Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Manajemen Proyek Organisasi Tahun 2023

Kita hidup di generasi di mana kesuksesan berarti segalanya bagi setiap organisasi bisnis. Dan ketika datang ke bisnis yang membutuhkan keberhasilan manajemen proyek organisasi maka menjadi sangat penting untuk mencapai tujuan setelah penyelesaian proyek. Selain itu, keberhasilan suatu proyek sangat bergantung pada pemenuhan komitmen & dedikasi Anda terhadap proyek yang Anda tangani. Namun terkadang, bahkan saat Anda berhasil mengelola proyek bersama tim, Anda mungkin masih membutuhkan inspirasi untuk melakukannya dengan lebih baik.

Di era media sosial dan platform digital yang penuh dengan sumber daya terkait manajemen proyek di mana-mana, tidak pernah sulit untuk mendapatkan inspirasi yang tepat baik itu dari buku untuk mempelajari seni manajemen proyek atau materi atau sumber video yang tersedia online. Namun ada bentuk sumber daya lain yang menjadi sangat populer di kalangan manajer proyek yang akan datang untuk memenuhi kuota asupan inspirasi mereka, yaitu dari pemberi pengaruh manajemen proyek.

Tapi hari ini, kita akan membahas faktor keberhasilan yang bertanggung jawab atas manajemen proyek organisasi yang efektif. Kami cukup yakin pada akhir posting ini, bahkan Anda akan terinspirasi untuk menerapkan beberapa di antaranya untuk kesuksesan manajemen proyek Anda sendiri dan Anda akan menemukan cara terbaik untuk mengelola proyek organisasi.

Jadi, mari kita masuk ke detail singkatnya sekarang, oke?

Faktor Kunci yang Mempengaruhi Manajemen Proyek Organisasi yang Efektif

Tidak ada keraguan bahwa manajemen proyek yang efektif mengarah pada kesuksesan proyek. Tapi apa faktor kunci yang menyebabkan proyek sukses karena manajemen yang tepat? Mari pelajari faktor-faktor kunci kesuksesan manajemen proyek yang efektif secara singkat di sini:

Sumber Daya Manusia yang Terampil & Berpengalaman

Tidak peduli berapa banyak kursus atau metode teoretis yang Anda ketahui, kesuksesan akhir suatu proyek selalu disertai dengan pengalaman praktis yang telah Anda kumpulkan sejauh ini. Ini juga sama jika Anda memiliki tim ahli dengan pengalaman dalam peran masing-masing di belakang mengelola proyek.

Dan anggota tim atau individu tersebut dapat memberikan keahlian dalam aspek teknis manajemen proyek dan menangani tanggung jawab kepemimpinan. Jadi manajer/anggota tim yang berpengalaman dan terampil adalah apa yang Anda butuhkan untuk manajemen proyek yang sukses karena membangun tim yang solid yang menjaga motivasi tetap berjalan menuju tujuan bersama.

Perencanaan yang Dipikirkan dengan Baik & Bukti Penuh

Elemen kunci lain untuk faktor keberhasilan manajemen proyek adalah memiliki atau menyiapkan rencana yang tepat sebelum dimulainya proyek. Kadang-kadang manajer tidak mengambil cukup waktu untuk merencanakan sebuah proyek dan membuat kesalahan karena terburu-buru ke tahap eksekusi tanpa itu.

Jadi memiliki rencana bukti lengkap sebelumnya dan menginvestasikan cukup waktu di belakang perencanaan meminimalkan peluang kegagalan proyek Anda. Selain itu, perencanaan proyek yang matang dan menyeluruh seperti itu akan memastikan Anda dan tim Anda bekerja dengan tujuan yang pasti.

Meramalkan Risiko & Rencana Manajemen

Tidak ada yang bisa memprediksi apakah suatu proyek akan berjalan sesuai rencana atau tidak. Terkadang sebuah proyek berjalan lancar dan terkadang gagal total di tengah jalan. Banyak perusahaan kehilangan jutaan dolar setiap tahun hanya karena mereka tidak memiliki rencana manajemen risiko sebelum memulai proyek. Jadi memiliki pandangan ke depan tentang risiko umum dan kemudian membuat rencana darurat untuk bahaya tersebut di muka sangat penting untuk memastikan kerusakan minimum dalam kejadian berisiko seperti itu selama proyek berlangsung.

Jadi pastikan sebelum mengambil alih sebuah proyek, semua pemangku kepentingan atau orang-orang yang terlibat dalam proyek mengetahui semua risikonya terlebih dahulu. Jika terjadi kesalahan, di kemudian hari, mereka dapat menyelesaikan masalah tersebut tanpa harus merasa tidak tahu atau tidak berdaya.

Baca Juga: Business Continuity dan Disaster Recovery Plan

Memanfaatkan Alat Manajemen Proyek yang Efektif

Menunjuk manajer proyek yang hebat untuk mengelola tugas saja tidak cukup saat ini. Sebagian besar perusahaan sangat bergantung pada alat manajemen proyek yang andal seperti WP Project Manager, Trello, Asana, dll. Untuk mengelola proyek mereka. Alat profesional ini memungkinkan manajer untuk mengatur proyek secara lebih efisien dengan kesalahan manajerial yang lebih sedikit setiap saat. Selain itu, alat intuitif ini menghasilkan ikhtisar terbaik dari semua data tim yang relevan dan laporan kemajuan proyek.

