Apa itu Hot Desking? (Dan Apakah Ini Tepat Untuk Kantor Anda?)

Bayangkan bangun di pagi hari, bersiap-siap untuk bekerja, dan tiba di kantor, hanya untuk menemukan bahwa ... tidak ada tempat duduk untuk Anda. Atau, mungkin Anda mulai bekerja dan — terkejut! — meja sudut yang luas dengan pemandangan indah tersedia, dan Anda dapat bekerja di sana sepanjang hari. Dengan hot desking, skenario mana pun dimungkinkan. Dalam artikel ini, kita akan membicarakan jenis ruang kerja fleksibel ini dan mengapa itu mungkin cocok atau tidak untuk perusahaan Anda.

Apa itu Hot Desking?

Hot desking adalah tren ruang kerja yang fleksibel di mana karyawan mengambil meja atau tempat kerja apa pun yang tersedia saat mereka tiba di kantor. Ini adalah alternatif untuk memiliki meja permanen yang ditugaskan, seperti yang terjadi di banyak kantor tradisional. Dengan meja panas, tidak ada yang bisa mengklaim kursi, meja atau meja sebagai milik mereka secara permanen. Ketika seorang pekerja tiba di kantor, mereka memilih tempat duduk berdasarkan apa yang buka. Ketika orang-orang datang dan pergi dari kantor, pengaturan juga akan berubah. Hot desking mirip dengan makan di restoran. Orang-orang duduk di tempat yang tersedia, dan itu berubah saat pengunjung — yaitu pekerja — datang dan pergi.

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. Pemesanan Ruang Rapat

Sementara orang menggunakan istilah “hot desking” dan “desk hoteling” secara bergantian, mereka memiliki satu perbedaan utama. Dengan hot desking, pekerja mengambil ruang kerja apa pun yang tersedia (jika ada sama sekali). Dengan hotel meja, karyawan memesan tempat kerja sebelumnya, mirip dengan memesan kamar hotel (karena itu namanya). Kedua metode memiliki kursi yang tersedia berdasarkan siapa datang pertama dilayani. Namun, hot desking jauh lebih longgar daripada desk hoteling karena tidak ada sistem reservasi.

Pemesanan ruang rapat juga berbeda dari hot desking dan desk hoteling, meskipun keduanya memiliki kesamaan. Pemesanan ruang rapat adalah hal yang normal baik di ruang kantor tradisional maupun fleksibel. Grup memesan ruang bersama, seperti ruang konferensi atau lounge, sebelumnya. Dengan begitu, mereka memiliki ruang khusus untuk berkolaborasi yang terpisah dari kantor lainnya. Bahkan di kantor dengan hot desking, ada baiknya untuk memiliki sistem terpisah untuk memesan area kolaboratif. Beberapa perangkat lunak memungkinkan untuk pemesanan hotel meja dan ruang rapat juga.

Tempat Kerja Apa yang Paling Cocok untuk Hot Desking?

Beberapa perusahaan lebih menyukai hot desking, tetapi di perusahaan lain, ini adalah resep untuk karyawan yang tidak bahagia dan produktivitas yang buruk. Sistem cenderung bekerja dengan baik dalam dua kasus. Yang pertama adalah jika Anda menjalankan perusahaan kecil dengan jumlah orang terbatas yang semuanya bekerja di area yang sama — hot desking tidak akan mengganggu kerangka kerja itu. Yang kedua adalah jika sebagian besar karyawan Anda hanya di kantor kadang-kadang dan membutuhkan ruang meja dalam waktu singkat. Mungkin mereka datang di sela-sela rapat penjualan di lapangan atau saat mereka membutuhkan akses ke peralatan yang tidak mereka miliki di rumah. Dalam hal ini, hot desking lebih masuk akal daripada jarang menggunakan dedicated desk.

Untuk menentukan apakah hot desking adalah solusi terbaik untuk tempat kerja Anda, pertimbangkan hal berikut:

• Karyawan Kantor: Apakah ada banyak karyawan kantor setiap hari? Jika Anda memiliki sangat sedikit karyawan yang bekerja di luar kantor secara teratur, itu bisa menjadi sakit kepala untuk memastikan semua orang dapat menemukan tempat duduk yang mereka sukai.
• Tata Letak Kantor: Jenis ruang apa yang dimiliki kantor? Dapatkah Anda menetapkan beberapa bagian sebagai area yang tenang atau ruang pertemuan kolaboratif? Akankah karyawan dan departemen memiliki jenis area yang mereka butuhkan?
• Lokasi Kantor: Apakah sulit bagi karyawan untuk pergi dan pulang kerja? Misalnya, jika mereka harus naik kereta bawah tanah setiap hari, membawa banyak perlengkapan kerja mungkin menjadi masalah.
• Keamanan: Apakah karyawan Anda menangani informasi yang sangat sensitif? Meja panas mungkin tidak akan menawarkan pengaturan tempat duduk pribadi yang dapat diandalkan yang diperlukan.

