Apa itu Scope Creep? Contoh dan Cara Mencegahnya

Diterbitkan: 2022-07-15

Scope creep adalah masalah yang merajalela yang dihadapi hampir semua penyedia layanan atau freelancer saat menangani sebuah proyek. Terutama di bidang pengembangan perangkat lunak dan situs web, scope creep dapat memiliki konsekuensi serius pada waktu, produktivitas, dan margin keuntungan Anda.

Sebagai manajer proyek, sampai Anda memahami ruang lingkup proyek yang akan Anda mulai secara menyeluruh, Anda tidak dapat mengekang atau mengelola scope creep.

Pada artikel ini, kita akan mengeksplorasi apa yang dimaksud dengan scope creep dan penyebab umumnya. Anda juga akan melihat contoh scope creep dalam manajemen proyek situs web dan cara praktis untuk menghindarinya.

Apa Ruang Lingkup Proyek?

Seperti namanya, ruang lingkup proyek (atau ruang lingkup pekerjaan) mengacu pada rencana kerja, langkah-langkah, proses, kiriman utama, dan persyaratan yang diperlukan untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Memiliki Work Breakdown Structure (WBS) untuk proyek Anda adalah cara mudah untuk mengidentifikasi semua spesifikasi, pencapaian, aktivitas, biaya, anggaran, batasan, dan jadwal proyek yang membentuk ruang lingkup proyek.

Semua ini akan membantu Anda dan klien Anda menentukan ruang lingkup proyek sebelum berangkat. Yang terbaik adalah mengurangi ini menjadi pernyataan proyek yang berfungsi sebagai pengingat mudah saat pekerjaan proyek berlangsung.
Kegagalan untuk menentukan ruang lingkup proyek Anda dalam wawancara klien mungkin tidak hanya menghasilkan ruang lingkup merayap tetapi dalam produk akhir yang sama sekali berbeda dari apa yang klien bayangkan.

Apa itu Scope Creep?

Scope creep, juga dikenal sebagai fitur creep, adalah permintaan penambahan atau penyimpangan dari lingkup asli suatu proyek. Ini bukan untuk mengatakan bahwa perubahan pada ruang lingkup tidak disambut. Namun, Anda perlu membatasi permintaan perubahan ini agar tetap sejalan dengan ruang lingkup proyek karena perubahan tersebut memengaruhi jadwal, sumber daya, anggaran, produktivitas, waktu, dan biaya proyek.

Scope creep menjadi sangat tidak tertahankan ketika klien atau pemangku kepentingan menambahkan fitur atau persyaratan proyek baru setelah proyek dimulai. Hal ini dapat merugikan ketika tim Anda diharapkan untuk menyelesaikan proyek dalam jadwal, anggaran, dan sumber daya yang asli.

Sama seperti arti kata creep, biasanya dimulai dengan permintaan kecil yang secara bertahap memengaruhi tujuan proyek dan menyebabkan masalah bagi Anda. Perubahan yang tidak terkendali pada ruang lingkup proyek dapat membuat Anda melampaui anggaran dengan mudah. Ini akan mempengaruhi margin keuntungan Anda, menyebabkan Anda melewatkan tenggat waktu, dan menyebabkan Anda menyimpang dari apa yang sebenarnya diinginkan klien. Semua ini dapat merusak reputasi Anda.

Jika Anda tidak mendefinisikan ruang lingkup proyek Anda secara akurat, proyek Anda akan mudah berkembang melampaui ekspektasi aslinya.

Penyebab Umum Scope Creep

Scope creep terjadi karena beberapa alasan dan dapat muncul sebagai kesalahan klien atau tim proyek. Scope creep dapat mempengaruhi web designer, developer, dan entrepreneur. Berikut adalah beberapa penyebab umum dari scope creep.

