Cara Menggunakan Monday.com | Tutorial Pemula 2022

Manajemen proyek bukanlah aspek sekunder dari bisnis.

Ini mungkin salah satu operasi bisnis yang paling penting.

Manfaat alat manajemen proyek melampaui penjadwalan dan kolaborasi.

Alat Manajemen Proyek membantu meningkatkan komunikasi pelanggan, manajemen risiko, standarisasi proses, berbagi dokumen, dan manajemen sumber daya.

Alat-alat ini juga membantu mengurangi beban kerja tim Anda.

Platform intuitif seperti Senin mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu.

Dan hampir tidak mungkin untuk tidak menyebutkan manajemen proyek dan monday.com dalam kalimat yang sama.

Sejak diluncurkan pada tahun 2014, platform manajemen proyek berbasis cloud yang berbasis di Israel telah mengumpulkan cinta dan dukungan dari ribuan pengguna di seluruh dunia.

Terlepas dari kemudahan penggunaan dan platform yang ramah pemula, beberapa pengguna mungkin merasa kewalahan untuk mendapatkan hasil maksimal dari monday.com.

Di sinilah pos ini akan datang untuk menyelamatkan Anda.

Dalam artikel tentang cara menggunakan monday.com ini, saya akan memandu Anda melalui berbagai aspek solusi manajemen proyek monday.com sehingga Anda dapat mempelajari cara menggunakan platform manajemen proyek yang kuat ini.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum kita menyelami detailnya.

Pertama, saya akan menggunakan versi uji coba gratis dari versi Pro Monday.com.

Ini adalah solusi manajemen proyek Senin tingkat tertinggi.

Mari kita mulai dengan semua dasar-dasar hari Senin.

Cara menggunakan monday.com: Memulai monday.com

Untuk menggunakan platform untuk mengelola proyek, Anda harus mendaftar.

Kunjungi situs monday.com dan daftar akun dengan mengklik tombol "mulai".

Pastikan Anda memiliki uji coba gratis paket pro hari Senin (bukan paket dasar).

Anda dapat mendaftar menggunakan email, Google, LinkedIn, atau bahkan akun Slack Anda.

Masukkan nama Anda dan pilih kata sandi.

Anda juga dapat memutuskan nama untuk tim Anda di platform.

Selanjutnya, Anda akan melihat permintaan tentang jenis penggunaan, ukuran tim, dan jenis bisnis.

Saya mencoba menggunakan kombinasi ini dan menemukan perbedaan yang dapat diabaikan dalam output.

Setelah Anda menyelesaikan proses pendaftaran dengan hari Senin, Anda akan mendapatkan email konfirmasi untuk uji coba gratis Anda.

Lakukan yang diperlukan dan Anda harus siap untuk menggunakan monday.com.

Anda akan mendapatkan URL unik yang seharusnya berbunyi seperti ini: namaperusahaan.monday.com

Cara menggunakan monday.com: Menavigasi platform

Masuk ke monday.com akan membawa Anda ke dasbor utama.

Di sini, Anda akan melihat beberapa pop-up untuk memandu Anda melalui platform.

Saya menemukan ini cukup berguna.

Perusahaan telah melakukan pekerjaan dengan baik dalam memberikan pengalaman pengguna yang baik dengan pop-up yang berguna untuk mengelola proyek.

Namun, jika pop-up sudah cukup, Anda tidak memerlukan panduan mendalam tentang cara menggunakan monday.com!

Mari kita mulai dengan membuat kalender editorial di monday.com, dan mendiskusikan aspek lain dari platform saat kita melanjutkan.

Pembuatan Papan

Tidak seperti kebanyakan alat manajemen proyek lainnya, monday.com menawarkan beberapa fitur lagi untuk membuat papan.

Dengan monday, Anda dapat membuat beberapa papan (dan bahkan papan pribadi).

Anda dapat membuat papan baru dengan mengklik tombol "tambah" dan kemudian mengklik "Opsi Papan Baru."

Anda akan melihat pop-up di sini yang meminta Anda menambahkan nama untuk Dewan, mengatur privasi, dan mengatur aspek untuk mengelola papan.