Secara umum, jika sebagian besar tim Anda membutuhkan struktur kantor tradisional atau mereka harus duduk secara teratur di dekat pekerja tertentu untuk tujuan kolaborasi, hot desking bukanlah pilihan yang tepat. Namun, jika Anda masih menginginkan tempat kerja hibrida, sistem reservasi dapat menjadi alternatif yang cerdas. Lihat artikel kami tentang bagaimana hotel meja dapat meningkatkan ruang kerja kantor Anda.

Pro dan Kontra Hot Desking

Hot desking memiliki pasang surut. Ini sangat baik di tempat kerja modern di mana karyawan menyukai jadwal fleksibel dan ruang kerja hybrid. Di sisi lain, kantor atau perusahaan yang lebih tradisional yang membutuhkan semua orang di kantor setiap saat tidak cocok dengan hot desking. Mari selami pro dan kontra untuk melihat kedua sisi.

Pro: Kolaborasi, Sosialisasi dan Inovasi

Ketika karyawan atau departemen yang biasanya tidak bekerja sama harus berkolaborasi dalam sebuah proyek, lebih mudah untuk duduk berdekatan, dan semua orang dapat memilih meja mereka. Kemudian, saat proyek berakhir, pekerja dapat bubar. Juga, karena tempat kerja berubah setiap hari, karyawan berakhir di dekat rekan kerja yang biasanya tidak mereka ajak berinteraksi. Hal ini dapat membangun dan memperkuat hubungan kerja, mempromosikan kolaborasi dan mengembangkan kerjasama di seluruh perusahaan.

Apakah karyawan menganggap hot desking membatasi atau membebaskan benar-benar tergantung pada individu dan jenis pekerjaan yang mereka lakukan. Di mana beberapa orang mungkin merasa terkekang dengan mengubah tempat kerja, yang lain mungkin memanfaatkan kreativitas dan inovasi. Dan jika karyawan tersebut berkembang dalam kolaborasi, mereka bisa lebih termotivasi dengan duduk di dekat orang baru setiap hari. Jika Anda menjalankan perusahaan kreatif dengan karyawan yang cenderung banyak bergerak dan hanya melihat meja mereka sebagai permukaan untuk bersandar, meja kerja yang panas dapat membantu melepaskan imajinasi mereka.

Jumlah otonomi ini sangat bagus untuk pengembangan karyawan dan dapat membantu karyawan merasa seperti majikan mereka mempercayai mereka. Dengan menghilangkan kebutuhan untuk mengatur mikro tempat semua orang duduk, ada lebih banyak wewenang yang diberikan kepada karyawan. Untuk beberapa anggota tim, memiliki tanggung jawab ekstra menanamkan kebanggaan dalam pekerjaan mereka dan mendorong mereka untuk mengambil lebih banyak kepemilikan atas pekerjaan mereka.

Kontra: Kurangnya Stabilitas, Hirarki, dan Personalisasi

Pekerja yang lebih tua atau siapa pun yang terbiasa dengan pengaturan tradisional mungkin tidak menyukai ketidakstabilan hot desking. Tidak mengetahui di mana Anda akan duduk setiap hari atau apakah Anda akan menemukan tempat duduk sama sekali dapat menimbulkan kecemasan. Dan itu sangat sulit ketika peralatan seperti laptop harus dibawa ke dan dari tempat kerja jika karyawan tersebut belum terbiasa melakukannya. Selain itu, hot desking berarti bahwa karyawan tidak dapat mempersonalisasi ruang mereka atau mengoptimalkan lingkungan kerja mereka untuk membantu mereka tetap fokus.

Dalam skenario terburuk, semua ini memberi tahu karyawan bahwa mereka tidak penting. Beberapa pekerja mungkin merasa bahwa jika mereka penting bagi perusahaan, setidaknya mereka akan diberi tempat untuk melakukan pekerjaan mereka. Meja kerja yang panas juga dapat memengaruhi hierarki kantor, seperti jika penyelia atau karyawan 20 tahun harus duduk di dekat sekelompok karyawan baru atau memiliki pengaturan meja yang lebih buruk daripada seseorang yang mereka pimpin.

Selain itu, kurangnya stabilitas menyebabkan masalah besar lainnya: Kuman. Dengan begitu banyak berbagi dan bertukar tempat kerja, kuman terikat untuk bepergian lebih banyak daripada jika setiap orang memiliki meja mereka sendiri. Artinya, karyawan harus ekstra rajin menjaga kebersihan stasiunnya untuk melindungi orang berikutnya yang akan menggunakannya. Memiliki tim pembersih yang akan mendisinfeksi meja setiap malam sangat membantu. Tetapi hot desking berarti bahwa banyak orang dapat menggunakan meja yang sama sepanjang hari saat shift berubah. Stasiun kerja perlu dibersihkan setiap kali itu terjadi.

