Kapan, Bagaimana, dan Mengapa Menggunakan Faktur Proforma di WooCommerce

Dokumen berguna dalam bisnis online karena dapat memberikan informasi, meminta pembayaran, menjalin hubungan, dan memberikan perlindungan hukum. Faktur Proforma di WooCommerce berbeda dari faktur WooCommerce lainnya dalam beberapa hal.

Mari masuk untuk mempelajari lebih lanjut tentang faktur proforma di WooCommerce.

Faktur proforma sering digunakan untuk meminta pembayaran dari pelanggan yang berkomitmen sebelum pengiriman produk atau layanan. Dokumen ini berisi informasi tentang barang, jumlah pembayaran, dan detail transaksi lainnya.

Ini pada dasarnya adalah kesepakatan yang dibuat dengan "itikad baik" antara Anda (vendor) dan pelanggan sehingga mereka berdua mengetahui apa yang diharapkan.

Misalnya, menggunakan faktur proforma, Anda dapat mengusulkan rincian transaksi yang akan datang untuk memastikan pendanaan diatur sebelum Anda memproduksi barang atau memberikan layanan.

Selanjutnya, ini berfungsi sebagai kesepakatan antara pembeli dan penjual bahwa tidak ada pihak yang berkomitmen untuk penjualan/pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan saat ini. Penjual dapat beristirahat dengan nyaman mengetahui bahwa pembeli akan menyelesaikan pesanan dan membayar setelah faktur penjualan terakhir diberikan. Pembeli juga dilindungi dari biaya tambahan/biaya berlebih yang tidak terduga oleh penjual.

Ini juga penting untuk perdagangan internasional karena menyediakan semua informasi yang diperlukan untuk bea cukai.

Yang penting untuk dipahami adalah bahwa faktur proforma di WooCommerce biasanya diberikan kepada pelanggan atau klien setelah mereka berkomitmen untuk membeli dari Anda tetapi tidak dapat dikirim faktur resmi karena detail akhir masih harus dikonfirmasi. Anda mengirimkan barang dan mengeluarkan faktur resmi setelah klien menyetujui semuanya.

Penjual internasional juga memanfaatkannya dengan baik. Persyaratan bea cukai di pelabuhan di seluruh dunia menuntut agar fakta tentang barang yang dikirim mudah diakses dan terlihat. Untuk memastikan bea cukai cepat, faktur proforma berguna untuk berbagi fakta seperti berat, nilai, pajak, biaya pengiriman, biaya pengiriman, dan sebagainya.

Faktur proforma membuat proses penjualan menjadi lebih mudah. Pelanggan Anda menerima harga pada faktur pro forma, dan Anda kemudian mengirimkan produk. Kontrak adalah jalan satu arah, jadi tidak ada negosiasi bolak-balik setelah Anda menyelesaikan setengahnya.

Keuntungan dari faktur proforma meliputi:

• Istilah "transparansi" mengacu pada penetapan semua persyaratan yang disepakati, seperti tanggal pengiriman, harga, kuantitas, dll.
• Ini dapat berfungsi sebagai pesanan pembelian dan penawaran. Pembeli mungkin memerlukan ini untuk persetujuan pembelian internal.
• Mereka tidak mewakili permintaan atau permintaan pembayaran. Faktur pro forma adalah pengaturan "itikad baik" yang memberi tahu pelanggan Anda tentang apa yang diharapkan.
• Beberapa perusahaan memerlukan faktur pro forma sebagai bagian dari prosedur persetujuan pembelian internal mereka.

Faktur proforma sangat mirip dengan faktur penjualan akhir dan berisi informasi yang sama. Dimungkinkan untuk membuat menggunakan faktur PDF WooCommerce, slip pengepakan, catatan pengiriman, dan label pengiriman oleh WebToffee.

Tujuan utama dari faktur proforma adalah untuk menunjukkan kepada pelanggan Anda secara spesifik dari transaksi yang diusulkan. Dengan demikian, itu harus memiliki informasi yang sama dengan faktur akhir.

Sertakan detail berikut:

• Nomor faktur unik
• Nama perusahaan, alamat, dan detail kontak Anda
• Nama dan alamat pelanggan Anda
• Tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo
• Deskripsi barang
• Ketentuan Transportasi
• Ketentuan Penjualan
• Pajak yang berlaku jika ada
• Biaya pengiriman jika ada
• Nomor faktur proforma jika berlaku

Tidak seperti faktur penjualan akhir, proforma harus mencakup informasi berikut:

Kata " faktur proforma " menunjukkan kepada klien Anda bahwa ini bukan faktur penjualan atau pajak.