Untuk privasi, Anda mendapatkan tiga opsi: utama, pribadi, dan dapat dibagikan.

Untuk "apa yang Anda kelola di dewan ini", Anda dapat memilih salah satu dari item ini, anggaran, karyawan, kampanye, prospek, proyek, materi iklan, klien, tugas, atau kustom.

Anda dapat mengubahnya nanti.

Demi diskusi ini, mari kita pergi dengan "pribadi."

Setelah Anda mengklik "Buat Papan", Anda akan disambut dengan pop-up yang mengatakan "selamat datang di papan pribadi pertama Anda".

Tekan tombol biru "Oke, mengerti", dan Anda akan melihat papan Anda.

Apa berikutnya?

Sekarang saatnya untuk menambahkan grup ke Dewan kami.

Papan-> Grup

Pikirkan grup sebagai tugas yang ingin Anda buat untuk Dewan Anda.

Pikirkan papan sebagai ember.

Misalnya, jika Anda tertarik dengan pemasaran, Anda dapat membuat grup seperti penulisan konten, iklan Facebook, dan SEO.

Ketika saya pergi ke Dewan saya, saya melihat 3 grup tanpa judul di sana.

Saya mengganti nama itu.

Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak, Anda dapat mengklik tombol biru di bawah nama Board Anda yang bertuliskan “Item Baru”.

Ini akan membuat grup tanpa judul di atas yang sebelumnya.

Jika Anda ingin memindahkan grup baru ke bawah, Anda cukup mengklik tiga titik di sebelah nama grup, dan klik 'Pindahkan ke'. Di sini Anda akan melihat dua opsi- Pindah ke papan, dan Pindah ke atas.

Atau, Anda cukup mengarahkan kursor ke dekat nama grup, dan itu akan menampilkan ikon "tangan" untuk menyeret grup ke atas atau ke bawah.

Grup-> Tugas

Selanjutnya, kita perlu mempelajari cara menambahkan tugas ke grup di monday.com.

Tugas lebih seperti To-do di dalam grup.

Misalnya, untuk grup penulisan konten, saya ingin membuat tugas bernama "penelitian artikel".

Untuk melakukan itu, mari kita ganti nama item 1, 2, atau 3 (ini adalah yang default pada tiga grup default).

Dan jika Anda telah membuat grup baru, Anda akan melihat "tambahkan item".

Klik itu dan Anda akan melihat pop-up samping yang seharusnya mengatakan "Item Baru".

Klik itu untuk mengganti namanya menjadi tugas yang diinginkan.

Dalam hal ini, saya akan menamakannya "penelitian artikel."

Menu ini adalah tempat Anda dapat menciutkan grup tertentu atau menciutkan semuanya (bagus jika Anda ingin memeriksa daftar artikel yang disederhanakan, seperti dalam kasus kami), serta membuat grup baru atau memindahkannya ke papan lain. Anda juga dapat mengubah warna grup (berguna untuk pengurutan visual cepat) dan, tentu saja, mengganti nama grup.

Di sini, Anda akan melihat tiga opsi - Pembaruan, File, dan Log Aktivitas.

Ketika Anda mengklik "Pembaruan", itu akan menunjukkan kepada Anda sebuah kotak dengan prompt "tulis dan perbarui", dan teks sekunder di bawah kotak yang mengatakan "tulis pembaruan melalui email."

Mari kita pergi dengan opsi pertama.

Ketika Anda mengkliknya, Anda akan melihat editor WYSIWYG lengkap dengan opsi daftar periksa.

Pikirkan area ini sebagai pedoman umum atau tujuan yang ingin Anda detailkan tentang tugas tertentu.

Anda juga dapat menambahkan file, gif, emoji, dan bahkan menyebut seseorang di tim Anda.

Jika Anda mengklik opsi kedua di sebelah Pembaruan, yaitu File, Anda akan mendapatkan opsi untuk menambahkan file dan mencari file.

Terakhir, kami memiliki tab Log Aktivitas yang menunjukkan kepada Anda riwayat aktivitas untuk tugas tertentu itu.