Lingkup Proyek Ambigu atau Tidak Terdefinisi

Kurangnya kejelasan dalam definisi ruang lingkup proyek adalah cara termudah untuk mendorong scope creep. Sebagai manajer proyek, Anda harus memahami proses dan persyaratan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Jika tidak, produk akhir akan menyimpang dari niat klien Anda.

Terkadang klien harus disalahkan atas ambiguitas ruang lingkup proyek karena mereka tidak memiliki gagasan pasti tentang apa yang mereka inginkan. Dibutuhkan komunikasi manajemen proyek yang tepat untuk memandu klien seperti itu ke visi yang jelas. Klien "ingin mengetahuinya" saat proyek berjalan adalah tanda yang jelas dari kemungkinan ruang lingkup merayap di masa depan.

Menghindari Praktik Manajemen Proyek

Memiliki ruang lingkup proyek dan praktik manajemen adalah satu hal, tetapi mematuhi praktik tersebut adalah hal lain. Menghindari praktik manajemen proyek Anda untuk permintaan perubahan kecil akan mendorong scope creep.

Misalnya, klien Anda meminta perubahan kecil pada warna tema halaman web. Perubahan seperti itu tidak akan membawa Anda satu jam untuk diterapkan sehingga Anda mungkin tergoda untuk menerapkannya di luar praktik yang sudah ditetapkan. Namun, ini adalah bagaimana scope creep masuk dan dapat terakumulasi dari waktu ke waktu.

Mengikuti praktik manajemen proyek juga akan membantu Anda tetap pada jalurnya sekaligus mencegah bahkan permintaan fitur yang disetujui menyimpang dari tujuan awal proyek.

Perjanjian Tidak Terdokumentasi atau Ambigu

Mengurangi semua korespondensi dan perjanjian dengan klien menjadi tertulis adalah cara yang bagus untuk membatasi scope creep. Cara mudah untuk mendokumentasikan komunikasi Anda dengan klien adalah dengan memastikan komunikasi penting dilakukan melalui email dan bukan melalui telepon. Atau dengan meminta kesepakatan yang dicapai melalui pertemuan fisik dan panggilan dikonfirmasi ulang melalui email.

Selain itu, memiliki kontrak fleksibel yang berisi syarat, ketentuan, dan kewajiban proyek Anda yang disepakati bersama adalah cara yang bagus untuk memastikan kejelasan dan mencegah permintaan fitur yang tidak perlu dari klien. Tetapi pastikan bahwa semua dokumentasi tidak ambigu dan tegas sehingga tidak ada pihak yang mendapat kesan sesat.

Proses Permintaan Fitur yang Tidak Diatur

Perubahan selama proyek biasanya tidak dapat dihindari. Sebagai manajer proyek ahli, menciptakan ruang untuk perbaikan adalah hal yang praktis. Setiap permintaan fitur harus sejalan dengan proses yang memastikan bahwa biaya, sumber daya, dan waktu diperhitungkan.

Terlepas dari permintaan klien, terkadang tim proyek mungkin berfokus pada penambahan fitur tambahan untuk mengesankan klien. Ini harus mengikuti saluran yang tepat untuk memastikan itu tidak menjadi bumerang dan menghabiskan uang dan waktu Anda.

Pastikan untuk membuat proses penambahan fleksibel sehingga tidak menekan kreativitas tetapi tetap membatasi ruang lingkup. Struktur yang tepat untuk memasukkan permintaan akan menghilangkan penundaan yang tidak diinginkan dan klien yang tidak puas.

Beberapa Pemangku Kepentingan Proyek Tanpa Tujuan Bulat

Penyebab scope creep ini biasanya terjadi ketika klien memiliki banyak orang yang mengawasi berbagai aspek proyek. Biasanya, setiap orang akan memiliki ide atau perspektif yang berbeda tentang bagaimana proyek harus dilakukan.

Ini adalah kasus klasik 'terlalu banyak juru masak di dapur' jika tidak dikelola dengan baik. Ketika klien memiliki banyak orang dengan kekuatan pengambilan keputusan atas suatu proyek, mereka harus memiliki kesamaan visi untuk menghindari masalah scope creep.

