Segitiga Manajemen Proyek: Men-debug Kendala Tiga Proyek

Segitiga Manajemen Proyek, juga dikenal sebagai Kendala Tiga Proyek adalah salah satu elemen yang sangat penting dalam praktik terbaik manajemen proyek saat ini. Setiap manajer proyek dalam perusahaan membutuhkan keseimbangan kualitas yang sempurna saat mengelola sumber daya. Ini adalah saat manajemen yang tepat dari tiga kendala proyek dapat membantu manajer tim mengelola proyek lebih mahir dari sebelumnya.

Kendala rangkap tiga mempengaruhi manajer proyek saat ini dalam berbagai cara. Agar manajer proyek memiliki manajemen proyek yang lebih mahir, mereka harus belajar bagaimana mengelola tiga kendala. Tetapi sebelum Anda mengetahui apa saja tiga kendala dari Segitiga Proyek dan bagaimana mereka dapat dinetralisir atau diterapkan pada manajemen proyek secara efektif, seseorang harus memahami dan memiliki konsep yang jelas tentang Segitiga Manajemen Proyek.

Jadi, jika Anda adalah seseorang yang mencoba memahami arti sebenarnya dari Segitiga Manajemen Proyek atau Tiga Kendala Proyek dan bagaimana penerapannya dalam bisnis modern, maka ini adalah postingan untuk Anda.

Memahami Konsep Segitiga Manajemen Proyek

Segitiga Manajemen Proyek adalah model yang menggambarkan tiga elemen kunci dari sebuah proyek: ruang lingkup, waktu, dan biaya. Segitiga proyek adalah pendekatan yang berguna bagi manajer proyek karena membantu memvisualisasikan hubungan antara ketiga elemen ini. Misalnya, jika ruang lingkup suatu proyek meningkat, maka waktu dan biaya juga akan meningkat. Ini karena ada lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan lebih banyak sumber daya yang dibutuhkan.

Demikian pula, jika kerangka waktu untuk suatu proyek berkurang, maka ruang lingkup dan biaya juga akan berkurang. Hal ini karena ada lebih sedikit waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dan lebih sedikit sumber daya yang dibutuhkan.

Selain itu, metode ini untuk manajer proyek membantu untuk memahami hubungan antara tiga elemen kunci dari sebuah proyek. Dengan memahami hubungan ini, manajer proyek dapat lebih efektif merencanakan dan melaksanakan proyek.

Komponen Utama Kendala Segitiga Manajemen Proyek

Seperti disebutkan di atas juga, ada tiga elemen kunci atau komponen segitiga manajemen proyek:

• Waktu
• Biaya
• Cakupan

Setiap elemen sama pentingnya dalam keberhasilan penyelesaian suatu proyek. Dalam hal ini, ketiga elemen tersebut mengacu pada tiga aspek kunci yang berbeda dari manajemen proyek yang sukses seperti: -

Waktu mengacu pada jumlah waktu yang dialokasikan untuk proyek. Ini termasuk waktu yang dibutuhkan untuk perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian.

Biaya mengacu pada anggaran yang dialokasikan untuk proyek tersebut. Ini termasuk biaya bahan, tenaga kerja, dan sumber daya lainnya.

Lingkup mengacu pada tujuan dan sasaran proyek. Ini termasuk kiriman, tonggak, dan persyaratan lainnya.

Secara keseluruhan, dengan kombinasi ketiga kendala ini, segitiga manajemen proyek memungkinkan manajer untuk mengelola proyek dengan lebih efisien memastikan bahwa proyek berhasil dengan segala cara. Dengan memahami dan mengelola tiga elemen kunci waktu, biaya, dan ruang lingkup, seorang manajer proyek dapat meningkatkan peluang hasil yang sukses.