Hampir lupa menyebutkan.

Di sebelah nama tugas, Anda akan melihat dua opsi lagi - Lingkaran dengan garis manusia dan tiga titik.

Saat Anda mengklik lingkaran, Anda akan mendapatkan pop-up untuk menambahkan pelanggan tim.

Dan ketika Anda mengklik tiga titik, Anda akan melihat opsi ini - kelola pelanggan, preferensi email, ekspor ke Excel, salin tautan item, arsipkan, dan hapus.

Cara menambah dan menghapus anggota tim

Sekarang kita telah menyiapkan grup, dan juga mendemonstrasikan cara menyiapkan tugas, mari kita lihat aspek lain dari monday.com.

Harap dicatat bahwa Anda menambahkan rekan tim ke grup tidak tersedia pada saat menulis posting ulasan ini.

Namun, Anda memiliki opsi untuk menambahkannya ke tugas.

Langkah 1 adalah menambahkannya ke papan.

Anda dapat melakukan ini dengan mengklik garis besar orang dengan tanda plus di bilah sisi vertikal kebiruan di sebelah kiri.

Saat Anda mengarahkan kursor ke atasnya, itu akan mengatakan "undang anggota tim".

Mengklik ikon itu akan menampilkan popup yang akan membaca-mengundang ke Work OS hari Senin.

Di sana, Anda akan melihat undangan dengan opsi email untuk mengundang anggota tim.

Anda memiliki dua pilihan di sini.

Pertama, Anda dapat mengundang orang tersebut untuk menjadi anggota tim.

Dan dua, Anda dapat menambahkannya sebagai "penampil".

Sekarang setelah Anda menambahkan anggota tim ke papan Anda, Anda dapat menambahkannya ke tugas.

Klik pada grup, dan putuskan tugas yang Anda inginkan untuk diikuti oleh anggota tim.

Di sebelah tugas, Anda akan melihat kolom berjudul "Orang" bersama dengan lingkaran dengan manusia.

Klik pada lingkaran dan tambahkan orang tersebut.

Pilihan lain untuk melakukan ini adalah dengan mengklik tab Updates, dan mengklik lingkaran di kanan atas.

Jika Anda ingin menghapus anggota dari tugas, klik lingkaran dengan inisial mereka.

Dan kemudian klik tanda silang (x) di sebelah nama mereka di pop-up.

Menambahkan Status

Secara default, Anda akan melihat kolom-kolom ini bergerak dari kiri ke kanan di bawah setiap item grup, orang, status, tanggal, dan tanda “tambah”.

Semua kolom ini (kecuali tugas) dapat dipindahkan secara horizontal.

Mengklik kolom Status memberi Anda empat opsi: mengerjakannya, Terjebak, Selesai, dan label abu-abu.

Di bawah itu, Anda akan melihat opsi "edit label".

Di sini, Anda dapat mengubah warna untuk semua label default dan bahkan menambahkan label baru.

Pastikan Anda menekan tombol "Terapkan" di bagian bawah jika Anda membuat perubahan apa pun di sini.

Menambahkan Tanggal

Kolom Tanggal muncul ketiga di sebelah kanan tugas.

Saat Anda mengklik kolom di sebelah tugas, Anda akan melihat pop-up yang menunjukkan "hari ini" dan kalender bulan.

Anda dapat memilih tanggal di sini, dan bahkan menambahkan waktu dengan menggunakan sakelar di bawah kalender.

Hal keren yang saya sukai dari popup ini adalah wajah tersenyum di sudut kanan atas.

Mengklik ikon membuka popup dropdown dengan 15 ikon seperti tanda centang, tanda silang, dan tanda tanya.

Ini hanyalah salah satu contoh penggunaan pelacakan waktu dalam perangkat lunak PM ini.

Kolom Terakhir

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, ada juga kolom di sebelah tanggal yang memiliki tanda “+”.

Ketika Anda mengklik kolom ini, Anda akan melihat berbagai opsi kolom. Misalnya, dari sini Anda dapat kolom seperti teks, tautan, status, orang, tanggal, tarik-turun, negara, angka, label, dan beberapa opsi lainnya.