Sebagai manajer proyek, Anda harus menyadari perselisihan ini dan memastikan sinergi antar pemangku kepentingan sebelum memulai permintaan perubahan dari salah satu pemangku kepentingan.

Penyebab lainnya termasuk:

  • Kurangnya pernyataan proyek
  • Wawancara klien bersifat informal dan tidak jelas
  • Anggaran dan kerangka waktu yang tidak realistis
  • Perubahan dalam manajemen perusahaan klien
  • Visi klien yang tidak jelas atau ambigu
  • Manajemen proyek yang tidak efisien
  • Kesenjangan komunikasi dengan klien

Contoh Scope Creep

Meskipun scope creep biasanya datang sebagai permintaan perubahan yang tidak disetujui, hal ini tidak selalu terjadi. Permintaan resmi juga dapat menyebabkan masalah yang sama jika tidak dikenali sebagai scope creep sejak dini.
Di bawah ini adalah tiga contoh scope creep untuk membantu Anda mengidentifikasinya dalam skenario praktis.

Contoh 1: Konten Terhenti

Pertimbangkan perusahaan eCommerce mendekati perusahaan pengembangan situs web Anda untuk membuat situs web WordPress. Anda memiliki wawancara klien Anda dan ruang lingkup proyek telah disetujui oleh kedua belah pihak. Anda juga telah menyediakan prosedur untuk permintaan perubahan kecil, jika perlu.

Namun, dalam persyaratan untuk proyek web, klien bersikeras untuk menyediakan konten untuk situs web eCommerce dan menolak untuk menggunakan layanan tambahan Anda untuk menyediakan konten situs web. Situs web ini diproyeksikan untuk diluncurkan dalam dua bulan. Pengiriman konten oleh klien dijadwalkan 3 minggu sebelum peluncuran.

Klien gagal mengirimkan konten web pada tanggal yang dijadwalkan. Tidak ada komunikasi dari klien hingga 5 hari sebelum peluncuran yang dijadwalkan. Klien akhirnya menjangkau dan melanjutkan dengan permintaan untuk pengembangan dan peninjauan konten web, dengan implikasi biaya yang diharapkan tetapi tanpa perpanjangan pada tanggal peluncuran yang dijadwalkan.

Ini adalah scope creep dan jika disetujui kemungkinan akan memiliki konsekuensi yang sama dengan yang tidak disetujui. Kecuali ada pertimbangan yang signifikan dalam pengiriman waktu proyek, itu akan membebani produktivitas Anda, sumber daya manusia, dan kemungkinan penundaan peluncuran.

Contoh 2: Bandara Internasional Denver

Sekarang ke contoh kehidupan nyata dari scope creep: The Denver International Airport (DIA) saga. Ini cukup terkenal karena menunjukkan betapa berbahayanya scope creep. Proyek bandara untuk membuat sistem penanganan bagasi otomatis memiliki lebih dari 2.000 perubahan desain. Proyek tersebut, meskipun selesai 16 bulan lebih lambat dari yang dijadwalkan dan 250% di atas anggaran, akhirnya tetap gagal.

Penyebab utama terjadinya scope creep pada tahap desain adalah akibat tidak melibatkan semua pemangku kepentingan terkait dalam tahap perencanaan, seperti maskapai penerbangan. Sistem penanganan bagasi juga gagal karena masalah proyek penting diabaikan.

Dari sini, kita dapat mengamati penyimpangan dari klien dan tim proyek. Manajer proyek harus memprioritaskan pembuatan Work Breakdown Structure (WBS) saat menghasilkan ruang lingkup proyek. Sangat penting, seperti yang terlihat dalam contoh ini, bahwa klien dan semua pemangku kepentingan berada di halaman yang sama sebelum melanjutkan.