Bagaimana Tiga Kendala Berpadu Dengan Bisnis Untuk Kesuksesan Manajemen Proyek

Kendala rangkap tiga sering direpresentasikan dalam bentuk segitiga dengan waktu di satu sisi, biaya di sisi lain, dan ruang lingkup di sisi ketiga. Ini memang proses kunci yang digunakan manajer proyek untuk memastikan pengiriman proyek yang sukses. Ini juga dikenal sebagai segitiga besi. Lebih penting lagi, ini penting karena membantu manajer proyek menyeimbangkan tuntutan bersaing dari tiga kendala, ruang lingkup, waktu, dan biaya. Ini juga merupakan metode saluran yang berharga untuk mengkomunikasikan tujuan dan persyaratan proyek kepada pemangku kepentingan.

Berikut adalah beberapa cara spesifik yang dapat dipadukan dengan tiga kendala dengan bisnis untuk kesuksesan proyek.

• Setiap manajemen proyek adalah tentang mengelola variabel, dan segitiga mengelola proyek tidak terkecuali. Segitiga ini membantu memberikan model mental untuk memahami bahwa ada faktor eksternal dan faktor internal yang berperan. Pengelolaan variabel-variabel ini memerlukan identifikasi, pengukuran, dan analisis kritis terhadap variabel eksternal terlebih dahulu untuk melakukan penyesuaian dalam bisnis.

• Segitiga PM adalah cara sederhana untuk menetapkan dan memastikan ketiga aspek proyek berada dalam keseimbangan yang sempurna ketika proyek tersebut sedang berlangsung. Dengan melihat proyek mereka dari sisi yang berbeda tanpa kehilangan jejak apa yang bergantung pada apa dan apa yang mempengaruhi apa, manajer proyek dapat yakin mengetahui tidak ada yang lolos – artinya lebih mudah untuk tetap sesuai jadwal, sesuai anggaran, dan dalam ruang lingkup!

• Segitiga manajemen proyek memungkinkan manajer proyek untuk memahami realitas situasi dan membuat penyesuaian sehingga pekerjaan tidak terganggu secara keseluruhan. Memiliki model ini memungkinkan manajer untuk menyadari bahwa dalam hal anggaran, hanya ada beberapa hal yang lebih penting daripada yang lain dan jika Anda membutuhkan lebih banyak uang maka itulah yang harus Anda prioritaskan. Tentu saja, membuat perubahan seperti ini tidak pernah ideal tetapi memiliki model ini dapat membantu Anda menentukan di mana dan kapan yang terbaik untuk mengambil tindakan untuk mencapai hasil yang positif!

• Adalah umum untuk proyek gagal karena miskomunikasi. Segitiga manajemen proyek membantu Anda lebih memahami ketiga bagian proyek yang sukses dan memberi Anda alat untuk memastikan semuanya berjalan lancar dari awal hingga akhir.

Cara Mengelola Proyek Anda dengan Tiga Kendala Segitiga Secara Efektif

Manajemen proyek yang paling sukses termasuk mengelola pengorbanan antara:

1. Pentingnya menyeimbangkan kemudi dengan kecepatan dan biaya,
2. Jumlah kendala yang ditambahkan seseorang ke proyek dan berapa banyak yang dihilangkan darinya,
3. Siapa yang akan bertanggung jawab untuk memutuskan kapan "cukup baik" berarti cukup baik.

Untuk mengelolanya secara efisien dengan segitiga proyek, inilah yang perlu Anda lakukan:

Pilih Prioritas Tugas Anda dan Pendekatan dengan Bijak

Poin penting untuk diingat tentang segitiga proyek adalah bahwa setidaknya satu dari tiga poinnya (waktu, anggaran, atau ruang lingkup) harus fleksibel agar tujuan ideal dapat dicapai. Misalnya, masalah yang muncul ketika Anda berada di garis waktu yang ketat dapat diatasi dengan mendorong tenggat waktu Anda daripada mempekerjakan karyawan tambahan untuk menghentikan produksi pada tingkat yang lebih cepat.