Lihat dan Atur Proyek

Dasbor Baru

Anda dapat membuat dasbor baru dengan mengeklik teks “Tambah” di bawah bilah sisi Ruang Kerja (di sebelah kiri).

Anda akan melihat pop-up yang menyarankan Anda membuat dasbor.

Pilih nama yang diinginkan untuk dasbor baru Anda, dan pilih privasi (utama atau pribadi).

Opsi utamanya adalah mengizinkan dasbor terlihat oleh semua orang di tim.

Dan opsi "pribadi" adalah membuat dasbor untuk bekerja secara pribadi, atau dengan anggota tim yang dipilih.

Selanjutnya, klik tombol biru “buat dasbor”, dan biola, Anda baru saja membuat dasbor baru.

Setelah selesai, Anda akan melihat dasbor baru dengan teks yang mengatakan "Pilih widget pertama Anda."

Widget adalah aplikasi mini yang membantu Anda mengelola tugas di monday.com.

Beberapa widget yang akan Anda lihat di sana termasuk baterai, kalender, bagan, beban kerja, angka, dan Gantt.

Anda juga dapat mengklik teks “Tambah widget” di sebelah Papan untuk melihat daftar opsi yang tersedia.

Untuk tutorial ini, mari kita pergi dengan widget Kalender.

Setelah mengklik widget tersebut, Anda akan melihat kalender terisi di bawah dasbor baru yang baru saja Anda buat.

Anda dapat mengeklik tanggal mana pun di kalender untuk menambahkan item baru (atau agenda), dan menyesuaikan grup, orang, status, dan tanggal di jendela sembul.

Tutorial Monday.com: Menambahkan Tampilan

Monday.com bersinar dalam hal fungsionalitas "tampilan".

Fitur ini terdiri dari bagan dan grafik lain untuk grup dan tugas Anda.

Dengan ini, Anda dapat memahami apa dan kapan, serta membuat perubahan saat bepergian.

Menambahkan tampilan relatif sederhana.

Buka tampilan tabel, dan klik tombol "tabel utama" di bagian atas.

Di sebelah Tabel Utama, dan Timeline, Anda akan melihat ikon “+”.

Mengkliknya akan membawa dropdown dengan daftar opsi seperti tabel, dasbor, tampilan bagan, Kanban, bagan Gantt, kartu, formulir, Galeri File, Aplikasi; dan "lebih banyak tampilan" di bagian bawah.

Klik "lebih banyak tampilan" dan Anda akan melihat lebih banyak opsi.

Saya pribadi menggunakan Tampilan Kanban, tampilan bagan, dan Tampilan Kalender untuk sebagian besar proyek saya.

Tutorial Monday.com: Garis Waktu

Saya suka fitur monday.com ini.

Anda dapat mengakses ini dengan mengklik tab "Garis Waktu" di sebelah "Tabel Utama" di bawah Papan.

Tampilan ini memperlihatkan tugas, tenggat waktu proyek, dan anggota tim yang ditugaskan kepada Anda secara sekilas.

Anda bahkan dapat mengekspor detailnya ke Excel dari sini.

Tutorial Monday.com: Kesimpulan

Saya telah mencoba yang terbaik untuk mencakup aspek dasar monday.com.

Alat manajemen proyek ini mudah dipelajari dan digunakan.

Tidak seperti alat manajemen proyek lainnya, monday.com sangat visual dan dapat disesuaikan.

Dengan banyaknya kasus penggunaan, monday.com telah mendapatkan reputasi positif.

Manajer proyek di bisnis besar dan kecil menyukai platform ini untuk mengelola tugas yang berulang dan aspek lain dari manajemen proyek tidak hanya untuk pemasaran, tetapi juga untuk tim penjualan.

Gunakan perangkat lunak manajemen proyek ini untuk berkendara, dan saya yakin Anda akan menyukai kemudahan penggunaannya, dan beragam fitur. Memulai monday.com relatif mudah.

Selain itu, dengan uji coba gratis 14 hari, Anda tidak akan rugi.