Proses kolaborasi tim menjadi lebih efisien dan aman dari sebelumnya dengan akses ke semua informasi penting yang mereka butuhkan. Jadi alih-alih mempertahankan spreadsheet atau excel, menggunakan alat semacam ini memastikan pekerjaan Anda selesai dengan cara yang teratur. Oleh karena itu, berinvestasi dalam alat manajemen proyek semacam itu adalah ide yang bagus karena menyederhanakan pekerjaan manajer proyek, sehingga berdampak langsung pada keberhasilan proyek.

Komunikasi Produktif

Menjembatani komunikasi yang tepat antara anggota tim dan manajer proyek dapat mengarahkan mereka untuk mengisi kesenjangan komunikasi di antara mereka dengan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kemajuan proyek. Jadi menjaga proses komunikasi yang tepat mencegah manajer proyek dari miskomunikasi dan kesalahpahaman tentang pengembangan proyek mereka baik itu melalui pertemuan pribadi, dokumentasi, email, telepon, dll.

Jadi praktik komunikasi yang produktif antara anggota tim selalu memainkan peran kunci dalam keberhasilan proyek apa pun.

Penutupan Proyek yang Kuat

Untuk setiap manajer proyek, memiliki penutupan yang solid untuk setiap proyek selalu penting. Mereka harus menginformasikan dan mengkonfirmasi dengan semua pemangku kepentingan atau orang yang terlibat tentang risiko yang terlibat dan apakah mereka telah memenuhi semua faktor penentu keberhasilan atau tidak. Semua faktor kunci keberhasilan proyek harus dipenuhi dengan baik mulai dari pengujian dan persetujuan rilis sebelum penyerahan proyek.

Selain itu, terlihat juga bahwa manajer proyek bersertifikat dapat memimpin proyek menuju kesuksesannya lebih baik daripada yang lain. Dan manajer seperti itu dengan keahlian bersertifikat meningkatkan tingkat keberhasilan proyek menjadi sangat besar. Dan ini menyebabkan efek dalam hal KPI tim tentang standar proyek, memenuhi tenggat waktu, anggaran, dan ruang lingkup serta manfaat bisnis lainnya.

Pelacakan & Pemantauan

Akhirnya melacak perkembangan proyek dan memantau kemajuan mereka juga memegang peran kunci dalam keberhasilan proyek. Mengevaluasi kinerja tim dan hasil keseluruhan secara teratur sangat penting. Pastikan untuk mendefinisikan dan menjelaskan KPI dari setiap anggota tim sehingga mereka mengetahui dengan baik apa yang akan menjadi tanggung jawab mereka jika proyek tidak berjalan sesuai rencana.

Juga, analisis hasil tersebut dari beberapa laporan kemajuan untuk memberikan umpan balik agar mereka tahu di mana kesalahan mereka dan apa yang perlu mereka tingkatkan & kerjakan. Dengan cara ini, mereka akan menyadari masalah lebih awal dan mengambil langkah-langkah pengendalian kerusakan sebelum terlambat.

Baca Juga: Keterampilan Manajemen Waktu Seorang Manajer Proyek

Alat Manajemen Proyek untuk Meningkatkan Manajemen Proyek Organisasi

Tidak peduli apakah Anda mengelola proyek untuk organisasi besar atau perusahaan bisnis kelas bawah, risiko dan kecelakaan adalah sesuatu yang harus selalu Anda siapkan. Untuk sebagian besar, ketidakpastian ini dapat diatasi ketika Anda memanfaatkan dan mengikuti faktor-faktor keberhasilan proyek yang disebutkan di atas. Namun, untuk menghindari atau setidaknya meminimalkan risiko ini dengan praktik manajemen proyek bebas kesalahan, banyak perusahaan cenderung memilih alat manajemen proyek yang andal seperti WP Project Manager .

Saat mencoba mengelola proyek apa pun, plugin ini memungkinkan penggunanya memanfaatkan sumber daya & perencanaan terbaik. Dengan solusi ini, melacak dan mengatur tugas & proyek menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Selain itu, ini mendukung alat manajemen waktu canggih yang memastikan penyelesaian tugas tepat waktu dengan membuat kolaborasi tim lebih efisien dari sebelumnya. Belum lagi kemampuannya untuk menghasilkan laporan lanjutan tentang kemajuan tugas Anda dan memberikan wawasan lengkap tentang alur kerja proyek Anda.

Fitur-fitur WP Project Manager meliputi:

1. Manajemen proyek & tugas
2. Diskusi tim
3. Daftar tugas
4. Tonggak sejarah
5. Kalender
6. Manajer File
7. Peran pengguna yang disesuaikan
8. Mengontrol kapasitas tim
9. Kompatibel dengan tampilan depan
10. Integrasi dengan WooCommerce
11. Laporan perkembangan
12. Intisari Harian
13. Laporan dengan Wawasan
14. Tab Aktivitas