Bagaimana kita bisa mendekati memperbaiki masalah ini? Demikian juga, bahkan mungkin ada saat-saat ketika kami tidak dapat menyelesaikan semua yang telah direncanakan dalam anggaran yang kami tetapkan pertama kali karena hambatan yang tidak terduga terjadi saat Anda bekerja untuk mencapai tujuan proyek Anda. Ketika ini terjadi dan sumber daya rendah, sering kali bijaksana untuk mendapatkan dana tambahan yang telah disetujui sebelumnya sebelum hilang sehingga perbaikan tidak harus menunda produksi untuk disatukan dengan rapi seperti yang kita inginkan.

Buat Semua Orang Tetap Terinformasi

Pikirkan anggaran, ikuti jadwal Anda, dan jaga agar cakupan Anda tetap pada jalurnya setelah Anda menyetujui atau membuat rencana. Dengan tugas, selalu ada potensi penundaan yang berfluktuasi sesuai dengan jalannya bisnis.

Jika Anda memiliki pemasok sumber daya yang memberi tahu Anda bahwa mereka tidak memiliki lagi sumber daya mereka yang tersisa dan proyek Anda bergantung pada memiliki sumber daya ini, berikan pembaruan kepada pelanggan atau pemangku kepentingan Anda atau perkiraan potensi penundaan untuk memberi mereka informasi kapan pun diperlukan. .

Tetapkan Tujuan & Harapan yang Jelas

Setelah Anda mengetahui batasan dan prioritas suatu proyek, beri tahu klien atau manajer Anda tentang informasi tersebut sehingga tidak ada miskomunikasi. Selalu ada hal-hal yang tidak terduga selama proyek dan tidak ada yang menginginkan sesuatu yang mengejutkan setelah semua pekerjaan dimasukkan ke dalamnya. Elemen-elemen tak terduga yang dapat menyebabkan penundaan ini meliputi:

1. Menyiapkan anggaran darurat jauh sebelumnya tanpa mempertimbangkan kemungkinan kecelakaan
2. Tidak mempertimbangkan faktor utama penundaan proyek seperti cuaca, bencana alam, peristiwa lokal, dll.
3. Tidak mempertimbangkan rencana kontinjensi dengan perkiraan biaya dan kerangka waktu untuk setiap penundaan.

Jika klien menasihati Anda tentang sesuatu, cobalah untuk mencari tahu apa harapan mereka jika rencana mereka bertentangan dengan rencana Anda. Tentu saja, hal semacam ini tidak sempurna, tetapi Anda harus mempertimbangkannya sehingga begitu proyek mulai bergulir, semuanya berjalan dengan lancar dan Anda tidak terkena hambatan besar di trek.

Dalam industri seperti konstruksi, atau apa pun yang memerlukan rencana rumit, kontrak bahkan lebih penting daripada biasanya karena kontrak menjaga harapan semua orang di garis depan dan membantu mencegah kebingungan tentang apa yang bisa terjadi ketika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

Tweak Segitiga Kendala Tiga Sesuai Kebutuhan Manajemen

Di era manajemen proyek modern ini, mengutak-atik batasan segitiga tiga saat ini untuk keuntungannya benar-benar diperlukan. Pada hari-hari awal manajemen proyek, hanya ada dua variabel yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan segitiga proyek: ruang lingkup dan waktu. Namun, seiring kemajuan teknologi, muncul variabel baru yang lebih penting seperti kualitas dan biaya.

Saat ini, ada empat pendekatan utama untuk mengelola proyek yang meliputi: a) Pendekatan Cakupan Waktu b) Pendekatan Cakupan Kualitas c) Pendekatan Cakupan Biaya d) Pendekatan Cakupan Risiko. Lingkup waktu biasanya merupakan garis waktu proyek awal yang digunakan dalam perencanaan dan pelaksanaan program kerja tertentu. Lingkup waktu bisa tetap, fleksibel, atau bergulir. Tetap menunjukkan bahwa proyek tidak akan berubah setelah dimulai (misalnya, mempekerjakan agen staf untuk pekerja sementara),

Proyek Segitiga Dengan Agile: Bagaimana Kedua Model Ini Dibandingkan Satu Sama Lain

