

Sejak saat itu, kami meningkatkan jumlah ini sebesar $100 setiap beberapa minggu, hingga tepat sebelum konferensi, di mana kami memiliki harga "menit terakhir". Harga ini juga tetap berlaku bagi siapa saja yang berminat membeli tiket di tempat.

Ide di balik ini adalah untuk mendorong peserta untuk memesan lebih cepat daripada nanti . Dan sebagian besar, itu berhasil.

Karena itu, tidak semua orang selalu dapat langsung memesan. Jadi kami menyediakan beberapa kupon untuk melunakkan pukulan dari kenaikan harga ini. Kami memberi sponsor dan pembicara beberapa kode unik yang mereka dorong untuk dibagikan. Mereka dapat didistribusikan di media sosial, di email, dan sebagainya.

Ketika kupon ini dibagikan, itu meningkatkan minat WooConf lebih jauh, menghasilkan penjualan tiket yang lebih tinggi . Hal ini juga membantu pembicara dan sponsor kami menyebarkan berita tentang kehadiran mereka di WooConf, sehingga penggemar mereka akan tahu bahwa mereka dapat melihat mereka di sana.

Pelajarannya di sini: pertimbangkan harga Anda dengan cermat. Meskipun acara Anda berbiaya rendah, ada banyak cara untuk mendorong lebih banyak peserta untuk ikut serta, seperti kupon, diskon, atau promosi melalui peserta lain.

Punya acara atau hari opsional? Biarkan pemegang tiket ikut serta — atau keluar

Banyak konferensi modern memiliki banyak trek, lokakarya opsional, atau bahkan sesi sehari penuh yang berlangsung di luar lokasi. Tetapi situs web konferensi tidak selalu sepenuhnya mencerminkan hal ini, yang mengarah ke:

• Kebingungan di pihak penyelenggara, ketika mereka tidak tahu berapa banyak orang yang akan muncul untuk setiap acara atau trek opsional, dan
• Kebingungan di pihak peserta, ketika mereka tidak yakin di mana atau bagaimana melakukan RSVP untuk trek yang mungkin memiliki ruang terbatas — atau bagaimana mengubah RSVP itu jika terjadi sesuatu

Saat kami merencanakan WooConf, kami tahu bahwa sebagian besar acara akan berlangsung selama dua hari, dan aktivitas hari ketiga bersifat opsional. Kami ingin menemukan cara untuk dengan mudah mengizinkan peserta RSVP untuk salah satu kegiatan Jumat, serta dengan mudah mengubah RSVP mereka jika ada sesuatu yang muncul dan mereka tidak dapat melakukannya (misalnya, jika mereka harus menangkap lebih awal penerbangan).

Kami mencapai ini dengan menambahkan opsi ke formulir tiket kami yang mengharuskan peserta untuk memilih apakah mereka akan bergabung dengan bengkel pengembang, bengkel pemilik toko, atau makan siang jaringan. Mereka juga dapat memilih "Saya tidak akan bergabung dengan apapun" jika dua hari WooConf sudah cukup bagi mereka.

Kami menggunakan kode khusus untuk melacak jumlah tempat yang tersedia untuk bengkel, karena tempat terbatas.

Kami juga mengizinkan peserta untuk mengubah pengaturan kehadiran mereka dari email konfirmasi tiket yang dikirim tepat setelah pembelian.

Ini menempatkan kekuatan untuk memilih masuk atau keluar kembali ke tangan peserta kami. Ini juga benar-benar menghilangkan kebingungan bagi semua orang , karena kami tahu berapa banyak orang yang diharapkan di setiap lokakarya, ditambah makan siang jaringan.

Faktanya, berkat Box Office yang dengan rajin mengumpulkan informasi peserta, kami dapat memeriksa orang-orang di lokakarya seperti yang kami lakukan pada dua hari pertama WooConf. Itu membantu kami mengetahui siapa di antara peserta RSVP yang telah tiba, dan siapa yang masih kami tunggu .

Tawarkan tiket untuk peserta fisik — dan yang virtual

Jika Anda memiliki banyak pengikut dan mengadakan acara langsung, FOMO akan menjadi hal yang sangat nyata bagi beberapa penggemar Anda. Ini berlaku dua kali lipat bagi Anda yang secara teratur mengungkap produk baru atau memiliki beberapa pembicara yang sangat hebat.

Kami ingin mengakomodasi mereka yang tidak bisa datang ke Texas tetapi masih ingin menyerap semua pengetahuan dan kebaikan WooConf dari jauh. Jadi, pada bulan Maret, setelah penjualan tiket reguler kami berakhir, kami menyediakan tiket streaming langsung.

Untuk melakukan ini, kami membuat produk tiket baru untuk tiket streaming langsung . Bidang tiket di sini jauh lebih terbatas (karena kami tidak perlu meminta detail untuk dicetak pada lencana atau preferensi diet), yang sangat membantu mempercepat proses checkout.

Kemudian, pada hari WooConf dimulai, kami dapat menggunakan opsi email bawaan ekstensi untuk mengirimkan tautan kepada pemegang tiket ini ke halaman streaming langsung.

Box Office mengizinkan kami membatasi akses ke streaming hanya untuk mereka yang memiliki jenis tiket yang benar dibeli — yaitu, mereka yang telah membeli tiket streaming langsung. Jika Anda tidak memiliki tiket dan mencoba menonton streaming, Anda akan melihat ini:

Hal ini memungkinkan semua orang yang ingin mengambil bagian dalam WooConf untuk melakukannya, apakah mereka bisa datang ke Austin atau tidak. Dan streaming langsung sebagian besar berjalan tanpa hambatan, yang sangat melegakan bagi kami!

Kami sangat senang dengan umpan balik yang kami dapatkan di streaming langsung. Faktanya, kami menjual lebih banyak tiket streaming langsung setelah WooConf berlangsung daripada sebelumnya . Tebak semua tweet #WooConf itu mengingatkan semua orang tentang apa yang mereka lewatkan, ya?

Sangat layak untuk menyiapkan tiket streaming langsung untuk acara di mana tidak semua penggemar Anda dapat hadir secara logistik, tetapi akan ketinggalan jika mereka tidak menangkap aksinya. Anda juga dapat selalu membuat tiketnya gratis — ini bahkan pengaturan yang diharapkan dengan acara online saja seperti webinar.

Jual tiket acara online? Cobalah Box Office

Baik Anda menjalankan bisnis penjualan tiket ke acara untuk lembaga nonprofit atau sedang berpikir untuk mengadakan webinar khusus undangan untuk menyebarkan pengetahuan Anda kepada calon pelanggan, ekstensi Box Office dapat membuat proses pengumpulan informasi peserta berjalan mulus seperti sutra .

Kami bersenang-senang menggunakannya untuk WooConf 2016, dan sangat bersemangat, setelah mengujinya dalam aplikasi acara nyata, untuk akhirnya merilisnya untuk Anda. Kami harap Anda bersenang-senang mencobanya seperti yang kami lakukan!

Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar tentang bagaimana kami menggunakan Box Office untuk WooConf 2016 atau apa yang kami pelajari dalam menjalankan acara, beri tahu kami di bawah ini — kami akan senang mendengarnya dari Anda.