Contoh 3: Revisi Desain

Pertimbangkan klien yang membutuhkan desain situs web mereka tetapi tidak tahu sama sekali tentang seperti apa tampilan produk akhir. Klien mengatakan "ketika saya melihat apa yang saya suka, saya akan tahu" sambil tidak memberikan kontribusi yang pasti untuk proses perencanaan.

Pada tahap desain, Anda mengirimkan desain saat ini ke klien, dan mereka tidak puas karena sepertinya tidak ada yang menangkap apa yang mereka sukai. Klien terus meminta revisi pada desain, sehingga membuat frustrasi seluruh proyek. Beberapa hari sebelum peluncuran yang diproyeksikan, sebuah desain disetujui dan Anda diharapkan tetap mengirimkan situs web tepat waktu untuk peluncuran.

Dari contoh ini, terlihat bahwa instruksi yang tidak jelas dari klien akan mengarah ke scope creep yang datang dalam bentuk revisi tanpa akhir. Ini menggagalkan produktivitas dan sumber daya Anda dengan kemungkinan penundaan.

Cara Menghindari Scope Creep

Scope creep adalah penyebab utama proyek melebihi anggaran dan tertunda; khususnya, dalam perangkat lunak, desain situs web, dan dunia pengembangan. Dengan membatasi setidaknya perubahan yang tidak sah, proyek Anda akan menyaksikan peningkatan yang signifikan dalam produktivitas, margin keuntungan, dan manajemen waktu. Ini memberi Anda cukup waktu untuk memenuhi permintaan perubahan penting dari klien.

Berikut ini adalah 5 cara terbaik untuk menjaga scope creep agar tidak merusak proyek Anda:

1. Catat Persyaratan Proyek

Meskipun tampaknya intuitif, mendokumentasikan persyaratan proyek dari klien tidak selalu dilakukan. Menyimpan catatan persyaratan proyek Anda memungkinkan Anda untuk dengan jelas menentukan ruang lingkup proyek Anda.

Mulailah dengan konsultasi klien untuk mengetahui apa yang dibutuhkan klien Anda. Setelah Anda mendokumentasikan persyaratan proyek dari pertemuan klien Anda, pastikan untuk membaginya dengan semua pihak yang terlibat. Dokumen tersebut juga harus berisi semua informasi yang diperlukan untuk melacak kemajuan proyek.

Perhatikan bahwa persyaratan harus diprioritaskan sesuai dengan kepentingannya, karena semua persyaratan mungkin tidak memungkinkan. Ini membantu menjaga tim Anda tetap terkendali dengan mencegah mereka membuang waktu untuk fokus pada tugas yang tidak penting atau tidak mungkin.

2. Siapkan Prosedur Permintaan Perubahan

Terlepas dari seberapa baik persiapan lingkup proyek Anda, adalah praktis untuk mengharapkan bahwa akan ada perubahan saat proyek berlangsung. Inilah sebabnya mengapa Anda harus menyertakan klausul yang mengatur prosedur permintaan perubahan dalam kontrak Anda dengan klien.

Prosedur permintaan perubahan ini akan membantu Anda mengelola kemungkinan scope creep yang tidak terduga. Tetapi agar ini berhasil, prosedurnya harus dipatuhi dengan ketat. Jika tidak, proses ini menjadi tidak berguna. Juga, sertakan implikasi biaya dan waktu yang sesuai untuk permintaan perubahan untuk mencegah permintaan sembrono dari klien dan mempertahankan margin keuntungan.

Menyiapkan prosedur ini sangat mudah setelah permintaan dibuat. Langkah-langkah prosedur dasar adalah peninjauan , persetujuan atau penolakan , dan penggabungan yang harus diikuti . Jangan takut untuk mengatakan tidak untuk mengubah permintaan ketika situasi menuntut. Namun, jelaskan dengan jelas alasan mengapa permintaan tertentu tidak dapat dikabulkan dan berikan alternatifnya.