Pertama dan terpenting, Anda harus membeli, menginstal, dan mengaktifkan versi premium dari plugin di toko WooCommerce Anda.

Dari dasbor WordPress, buka Faktur/Pengemasan > Faktur Proforma

Di sini, dalam pengaturan umum, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan dasar untuk faktur proforma.

Tanggal faktur proforma – Anda dapat memilih tanggal pemesanan atau tanggal pembuatan faktur proforma.

Hasilkan Faktur Proforma untuk Status Pesanan - Hanya menghasilkan faktur proforma untuk status pesanan tertentu. Tergantung pada kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat memilih beberapa status pesanan yang sesuai.

Lampirkan PDF faktur proforma dalam email: Izinkan email pesanan untuk menyertakan versi PDF dari template faktur proforma yang sedang aktif.

Aktifkan opsi Cetak Faktur Proforma untuk pelanggan: memungkinkan Anda menampilkan tombol cetak faktur proforma kepada pelanggan Anda di email pesanan.

Catatan kaki khusus untuk faktur proforma: Di bagian teks, masukkan catatan kaki khusus untuk faktur proforma. Jika bidang ini dibiarkan kosong, footer default dari pengaturan Umum akan dimuat.

Catatan Khusus: Di bidang teks yang disediakan, berikan catatan yang relevan yang harus disertakan dalam faktur proforma.

Tampilkan kolom pajak individu di tabel produk e: Izinkan pajak yang berbeda untuk diklasifikasikan dalam kolom yang berbeda.

Setelah perubahan yang diperlukan, klik tombol Perbarui Pengaturan .

Anda dapat membuat nomor faktur proforma khusus menggunakan seri awalan/akhiran/nomor, atau Anda dapat mencerminkan nomor pesanan sebagai nomor faktur proforma.

Format nomor faktur proforma: Berikan format di mana faktur proforma harus dibuat. Sebagai contoh: [awalan][angka][akhiran]

Menggunakan nomor pesanan sebagai nomor faktur Proforma: Untuk menggunakan nomor pesanan sebagai nomor faktur proforma, pilih Ya. Jika Anda ingin membuat nomor faktur proforma yang unik, pilih Tidak dan isi informasi yang diperlukan di area yang terisi. Kolom secara otomatis diisi berdasarkan format angka yang telah ditentukan sebelumnya.

Nomor Awal Faktur: Di area yang disediakan, masukkan nomor awal faktur proforma yang diperlukan.

Panjang Faktur Proforma: Nilai ini mewakili panjang total nomor faktur proforma. Jika nomor faktur proforma yang dihasilkan lebih pendek dari panjang yang ditentukan, itu akan diisi dengan '0'.

Setelah pembaruan yang diperlukan, klik tombol Perbarui untuk mencerminkan pembaruan dalam faktur proforma akhir Anda.

Anda dapat mengedit faktur proforma menggunakan templat bawaan dan menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan bisnis spesifik Anda.

Anda dapat membuat perubahan dengan mengaktifkan tombol di sisi kiri tab penyesuaian.

Anda juga dapat membuat template faktur proforma baru, dengan mengeklik opsi Buat template baru di bawah tab penyesuaian.

Anda dapat memilih salah satu dari 3 opsi template yang berbeda dari kotak pop-up yang muncul.

Buat perubahan yang diperlukan pada tata letak dan simpan.

Setelah menyimpan, aktifkan template untuk menggunakannya untuk faktur proforma Anda di masa mendatang.

Faktur proforma di WooCommerce adalah dokumen penting karena memungkinkan transaksi bisnis yang efisien saat memperoleh barang/jasa. Ini berkontribusi pada transparansi yang lebih besar antara pembeli dan penjual. Selain itu, ini bukan hanya alat negosiasi yang baik dan diperlukan untuk pengiriman global; itu juga membantu dalam pengembangan hubungan yang lebih kuat antara pembeli dan penjual.

Semoga Anda menemukan artikel ini bermanfaat dalam membimbing Anda ke arah yang benar.

Anda mungkin juga tertarik untuk membaca artikel kami tentang komponen yang diperlukan untuk faktur serta cara membuat faktur PDF.