Pro: Organisasi Ruang Kerja yang Lebih Baik

Fakta bahwa karyawan tidak dapat melengkapi meja mereka dengan barang-barang pribadi berarti bahwa setiap ruang kerja akan tetap minimal, tidak berantakan, dan teratur. Hal ini membuat penampilan bagus secara keseluruhan, dan Anda tidak perlu khawatir meja tertentu akan berantakan atau kotor. Bagi beberapa orang, ini sebenarnya dapat mendorong kreativitas daripada menguranginya — beberapa orang dapat berpikir lebih jernih ketika gangguannya lebih sedikit. Plus, sementara kuman menjadi perhatian, seperti yang kita bahas di atas, memiliki meja yang lebih rapi dapat mempermudah pembersihan. Ketika ada lebih sedikit barang untuk dikerjakan, Anda dapat mendisinfeksi dan mensterilkan tempat-tempat yang sulit dijangkau.

Kontra: Waktu yang terbuang

Datang ke tempat kerja tanpa mengetahui meja mana yang tersedia dan di mana akan terasa nyaman untuk bekerja bisa menjadi waktu yang membosankan. Menemukan ruang yang tersedia, menempatkan diri, dan kemudian menyesuaikan diri dengan lingkungan sekitar memakan waktu kerja. Jika meja tidak tersedia, itu semakin membatasi produktivitas. Dan semakin lambat karyawan itu datang untuk bekerja, semakin besar kemungkinan semua meja (atau semua yang bagus) akan diklaim. Kemudian, karyawan tersebut harus menunggu seseorang untuk bebas atau pulang ke rumah atau ke lingkungan kerja lain untuk memulai hari.

Inilah alasan lain mengapa hot desking dapat menyebabkan waktu terbuang sia-sia: Sulit untuk menemukan rekan kerja yang Anda butuhkan. Baik itu orang yang sering Anda ajak bicara mengenai masalah pekerjaan atau ahli yang harus Anda ajak bicara untuk masalah yang lebih besar, tidak mengetahui di mana lokasi seseorang menjadi rumit. Pada catatan yang sama, mengumpulkan departemen bersama untuk pertemuan dua menit yang cepat bisa memakan waktu lebih lama ketika semua orang tersebar. Karyawan juga dapat berakhir dengan produktivitas rendah jika mereka tidak dapat fokus karena tempat mereka duduk. Misalnya, seorang pekerja yang perlu fokus pada proyek penting akan menghadapi gangguan jika mereka berada di sebelah seseorang yang harus melakukan panggilan penjualan sepanjang hari.

Pro: Penghematan Biaya

Hot desking hemat biaya untuk perusahaan karena tidak ada ruang berlebih. Di kantor di mana beberapa tim bepergian atau bekerja dari jarak jauh secara teratur, meja yang dibutuhkan secara keseluruhan lebih sedikit. Dengan membatasi ruang yang dibutuhkan untuk meja dan memanfaatkan area yang tersisa dengan lebih baik, biaya real estat dapat diturunkan. Ada juga opsi untuk berbagi ruang kerja dengan perusahaan lain. Anda dapat membuat ruang kerja bersama yang menggunakan meja kerja yang panas, lebih lanjut mengurangi biaya dan berbagi biaya untuk menjalankan kantor.

Con: Logistik Teknologi

Ketika karyawan telah menetapkan meja, semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan sudah disiapkan untuk mereka, tanpa peralatan asing yang tidak mereka gunakan. Namun, dengan hot desking, logistik teknologi bisa membingungkan, dan ada banyak hal yang harus dipikirkan. Misalnya, apakah setiap meja harus memiliki PC sendiri, atau apakah Anda hanya memerlukan tempat bagi karyawan untuk mencolokkan laptopnya? Dan apakah setiap orang membawa laptop sendiri, atau haruskah mereka membawa yang disediakan oleh perusahaan? Apakah mungkin bagi setiap orang untuk membawa laptop mereka ke dan dari tempat kerja setiap hari, dengan mempertimbangkan kebutuhan khusus?

Pikiran Terakhir Tentang Hot Desking

Mengetahui bagaimana karyawan Anda berfungsi dengan baik berarti pekerja yang lebih bahagia dan produktivitas yang lebih tinggi. Tapi melompat pada tren kantor demi iseng bukanlah pendekatan yang cerdas. Hot desking adalah untuk jenis perusahaan dan karyawan tertentu, dan terserah Anda untuk memutuskan apakah itu pilihan yang bijaksana. Sebagai alternatif, Anda dapat memiliki kantor hibrida yang memiliki beberapa meja permanen bersama dengan ruang untuk meja kerja panas. Atau, Anda dapat bersandar pada sistem reservasi yang lebih terstruktur dengan desk hoteling.

Saat Anda mempertimbangkan apa yang terbaik untuk tim Anda, lihat artikel kami tentang memberdayakan karyawan Anda untuk mencapai potensi penuh mereka.

Gambar unggulan: ClassicVector melalui Shutterstock