3. Libatkan Pemangku Kepentingan dalam Proses Lingkup Proyek

Komunikasi yang baik dengan semua pemangku kepentingan diperlukan saat membuat ruang lingkup proyek. Sebagai manajer proyek, penting untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah mengumpulkan dan memahami semua persyaratan pemangku kepentingan. Dengan membagikan dokumentasi persyaratan Anda dengan para pemangku kepentingan, Anda menghilangkan kemungkinan kebingungan di kemudian hari. Jadi, luangkan waktu yang cukup untuk meninjau ruang lingkup proyek sebanyak mungkin.

Juga, pastikan berbagai pemangku kepentingan memahami prosedur dan implikasi dari meminta perubahan fitur setelah selesainya lingkup proyek. Tidak melibatkan pemangku kepentingan dapat merusak proyek, karena pemangku kepentingan dapat mengajukan permintaan besar selama pengembangan proyek. Dan jika para pemangku kepentingan biasanya tidak tersedia untuk berkontribusi secara signifikan pada ruang lingkup proyek, pengingat rutin disarankan saat Anda melanjutkan proyek.

4. Bawa Anggota Tim Proyek Bersama

Sama pentingnya untuk menjaga pemangku kepentingan dalam lingkaran, memastikan anggota tim Anda juga tetap dalam lingkaran sama pentingnya. Anggota tim harus mengetahui prosedur permintaan perubahan dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi mereka.

Ada kecenderungan scope creep datang dari anggota tim Anda untuk memberikan lebih dan mengesankan klien. Dengan memastikan anggota tim mengetahui ruang lingkup dan pernyataan proyek, Anda dapat mencegah mereka bertindak berlebihan. Dengan cara ini, Anda tidak menyimpang dari pernyataan proyek yang disepakati melalui perubahan yang tidak sah di pihak Anda.

5. Jadilah Proaktif

Salah satu cara terbaik untuk menghindari scope creep adalah dengan mengantisipasi area di mana hal itu mungkin muncul dalam sebuah proyek. Kemudian terapkan metode untuk mengekang scope creep itu. Dengan bersikap proaktif, Anda tetap berada di depan kemungkinan perubahan dan tidak lengah dengan perubahan menit terakhir dari klien.

Terkadang, permintaan perubahan masuk akal dan dapat diprediksi. Sebagai manajer proyek proaktif, Anda dapat menyarankan perubahan ini untuk konfirmasi klien dan pemangku kepentingan sejak dini. Daripada menunggu klien untuk meminta perubahan ini jauh di kemudian hari dalam proyek yang mungkin sangat merepotkan.

Seperti pada Contoh 1, sebagai pengembang web di mana jelas klien akan menunda penyediaan konten situs web, Anda dapat proaktif dan membuat konten dan dikirim ke klien untuk konfirmasi. Untuk menghindari permintaan menit-menit terakhir yang akan memperpanjang jadwal proyek atau membebani Anda secara signifikan di kemudian hari.

Membungkus

Scope creep adalah alasan utama mengapa sebagian besar proyek gagal atau mengalami penundaan dan kenaikan biaya. Penting sebagai manajer proyek bahwa Anda tidak hanya memahami dampak dari scope creep tetapi juga mampu mengidentifikasi dan mencegahnya sebelum hal itu terjadi. Perubahan selama proyek pada dasarnya tidak buruk; namun, mereka harus diteliti dan dikelola agar tidak menggagalkan dan menunda proyek dari tujuannya.

Ingatlah penyebab dan contoh scope creep yang dibagikan dalam artikel ini. Ini akan membantu Anda mengenali pola setiap kali muncul. Kemudian Anda dapat menerapkan salah satu dari 5 cara terbaik untuk menghindari scope creep di proyek Anda berikutnya.

Dapatkan konten bonus: Cara Mendapatkan Konten Situs Web Dari Klien
Klik disini