Tidak diragukan lagi, metodologi Segitiga Proyek dan Agile adalah cara populer untuk mengelola proyek. Namun, mereka memiliki beberapa perbedaan utama. Segitiga Proyek adalah pendekatan yang lebih tradisional yang berfokus pada ruang lingkup, waktu, dan biaya sebagai faktor utama yang perlu dipertimbangkan. Agile, di sisi lain, mengutamakan orang dan kolaborasi dan lebih fleksibel dalam pendekatannya. Ini berulang dan bertahap, artinya proyek dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang dapat dikelola dan disampaikan dalam siklus pendek atau sprint.

Biaya dan waktu adalah variabel ketika bekerja dengan pendekatan manajemen proyek tradisional tetapi ruang lingkup diatur dalam batu. Hal ini membuat sulit untuk menyesuaikan berapa banyak waktu & biaya yang tersedia, yang dapat menyebabkan ketidaksepakatan.

Sebagai hasil dari ketiga elemen ini, kendala diubah, dan biaya tambahan dan pengiriman tertunda terjadi. Meskipun proyek telah selesai, para pemangku kepentingan merasa tidak puas karena biaya yang lebih tinggi & pengiriman yang tertunda. Tetapi salah satu manfaat metodologi Agile adalah Anda dapat memperbaiki biaya dan waktu.

Lingkup dapat disesuaikan sesuai dengan preferensi Anda, itulah sebabnya awalnya dibuat sebagai segitiga terbalik. Selain itu, memungkinkan untuk pekerjaan terus menerus, dengan ruang lingkup berubah dari waktu ke waktu untuk memenuhi tenggat waktu dan tetap dalam anggaran. Belum lagi seiring kemajuan proyek, ini memungkinkan penentuan ulang prioritas dengan mudah.

Manfaatkan Segitiga Manajemen Proyek dengan Sebaik-baiknya untuk Kesuksesan Proyek

Tentunya, tujuan proyek Anda cenderung berubah seiring waktu. Penting untuk tidak mengabaikan tujuan awal Anda demi lanskap yang berubah dengan cepat, melainkan beradaptasi dengannya.

Sebuah proyek yang sukses hanya dapat dicapai dengan perpaduan tertentu dari tiga sisi persamaan proyek. Hal tentang ini adalah bahwa ketiga sisi membutuhkan keseimbangan dan penyesuaian jika Anda ingin mencapai masing-masing dalam ukuran yang sama.

Ini seperti memanggang kue, atau lebih tepatnya memanggang beberapa kue karena dianggap kurang enak saat ini. Bagaimanapun, Anda mendapatkan intinya. Seiring dengan keseimbangan yang tepat dari kendala proyek, penting untuk merencanakan, mengelola, melaksanakan dan memantau biaya proyek, jadwal dan anggaran, jadi pastikan tidak ada pihak yang menderita atau mempengaruhi kemajuan proyek.

Jika tiga kendala tidak dipertimbangkan dengan hati-hati maka Anda mungkin akan mengabaikan satu aspek – yang pada akhirnya dapat merusak reputasi Anda sebagai manajer produk atau bahkan bisnis secara umum!

Untuk membantu atau memastikan ketiga kendala proyek Anda tetap tepat sasaran dan kemajuan proyek berjalan sesuai rencana, sebagian besar perusahaan mengandalkan alat manajemen proyek yang lengkap. Dalam hal ini, alat seperti WP Project Manager dapat menjadi pendamping yang sempurna untuk membantu Anda memastikan proyek Anda berada di jalur yang benar dan tidak ada yang lolos.

Beri tahu kami metodologi atau alat apa yang Anda ikuti/gunakan untuk memastikan keberhasilan proyek di komentar di bawah. Jika Anda menikmati membaca blog yang menarik dan berwawasan luas, pastikan untuk berlangganan buletin kami untuk konten eksklusif yang dikirimkan langsung ke kotak surat Anda.